Seit Juli 2023 taucht auf Gehaltsabrechnungen in Washington ein neuer Abzug auf, und die meisten Arbeitnehmer, denen er auffiel, hatten eine Frage an ihren Arbeitgeber: „Was ist das, und warum gibt es dafür keine Obergrenze wie bei der Sozialversicherung?" Diesen Monat kommt endlich die andere Hälfte der Geschichte. Ab Juli 2026 zahlt der Fonds, der aus diesem Abzug gespeist wird, erstmals Langzeitpflegeleistungen von bis zu $36,500 pro anspruchsberechtigtem Arbeitnehmer aus. Wenn Sie auch nur für einen einzigen Arbeitnehmer Lohnabrechnung durchführen, dessen Tätigkeit in Washington angesiedelt ist, ist der WA Cares Fund jetzt ein dauerhafter Posten in Ihrem Compliance-Kalender – und ihn falsch zu handhaben birgt ein reales finanzielles Risiko.
Dieser Leitfaden erklärt, was Arbeitgeber in Washington konkret tun müssen: für wen Sie Prämien schulden, wie viel Sie einbehalten müssen, wie Befreiungen funktionieren, was sich für 2026 geändert hat, und was passiert, wenn Sie eine Meldung versäumen.
Was der WA Cares Fund eigentlich ist
WA Cares ist ein staatlich verwaltetes, arbeitnehmerfinanziertes Langzeitpflegeversicherungsprogramm – das erste seiner Art im Land. Anders als beim Paid Family and Medical Leave-Programm Washingtons, an dessen Kosten sich Arbeitgeber beteiligen können, werden die WA-Cares-Prämien vollständig von den Arbeitnehmern getragen. Ihre Aufgabe als Arbeitgeber besteht darin, die Prämie vom Lohn einzubehalten, sie zu verwahren und sie fristgerecht an den Bundesstaat abzuführen. Sie schulden keinen Arbeitgeberanteil, dürfen den Anteil des Arbeitnehmers aber freiwillig übernehmen, wenn Sie das möchten.
Der Prämiensatz beträgt 0.58% des Bruttolohns eines Arbeitnehmers, und entscheidend ist: Es gibt keine Lohnobergrenze. Die Sozialversicherungssteuer (Social Security) greift nicht mehr, sobald ein Arbeitnehmer die jährliche Beitragsbemessungsgrenze überschreitet; bei WA Cares ist das nicht der Fall. Jeder Dollar an versicherungspflichtigem Lohn unterliegt das ganze Jahr über dem 0.58%-Abzug, unabhängig davon, wie hoch die Vergütung eines Arbeitnehmers steigt.
Für wen Sie Prämien schulden
Ausschlaggebend ist nicht, wo Ihr Unternehmen seinen Hauptsitz hat, sondern ob die Tätigkeit des Arbeitnehmers „in Washington angesiedelt" ist. In der Praxis bedeutet das:
- In Washington ansässige Arbeitnehmer – standardmäßig erfasst, unabhängig davon, wo Ihr Unternehmen eingetragen ist oder wo sich sein Hauptsitz befindet.
- Remote-Mitarbeitende, die in Washington leben und arbeiten – erfasst, selbst wenn Sie ein Arbeitgeber außerhalb des Bundesstaates sind und sonst keine Präsenz in Washington haben.
- Arbeitnehmer, die ihre Tätigkeit auf mehrere Bundesstaaten aufteilen – in der Regel erfasst, wenn Washington der Sitz der Geschäftstätigkeit ist oder dort der Großteil der Arbeit stattfindet.
- Arbeitnehmer, die außerhalb Washingtons leben, aber gelegentlich dort arbeiten – hier kommt es auf die genauen Umstände an, und eine kurze rechtliche Prüfung lohnt sich, wenn Sie hybride oder bundesstaatenübergreifend tätige Mitarbeitende beschäftigen.
Wenn auch nur ein Teil Ihrer Belegschaft einen Bezug zu Washington hat, gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Lohnabrechnungssoftware das automatisch erledigt – vergewissern Sie sich, dass Ihr Payroll-Anbieter tatsächlich die kombinierte WA-Cares/Paid-Leave-Meldung einreicht und nicht nur den Paid-Leave-Teil.
Befreiungen: Was automatisch gilt und was nicht
Arbeitnehmer können von den WA-Cares-Prämien befreit werden, aber diese Befreiung entscheiden niemals Sie als Arbeitgeber allein. Sie erfordert eine Genehmigung des Bundesstaates, und Sie müssen das Genehmigungsschreiben vorliegen haben, bevor Sie den Einbehalt einstellen.
Anerkannte Befreiungskategorien sind unter anderem:
- Arbeitnehmer, die vor dem 1. November 2021 eine qualifizierende private Langzeitpflegeversicherung abgeschlossen haben
- Arbeitnehmer, die außerhalb Washingtons leben
- Ehepartner oder eingetragene Lebenspartner von aktiven Angehörigen des US-Militärs
- Aktive Militärangehörige, die einer zivilen Beschäftigung nachgehen
- Inhaber von Nichteinwanderungsvisa mit befristeter Arbeitserlaubnis – seit dem 1. Januar 2026 gilt diese Befreiung automatisch, das heißt, Arbeitgeber sollten den Einbehalt für diese Arbeitnehmer standardmäßig einstellen, sofern der Arbeitnehmer nicht aktiv für eine Teilnahme optiert
Diese letzte Änderung gehört zu den folgenreicheren Neuerungen für 2026. Wenn zu Ihrer Belegschaft Visainhaber mit befristeter Arbeitserlaubnis gehören, überprüfen Sie jetzt Ihren Einbehalt – möglicherweise ziehen Sie zu viele Prämien für Arbeitnehmer ein, die künftig automatisch befreit sind, und in jedem Fall sollten Sie das dokumentieren.
Eine wichtige Einschränkung: Sie können Prämien, die Sie bei früheren Gehaltsabrechnungen eines nicht befreiten Arbeitnehmers versäumt haben einzubehalten, nicht rückwirkend erstatten, indem Sie einfach künftige Einbehalte zum Ausgleich auslassen. Versäumte Prämien sind eine Verbindlichkeit des Arbeitgebers und werden im Rahmen der regulären vierteljährlichen Meldung erhoben.
Wie und wann Sie Prämien abführen
Die WA-Cares-Meldung folgt demselben vierteljährlichen Zyklus wie Paid Family and Medical Leave – eine kombinierte Meldung beim Employment Security Department (ESD) deckt beide Programme ab (und bei den meisten Arbeitgebern auch die Meldung zur Arbeitslosenversicherung). Die Fristen lauten:
| Quartal | Meldezeitraum | Fälligkeitsdatum |
|---|---|---|
| Q1 | Jan.–März | 30. April |
| Q2 | Apr.–Jun. | 31. Juli |
| Q3 | Jul.–Sep. | 31. Oktober |
| Q4 | Okt.–Dez. | 31. Januar |
Jede Meldung erfordert Angaben zu Löhnen, geleisteten Arbeitsstunden und den für das Quartal einbehaltenen Prämien. Verspätete oder unvollständige Meldungen ziehen gestaffelte Strafen nach sich – $25, $75 oder $250, je nach Schweregrad – zuzüglich 1% monatlicher Zinsen auf jede nicht gezahlte Prämie. Eine fehlende Meldung gilt als säumig und kann dazu führen, dass Ihr Konto keine reguläre Mitteilung über Ihren Steuersatz mehr erhält, was in der Folge auch bei unabhängigen Meldungen zu Problemen führt.
Was sich für Arbeitnehmer ab Juli 2026 ändert
Wer die Leistungsseite versteht, kann die Fragen seiner Arbeitnehmer besser beantworten, die jetzt, da der Fonds tatsächlich auszahlt, unweigerlich aufkommen werden.
Ab Juli 2026 können anspruchsberechtigte Arbeitnehmer auf lebenslange Langzeitpflegeleistungen von bis zu $36,500 zugreifen (der Betrag wird im Laufe der Zeit inflationsindexiert angepasst). Die Leistung kann für eine breite Palette von Angeboten genutzt werden: professionelle häusliche Pflegekräfte, Zahlungen an ein qualifiziertes Familienmitglied (einschließlich Ehepartner), das die Pflege übernimmt, Umbauten im Zuhause wie Haltegriffe und Rampen, Essenslieferungen, Krankentransporte und Hilfsmittel.
Um anspruchsberechtigt zu sein, muss ein Arbeitnehmer zwei getrennte Hürden nehmen:
- Eine Beitragsschwelle. Es gibt drei Wege: mindestens 10 Jahre einzahlen für vollen lebenslangen Zugang; zum Zeitpunkt der Antragstellung in 3 der letzten 6 Jahre einzahlen für vollen Zugang; oder, für Arbeitnehmer, die vor dem 1. Januar 1968 geboren wurden, anteilig 10% der Leistung pro Beitragsjahr erwerben (etwa $3,650 pro anrechenbarem Jahr), da ältere Arbeitnehmer weniger Zeit haben, die Standardschwellen zu erreichen, bevor sie Pflege benötigen.
- Eine Pflegebedarfsschwelle. Beim Antragsteller muss festgestellt werden, dass er bei mindestens drei Aktivitäten des täglichen Lebens tatkräftige Unterstützung benötigt – etwa beim Baden, Anziehen, Essen, bei der Medikamenteneinnahme oder bei der Mobilität.
Nach der Genehmigung zahlt der Fonds direkt an die Leistungserbringer; der Begünstigte muss sich um keinen Erstattungsantrag kümmern. Ebenfalls neu für 2026: Arbeitnehmer, die Washington verlassen, nachdem sie mindestens drei Jahre eingezahlt haben (mit 500+ Arbeitsstunden pro anrechenbarem Jahr), können sich dafür entscheiden, ihre Leistung portabel zu halten, wenn sie innerhalb eines Jahres nach dem Wegzug aus dem Bundesstaat handeln – ein Detail, das erwähnenswert ist, wenn Ihre Arbeitnehmer umziehen.
Eine Compliance-Checkliste für dieses Quartal
- Bestätigen Sie, dass Ihr Lohnabrechnungssystem für jeden Arbeitnehmer, dessen Tätigkeit in Washington angesiedelt ist, 0.58% des Bruttolohns ohne Obergrenze einbehält
- Ziehen Sie Ihre Liste der vorliegenden Befreiungsschreiben heran – gleichen Sie sie mit den Arbeitnehmern ab, für die Sie den Einbehalt eingestellt haben
- Wenn Sie Arbeitnehmer mit befristeten Arbeitsvisa beschäftigen, prüfen Sie, ob die automatische Befreiung vom Januar 2026 gilt, und passen Sie den Einbehalt entsprechend an
- Stellen Sie sicher, dass Ihre kombinierte Meldung für Q2 2026 (Löhne, Stunden, WA-Cares- und Paid-Leave-Prämien) bis zum 31. Juli eingereicht wird
- Informieren Sie Ihre HR- oder Payroll-Ansprechperson über die Leistungsseite des Programms – rechnen Sie mit Fragen von Arbeitnehmern, jetzt da die Auszahlungen begonnen haben
Halten Sie Ihre Lohnbuchhaltung organisiert
Programme wie WA Cares erinnern daran, dass Payroll-Compliance keine einmalige Einrichtung ist, sondern eine fortlaufende Pflicht mit sich ändernden Sätzen, neuen Befreiungskategorien und vierteljährlichen Fristen, die sich mit der Reifung des Programms verschieben. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen eine klare, versionierte Aufzeichnung jeder Payroll-Verbindlichkeit und jeder Abführung liefert, sodass der Abgleich zwischen dem, was Sie einbehalten haben, und dem, was Sie dem Bundesstaat schuldeten, nie zum Ratespiel wird. Kostenlos loslegen und entdecken Sie, warum Entwickler und finanzaffine Unternehmer eine Buchhaltung bevorzugen, die sie tatsächlich prüfen können.