Die 'Convenience of the Employer'-Regelung 2026: Warum Remote-Mitarbeiter im Sitzstaat des Arbeitgebers steuerpflichtig bleiben

Eine Software-Entwicklerin in Tampa loggt sich jeden Morgen ein, nimmt an ein paar Zoom-Standups teil, liefert Code aus und setzt nie einen Fuß nach Manhattan. Ihr Arbeitgeber hat dort seinen Hauptsitz. Wenn der April vor der Tür steht, erhält sie ein New Yorker W-2-Formular mit einbehaltener staatlicher Einkommensteuer für jeden Tag, an dem sie gearbeitet hat – obwohl sie keinen einzigen davon in New York verbracht hat. Willkommen in der seltsamsten Ecke der amerikanischen Gehaltsabrechnung: der „Convenience of the Employer“-Regel.

Einige wenige Bundesstaaten besteuern Remote-Mitarbeiter so, als säßen sie an einem Schreibtisch im Büro, unabhängig davon, von wo aus sich der Arbeitnehmer physisch einloggt. Die Regel ist Jahrzehnte älter als die Pandemie, aber die Explosion der Telearbeit hat eine verschlafene Doktrin in eine der teuersten steuerlichen Überraschungen verwandelt, die einem Remote-Mitarbeiter – oder einem Arbeitgeber mit Standorten in mehreren Bundesstaaten – begegnen können. Im Mai 2025 bestätigte das Tax Appeals Tribunal von New York die Regel im langjährigen Fall Zelinsky erneut und signalisierte damit, dass die Convenience-Regel bis 2026 und darüber hinaus bestehen bleibt.

Wenn Sie in einem Bundesstaat leben und für einen Arbeitgeber mit Sitz in einem anderen arbeiten, führt Sie dieser Artikel durch die Mechanismen, die Landschaft der einzelnen Bundesstaaten, wie Gegenseitigkeit und Steueranrechnungen für Ansässige die Doppelbesteuerung ausgleichen (oder auch nicht) und was Arbeitgeber im Jahr 2026 einbehalten müssen.

Was die Convenience of the Employer-Regel eigentlich besagt

In den meisten Bundesstaaten wird das Gehalt dem Ort zugeordnet, an dem der Arbeitnehmer die Arbeit physisch ausführt. Wenn Sie in Texas leben und arbeiten, ist Ihr Einkommen eine Einkommensquelle aus Texas. Wenn Sie an drei Tagen in der Woche nach Illinois pendeln, gelten diese Tage als in Illinois erwirtschaftet.

Die Convenience of the Employer-Regel kehrt diesen Standard für Telearbeiter um. Wenn ein gebietsfremder Arbeitnehmer remote „aus eigener Bequemlichkeit“ (convenience) und nicht aus „Notwendigkeit“ (necessity) für den Arbeitgeber arbeitet, werden die im Homeoffice gearbeiteten Tage weiterhin dem Staat des Arbeitgebers zugeordnet. Der Arbeitnehmer schuldet dort Einkommensteuer, und der Arbeitgeber muss diese entsprechend einbehalten.

Die ursprüngliche Logik war eng gefasst: Sie sollte verhindern, dass Führungskräfte mit Sitz in New York ihr Sommerhaus in Vermont als „Zweigstelle“ deklarierten, um der New Yorker Steuer zu entgehen. Die moderne Anwendung ist alles andere als eng. Nach 2020 erfasst dieselbe Regelung Software-Ingenieure, Buchhalter, Rechtsanwaltsgehilfen und Universitätsprofessoren, die zufällig woanders leben.

Der „Notwendigkeitstest“ ist extrem schwer zu bestehen. Nach der New Yorker Verordnung (20 NYCRR 132.18(a)) kann ein Homeoffice nur dann anerkannt werden, wenn die Arbeit nicht im Büro des Arbeitgebers hätte ausgeführt werden können – das heißt, der Arbeitgeber hat den Remote-Standort aus eigenen geschäftlichen Gründen verlangt. Die Bequemlichkeit für den Arbeitnehmer, die Familie, der Arbeitsweg oder sogar ein vollständig geschlossenes New Yorker Büro reichen nicht aus. Ein Urteil des Tribunals vom Mai 2025 bestätigte erneut, dass selbst als das Büro des Arbeitgebers während COVID physisch geschlossen war, die von zu Hause aus gearbeiteten Tage eines Professors aus Connecticut weiterhin als New Yorker Arbeitstage zählten.

Welche Staaten sie 2026 anwenden

Acht Bundesstaaten setzen derzeit eine Version der Regel durch, wobei die Strenge variiert:

• New York — der aggressivste Durchsetzer. Wendet einen strengen „Notwendigkeitstest“ an und prüft jedes Jahr Gutverdiener mit Adressen außerhalb des Bundesstaates.
• Pennsylvania — wendet die Regel weit gefasst auf gebietsfremde Telearbeiter von Arbeitgebern in Pennsylvania an.
• Delaware — langjährige Convenience-Regel, besonders relevant für Mitarbeiter im Finanz- und Kreditkartenbereich mit Sitz in Wilmington.
• Nebraska — wendet die Regel auf Nicht-Ansässige von Arbeitgebern in Nebraska an.
• Connecticut — führte 2019 eine „reziproke“ Version ein. Sie greift nur, wenn der Arbeitnehmer in einem anderen Staat lebt, der selbst eine Convenience-Regel hat (New York, Pennsylvania, Delaware oder Nebraska). Andernfalls ordnet Connecticut die Einkünfte dort zu, wo die Arbeit physisch ausgeführt wird.
• Arkansas — wendet die Regel an, obwohl die Durchsetzung weniger aggressiv ist.
• New Jersey — führte 2023 eine reziproke Convenience-Regel ein, die dem Ansatz von Connecticut entspricht.
• Alabama und Oregon — wenden in spezifischen Situationen engere Versionen an.

Wenn Ihr Arbeitgeber seinen Hauptsitz in einem dieser Bundesstaaten hat und Sie von zu Hause aus in einem Bundesstaat arbeiten, der nicht ebenfalls über die Convenience-Regel verfügt, müssen Sie möglicherweise mit einer Steuerrechnung im Bundesstaat des Arbeitgebers für jeden Arbeitstag rechnen – selbst für die Tage, die Sie in Ihrer eigenen Küche verbracht haben.

Die Zelinsky-Entscheidung und warum sie für 2026 wichtig ist

Professor Edward Zelinsky lehrt an der Cardozo Law School in New York City. Er lebt in Connecticut. Er verbrachte vor der Pandemie etwa zwei Tage pro Woche mit der Arbeit im Homeoffice und war während der COVID-Schließungen gezwungen, vollständig remote zu arbeiten. Er verklagte New York auf Rückerstattung der Steuer, die auf diese Homeoffice-Tage entfiel.

Er verlor die erste Instanz im Jahr 1999. Er verlor die zweite Instanz im Mai 2025. Das Tax Appeals Tribunal entschied, dass er „ausreichende Minimalkontakte“ zu New York habe, um das rechtsstaatliche Verfahren (Due Process) zu erfüllen, da er den New Yorker Wirtschaftsmarkt durch seinen in New York ansässigen Arbeitgeber nutzte. Die Schließung des physischen Büros seines Arbeitgebers während COVID spielte keine Rolle. Die Tatsache, dass er weniger als 10 % seiner Arbeitstage in New York verbrachte, spielte keine Rolle. Die Convenience-Regel galt für jeden einzelnen Homeoffice-Tag.

Zelinsky hat signalisiert, dass er Berufung einlegen wird, aber vorerst ist die Botschaft an Remote-Mitarbeiter unmissverständlich: Ein New Yorker Arbeitgeber plus Homeoffice entspricht einer New Yorker Steuer auf 100 % Ihres Lohns, mit extrem engen Ausnahmen.

Wie Doppelbesteuerung entsteht – und wie Steuergutschriften im Wohnsitzstaat versuchen, dies zu beheben

Hier ist der schmerzhafte Teil. Der Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers möchte dasselbe Einkommen ebenfalls besteuern, da Wohnsitzstaaten ihre Einwohner auf ihr weltweites Einkommen besteuern.

Die Standardlösung ist die Steuergutschrift im Wohnsitzstaat (resident credit): Ihr Heimatstaat erlaubt Ihnen, eine Gutschrift für die Einkommensteuer zu beantragen, die tatsächlich an einen anderen Staat für dasselbe Einkommen gezahlt wurde. Theoretisch zahlt der Arbeitnehmer nur den höheren der beiden staatlichen Steuersätze, niemals beide kumuliert.

In der Praxis gibt es drei Punkte, die diese Rechnung durchkreuzen:

1. Die Gutschrift ist auf die eigene Steuer des Heimatstaats auf dieses Einkommen begrenzt. Wenn der Steuersatz in New York 6,85 % beträgt und der Satz in Ihrem Heimatstaat 5 %, erhalten Sie eine Gutschrift von 5 % und zahlen effektiv die Differenz von 1,85 % an New York. Sie erhalten niemals Geld von Ihrem Heimatstaat zurück.
2. Einige Heimatstaaten lehnen die Gutschrift ab, wenn der Anspruch des anderen Staates als „unzulässig“ erachtet wird. Einige Staaten haben historisch den Standpunkt vertreten, dass die Quellenbesteuerung nach der Convenience-Regel keine „gesetzlich geschuldete Steuer“ gegenüber dem anderen Staat darstellt, was dazu führt, dass der Arbeitnehmer voll doppelbesteuert wird. Die Reform von New Jersey aus dem Jahr 2023 war teilweise darauf ausgelegt, dem entgegenzuwirken.
3. Stadtsteuern werden nicht immer angerechnet. New York City und Yonkers besteuern ihre Einwohner, aber nicht Gebietsfremde. Daher zahlt ein Einwohner von New York City zusätzlich zur staatlichen Steuer noch die New York City-Steuer. Ein Einwohner von Connecticut, der für staatliche Zwecke unter die Convenience-Regel fällt, schuldet nicht zusätzlich die New York City-Steuer – aber allein die Wechselwirkung auf Staatsebene ist schmerzhaft genug.

Wenn Ihr Heimatstaat ein Gegenseitigkeitsabkommen (Reciprocity Agreement) mit dem Arbeitsstaat hat, rettet Sie die Convenience-Regel ebenfalls nicht. Gegenseitigkeitsabkommen sehen in der Regel vor, dass Arbeitgeber die Steuer nur für den Heimatstaat einbehalten – aber die Gegenseitigkeit ist eine separate Vereinbarung zwischen Staaten, und Staaten mit Convenience-Regeln neigen dazu, nicht daran teilzunehmen. Die Abkommen New Jersey–Pennsylvania, Illinois–Wisconsin und der D.C.–Maryland–Virginia-Pakt sind reale, funktionierende Gegenseitigkeiten. New York hat keine von Bedeutung.

Gegenseitigkeitsabkommen: Eine kurze Übersicht

Für Arbeitnehmer, deren Arbeitgeber in einem Staat mit Gegenseitigkeit ansässig ist, ist das Bild viel einfacher. Die Gegenseitigkeit besagt: Wenn Sie in Staat A leben und in Staat B arbeiten und beide Staaten ein Abkommen haben, behält nur Staat A Steuern ein und besteuert Sie. Der Arbeitgeber reicht eine Befreiung vom Quellensteuerabzug (oft ein einseitiges Formular) bei der Finanzbehörde von Staat B ein.

Wichtige Gegenseitigkeitspaare im Jahr 2026:

• Pennsylvania hat Gegenseitigkeit mit Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia und West Virginia – aber Pennsylvania wendet seine Convenience-Regel weiterhin auf Arbeitnehmer in Staaten außerhalb dieser Abkommen an.
• Illinois hat Gegenseitigkeit mit Iowa, Kentucky, Michigan und Wisconsin.
• Virginia hat Gegenseitigkeit mit D.C., Kentucky, Maryland, Pennsylvania und West Virginia.
• New Jersey hat nur mit Pennsylvania ein Gegenseitigkeitsabkommen.
• D.C. hat Gegenseitigkeit mit jedem Staat für seine eigenen Einwohner, da D.C. Nichtansässige nicht besteuern kann.

Weder New York, Delaware, Nebraska, Connecticut noch Arkansas verfügen über umfassende Gegenseitigkeitsabkommen. Ein Einwohner von Connecticut, der remote für einen Arbeitgeber in New York arbeitet, reicht eine Steuererklärung für Nichtansässige in New York ein, nimmt die Steuergutschrift in der Steuererklärung von Connecticut in Anspruch und zahlt den höheren der beiden Sätze.

Was der Arbeitgeber tun muss

Für das Unternehmen, das die Gehaltsabrechnungen erstellt, schafft die Regelung echte Compliance-Verpflichtungen. Im Jahr 2026 sollten Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, Folgendes tun:

Einen Nexus für den Lohnsteuerabzug herstellen, sobald ein Mitarbeiter in einem neuen Staat zu arbeiten beginnt. Ein einzelner Vollzeit-Remote-Mitarbeiter in einem neuen Staat begründet im Allgemeinen einen Nexus für den Lohnsteuerabzug in diesem Staat. Der Arbeitgeber muss sich bei der Finanzbehörde des Staates registrieren, regelmäßige Lohnsteueranmeldungen einreichen und ein W-2-Formular ausstellen, das die Löhne dieses Staates ausweist.

Die Convenience-Analyse für jeden Remote-Mitarbeiter durchführen. Für Mitarbeiter in New York, Pennsylvania, Delaware, Nebraska und Arkansas von Arbeitgebern außerhalb des Staates – oder Mitarbeiter außerhalb des Staates von Arbeitgebern innerhalb des Staates – muss der Arbeitgeber entscheiden, ob die Löhne dem Sitzstaat des Unternehmens oder dem Wohnsitzstaat zugeordnet werden. Der Standardwert für einen Staat mit Convenience-Regel ist die Zuordnung zum Sitzstaat. Um dies rückgängig zu machen, sind dokumentierte Beweise für die „Notwendigkeit“ erforderlich – ein geschlossenes Büro reicht nicht aus; eine schriftliche Stellenbeschreibung, die festlegt, dass die Rolle von einem bestimmten Standort außerhalb des Staates ausgeführt werden muss, kommt der Sache näher.

Im Zweifelsfall doppelten Lohnsteuerabzug vornehmen. Wenn sowohl der Heimatstaat des Arbeitnehmers als auch der Staat mit Convenience-Regel den Lohnsteuerabzug verlangen, behalten einige Arbeitgeber Steuern für beide ein und lassen den Arbeitnehmer dies am Jahresende über die Steuergutschrift im Wohnsitzstaat klären. Andere behalten nur für den Staat mit Convenience-Regel Steuern ein und informieren den Arbeitnehmer über die Beantragung der Gutschrift. Der erste Ansatz ist für den Arbeitgeber sicherer; der zweite ist freundlicher für den Cashflow des Arbeitnehmers.

Die staatliche Arbeitslosenversicherung (SUI) nicht vergessen. Die SUI wird nach dem bundesweiten Vier-Faktoren-Test zur „Lokalisierung der Arbeit“ zugeordnet, nicht nach der Convenience-Regel. Die SUI geht fast immer an den Staat, in dem der Remote-Mitarbeiter physisch arbeitet, selbst wenn die Einkommensteuer an den Sitzstaat des Unternehmens geht. Das bedeutet, dass derselbe Mitarbeiter Einkommensteuererklärungen in zwei Staaten und SUI-Meldungen in einem dritten auslösen kann. Ein Arbeitgeber in New York mit einem Remote-Mitarbeiter in Florida zahlt Florida-SUI (Florida hat keine Einkommensteuer, also keinen Lohnsteuerabzug), behält aber für jeden Arbeitstag New Yorker Einkommensteuer ein.

Registrierung als ausländisches Unternehmen (Foreign Entity), falls erforderlich. Viele Staaten verlangen von einem auswärtigen Arbeitgeber mit einem ansässigen Arbeitnehmer, dass er sich beim Secretary of State als ausländisches Unternehmen registriert, bevor er Lohnkonten eröffnet. Dies ist ein separater Schritt zur Registrierung bei der Finanzbehörde.

Alles dokumentieren. Führen Sie datierte Protokolle über die Arbeitsorte, Mitarbeiterhandbücher mit Beschreibungen der Remote-Work-Richtlinien und die Rechtsgrundlage für jede „Notwendigkeit“-Feststellung. New Yorker Auditoren fordern diese Unterlagen routinemäßig drei bis fünf Jahre später an.

Praktische Schritte für Arbeitnehmer, die von der Regel betroffen sind

Wenn Sie in einem Bundesstaat leben und für einen Arbeitgeber in einem Staat mit „Convenience“-Regel arbeiten, können einige Maßnahmen den Schaden begrenzen:

1. Reichen Sie jedes Jahr eine Steuererklärung für Gebietsfremde (nonresident return) im Bundesstaat Ihres Büros ein, auch wenn Ihr Arbeitgeber über das W-2-Formular dort bereits Steuern einbehalten hat. Wenn Sie die Erklärung auslassen, garantiert dies, dass Sie die Steuergutschrift in Ihrem Heimatstaat nicht beanspruchen können.
2. Beantragen Sie die Steuergutschrift für Ansässige (resident credit) in der Steuererklärung Ihres Heimatstaates. Verwenden Sie das Arbeitsblatt für die „Gutschrift für in einem anderen Bundesstaat gezahlte Einkommensteuer“. Fügen Sie eine Kopie der Steuererklärung für Gebietsfremde bei.
3. Erfassen Sie jeden Tag, den Sie innerhalb und außerhalb des Büro-Staates gearbeitet haben. Eine Tabelle mit Datum, Ort und Grund ist ein vertretbarer Nachweis. Einige Staaten akzeptieren einen Kalenderexport aus Outlook oder Google zusammen mit Geolokalisierungsdaten.
4. Handeln Sie mit Ihrem Arbeitgeber eine explizite Formulierung zur „Notwendigkeit“ aus. Wenn das Unternehmen Sie für eine Rolle einstellt, die Ihre physische Präsenz in Ihrem Heimatstaat erfordert – für einen regionalen Kunden, in einer Regulierungszone oder weil die Rolle ein lokales Büro ersetzt –, lassen Sie sich das schriftlich geben. Dies ist der einzige realistische Weg, der Convenience-Regel gänzlich zu entgehen.
5. Prüfen Sie Ihren Wohnsitz sorgfältig, falls Sie umziehen. Wenn Sie Ihren Wohnsitz von einem Hochsteuerstaat mit Convenience-Regel in einen Staat ohne Einkommensteuer verlegen, greift die Convenience-Regel für den ehemaligen Arbeitgeber immer noch bei jedem Arbeitstag. Der Wechsel zahlt sich nur aus, wenn Sie auch den Arbeitgeber wechseln oder wenn Ihr Arbeitgeber die Rolle formell so umstrukturiert, dass sie außerhalb des Staates „notwendig“ ist.

Was sich ändern könnte

Reformbemühungen stagnieren seit Jahren. Der bundesweite Multi-State Worker Tax Fairness Act, der die Convenience-Regeln der Bundesstaaten außer Kraft setzen würde, wurde wiederholt eingebracht, ohne verabschiedet zu werden. New Hampshire verklagte Massachusetts während der Pandemie wegen einer vorübergehenden Homeoffice-Regelung und verlor vor dem Supreme Court, als dieser sich weigerte, den Fall anzunehmen.

Die wahrscheinlichste kurzfristige Änderung ist, dass der US-Supreme Court schließlich eine Berufung im Stil des Zelinsky-Falls auf Grundlage der Commerce Clause (Handelsklausel) anhört. Bis dahin ist damit zu rechnen, dass die Convenience-Regel weiterhin angewendet wird – und dass weitere Staaten entweder ihre eigene Version einführen (um Einnahmen von ihren ansässigen Arbeitgebern zu sichern) oder gegenseitige Gesetze nach dem Motto „Wenn ihr unsere Einwohner so besteuert, besteuern wir eure im Gegenzug auch“ verabschieden, wie es Connecticut und New Jersey getan haben.

Halten Sie Ihre bundesstaatenübergreifenden Unterlagen sauber

Wenn Sie über Staatsgrenzen hinweg remote arbeiten oder ein Unternehmen mit Mitarbeitern in mehreren Bundesstaaten führen, ist der Prüfpfad (Audit Trail) alles. Sie benötigen ein Protokoll des Arbeitsortes pro Tag, eine saubere Trennung der Löhne nach Bundesstaaten und die Fähigkeit, drei bis fünf Jahre an Lohnabrechnungsdetails zu rekonstruieren, falls eine Finanzbehörde nachfragt. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung mit vollständiger Versionskontrolle und einem transparenten Prüfpfad – keine proprietäre Datenbank, keine Anbieterabhängigkeit (Vendor Lock-in), jeder Eintrag ist in einem Texteditor überprüfbar. Für Remote-Mitarbeiter, die ihre Tage über Bundesstaaten hinweg erfassen, oder für Unternehmen, die Lohnabrechnungen und Steuergutschriften in mehreren Bundesstaaten verwalten, verwandelt diese Transparenz eine stressige Prüfung in eine fünfminütige Abfrage. Beginnen Sie kostenlos und bringen Sie die gleiche Sorgfalt in Ihre Finanzen, die das IRS und die staatlichen Finanzbehörden in Ihre stecken.