Formular 990, 990-EZ und 990-N: Wie Gemeinnützige Organisationen die richtige Jahreserklärung wählen und den automatischen Entzug der Steuerbefreiung vermeiden

Eine kleine Jugendsportliga mit jährlichen Spenden von 48.000 $und eine nationale Wohltätigkeitsorganisation mit Einnahmen von 48 Millionen$ haben jeden Frühling eines gemeinsam: Sie sind dem IRS eine jährliche Informationserklärung schuldig. Aber das Formular, das sie einreichen, die Offenlegungen, die sie machen müssen, und die Strafen bei Fehlern sehen fast völlig unterschiedlich aus.

Die Formular-990-Serie ist das wichtigste Instrument des IRS, um die etwa 1,8 Millionen in den Vereinigten Staaten tätigen steuerbefreiten Organisationen im Auge zu behalten. Dennoch verlieren jedes Jahr Tausende von Non-Profit-Organisationen ihren Steuerbefreiungsstatus aus einem einfachen Grund: Sie haben das falsche Formular eingereicht, die Frist verpasst oder angenommen, sie seien zu klein, um überhaupt etwas einzureichen. Nach drei aufeinanderfolgenden versäumten Jahren erfolgt der Entzug automatisch – und die Wiedererlangung ist teuer, langsam und oft öffentlich.

Dieser Leitfaden führt durch die finanziellen Schwellenwerte, die bestimmen, welches Formular 990 Sie einreichen müssen, wer von den Regeln ausgenommen ist, wie die Fristen und Strafen aussehen und welche die häufigsten Fehler sind, die den Befreiungsstatus einer Organisation im Stillen gefährden.

Warum das Formular 990 überhaupt existiert

Der Steuerbefreiungsstatus nach Abschnitt 501(c) ist ein Privileg, kein Recht. Im Austausch dafür, dass keine Bundeseinkommensteuer gezahlt wird (und in den meisten Fällen den Spendern erlaubt wird, ihre Gaben abzusetzen), verlangt der Kongress von steuerbefreiten Organisationen, ihre Finanzen, ihre Governance, ihre Vergütung und ihre Aktivitäten öffentlich offenzulegen. Das Formular 990 ist diese Offenlegung.

Drei Dinge machen das Formular 990 im Vergleich zu den meisten Steuererklärungen ungewöhnlich:

• Es ist ein öffentliches Dokument. Jeder kann das Formular 990 einer Non-Profit-Organisation anfordern, und Plattformen wie Candid (ehemals GuideStar) und der Nonprofit Explorer von ProPublica stellen sie kostenlos online.
• Es ist eine Informationserklärung, keine Steuererklärung. Die meisten Einreicher schulden mit dem Formular nichts – es ist ein Transparenzdokument, kein Zahlungsbeleg. (Nicht zweckgebundene Geschäftseinkünfte auf Formular 990-T sind die Ausnahme.)
• Das Versäumnis der Einreichung ist gefährlicher als eine unvollständige Einreichung. Ein verspätetes oder unordentliches 990-Formular kann eine Strafe nach sich ziehen. Drei Jahre Schweigen kosten Sie Ihren Befreiungsstatus vollständig.

Dieser letzte Punkt ist das, was kleine Organisationen am häufigsten stolpern lässt. Der IRS verschickt keine Erinnerungsschreiben. Er ruft nicht an. Er streicht Sie einfach von der Liste der steuerbefreiten Organisationen.

Die drei Einreichungsschwellenwerte, die Sie kennen müssen

Der IRS verwendet zwei finanzielle Messgrößen – Bruttoeinnahmen und Gesamtvermögen –, um steuerbefreite Organisationen in eine von drei Kategorien einzuteilen. Beide Zahlen sind wichtig, und das Erreichen nur eines der niedrigeren Schwellenwerte reicht nicht aus.

Kategorie 1: Formular 990-N (e-Postcard) – Bruttoeinnahmen normalerweise 50.000 $ oder weniger

Das Formular 990-N, oft als "e-Postcard" bezeichnet, ist die einfachste Option im gesamten IRS-Katalog. Es fragt nach nur acht grundlegenden Informationen: dem legalen Namen der Organisation, der EIN, der Postanschrift, dem leitenden Angestellten, der Website (falls vorhanden), dem Steuerjahr, der Bestätigung, dass die Bruttoeinnahmen normalerweise 50.000 $ oder weniger betragen, und einer Erklärung, ob die Organisation aufgelöst wurde. Es gibt kein PDF zum Herunterladen und keine Papierversion zum Ausdrucken – die Einreichung erfolgt vollständig online über das e-Postcard-System des IRS.

Das Wort "normalerweise" ist hier entscheidend. Eine Organisation erfüllt den Bruttoeinnahmentest, wenn:

• Sie seit mindestens drei Steuerjahren besteht und in den letzten drei Jahren (einschließlich des aktuellen) durchschnittlich 50.000 $ oder weniger an Bruttoeinnahmen erzielt hat, oder
• Sie sich im ersten oder zweiten Steuerjahr befindet und Bruttoeinnahmen von 75.000 $oder weniger (Jahr eins) oder durchschnittlich 60.000$ oder weniger in den ersten beiden Jahren hat.

Beachten Sie ein wichtiges Detail: Selbst wenn die Bruttoeinnahmen in einem einzelnen Jahr aufgrund einer einmaligen Erbschaft auf beispielsweise 80.000 $ansteigen, kann eine Organisation immer noch berechtigt sein, das Formular 990-N einzureichen, solange der gleitende Dreijahresdurchschnitt bei oder unter 50.000$ bleibt.

Einige Organisationen dürfen das Formular 990-N unabhängig von ihrer Größe nicht verwenden, darunter private Stiftungen (sie müssen immer 990-PF einreichen), unterstützende Organisationen nach Abschnitt 509(a)(3) (mit begrenzten Ausnahmen) und politische Organisationen nach Abschnitt 527.

Kategorie 2: Formular 990-EZ – Bruttoeinnahmen unter 200.000 $UND Gesamtvermögen unter 500.000$

Das Formular 990-EZ ist ein vierseitiges Kurzformular, das sich an mittelgroße Non-Profit-Organisationen richtet. Um sich zu qualifizieren, muss eine Organisation beide Tests erfüllen:

• Bruttoeinnahmen von weniger als 200.000 $ und
• Gesamtvermögen von weniger als 500.000 $ am Ende des Steuerjahres.

Wenn einer dieser Schwellenwerte überschritten wird, wird die Organisation in das vollständige Formular 990 hochgestuft. Eine kleine Stiftung mit 80.000 $an Bruttoeinnahmen, aber 1,2 Millionen$ an investiertem Vermögen muss beispielsweise das lange Formular einreichen, obwohl ihre operative Tätigkeit bescheiden ist.

Das Formular 990-EZ sammelt dieselben allgemeinen Informationskategorien wie das vollständige 990-Formular – Einnahmen, Ausgaben, Bilanz, Programmerfolge, Vergütung von Führungskräften –, aber mit weniger Anhängen (Schedules) und weniger granularen Details. Viele kleinere öffentliche Wohltätigkeitsorganisationen nach 501(c)(3) können es mit dem Anhang A (Status als öffentliche Wohltätigkeitsorganisation) und Anhang O (zusätzliche Erläuterungen) ergänzen.

Organisationen unter dem 990-EZ-Schwellenwert können sich jederzeit dafür entscheiden, stattdessen das vollständige Formular 990 einzureichen. Einige tun dies aus Gründen der Transparenz oder weil ihre Geldgeber die zusätzliche Offenlegung erwarten.

Kategorie 3: Formular 990 — Bruttoeinnahmen ≥ 200.000 $ODER Gesamtvermögen ≥ 500.000$

Das vollständige Formular 990 ist eine 12-seitige Kernerklärung plus, abhängig von den Aktivitäten der Organisation, bis zu 16 ergänzende Anhänge (Schedules). Die Kernerklärung umfasst Governance, Vergütung der Geschäftsführung, Leistungen im Rahmen der Programmdienste, Bilanz, Tätigkeitsbericht und eine lange Checkliste (Teil IV), die bestimmt, welche Anhänge erforderlich sind.

Zu den am häufigsten beigefügten Anhängen gehören:

• Schedule A — Status als öffentlich geförderte gemeinnützige Organisation und öffentlicher Unterstützungstest (obligatorisch für alle öffentlich geförderten 501(c)(3)-Organisationen, die Formular 990 oder 990-EZ einreichen).
• Schedule B — Verzeichnis der Spender. Erforderlich, wenn ein einzelner Spender 5.000 $ oder mehr gibt (oder 2 % der Gesamtbeiträge, je nachdem, welcher Betrag höher ist). Die Spenderliste wird beim IRS eingereicht, ist aber in der Regel in der öffentlichen Kopie geschwärzt.
• Schedule G — Ergänzende Informationen über Fundraising- oder Glücksspielaktivitäten.
• Schedule J — Vergütungsdetails für leitende Angestellte, Direktoren, Schlüsselmitarbeiter und die fünf höchstbezahlten Auftragnehmer über 100.000 $.
• Schedule L — Transaktionen mit nahestehenden Personen (Darlehen an verbundene Parteien, Zuschüsse und geschäftliche Vereinbarungen).
• Schedule O — Ergänzende erläuternde Antworten. Erforderlich für fast jedes vollständige Formular 990.

Teil IV des Formulars 990 ist im Wesentlichen ein Triage-Tool mit 38 Fragen, das fragt: „Haben Sie in diesem Jahr X getan?“. Wenn Sie mit „Ja“ antworten, muss der entsprechende Anhang ausgefüllt werden. Die Behandlung von Teil IV als Fahrplan und nicht als lästige Pflicht ist einer der einfachsten Wege, um das Auslassen erforderlicher Anhänge zu vermeiden.

Kategorie 4: Formular 990-PF — Private Stiftungen jeder Größe

Private Stiftungen reichen das Formular 990-PF ein, unabhängig davon, wie groß oder klein sie sind. Selbst eine Familienstiftung mit jährlichen Einnahmen von 20.000 $ und einem einzigen Zuschuss muss die vollständige PF-Erklärung einreichen. Diese enthält detaillierte Angaben zu Kapitalerträgen, der 1,39 %igen Verbrauchssteuer auf Nettoinvestitionserträge, der 5 %igen Mindestausschüttungsverpflichtung und eine vollständige Liste aller im Laufe des Jahres gezahlten Zuschüsse.

Wenn Sie eine Stiftung in der Annahme gegründet haben, dass Sie damit Papierkram vermeiden würden, haben Sie sich gründlich verrechnet.

Wann das Formular 990 fällig ist (und wie Sie Zeit gewinnen)

Die Formular-990-Serie ist bis zum 15. Tag des 5. Monats nach Abschluss des Steuerjahres der Organisation fällig. Für Organisationen mit Kalenderjahr bedeutet dies den 15. Mai. Eine gemeinnützige Organisation mit einem vom Kalenderjahr abweichenden Geschäftsjahr, das am 30. Juni endet, hat Zeit bis zum 15. November.

Fällt der reguläre Fälligkeitstermin auf einen Samstag, Sonntag oder einen gesetzlichen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.

Fristverlängerungen

Für die Formulare 990, 990-EZ, 990-PF und 990-T kann eine automatische sechsmonatige Fristverlängerung beantragt werden, indem das Formular 8868 am oder vor dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum eingereicht wird. Ein Einreicher mit Kalenderjahr, der eine Fristverlängerung beantragt, hat bis zum 15. November Zeit für die Einreichung. Die Verlängerung erfolgt automatisch — ohne Unterschrift, Erklärung oder Strafe.

Einreicher des Formulars 990-N können keine Fristverlängerung beantragen. In der Praxis ist dies weniger problematisch, als es klingt: Das Ausfüllen der acht Fragen umfassenden elektronischen Postkarte dauert etwa zehn Minuten, und der IRS erhebt keine Säumniszuschläge allein für das Formular 990-N. Die wirkliche Konsequenz eines versäumten 990-N ist der dreijährige Countdown für den Entzug des Status.

Die Drei-Jahres-Klippe: Automatischer Entzug des Status

Dies ist die Regel, die kleine Organisationen am häufigsten unvorbereitet trifft. Gemäß dem Pension Protection Act von 2006 verliert jede steuerbefreite Organisation, die ihre erforderliche jährliche Erklärung oder Mitteilung in drei aufeinanderfolgenden Jahren nicht einreicht, automatisch ihren Steuerbefreiungsstatus, wirksam zum ursprünglichen Fälligkeitsdatum der dritten Erklärung.

Es gibt kein Warnschreiben. Es gibt kein Widerspruchsverfahren. Der Entzug erfolgt kraft Gesetzes, und der IRS veröffentlicht die Namen der betroffenen Organisationen in einer öffentlichen Liste (Auto-Revocation List), die für jeden durchsuchbar ist.

Nach dem Entzug des Status:

• Schuldet die Organisation ab diesem Zeitpunkt Bundeserinkommensteuer auf ihr Nettoeinkommen, wie jede steuerpflichtige Kapitalgesellschaft.
• Verliert sie die Fähigkeit, steuerlich absetzbare Spenden entgegenzunehmen — ein fatales Problem für jede Organisation, die auf Wohltätigkeit angewiesen ist.
• Wird sie aus der IRS-Publikation 78 entfernt (die durchsuchbare Datenbank, die Spender und Zuschussgeber zur Überprüfung des Steuerbefreiungsstatus verwenden).
• Kann sie für Steuern auf Bundesstaatsebene haftbar gemacht werden, die in Verbindung mit dem Steuerbefreiungsstatus auf Bundesebene erlassen wurden.

Die Wiedereinsetzung einer Organisation nach dem Entzug erfordert die Einreichung eines neuen Formulars 1023 (oder 1023-EZ), die Zahlung der Gebühr und möglicherweise die Einreichung der Formulare 990 für die versäumten Jahre. Es gibt vier vereinfachte Wiedereinsetzungsverfahren, die im Revenue Procedure 2014-11 dargelegt sind, aber jedes ist mit eigenen Fristen und Berechtigungsvoraussetzungen verbunden. Eine rückwirkende Wiedereinsetzung zum Datum des Entzugs ist nur unter engen Voraussetzungen möglich.

Das Fazit: Selbst wenn Ihre Organisation nichts schuldet und keine Aktivitäten hat, reichen Sie die elektronische Postkarte ein. Es kostet nichts und dauert zehn Minuten.

Säumniszuschläge (falls der Status noch nicht entzogen wurde)

Über das Risiko des Entzugs hinaus gibt es direkte Geldstrafen für verspätete oder unvollständige Einreichungen der größeren 990-Formulare.

• Für die meisten steuerbefreiten Organisationen beträgt die Strafe **20 $pro Tag**, bis zu einem Höchstbetrag von 11.000$ oder 5 % der Bruttoeinnahmen der Organisation für das Jahr (je nachdem, welcher Betrag niedriger ist). Die Beträge werden regelmäßig an die Inflation angepasst.
• Für Organisationen mit jährlichen Bruttoeinnahmen über 1.208.500 $** (Schwellenwert für 2025; dieser Wert wird jährlich angepasst) springt die Strafe auf **120$ pro Tag, mit einem Höchstbetrag von 60.000 $ pro Erklärung.
• Leitende Angestellte können persönlich für zusätzliche Strafen von 10 $pro Tag (bis zu 5.500$ pro Erklärung) haftbar gemacht werden, wenn sie einer Aufforderung des IRS zur Einreichung nicht nachkommen.

Bestätigen Sie die aktuellen Strafbeträge in den neuesten Anweisungen zum Formular 990, bevor Sie sich auf diese Zahlen verlassen — der IRS passt sie regelmäßig an.

Der IRS verzichtet manchmal auf Säumniszuschläge, wenn die Organisation nachweisen kann, dass das Versäumnis auf einem triftigen Grund (Reasonable Cause) beruhte. Häufige Argumente für einen triftigen Grund sind Tod oder schwere Krankheit des verantwortlichen Vorstands, Zerstörung von Unterlagen durch Feuer oder Naturkatastrophen oder das Vertrauen auf einen Steuerberater, der die Einreichung versäumt hat. „Wir haben es vergessen“ ist kein überzeugendes Argument.

Sechs Fehler, die gemeinnützigen Organisationen den Status kosten (und wie man sie vermeidet)

Abgesehen vom bloßen Versäumen der Frist sind hier die wiederkehrenden Fehler, die die Aufmerksamkeit des IRS auf sich ziehen oder Organisationen in Schwierigkeiten bringen.

1. Einreichen des falschen Formulars für die Organisationsgröße

Organisationen, die das Formular 990-N einreichen, obwohl sie 990-EZ oder 990 hätten einreichen müssen, erfüllen ihre Einreichungspflicht nicht. Der IRS betrachtet die „e-Postcard“ als das falsche Formular für eine Organisation mit Einnahmen von 300.000 US-Dollar, und die dreijährige Frist bis zum Entzug des Status läuft weiter. Prüfen Sie stets sowohl die Schwellenwerte für die Bruttoeinnahmen als auch für das Gesamtvermögen, einschließlich ungewöhnlicher Posten wie Sachspenden und unrealisierter Investitionsgewinne, die Sie über die Grenze bringen könnten.

2. Verwechslung von „Bruttoeinnahmen“ mit „Nettoerlös“

Bruttoeinnahmen (Gross Receipts) bezeichnen den Gesamtbetrag, den die Organisation im Laufe des Jahres aus allen Quellen erhalten hat, bevor Kosten oder Ausgaben abgezogen wurden. Ein gemeinnütziger Gebrauchtwarenladen, der 250.000 US-Dollar Umsatz erzielt, aber nach Abzug der Herstellungskosten nur 30.000 US-Dollar Gewinn verbucht hat, hat Bruttoeinnahmen von 250.000 US-Dollar – er muss das Formular 990 einreichen, nicht 990-N oder 990-EZ.

3. Auslassen erforderlicher Anhänge (Schedules)

Teil IV des vollständigen Formulars 990 ist eine Checkliste für Auslöser erforderlicher Anhänge. Eine Frage in Teil IV mit „Ja“ zu beantworten und dann zu vergessen, den entsprechenden Anhang beizufügen, ist einer der häufigsten Fehler, die vom IRS beanstandet werden. Betrachten Sie Teil IV als Projektplan: jedes „Ja“ erzeugt ein zu lieferndes Dokument.

4. Inkonsistente Berichterstattung über Vergütungen

Das Formular 990 weist die Vergütung von Vorstandsmitgliedern und Schlüsselfunktionären an zwei Stellen aus: in Teil VII der Haupterklärung und im Anhang (Schedule) J. Bei Organisationen mit einem vom Kalenderjahr abweichenden Geschäftsjahr stimmen die Vergütungsbeträge in diesen Abschnitten oft nicht überein, da sie über unterschiedliche Zeiträume gemeldet werden. Erstellen Sie ein Abstimmungsblatt, damit Sie etwaige Differenzen auf Nachfrage erklären können.

5. Einreichung ohne autorisierte Unterschrift

Eine Steuererklärung, die ohne gültige Unterschrift eines bevollmächtigten Vorstandsmitglieds eingereicht wird, gilt als nicht eingereicht. Elektronische Einreicher müssen sicherstellen, dass Name, Titel und Datum des unterzeichnenden Vorstandsmitglieds vor der Übermittlung korrekt erfasst werden.

6. Verwendung des falschen Steuerjahres

Organisationen, die ihr Geschäftsjahr ändern (z. B. Wechsel von einem Kalenderjahr zu einem Geschäftsjahresende am 30. Juni), müssen eine Steuererklärung für ein Rumpfgeschäftsjahr einreichen, die den Übergang abdeckt. Das Versäumnis, diese Kurzzeit-Erklärung einzureichen – oder sie nach dem alten Zeitplan einzureichen – erzeugt Lücken, die der IRS als versäumte Jahre interpretiert.

Praktische Buchführung, die die 990-Saison stressfrei macht

Der wichtigste Faktor dafür, wie einfach das Formular 990 auszufüllen ist, ist die Qualität der zugrunde liegenden Buchhaltung. Organisationen, die bis April warten, um ihre Buchhaltung abzustimmen, entdecken oft Probleme, deren Lösung Wochen in Anspruch nimmt: fehlende Spendenbescheinigungen, falsch kategorisierte Ausgaben, ohne Dokumentation freigegebene zweckgebundene Mittel oder Protokolle der Vorstandssitzungen, die nicht mit den Lohnabrechnungen übereinstimmen.

Einige Gewohnheiten machen die 990-Saison deutlich weniger schmerzhaft:

• Monatliche Abstimmung. Bankauszüge, Kreditkartenabrechnungen und Anlagekonten sollten innerhalb von zwei Wochen nach jedem Monatsabschluss abgestimmt werden.
• Nachverfolgung von zweckgebundenen vs. nicht zweckgebundenen Spenden ab dem Zeitpunkt des Eingangs. Sowohl Anhang B als auch Anhang A hängen davon ab, zu wissen, welche Spender was und unter welchen Bedingungen gegeben haben.
• Dokumentation von Zuschüssen und Programmausgaben mit genügend Details für Anhang O. Der narrative Teil des Formulars 990 ist im Grunde eine Geschichte über Ihre Programme – wenn Sie diese Geschichte nicht anhand Ihrer Bücher rekonstruieren können, kann es Ihr Steuerberater auch nicht.
• Führen einer aktuellen Richtlinie zu Interessenkonflikten und Dokumentation der Vorstandsbeschlüsse. Anhang L (und Teil VI des Hauptformulars 990) fragen ab, ob Sie diese Richtlinien haben und ob Sie diese befolgen.
• Führen einer Masterdatei von W-9-Formularen für Lieferanten und Auftragnehmer. Diese benötigen Sie ohnehin für die 1099-Saison, und sie sind nützlich für das Ausfüllen der Abschnitte über nahestehende Personen in Anhang L.

Genaue, versionskontrollierte Finanzunterlagen machen auch dann einen Unterschied, wenn Ihre Organisation jemals geprüft wird – oder wenn der IRS einen Antrag auf Erlass von Bußgeldern aus triftigem Grund prüft.

Besondere Situationen, die einen genaueren Blick wert sind

Einige gängige Situationen passen nicht sauber in die Standardregeln für Schwellenwerte.

Neu gegründete Organisationen. Eine gemeinnützige Organisation, die den Status nach 501(c)(3) beantragt, aber ihren Feststellungsbescheid noch nicht erhalten hat, hat dennoch Einreichungspflichten, sobald sie ihren Betrieb aufnimmt. Reichen Sie das für die Größe der Organisation angemessene Formular 990 ein – Sie können dies später ändern, falls sich Ihr Status ändert.

Organisationen mit Einkünften aus wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb. Jede steuerbefreite Organisation mit Bruttoeinkünften aus wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb (Unrelated Business Income) von 1.000 US-Dollar oder mehr muss zusätzlich zu ihrer Standard-990-Serie das Formular 990-T einreichen. Das 990-T ist eine separate Steuererklärung mit eigener Frist und Steuerpflicht.

Gruppenfreistellungen. Untergeordnete Organisationen, die unter eine Gruppenfreistellung fallen, erfüllen ihre Einreichungspflicht in der Regel über die Gruppenerklärung der Dachorganisation, aber jede Unterorganisation muss dennoch verifizieren, dass sie darin enthalten ist.

Politische Organisationen nach Section 527 und gemeinnützige Trusts nach Section 4947(a)(1). Beide unterliegen speziellen Einreichungsregeln, die vom allgemeinen 990-Rahmen abweichen. Holen Sie spezialisierten Rat ein, bevor Sie davon ausgehen, dass die Standardschwellenwerte gelten.

Kirchen und bestimmte religiöse Organisationen. Die meisten Kirchen, rechtlich unselbstständige Unterorganisationen von Kirchen sowie Konvente oder Vereinigungen von Kirchen sind vollständig von der Einreichung des Formulars 990 befreit. Diese Befreiung ist eine der wenigen absoluten Ausnahmeregelungen im gesamten 990-System.

Halten Sie die Finanzen Ihrer gemeinnützigen Organisation das ganze Jahr über prüfungsbereit

Das Einreichen des richtigen Formulars 990 beginnt damit, dass Sie Ihre Zahlen in- und auswendig kennen – nicht erst im April, sondern jeden Monat. Die Schwellenwerte, die bestimmen, welches Formular Sie einreichen müssen (und welche Anlagen Sie beifügen müssen), ergeben sich direkt aus den Büchern: Bruttoeinnahmen, Gesamtvermögen, Geberkonzentration, Transaktionen mit nahestehenden Personen, Programmdienstleistungsausgaben. Wenn Ihre Buchhaltung im November unordentlich ist, wird Ihr Formular 990 verspätet, fehlerhaft oder beides sein.

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