Wie man sich selbst aus einer S Corp bezahlt: Ein vollständiger Leitfaden zur Inhabervergütung

Was wäre, wenn Sie Ihre Steuerrechnung jedes Jahr um 10.000 $ oder mehr senken könnten, indem Sie einfach die Art und Weise ändern, wie Sie sich selbst bezahlen? Genau das entdecken Eigentümer von S-Corporations, wenn sie die Kunst beherrschen, das Einkommen in Gehalt und Ausschüttungen aufzuteilen. Doch wenn Sie es falsch machen, drohen Ihnen IRS-Strafen, Steuernachzahlungen und Zinsen, die jegliche Ersparnisse zunichtemachen.

Die Herausforderung besteht darin, die IRS-Anforderung der „angemessenen Vergütung“ (Reasonable Compensation) zu erfüllen und gleichzeitig Ihre Steuervorteile zu maximieren. Dieser Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie wissen müssen, um sich selbst aus einer S-Corp zu bezahlen – von der Festlegung des richtigen Gehalts bis hin zur Vermeidung kostspieliger Prüfungsauslöser.

Warum die Vergütung in einer S-Corp wichtig ist

Der Hauptvorteil einer S-Corporation-Struktur liegt darin, wie das Einkommen über zwei verschiedene Kanäle an die Eigentümer fließt: Gehalt und Ausschüttungen. Beide haben eine sehr unterschiedliche steuerliche Behandlung, und das Verständnis dieses Unterschieds ist der Schlüssel zur Optimierung Ihrer Vergütungsstrategie.

Steuerliche Behandlung von Gehalt vs. Ausschüttungen

Wenn Sie sich selbst ein Gehalt zahlen, unterliegt dieses Einkommen der vollen Lohnsteuer von 15,3 % (12,4 % Social Security plus 2,9 % Medicare). Sowohl Sie als auch Ihre S-Corp zahlen jeweils die Hälfte dieses Betrags.

Ausschüttungen hingegen sind vollständig von der Lohnsteuer befreit. Sie unterliegen lediglich der Einkommensteuer zu Ihrem individuellen Steuersatz. Aus diesem Grund ist die S-Corp-Struktur für Geschäftsinhaber attraktiv, die mehr verdienen, als sie sich selbst als Gehalt auszahlen müssen.

Steuerersparnisse in der Praxis

Betrachten wir einen Geschäftsinhaber mit 120.000 $Gewinn in seiner S-Corp. Als Einzelunternehmer müsste er auf den gesamten Betrag etwa 18.360$ an Steuern für Selbstständige (Self-Employment Tax) zahlen.

Als S-Corp-Eigentümer, der sich selbst ein angemessenes Gehalt von 75.000 $zahlt, unterliegt nur dieser Gehaltsanteil der Lohnsteuer (ca. 11.475$). Die restlichen 45.000 $, die als Ausschüttungen entnommen werden, vermeiden die Lohnsteuer vollständig, was eine Ersparnis von etwa 6.885 $ pro Jahr bedeutet.

Für Besserverdiener sind die Ersparnisse noch erheblicher. Ein Geschäftsinhaber mit einem Einkommen von 200.000 $, der ein Gehalt von 95.000 $zahlt und 105.000$ an Ausschüttungen entnimmt, könnte jährlich über 16.000 $ an Steuern für Selbstständige sparen.

Die Anforderung der angemessenen Vergütung

Hier geraten viele S-Corp-Eigentümer in Schwierigkeiten: Die IRS erlaubt es Ihnen nicht, sich selbst ein Gehalt von Null zu zahlen, um Lohnsteuern zu vermeiden. Sie müssen sich ein „angemessenes Gehalt“ zahlen, bevor Sie Ausschüttungen vornehmen.

Was die IRS als „angemessen“ erachtet

Die IRS definiert eine angemessene Vergütung als „einen Betrag, der gewöhnlich für ähnliche Dienstleistungen von ähnlichen Organisationen unter ähnlichen Umständen gezahlt würde“. Um dies zu bestimmen, betrachtet die Behörde:

• Ihre Ausbildung, Schulung und berufliche Qualifikation
• Jahre an Erfahrung in Ihrem Bereich
• Pflichten, Verantwortlichkeiten und Zeitaufwand
• Vergleichbare Gehälter in Ihrer Branche und geografischen Region
• Die Größe und Komplexität Ihres Unternehmens
• Die Dividendenhistorie Ihres Unternehmens
• Vergütungen, die an Angestellte gezahlt werden, die keine Anteilseigner sind

Ressourcen für das Benchmarking Ihres Gehalts

Mehrere zuverlässige Quellen können Ihnen helfen, eine vertretbare Gehaltszahl festzulegen:

• Bureau of Labor Statistics (BLS) – Kostenlose Regierungsdaten zu Berufslöhnen nach Standort
• Glassdoor und LinkedIn Salary – Crowdsourced-Vergütungsdaten
• PayScale – Branchenspezifische Gehaltsbenchmarks
• Robert Half Salary Guides – Detaillierte Vergütungsumfragen nach Berufen
• Branchenverbände – Viele veröffentlichen jährliche Vergütungsumfragen

Der Mythos der 60/40-Regel

Sie haben vielleicht gehört, dass die Zahlung von 60 % als Gehalt und 40 % als Ausschüttungen ein sicheres Verhältnis ist. Das ist ein Mythos. Die IRS erkennt keine prozentualen Formeln an. Ihre Vergütung muss auf Marktstandards und Ihren spezifischen geschäftlichen Umständen basieren, nicht auf willkürlichen Verhältnissen.

Einrichtung der Gehaltsabrechnung für eine S-Corp

Selbst wenn Sie der einzige Angestellte sind, müssen Sie ein formelles Gehaltsabrechnungssystem für Ihre S-Corporation einrichten.

Wesentliche Komponenten der Gehaltsabrechnung

Ihr S-Corp-Gehaltsabrechnungssystem muss Folgendes abwickeln:

• Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer basierend auf Ihren W-4-Angaben
• Social-Security-Steuer (6,2 % Arbeitnehmeranteil, 6,2 % Arbeitgeberanteil, bis zur Bemessungsgrenze)
• Medicare-Steuer (jeweils 1,45 % für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, plus 0,9 % zusätzliche Medicare-Steuer auf Löhne über 200.000 $)
• Einbehaltung der staatlichen Einkommensteuer, falls zutreffend
• Staatliche Arbeitslosenversicherung

Erforderliche Steuerformulare und Fristen

Formular 941 (Quartalsweise): Meldet die einbehaltene Bundeseinkommensteuer, die Social-Security-Steuer und die Medicare-Steuer. Fällig am 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar.

Formular 940 (Jährlich): Meldet die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA). Fällig am 31. Januar.

Formular W-2 (Jährlich): Meldet den Gesamtlohn und die Steuereinbehalte an jeden Mitarbeiter. Den Mitarbeitern bis zum 31. Januar auszuhändigen.

Formular W-3 (Jährlich): Übermittlungsformular, das den W-2-Formularen an die Social Security Administration beiliegt. Fällig am 31. Januar.

Wenn Ihre jährliche Lohnsteuerschuld 1.000 $ oder weniger beträgt, können Sie sich qualifizieren, das Formular 944 jährlich anstelle der vierteljährlichen 941er-Formulare einzureichen.

Payroll-Service-Optionen

Die meisten S-Corp-Besitzer nutzen einen dieser Ansätze:

• Full-Service-Lohnabrechnungsanbieter (Gusto, ADP, Paychex) – Übernehmen alle Meldungen und Zahlungen gegen eine monatliche Gebühr.
• Buchhaltungssoftware mit Lohnabrechnung (QuickBooks, FreshBooks) – Integrierte Lösungen für Buchhaltung und Gehaltsabrechnung.
• Lohnabrechnung in Eigenregie – Selbst berechnen und einreichen (riskant ohne Fachkenntnisse in der Lohnbuchhaltung).

Für die meisten S-Corps mit nur einem Eigentümer kostet ein einfacher Lohnabrechnungsservice 30–50 $ pro Monat und eliminiert das Risiko von Fehlern bei der Einreichung oder versäumten Fristen.

Der Prozess der Gewinnausschüttung

Sobald Sie sich ein angemessenes Gehalt gezahlt und alle Lohnabrechnungsverpflichtungen erfüllt haben, können die verbleibenden Gewinne an die Gesellschafter ausgeschüttet werden.

Wie Ausschüttungen funktionieren

Ausschüttungen (Distributions) stellen Ihren Anteil am Unternehmensgewinn dar, der an Sie als Gesellschafter ausgezahlt wird. Im Gegensatz zu Dividenden von C-Corporations werden S-Corp-Ausschüttungen in der Regel nicht doppelt besteuert. Das Einkommen wird einmal in Ihrer persönlichen Steuererklärung versteuert, und die Ausschüttungen selbst sind in der Regel bis zur Höhe Ihrer Stock Basis steuerfrei.

Die Stock Basis erklärt

Ihre Stock Basis stellt Ihre Investition in die S-Corporation dar. Sie beginnt mit Ihrer ursprünglichen Kapitaleinlage und wird im Laufe der Zeit basierend auf Einkommen, Verlusten und Ausschüttungen angepasst.

Sie zahlen keine Steuern auf Ausschüttungen, solange diese Ihre Stock Basis nicht übersteigen. Sobald Sie mehr ausgeschüttet haben als Ihre Basis beträgt, wird der übersteigende Betrag als Kapitalertrag (Capital Gains) besteuert.

Ausschüttungen korrekt vornehmen

Um eine S-Corp-Ausschüttung ordnungsgemäß vorzunehmen:

1. Stellen Sie sicher, dass ein angemessenes Gehalt gezahlt wurde.
2. Überprüfen Sie, ob alle Lohnsteuern aktuell sind.
3. Bestätigen Sie, dass ausreichende Gewinnrücklagen vorhanden sind.
4. Stellen Sie einen Scheck aus oder tätigen Sie eine Überweisung vom Geschäftskonto auf Ihr Privatkonto.
5. Erfassen Sie die Ausschüttung in Ihren Buchhaltungsunterlagen als Eigenkapitalminderung.

Abzug der Krankenversicherung für S-Corp-Eigentümer

Wenn Sie mehr als 2 % Ihrer S-Corporation besitzen, gelten besondere Regeln für die Krankenversicherung.

Die 2%-Gesellschafter-Regel

Ein „2%-Gesellschafter“ ist jeder, der mehr als 2 % der Aktien oder der Stimmrechte des Unternehmens besitzt. Krankenversicherungsprämien, die für 2%-Gesellschafter gezahlt werden, erhalten eine besondere steuerliche Behandlung.

So strukturieren Sie den Abzug

Damit die S-Corp die Krankenversicherungsprämien für einen 2%-Gesellschafter absetzen kann:

1. Die S-Corp zahlt die Prämien (oder erstattet Ihnen die von Ihnen gezahlten Prämien).
2. Der Prämienbetrag wird Ihrem W-2-Lohn hinzugefügt (Box 1).
3. Die Prämien werden von den Boxen 3 und 5 ausgeschlossen (keine FICA-Steuern).
4. Sie machen den Abzug für krankenversicherte Selbstständige in Ihrer persönlichen Steuererklärung geltend.

Diese Struktur ermöglicht es Ihnen, Krankenversicherungsprämien abzuziehen, ohne darauf Lohnnebenkosten zu zahlen.

Wichtige Einschränkungen

Sie können diesen Abzug nicht in Anspruch nehmen, wenn Sie oder Ihr Ehepartner in einem Monat des Steuerjahres Anspruch auf eine vom Arbeitgeber subventionierte Krankenversicherung hatten. Zudem darf der Abzug Ihr aus der S-Corporation erzielte Einkommen nicht übersteigen.

Wichtige Zahlen für 2025-2026

Bleiben Sie über diese wichtigen Schwellenwerte auf dem Laufenden:

• Beitragsbemessungsgrenze der Sozialversicherung (2025): 176.100 $
• Maximaler Sozialversicherungsbeitrag (2025): 10.918,20 $ pro Person
• Schwellenwert für die zusätzliche Medicare-Steuer: 200.000 $(Alleinstehende), 250.000$ (Verheiratete bei gemeinsamer Veranlagung)
• QBI-Abzug: 20 % der qualifizierten Geschäftseinkünfte (2025 dauerhaft eingeführt)
• QBI-Ausstiegsbereich (2025): Beginnt bei 191.950 $ für Alleinstehende
• HSA-Beitragsobergrenzen (2025): 4.300 $(nur für sich selbst), 8.550$ (Familie)

Der Abzug für qualifizierte Geschäftseinkünfte (QBI)

Der 20%ige Abzug für qualifizierte Geschäftseinkünfte (Qualified Business Income, QBI) fügt der Vergütungsplanung für S-Corps eine weitere Ebene hinzu. Dieser Abzug gilt für Ihren Anteil am S-Corp-Einkommen, jedoch nur für den Ausschüttungsteil, nicht für Ihre W-2-Löhne.

Dies schafft eine interessante Abwägung: Ein höheres Gehalt bedeutet mehr Lohnsteuer, aber eine geringere Basis für den QBI-Abzug. Das optimale Gleichgewicht hängt von Ihrem Gesamteinkommen, Ihrem Anmeldestatus und anderen Faktoren ab.

Für die meisten S-Corp-Besitzer überwiegen die Einsparungen bei der Steuer für Selbstständige durch niedrigere Gehälter den verringerten QBI-Vorteil. Konsultieren Sie jedoch einen Steuerberater, um Ihre spezifische Situation durchzuspielen.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Kein Gehalt oder ein zu niedriges Gehalt beziehen

Die IRS (US-Finanzbehörde) verfolgt aktiv S-Corp-Besitzer, die sich selbst unangemessen niedrige Gehälter zahlen. Sie kann Ausschüttungen als Löhne umklassifizieren, ausstehende Lohnsteuern plus Zinsen nachfordern und Strafen von 20 % oder mehr verhängen.

Inkonsistente Vergütungspraktiken

Sich selbst sporadisch zu bezahlen oder das Gehalt von Jahr zu Jahr drastisch zu ändern, erregt Aufmerksamkeit. Erstellen Sie einen konsistenten Zahlungsplan, der Ihre laufende Tätigkeit für das Unternehmen widerspiegelt.

Versäumnis, Ihre Begründung zu dokumentieren

Im Falle einer Betriebsprüfung müssen Sie darlegen können, wie Sie auf Ihre Gehaltshöhe gekommen sind. Bewahren Sie Kopien von Gehaltsumfragen, Stellenbeschreibungen, Protokollen von Vorstandssitzungen zur Dokumentation von Vergütungsentscheidungen und alle anderen unterstützenden Unterlagen auf.

Verpassen von Lohnabrechnungsfristen

Verspätete Lohnsteuerzahlungen lösen Strafen von 2 % bis 15 % aus, je nachdem, wie viele Tage sie verspätet sind. Versäumte Quartalsmeldungen schlagen mit 5 % pro Monat bis zu 25 % zu Buche. Nutzen Sie automatisierte Lohnabrechnungsdienste, um diese kostspieligen Fehler zu vermeiden.

Ihre Vergütung richtig gestalten

Um sich erfolgreich aus einer S-Corp zu bezahlen, müssen mehrere Faktoren gegeneinander abgewogen werden:

1. Legen Sie ein vertretbares, angemessenes Gehalt fest, basierend auf Marktdaten und Ihrer Rolle.
2. Richten Sie ordnungsgemäße Lohnabrechnungssysteme ein mit rechtzeitigen Zahlungen und Meldungen.
3. Nehmen Sie Ausschüttungen erst vor, nachdem Gehalts- und Lohnabrechnungsverpflichtungen erfüllt sind.
4. Dokumentieren Sie alles, um Ihre Vergütungsentscheidungen zu belegen.
5. Überprüfen Sie dies jährlich, da sich Ihr Unternehmen und die Steuergesetze ändern.

Ziehen Sie in Erwägung, mit einem in der Besteuerung von S-Corporations erfahrenen Steuerberater (CPA) zusammenzuarbeiten, um Ihre Vergütungsstruktur zu optimieren und die Compliance sicherzustellen.

Verfolgen Sie Ihre S-Corp-Finanzen mit Präzision

Die Verwaltung der S-Corp-Vergütung erfordert eine akribische Buchführung. Zwischen Gehaltszahlungen, Ausschüttungen, der Verfolgung der Aktienbasis und vierteljährlichen Steuervorauszahlungen nimmt die finanzielle Komplexität schnell zu.

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