Der vollständige Leitfaden zur Kapitalflussrechnung: Kostenlose Vorlage und Best Practices

Zu verstehen, woher Ihr Geld kommt und wohin es fließt, ist grundlegend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Während sich viele Unternehmer auf ihre Gewinn- und Verlustrechnungen konzentrieren, offenbart die Kapitalflussrechnung oft die wahre Geschichte der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens. Schließlich können Sie auf dem Papier profitabel sein, aber trotzdem nicht genug Geld haben, um Ihre Rechnungen zu bezahlen.

Was ist eine Kapitalflussrechnung?

Eine Kapitalflussrechnung (auch Cashflow-Rechnung genannt) ist ein Finanzdokument, das alle Geldbewegungen in Ihr Unternehmen und aus Ihrem Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums verfolgt – sei es ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr. Im Gegensatz zu einer Gewinn- und Verlustrechnung, die Einnahmen ausweist, wenn sie erzielt wurden (auch wenn die Zahlung noch nicht eingegangen ist), konzentriert sich eine Kapitalflussrechnung ausschließlich auf tatsächliche Geldbewegungen.

Betrachten Sie sie als den finanziellen Puls Ihres Unternehmens. Sie zeigt, ob Sie genügend Bargeld haben, um Gehälter zu zahlen, Lieferanten zu bezahlen, in Wachstum zu investieren und den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Warum Ihr Unternehmen eine Kapitalflussrechnung benötigt

Cashflow-Probleme sind eine der Hauptursachen für das Scheitern kleiner Unternehmen. Selbst profitable Unternehmen können scheitern, wenn sie nicht genügend Bargeld zur Verfügung haben, um ihren unmittelbaren Verpflichtungen nachzukommen. Hier sind die Gründe, warum die Verfolgung des Cashflows wichtig ist:

Enthüllt die wahre Liquidität: Ihre Gewinn- und Verlustrechnung kann einen Gewinn ausweisen, aber wenn Kunden ihre Rechnungen noch nicht bezahlt haben, haben Sie möglicherweise kein tatsächliches Bargeld zur Verfügung.

Ermöglicht eine bessere Planung: Durch die Verfolgung von Cashflow-Mustern können Sie Engpässe antizipieren, bevor sie zu Krisen werden, und größere Ausgaben oder Investitionen planen.

Zieht Investoren und Kreditgeber an: Stakeholder möchten sehen, dass Ihr Unternehmen einen positiven Cashflow generiert und seine Ressourcen verantwortungsvoll verwaltet.

Identifiziert Problembereiche: Möglicherweise stellen Sie fest, dass zu viel Bargeld im Lagerbestand gebunden ist oder dass die Inkassofristen zu lang sind.

Unterstützt Wachstumsentscheidungen: Sollten Sie diesen neuen Mitarbeiter einstellen? Neue Geräte leasen? Ihre Kapitalflussrechnung hilft Ihnen, diese Fragen zu beantworten.

Die drei Bereiche einer Kapitalflussrechnung

Jede Kapitalflussrechnung ist in drei Hauptkategorien unterteilt, die jeweils eine andere Geschichte über Ihr Unternehmen erzählen:

1. Operative Tätigkeit

Dieser Bereich umfasst Ihr tägliches Geschäft – die Aktivitäten, die Ihre Haupteinnahmen generieren. Operative Tätigkeiten umfassen:

• Bareinnahmen von Kunden für Produkte oder Dienstleistungen
• Barzahlungen an Lieferanten und Verkäufer
• Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterleistungen
• Miete, Nebenkosten und andere betriebliche Aufwendungen
• Zinszahlungen
• Einkommensteuerzahlungen

Der Netto-Cashflow aus der laufenden Geschäftstätigkeit ist wohl die wichtigste Zeile in Ihrer Kapitalflussrechnung. Sie zeigt, ob Ihre Kerngeschäftsaktivitäten einen positiven Cashflow generieren. Wenn diese Zahl konstant negativ ist, ist dies ein Warnsignal, dass Ihr Geschäftsmodell möglicherweise angepasst werden muss.

2. Investitionstätigkeit

Dieser Bereich erfasst die Cashflows im Zusammenhang mit langfristigen Vermögenswerten und Investitionen:

• Kauf oder Verkauf von Sachanlagen und Ausrüstung
• Erwerb oder Veräußerung anderer Unternehmen
• Kauf oder Verkauf von Wertpapieren
• Kredite an andere Unternehmen (und erhaltene Rückzahlungen)

Für wachsende Unternehmen weist dieser Bereich oft einen negativen Cashflow aus, da sie in ihre Zukunft investieren. Das ist nicht unbedingt schlecht – es zeigt, dass Sie für die Zukunft planen. Sie benötigen jedoch einen positiven Cashflow aus operativer oder Finanzierungstätigkeit, um diese Investitionen zu unterstützen.

3. Finanzierungstätigkeit

Dieser Bereich zeigt, wie Ihr Unternehmen Kapital beschafft und zurückzahlt:

• Erlöse aus Krediten oder der Ausgabe von Anleihen
• Rückzahlung des Schuldkapitals
• Von Eigentümern oder Aktionären investiertes Geld
• Aktienrückkäufe
• Dividendenzahlungen

Dieser Bereich zeigt, wie Sie Ihr Unternehmen finanzieren und ob Sie stark auf externe Finanzierung angewiesen sind oder intern genügend Bargeld generieren.

So erstellen Sie eine Kapitalflussrechnung

Es gibt zwei Methoden zur Erstellung einer Kapitalflussrechnung: die direkte Methode und die indirekte Methode. Die meisten kleinen Unternehmen finden die indirekte Methode einfacher umzusetzen.

Die indirekte Methode (empfohlen für kleine Unternehmen)

Schritt 1: Beginnen Sie mit dem Nettoergebnis Beginnen Sie mit dem Nettoergebnis aus Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung für den Zeitraum.

Schritt 2: Anpassen an nicht zahlungswirksame Posten Addieren Sie Ausgaben, die keine Barzahlungen beinhalteten:

• Abschreibung
• Verluste aus Anlagenverkäufen (oder subtrahieren Sie Gewinne)

Schritt 3: Anpassen an Änderungen des Umlaufvermögens

• Addieren Sie Abnahmen (oder subtrahieren Sie Zunahmen) bei Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
• Subtrahieren Sie Zunahmen (oder addieren Sie Abnahmen) beim Lagerbestand
• Addieren Sie Zunahmen (oder subtrahieren Sie Abnahmen) bei Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Wenn beispielsweise die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen um 2.000 $ gestiegen sind, subtrahieren Sie diesen Betrag vom Nettoergebnis, da Sie Einnahmen erfasst, aber das Geld noch nicht erhalten haben.

Schritt 4: Hinzufügen von Investitionstätigkeiten Listen Sie alle Cashflows aus dem Kauf oder Verkauf von langfristigen Vermögenswerten und Investitionen auf.

Schritt 5: Hinzufügen von Finanzierungstätigkeiten Erfassen Sie alle Cashflows aus Schulden-, Eigenkapital- und Dividendentransaktionen.

Schritt 6: Berechnung der Nettoveränderung des Bargelds Addieren Sie den Netto-Cashflow aus allen drei Bereichen. Dieser sollte der Veränderung Ihres Kassenbestands zwischen Anfang und Ende des Zeitraums entsprechen.

Die direkte Methode

Die direkte Methode ist konzeptionell einfacher, erfordert aber eine detailliertere Buchführung. Sie listen einfach alle Bareinnahmen und -ausgaben auf:

Bareinnahmen:

• Inkasso von Kunden
• Zinsen erhalten
• Sonstige betriebliche Bareinnahmen

Barauszahlungen:

• Zahlungen an Lieferanten
• Zahlungen an Mitarbeiter
• Zinsen bezahlt
• Einkommensteuern bezahlt
• Sonstige betriebliche Barauszahlungen

Subtrahieren Sie die gesamten Zahlungen von den gesamten Einnahmen, um den Netto-Cashflow aus der laufenden Geschäftstätigkeit zu erhalten, und fügen Sie dann die Bereiche Investition und Finanzierung wie oben beschrieben hinzu.

Beispiel aus der Praxis: Eine kleine Bäckerei

Nehmen wir an, Sie besitzen eine Bäckerei in der Nachbarschaft. So könnte eine einfache monatliche Kapitalflussrechnung aussehen:

Operative Tätigkeit:

• Nettoergebnis: 4.000 $
• Hinzufügen: Abschreibung: 500 $
• Zunahme der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: -1.000 $ (Kunden haben auf Kredit gekauft)
• Abnahme des Lagerbestands: 800 $ (Vorräte verbraucht)
• Zunahme der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: 600 $ (einige Lieferantenzahlungen verzögert)
• Netto-Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit: 4.900 $

Investitionstätigkeit:

• Kauf eines neuen Ofens: -3.000 $
• Netto-Cashflow aus Investitionstätigkeit: -3.000 $

Finanzierungstätigkeit:

• Tilgungszahlung für Bäckereikredit: -500 $
• Netto-Cashflow aus Finanzierungstätigkeit: -500 $

Nettozunahme des Bargelds: 1.400 $

Wenn Sie den Monat mit 5.000 $auf dem Konto begonnen hätten, würden Sie ihn mit 6.400$ beenden.

Best Practices für die Verwendung Ihrer Kapitalflussrechnung

1. Überprüfen Sie sie regelmäßig

Erstellen Sie nicht nur einmal im Jahr eine Kapitalflussrechnung für Ihren Buchhalter. Überprüfen Sie sie mindestens monatlich und wöchentlich, wenn Ihr Unternehmen geringe Margen oder schnelles Wachstum aufweist. Je häufiger Sie sie überprüfen, desto schneller können Sie Probleme erkennen und beheben.

2. Erstellen Sie Cashflow-Prognosen

Verwenden Sie historische Daten, um zukünftige Cashflows vorherzusagen. Dies hilft Ihnen, saisonale Schwankungen zu antizipieren, größere Ausgaben zu planen und Cashflow-Engpässe zu vermeiden. Die meisten Unternehmen erstellen rollierende 12-Monats-Prognosen, die sie monatlich aktualisieren.

3. Beobachten Sie wichtige Kennzahlen

Achten Sie besonders auf:

• Operativer Cashflow: Sollte durchweg positiv sein
• Freier Cashflow: Operativer Cashflow abzüglich Investitionsausgaben
• Cash Conversion Cycle: Wie lange es dauert, Lagerinvestitionen wieder in Bargeld umzuwandeln

4. Vergleichen Sie Zeiträume

Betrachten Sie die Trends von Monat zu Monat und von Jahr zu Jahr. Wächst Ihr operativer Cashflow? Werden Sie mehr oder weniger abhängig von der Finanzierung? Diese Trends zeigen die Entwicklung Ihres Unternehmens.

5. Abgleichen mit anderen Abschlüssen

Ihre Kapitalflussrechnung sollte eine konsistente Geschichte mit Ihrer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erzählen. Die Veränderung des Bargelds in Ihrer Kapitalflussrechnung sollte mit der Veränderung des Bargeldbestands in Ihrer Bilanz übereinstimmen.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Gewinn mit Cashflow verwechseln: Nur weil Sie profitabel sind, bedeutet das nicht, dass Sie Bargeld haben. Ein Verkauf von 10.000 $ mit einem Zahlungsziel von 60 Tagen hilft Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung heute, aber nicht Ihrem Cashflow für zwei Monate.

Den operativen Bereich ignorieren: Einige Unternehmer konzentrieren sich nur auf das Endergebnis (Gesamtveränderung des Bargelds), ohne die Quellen zu analysieren. Sie wollen einen positiven Cashflow aus der laufenden Geschäftstätigkeit, nicht nur durch die Aufnahme von mehr Schulden.

Nicht zahlungswirksame Transaktionen vergessen: Die Abschreibung verbraucht kein Bargeld, reduziert aber Ihr Nettoergebnis. Stellen Sie sicher, dass Sie sie bei Verwendung der indirekten Methode wieder hinzufügen.

Nicht für saisonale Schwankungen planen: Viele Unternehmen haben saisonale Cashflow-Muster. Planen Sie für die mageren Monate während der üppigen Monate.

Haupt- und Zinsen verwechseln: Zinszahlungen sind operative Tätigkeiten; Tilgungszahlungen für Kredite sind Finanzierungstätigkeiten. Halten Sie diese getrennt.

Laden Sie Ihre kostenlose Kapitalflussrechnungsvorlage herunter

Um Ihnen den Einstieg in die Verfolgung des Cashflows Ihres Unternehmens zu erleichtern, haben wir eine kostenlose, einfach zu bedienende Excel-Vorlage erstellt, die Folgendes umfasst:

• Vorformatierte Bereiche für operative, Investitions- und Finanzierungstätigkeiten
• Automatische Berechnungen
• Sowohl monatliche als auch jährliche Ansichten
• Anpassbare Einzelposten für Ihr spezifisches Unternehmen
• Professionelle Formatierung für Präsentationen vor Kreditgebern oder Investoren

Die Vorlage verwendet die indirekte Methode, die für die meisten kleinen Unternehmen gut funktioniert. Geben Sie einfach Ihre Finanzdaten ein, und die Vorlage berechnet Ihre Cashflows automatisch.

Maßnahmen ergreifen: Ihre nächsten Schritte

Das Verständnis und die Überwachung des Cashflows dient nicht nur dem Überleben, sondern auch dem Treffen fundierter Entscheidungen, die das Wachstum vorantreiben. So setzen Sie dieses Wissen in die Praxis um:

1. Beginnen Sie jetzt mit der Verfolgung: Warten Sie nicht bis nächsten Monat oder nächstes Quartal. Laden Sie die Vorlage herunter und erstellen Sie diese Woche Ihre erste Kapitalflussrechnung.

2. Legen Sie einen Überprüfungszeitplan fest: Blocken Sie Zeit in Ihrem Kalender, um den Cashflow mindestens monatlich zu überprüfen.

3. Bauen Sie einen Cash-Puffer auf: Versuchen Sie, 3-6 Monate der Betriebsausgaben in Barreserven zu halten.

4. Inkasso verschärfen: Wenn Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Bargeld verbrauchen, implementieren Sie strengere Zahlungsbedingungen oder Nachverfolgungsverfahren.

5. Lagerbestand mit Bedacht verwalten: Übermäßiger Lagerbestand bindet Bargeld. Verwenden Sie nach Möglichkeit eine Just-in-Time-Bestellung.

6. Zahlungsbedingungen aushandeln: Können Sie die Verbindlichkeiten verlängern, ohne die Lieferantenbeziehungen zu beschädigen? Können Sie Kunden dazu anregen, schneller zu zahlen?

Das Fazit

Cashflow-Management ist nicht glamourös, aber unerlässlich. Ihre Kapitalflussrechnung ist eines der mächtigsten Werkzeuge, die Sie haben, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verstehen und kluge Entscheidungen zu treffen. Indem Sie verfolgen, woher Ihr Geld kommt und wohin es fließt, können Sie Cashflow-Krisen vermeiden, für Wachstum planen und ein widerstandsfähigeres Unternehmen aufbauen.

Denken Sie daran: Umsatz ist Eitelkeit, Gewinn ist Vernunft, aber Bargeld ist König. Beginnen Sie noch heute mit der Verfolgung Ihres Cashflows.

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Haben Sie Fragen zur Erstellung oder Interpretation Ihrer Kapitalflussrechnung? Hinterlassen Sie unten einen Kommentar, und wir helfen Ihnen, Antworten zu finden.