La Guia Completa dels Estats de Flux d'Efectiu: Plantilla Gratuïta i Bones Pràctiques

Entendre d'on ve i on va els seus diners és fonamental per dirigir un negoci d'èxit. Tot i que molts propietaris de negocis se centren en els seus estats de pèrdues i guanys, l'estat de flux d'efectiu sovint revela la veritable història de la salut financera de la seva empresa. Al cap i a la fi, pot ser rendible sobre el paper, però quedar-se sense efectiu per pagar les seves factures.

Què és un Estat de Flux d'Efectiu?

Un estat de flux d'efectiu (també anomenat estat de fluxos d'efectiu) és un document financer que fa un seguiment de tots els diners que entren i surten del seu negoci durant un període específic, ja sigui un mes, un trimestre o un any. A diferència d'un compte de resultats que mostra els ingressos quan es guanyen (fins i tot si el pagament no ha arribat), un estat de flux d'efectiu se centra exclusivament en els moviments d'efectiu reals.

Pensi en ell com el pols financer del seu negoci. Mostra si té prou efectiu per cobrir la nòmina, pagar els proveïdors, invertir en el creixement i mantenir els llums encesos.

Per què el seu Negoci Necessita un Estat de Flux d'Efectiu

Els problemes de flux d'efectiu són una de les principals causes de fracàs de les petites empreses. Fins i tot les empreses rendibles poden fracassar si no tenen prou efectiu disponible per complir les seves obligacions immediates. Aquestes són les raons per les quals és important fer un seguiment del flux d'efectiu:

Revela la Veritable Liquiditat: El seu compte de resultats podria mostrar un benefici, però si els clients encara no han pagat les seves factures, potser no té efectiu real disponible.

Permet una Millor Planificació: En fer un seguiment dels patrons d'efectiu, pot anticipar les mancances abans que es converteixin en crisis i planificar les principals despeses o inversions.

Atreu Inversors i Prestadors: Les parts interessades volen veure que el seu negoci genera un flux d'efectiu positiu i gestiona els seus recursos de manera responsable.

Identifica les Àrees Problemàtiques: Podria descobrir que hi ha massa efectiu lligat a l'inventari o que els períodes de cobrament són massa llargs.

Dóna Suport a les Decisions de Creixement: Ha de contractar aquest nou empleat? Llogar un nou equip? El seu estat de flux d'efectiu ajuda a respondre aquestes preguntes.

Les Tres Seccions d'un Estat de Flux d'Efectiu

Cada estat de flux d'efectiu s'organitza en tres categories principals, cadascuna explicant una història diferent sobre el seu negoci:

1. Activitats d'Explotació

Aquesta secció cobreix les seves operacions comercials diàries: les activitats que generen els seus ingressos primaris. Les activitats d'explotació inclouen:

• Efectiu rebut dels clients per productes o serveis
• Efectiu pagat a proveïdors i venedors
• Nòmina i beneficis dels empleats
• Lloguer, serveis públics i altres despeses d'explotació
• Pagaments d'interessos
• Pagaments d'impostos sobre la renda

El flux d'efectiu net de les operacions és sens dubte la línia més important del seu estat. Mostra si les seves activitats comercials principals estan generant un flux d'efectiu positiu. Si aquest número és constantment negatiu, és una senyal d'alerta que el seu model de negoci pot necessitar un ajust.

2. Activitats d'Inversió

Aquesta secció fa un seguiment dels fluxos d'efectiu relacionats amb actius i inversions a llarg termini:

• Compra o venda de propietat, planta i equip
• Adquisició o disposició d'altres negocis
• Compra o venda de valors d'inversió
• Préstecs concedits a altres entitats (i reemborsaments rebuts)

Per a les empreses en creixement, aquesta secció sovint mostra un flux d'efectiu negatiu perquè estan invertint en el seu futur. Això no és necessàriament dolent: mostra que està construint per al demà. Tanmateix, necessita un flux d'efectiu positiu de les operacions o les activitats de finançament per donar suport a aquestes inversions.

3. Activitats de Finançament

Aquesta secció mostra com el seu negoci recapta capital i el retorna:

• Productes de préstecs o emissió d'obligacions
• Reemborsament del principal del deute
• Diners invertits per propietaris o accionistes
• Recompra d'accions
• Pagaments de dividends

Aquesta secció revela com està finançant el seu negoci i si depèn molt del finançament extern o genera prou efectiu internament.

Com Crear un Estat de Flux d'Efectiu

Hi ha dos mètodes per preparar un estat de flux d'efectiu: el mètode directe i el mètode indirecte. La majoria de les petites empreses troben que el mètode indirecte és més fàcil d'implementar.

El Mètode Indirecte (Recomanat per a Petites Empreses)

Pas 1: Comenci amb l'Ingrés Net Comenci amb l'ingrés net del seu compte de resultats per al període.

Pas 2: Ajusti per Elements No Monetaris Torni a afegir les despeses que no van implicar pagaments en efectiu:

• Depreciació i amortització
• Pèrdues en la venda d'actius (o resti els guanys)

Pas 3: Ajusti pels Canvis en el Capital Circulant

• Afegeixi disminucions (o resti augments) en els comptes per cobrar
• Resti augments (o afegeixi disminucions) en l'inventari
• Afegeixi augments (o resti disminucions) en els comptes per pagar

Per exemple, si els comptes per cobrar van augmentar en 2.000 $, resti-ho de l'ingrés net perquè va registrar ingressos, però encara no ha cobrat l'efectiu.

Pas 4: Afegeixi Activitats d'Inversió Enumera tots els fluxos d'efectiu de la compra o venda d'actius i inversions a llarg termini.

Pas 5: Afegeixi Activitats de Finançament Registri tots els fluxos d'efectiu de les transaccions de deute, capital i dividends.

Pas 6: Calculi el Canvi Net en Efectiu Sumi l'efectiu net de les tres seccions. Això hauria de ser igual al canvi en el seu saldo d'efectiu entre el començament i el final del període.

El Mètode Directe

El mètode directe és conceptualment més senzill, però requereix un manteniment de registres més detallat. Simplement enumera tots els cobraments i pagaments en efectiu:

Cobraments en Efectiu:

• Cobraments dels clients
• Interessos rebuts
• Altres cobraments d'efectiu d'explotació

Pagaments en Efectiu:

• Pagaments a proveïdors
• Pagaments als empleats
• Interessos pagats
• Impostos sobre la renda pagats
• Altres pagaments en efectiu d'explotació

Resti els pagaments totals dels cobraments totals per obtenir l'efectiu net de les activitats d'explotació, i després afegeixi les seccions d'inversió i finançament tal com es descriu anteriorment.

Exemple del Món Real: Una Petita Fleca

Suposem que té una fleca de barri. A continuació, es mostra com podria ser un estat de flux d'efectiu mensual simple:

Activitats d'Explotació:

• Ingrés net: 4.000 $
• Afegeixi: Depreciació: 500 $
• Augment dels comptes per cobrar: -1.000 $ (els clients van comprar a crèdit)
• Disminució de l'inventari: 800 $ (subministraments utilitzats)
• Augment dels comptes per pagar: 600 $ (alguns pagaments als proveïdors es van retardar)
• Efectiu net de les operacions: 4.900 $

Activitats d'Inversió:

• Compra d'un forn nou: -3.000 $
• Efectiu net de la inversió: -3.000 $

Activitats de Finançament:

• Pagament del principal del préstec de la fleca: -500 $
• Efectiu net del finançament: -500 $

Augment net en efectiu: 1.400 $

Si va començar el mes amb 5.000 $al banc, acabaria amb 6.400$.

Bones Pràctiques per Utilitzar el seu Estat de Flux d'Efectiu

1. Revisi-ho Regularment

No es limiti a crear un estat de flux d'efectiu un cop l'any per al seu comptable. Revisi-ho mensualment com a mínim, i setmanalment si el seu negoci té marges ajustats o un creixement ràpid. Com més sovint ho revisi, més ràpidament podrà detectar i abordar els problemes.

2. Creei Projeccions de Flux d'Efectiu

Utilitzi dades històriques per preveure els fluxos d'efectiu futurs. Això l'ajuda a anticipar les variacions estacionals, planificar les principals despeses i evitar les crisis d'efectiu. La majoria de les empreses creen previsions rotatòries de 12 mesos que actualitzen mensualment.

3. Vigili les Mètriques Clau

Presti especial atenció a:

• Flux d'efectiu operatiu: Hauria de ser constantment positiu
• Flux d'efectiu lliure: Flux d'efectiu operatiu menys les despeses de capital
• Cicle de conversió d'efectiu: Quant de temps es triga a convertir les inversions en inventari de nou en efectiu

4. Comparei Períodes

Analitzi les tendències mes a mes i any a any. Està creixent el seu flux d'efectiu operatiu? Està esdevenint més o menys dependent del finançament? Aquestes tendències revelen la trajectòria del seu negoci.

5. Concilii amb Altres Estats

El seu estat de flux d'efectiu hauria d'explicar una història coherent amb el seu balanç i compte de resultats. El canvi en l'efectiu en el seu estat de flux d'efectiu hauria de coincidir amb el canvi en el compte d'efectiu en el seu balanç.

Errors Comuns a Evitar

Confondre el Benefici amb el Flux d'Efectiu: Només perquè sigui rendible no vol dir que tingui efectiu. Una venda de 10.000 $ amb condicions de pagament de 60 dies ajuda el seu compte de resultats avui, però no ajuda el seu flux d'efectiu durant dos mesos.

Ignorar la Secció Operativa: Alguns propietaris de negocis se centren només en el resultat final (canvi total en efectiu) sense analitzar les fonts. Vol un flux d'efectiu positiu de les operacions, no només de la contractació de més deute.

Oblidar les Transaccions No Monetàries: La depreciació no utilitza efectiu, però redueix el seu ingrés net. Asseguri-se d'afegir-la de nou quan utilitzi el mètode indirecte.

No Planificar les Variacions Estacionals: Moltes empreses tenen patrons de flux d'efectiu estacionals. Planifiqui els mesos de vaques magres durant els mesos abundants.

Confondre el Principal i els Interessos: Els pagaments d'interessos són activitats d'explotació; els pagaments del principal dels préstecs són activitats de finançament. Mantingui-los separats.

Descarregui la seva Plantilla Gratuïta d'Estat de Flux d'Efectiu

Per ajudar-lo a començar a fer un seguiment del flux d'efectiu del seu negoci, hem creat una plantilla d'Excel gratuïta i fàcil d'utilitzar que inclou:

• Seccions preformatades per a activitats d'explotació, inversió i finançament
• Càlculs automàtics
• Vistes tant mensuals com anuals
• Elements de línia personalitzables per al seu negoci específic
• Format professional per a presentacions a prestadors o inversors

La plantilla utilitza el mètode indirecte, que funciona bé per a la majoria de les petites empreses. Simplement introdueixi les seves dades financeres i la plantilla calcularà automàticament els seus fluxos d'efectiu.

Prendre Acció: Els seus Pròxims Passos

Entendre i supervisar el flux d'efectiu no es tracta només de supervivència, sinó de prendre decisions informades que impulsin el creixement. A continuació, es mostra com posar aquest coneixement en pràctica:

1. Comenci a fer el seguiment ara: No esperi fins al mes que ve o el trimestre que ve. Descarregui la plantilla i creï el seu primer estat de flux d'efectiu aquesta setmana.

2. Estableixi un calendari de revisió: Bloquegi temps al seu calendari per revisar el flux d'efectiu almenys mensualment.

3. Construeixi un coixí d'efectiu: Intenti mantenir entre 3 i 6 mesos de despeses d'explotació en reserves d'efectiu.

4. Endureixi els cobraments: Si els comptes per cobrar estan consumint efectiu, implementi condicions de pagament més estrictes o procediments de seguiment.

5. Gestioni l'inventari amb prudència: L'excés d'inventari lliga efectiu. Utilitzi la comanda just-in-time sempre que sigui possible.

6. Negocii les condicions de pagament: Pot ampliar els comptes per pagar sense danyar les relacions amb els proveïdors? Pot incentivar els clients a pagar més ràpid?

El Resultat Final

La gestió del flux d'efectiu no és glamurosa, però és essencial. El seu estat de flux d'efectiu és una de les eines més poderoses que té per entendre la salut financera del seu negoci i prendre decisions intel·ligents. En fer un seguiment d'on provenen els seus diners i on van, pot evitar les crisis d'efectiu, planificar el creixement i construir un negoci més resilient.

Recordi: els ingressos són vanitat, el benefici és seny, però l'efectiu és el rei. Comenci a fer el seguiment del seu avui mateix.

---

Té preguntes sobre la creació o interpretació del seu estat de flux d'efectiu? Deixi un comentari a continuació i l'ajudarem a trobar respostes.