Tres estats importants posen en marxa nous programes de baixa familiar i mèdica retribuïda (PFML) el 2026, generant una onada d'obligacions de compliment per als empresaris. Si la vostra empresa opera a través de línies estatals o fins i tot dins d'un sol estat afectat, aquests programes reconfiguraran els vostres sistemes de nòmines, polítiques de baixa i processos de RRHH. A continuació us expliquem què necessiten saber els empresaris per navegar per aquests canvis sense errors costosos.
L'onada PFML del 2026: Quins estats entren en vigor?
Delaware comença l'1 de gener de 2026, amb el Programa d'Assegurança de Baixa Familiar i Mèdica que passa de la planificació a les prestacions actives. Els empleats han estat contribuint al programa des de 2025 i ara poden començar a utilitzar-lo.
Minnesota llança el seu programa de Baixa Familiar i Mèdica Retribuïda l'1 de gener de 2026, oferint una substitució parcial del salari als empleats elegibles. Aquest programa gestionat per l'estat es finança mitjançant deduccions de nòmina dividides entre les contribucions de l'empresari i l'empleat.
Maine es posa en marxa l'1 de maig de 2026, oferint fins a 12 setmanes de baixa retribuïda als empleats elegibles del sector privat. A diferència de les dates d'inici de l'1 de gener de Delaware i Minnesota, la implementació posterior de Maine dona als empresaris una mica més de temps per preparar-se, però la planificació ha de començar immediatament.
L'estat de Washington, que ja té un programa de baixa retribuïda, amplia els requisits de protecció de la feina a partir de l'1 de gener de 2026 per als empresaris amb 25 o més empleats.
Per als empresaris que operen en diversos estats, el 2026 és un any de compliment crític. Cada programa té normes, taxes de contribució, llindars d'elegibilitat i obligacions patronals diferents.
Programa d'Assegurança de Baixa Familiar i Mèdica de Delaware
Cobertura i prestacions
El programa de Delaware ofereix fins a 12 setmanes de baixa en un període de 24 mesos per part, adopció, afeccions greus de salut familiar o necessitats mèdiques de l'empleat. El programa s'aplica als empleats del sector privat que treballen per a empresaris coberts.
Requisits clau d'elegibilitat:
- Els empleats han d'haver treballat per al seu empresari durant almenys 12 mesos
- Els empleats han d'haver treballat almenys 1.250 hores en els darrers 12 mesos
- L'empresari ha de tenir almenys un empleat cobert
Estructura de contribució patronal
El programa utilitza un model de finançament dividit:
- Les contribucions dels empleats es van retenir a partir de 2025
- Les contribucions patronals ara vencen a mesura que les prestacions comencen el 2026
- Les taxes de contribució les determina anualment l'estat
- Els empresaris han de remetre les contribucions a través dels sistemes de nòmines
Requisit de compliment crític
Delaware ara prohibeix als empresaris exigir que els empleats esgotin el temps de lliure retribuït acumulat (PTO), les vacances o la baixa per malaltia abans d'utilitzar les prestacions PFML. Aquest és un canvi significatiu respecte a les polítiques de baixa tradicionals. Si el vostre manual de l'empleat requereix actualment l'esgotament del PTO, l'heu de revisar immediatament.
Punt d'acció: Auditeu les vostres polítiques de baixa i els manuals de l'empleat. Elimineu qualsevol redactat que exigeixi als empleats utilitzar o esgotar el PTO proporcionat per l'empresari abans d'accedir a les prestacions PFML.
Programa de Baixa Familiar i Mèdica Retribuïda de Minnesota
Cobertura i prestacions
El programa de Minnesota ofereix substitució parcial del salari durant 12 a 20 setmanes de baixa en un període de 52 setmanes per a:
- Necessitats mèdiques (malaltia de l'empleat o d'un familiar)
- Vinculació amb un fill nou (inclosa l'adopció)
- Necessitats de cura familiar
- Exigència militar o baixa per cuidador militar
La prestació substitueix una part del salari, no el 100% dels ingressos. Això significa que els empleats rebran ingressos complementaris mentre estiguin de baixa, però no una substitució completa del salari.
Taxes de contribució i impacte en la nòmina
La taxa de contribució es fixa en el 0,88% dels salaris, dividida entre les contribucions de l'empresari i l'empleat:
- Part de l'empleat: ~0,40% dels salaris
- Part de l'empresari: ~0,48% dels salaris
Per a un empleat que guanya 50.000 dòlars anuals, la contribució patronal per si sola és d'aproximadament 240 dòlars per any. Per a una empresa amb 50 empleats, això suposa uns 12.000 dòlars anuals en contribucions PFML.
Actualitzacions del sistema de nòmines necessàries: El vostre programari de nòmines s'ha de configurar per:
- Calcular la contribució patronal sobre els salaris coberts
- Retenir la part de l'empleat cada període de pagament
- Remetre les contribucions al Departament d'Ocupació i Desenvolupament Econòmic de Minnesota segons el calendari requerit
Obligacions de notificació de l'empresari
Minnesota exigeix que els empresaris proporcionin als empleats:
- Un avís escrit clar sobre l'elegibilitat i les prestacions del programa
- Instruccions per presentar una sol·licitud de PFML
- Requisits de publicació en un lloc de treball accessible (físic o digital)
- Avís dels drets de protecció de la feina durant la baixa PFML
Aquests avisos s'han de proporcionar en diversos idiomes si el vostre lloc de treball té empleats amb coneixements limitats d'anglès.
Programa de Baixa Familiar i Mèdica Retribuïda de Maine
Cobertura i prestacions
El programa de Maine comença l'1 de maig de 2026, oferint fins a 12 setmanes de baixa retribuïda per a:
- Baixa familiar (part, adopció, acolliment)
- Baixa mèdica (afecció greu de salut de l'empleat o d'un familiar)
- Baixa per exigència militar
- Baixa per a membres del servei
- Baixa per garantir la seguretat després d'abús o violència
Qui ha de complir?
El programa de Maine s'aplica a tots els empresaris privats, independentment de la seva mida. Tanmateix, hi ha una distinció important:
- Empresaris amb 15 o més empleats coberts: Han de pagar tant la part de l'empresari com la de l'empleat de la prima
- Empresaris amb menys de 15 empleats coberts: Els empleats paguen la prima completa; els empresaris estan exempts del requisit de contribució patronal (però la resta de normes de compliment encara s'apliquen)
Això és una bona notícia per als empresaris molt petits, però no elimina del tot les obligacions de compliment.
Requisits d'avís i publicació
A partir de l'1 de maig de 2026, els empresaris de Maine han de:
- Mostrar l'avís de baixa retribuïda en llocs de treball visibles i destacats (o proporcionar un avís digital)
- Proporcionar informació escrita als empleats sobre el programa, l'elegibilitat, les prestacions i el procés de sol·licitud
- Notificar als empleats els drets de protecció de la feina
Aquests avisos han d'estar en anglès i en qualsevol altre idioma parlat per una part important de la vostra plantilla.
Configuració de la nòmina
Fins i tot si la vostra empresa està exempta de la contribució patronal, heu de:
- Retenir la part de l'empleat de la prima dels xecs de pagament
- Remetre les quantitats retingudes dels empleats a l'estat segons el calendari requerit
- Fer un seguiment de l'ús de PFML per part dels empleats per fer complir els límits de baixa
- Assegurar-vos que no es pugui exigir als empleats que esgotin el PTO abans d'utilitzar PFML
Reptes per a empresaris multiestatals
Si la vostra empresa té empleats en diversos estats, ara esteu gestionant normes diferents:
| Estat | Data d'inici | Durada de la prestació | Contribució patronal | Llindar de mida de l'empresari |
|---|---|---|---|---|
| Delaware | 1 de gener de 2026 | 12 setmanes/24 mesos | Requerida | Qualsevol mida |
| Minnesota | 1 de gener de 2026 | 12-20 setmanes/52 setmanes | ~0,48% dels salaris | Qualsevol mida |
| Maine | 1 de maig de 2026 | 12 setmanes | Requerida per a 15+ empleats | 15 empleats |
Diferències clau a gestionar
- Durades de les prestacions: El màxim de 20 setmanes de Minnesota és més llarg que el màxim de 12 setmanes de Delaware o Maine
- Períodes de càlcul: Minnesota utilitza un període de 52 setmanes; Delaware utilitza un període de 24 mesos; Maine utilitza un període d'any natural
- Llindars d'elegibilitat: Delaware requereix 1.250 hores treballades; Maine i Minnesota tenen requisits diferents
- Temps de contribució: Els tres estats requereixen calendaris de remissió diferents
Aquestes variacions signifiquen que probablement no podeu utilitzar una política PFML única per a tots els estats. Cada grup d'empleats específic de l'estat necessita una orientació adaptada.
Actualitzacions necessàries del sistema de nòmines i dels processos de RRHH
Accions immediates (abans de l'1 de gener de 2026 per a Delaware i Minnesota)
-
Auditeu el programari de nòmines actual: Verifiqueu que la vostra plataforma admet les contribucions, retencions i informes PFML de 2026 per a cada estat aplicable. La majoria de proveïdors de nòmines moderns han publicat actualitzacions per a 2026, però els sistemes més antics poden no fer-ho.
-
Actualitzeu els manuals de l'empleat i les polítiques de baixa:
- Elimineu els requisits d'esgotament de PTO on estiguin prohibits
- Afegiu informació clara sobre l'elegibilitat i les prestacions PFML
- Incloeu l'avís dels drets de protecció de la feina
- Especifiqueu el procés de sol·licitud i la documentació requerida
-
Reviseu els avisos i cartells PFML: Baixeu els avisos específics de l'estat i publiqueu-los a tots els llocs de treball on els empleats els puguin veure.
-
Formeu els gestors i el personal de RRHH:
- Com tramitar les sol·licituds de PFML
- Com mantenir la protecció de la feina per als empleats de baixa
- Com calcular les prestacions i fer un seguiment de l'ús de la baixa
- Com documentar les sol·licituds PFML
Abans de l'1 de maig de 2026 (per a la implementació a Maine)
Si teniu empleats a Maine, completeu els quatre passos anteriors amb un calendari específic per a Maine, tenint en compte la data d'implementació posterior.
Errors habituals dels empresaris (i com evitar-los)
Error 1: Exigir l'esgotament del PTO
Molts empresaris tenen polítiques que exigeixen que els empleats utilitzin les vacances o la baixa per malaltia acumulades abans d'utilitzar la baixa familiar retribuïda. Delaware ho prohibeix explícitament. Les normes de Maine i Minnesota estan evolucionant, però la tendència a tots els estats és permetre que PFML i PTO coexisteixin de manera independent.
Solució: Separeu PFML de les vostres polítiques de PTO existents. PFML és una prestació obligada per l'estat i finançada per l'empleat. PTO continua sent una prestació proporcionada per l'empresari. Han de funcionar en paral·lel.
Error 2: Calcular malament les bases de contribució
Les bases de contribució varien segons l'estat. La taxa del 0,88% de Minnesota s'aplica als salaris totals guanyats, mentre que alguns estats utilitzen definicions diferents de "salaris coberts" (per exemple, excloent determinades bonificacions o comissions).
Solució: Treballeu amb el vostre proveïdor de nòmines per assegurar-vos que s'utilitzi la base salarial correcta per a cada estat. Feu una prova de nòmina al vostre sistema abans de l'1 de gener de 2026 per verificar que els càlculs de contribució són precisos.
Error 3: Incomplir els terminis de presentació d'informes estatals
Cada estat té calendaris de remissió de contribucions diferents. Incomplir un termini pot comportar sancions, interessos i un escrutini més gran.
Solució: Creeu un calendari PFML 2026 amb tots els terminis per a cada estat:
- Dates de remissió de contribucions
- Terminis de presentació d'informes trimestrals/anuals
- Dates de renovació de la publicació d'avisos
- Requisits d'informes d'ús de la baixa
Error 4: No actualitzar els extractes de prestacions
Si proporcioneu als empleats extractes de prestacions anuals (ja sigui obligatòriament o voluntàriament), heu d'incloure informació PFML. Molts empleats no s'adonen que estan coberts per aquests programes fins que els necessiten.
Solució: Actualitzeu els extractes de prestacions i les comunicacions per destacar la nova cobertura PFML i explicar com presentar una sol·licitud.
Impacte comptable i financer
Des d'una perspectiva de comptabilitat empresarial, les contribucions PFML són:
- Despeses de nòmina (la part de contribució patronal)
- Deducibles fiscalment (ja que són impostos sobre l'ocupació obligatoris)
- Seguides en meritacions de nòmina (per assegurar-vos que heu reservat fons per a les obligacions de nòmina)
Si utilitzeu Beancount o la comptabilitat en text pla per als vostres llibres, voldreu:
-
Crear comptes separats per a les contribucions PFML de cada estat:
Expenses:Payroll:PFML:Delaware Expenses:Payroll:PFML:Minnesota Expenses:Payroll:PFML:Maine -
Fer un seguiment de les retencions dels empleats per separat de les contribucions patronals:
Liabilities:Payroll:PFML:Employee-Withholding:Delaware Liabilities:Payroll:PFML:Employer-Contribution:Minnesota -
Registrar les transaccions de remissió quan envieu les contribucions a cada estat.
Aquesta separació us dona visibilitat dels costos PFML per estat i facilita les auditories de compliment fiscal.
Calendari d'implementació per a 2026
Ara fins al desembre de 2025
- Actualitzeu el programari de nòmines i proveu els càlculs PFML
- Reviseu els manuals de l'empleat i les polítiques de baixa
- Formeu els equips de RRHH i direcció
- Publiqueu els avisos requerits (Delaware i Minnesota)
1 de gener de 2026
- Comenceu a retenir i remetre contribucions per a Delaware i Minnesota
- Activeu el processament de sol·licituds PFML als sistemes de RRHH
1 de maig de 2026
- Publiqueu els avisos de Maine i feu actualitzacions de polítiques
- Comenceu a retenir i remetre les contribucions PFML de Maine
Juny de 2026 en endavant
- Superviseu el compliment amb els tres programes
- Ajusteu els processos en funció de les sol·licituds dels empleats i la guia estatal
- Prepareu-vos per als ajustos de taxes i renovacions de 2027
Informació de contacte per estats
Per obtenir orientació oficial i formularis:
Delaware: Departament de Treball de Delaware
- Programa PFML: https://labor.delaware.gov/
- Recursos i formularis per a empresaris per contribuir i gestionar sol·licituds
Minnesota: Departament d'Ocupació i Desenvolupament Econòmic de Minnesota (DEED)
- Baixa Familiar i Mèdica Retribuïda: https://paidleave.state.mn.us/
- Recursos de registre, contribució i informes per a empresaris
Maine: Departament de Treball de Maine
- Baixa Familiar i Mèdica Retribuïda: https://www.maine.gov/labor/pfml
- Avisos, requisits de publicació i guies de compliment per a empresaris
Simplifiqueu la vostra gestió financera
A mesura que navegueu pels requisits PFML a diversos estats, mantenir registres financers clars esdevé crític. Una comptabilitat adequada garanteix que feu un seguiment precís de les obligacions fiscals, que les vostres meritacions de despeses PFML són correctes i que podeu demostrar el compliment en cas d'auditoria.
Beancount.io ofereix una comptabilitat en text pla que facilita:
- Fer un seguiment de les contribucions i retencions PFML per estat
- Mantenir registres de nòmina amb control de versions
- Generar informes per al compliment fiscal
- Auditar els vostres processos de nòmina de manera transparent
La comptabilitat en text pla us dona un control complet sobre les vostres dades financeres: sense caixes negres, sense dependència de proveïdors. Comenceu de manera gratuïta a Beancount.io i descobriu per què els propietaris de petites empreses i els professionals financers estan canviant a una comptabilitat transparent i auditable.