Com calcular els impostos sobre la nòmina: una guia pas a pas per a propietaris de petites empreses
Si tens ni que sigui un sol empleat, ets responsable de calcular, retenir i ingressar els impostos sobre la nòmina; i fer-ho malament pot desencadenar sancions que comencen en el 2% i pugen fins al 15% de l'import degut. La bona notícia és que el càlcul dels impostos sobre la nòmina és senzill un cop entens les peces. Aquesta guia t'ajudarà a recórrer cada impost sobre la nòmina federal, et mostrarà exactament com calcular-ne cadascun i cobrirà les obligacions a nivell estatal que cal conèixer.
Què són els impostos sobre la nòmina?
"Impost sobre la nòmina" no és un sol impost. És un terme genèric per a tots els impostos vinculats als salaris dels empleats. Alguns es divideixen entre tu i els teus empleats, d'altres els pagues íntegrament pel teu compte, i d'altres simplement els retens dels xecs de pagament i els envies al govern.
Aquí teniu el desglossament:
Impostos que comparteixes amb els empleats:
- Impost de la Seguretat Social
- Impost de Medicare
Impostos que pagues com a ocupador:
- Impost Federal d'Atur (FUTA)
- Impost Estatal d'Atur (SUTA)
Impostos que retens dels empleats:
- Impost sobre la renda federal
- Impost sobre la renda estatal i local (on s'apliqui)
Calculem cadascun d'ells.
Impostos FICA: Seguretat Social i Medicare
FICA (Llei de Contribucions a l'Assegurança Federal) és l'impost sobre la nòmina més important per a la majoria de les empreses. Finança la Seguretat Social i Medicare, i es divideix a parts iguals entre ocupador i empleat.
Taxes FICA 2026
| Impost | Taxa de l'empleat | Taxa de l'ocupador | Combinat |
|---|---|---|---|
| Seguretat Social | 6,2% | 6,2% | 12,4% |
| Medicare | 1,45% | 1,45% | 2,9% |
| Total FICA | 7,65% | 7,65% | 15,3% |
Base salarial de la Seguretat Social
L'impost de la Seguretat Social només s'aplica als primers **184.500 del 2025). Un cop un empleat guanya més d'aquesta quantitat, tots dos deixeu de pagar l'impost de la Seguretat Social per l'excedent.
L'impost màxim de la Seguretat Social per empleat el 2026 és d'**11.439 ) per a cada part: empleat i ocupador.
Medicare no té límit salarial. Cada dòlar de salari està subjecte a l'impost de Medicare de l'1,45%.
Impost de Medicare addicional
Els empleats que guanyen més de **200.000 .
Exemple de càlcul de FICA
Suposem que el teu empleat guanya 5.000 $ en sou brut per un període de pagament quinzenal:
Part de l'empleat:
- Seguretat Social: 5.000
- Medicare: 5.000
- Total retingut: 382,50 $
La teva part (ocupador):
- Seguretat Social: 5.000
- Medicare: 5.000
- Total FICA de l'ocupador: 382,50 $
Cost FICA combinat per a aquest període de pagament: 765 $
Impost Federal d'Atur (FUTA)
El FUTA finança el sistema federal d'assegurança d'atur. A diferència del FICA, aquest és un impost pagat íntegrament per l'ocupador; mai retens el FUTA dels xecs de pagament dels empleats.
Taxes i base salarial de FUTA
- Taxa bruta: 6,0%
- Base salarial: Primers 7.000 $ del salari de cada empleat per any
- Taxa efectiva: La majoria dels ocupadors paguen només el 0,6% perquè rebeu un crèdit del 5,4% si els vostres impostos estatals d'atur es paguen íntegrament i a temps.
Exemple de càlcul de FUTA
Per a un empleat que guanya 50.000 $ a l'any:
- Salaris imposables: 7.000 )
- Impost FUTA: 7.000 per any**
Això és tot. Un cop l'empleat ha guanyat 7.000 $ durant l'any, la teva obligació de FUTA per a aquest empleat s'ha acabat.
FUTA màxim per empleat: 42 $ per any (a la taxa efectiva del 0,6%)
Impost Estatal d'Atur (SUTA)
Cada estat gestiona el seu propi programa d'assegurança d'atur, i les taxes varien dràsticament.
Què cal saber
- Les taxes oscil·len des de menys del 0,5% fins a més del 10%, depenent del vostre estat, sector i historial de reclamacions.
- Les bases salarials oscil·len des dels 7.000 undefined, depenent de l'estat.
- Les taxes per a nous ocupadors solen fixar-se en una taxa estàndard durant els primers anys, i després s'ajusten segons la vostra experiència (quants antics empleats presenten reclamacions d'atur).
- La majoria dels estats fan que aquest sigui un impost només per a l'ocupador. No obstant això, Alaska, Nova Jersey i Pennsilvània també requereixen contribucions dels empleats.
Com es determina la vostra taxa
Els estats utilitzen un sistema de "qualificació per experiència". Si la vostra empresa té una baixa rotació i poques reclamacions d'atur, obtindreu una taxa més baixa amb el pas del temps. Una rotació alta i reclamacions freqüents fan pujar la vostra taxa. Aquesta és una raó financera (entre moltes altres) per invertir en la retenció dels empleats.
Consulteu el lloc web del departament de treball del vostre estat per conèixer la vostra taxa específica i la base salarial.
Retenció de l'impost sobre la renda federal
Tu no "pagues" l'impost sobre la renda federal pels teus empleats, sinó que el retens dels seus xecs de pagament i l'envies a l'IRS. Però calcular l'import correcte és responsabilitat teva.
Què necessites
- Formulari W-4 de l'empleat — Això t'indica el seu estat de declaració, dependents i qualsevol retenció addicional que demani.
- Publicació 15-T de l'IRS — Conté les taules de retenció i els mètodes de càlcul.
- Salari brut de l'empleat per al període de pagament.
Dos mètodes de càlcul
Mètode dels trams salarials: Consulteu l'import de la retenció a les taules de l'IRS segons l'estat civil per a la declaració, la freqüència de pagament i l'import del sou. Aquest és el mètode més senzill per a la majoria de les petites empreses.
Mètode del percentatge: Utilitzeu una fórmula per calcular la retenció. És més flexible i funciona per a qualsevol import salarial, però requereix més passos.
Tots dos mètodes produeixen resultats similars. La majoria dels programaris de nòmines utilitzen el mètode del percentatge internament.
Exemple ràpid (Mètode dels trams salarials)
Un empleat solter, que no declara persones a càrrec i guanya 4.000 i 500 $ per l'impost sobre la renda federal (l'import exacte depèn de les seleccions específiques del seu formulari W-4). Consulteu les taules de la Publicació 15-T actual de l'IRS per obtenir xifres precises.
Impostos sobre la renda estatals i locals
Si opereu en un estat amb impost sobre la renda, també haureu de retenir l'impost sobre la renda estatal de les nòmines dels empleats. Algunes ciutats i comtats afegeixen impostos sobre la renda locals a més d'aquests.
Estats sense impost sobre la renda (a partir de 2026): Alaska, Florida, Nevada, Nou Hampshire, Dakota del Sud, Tennessee, Texas, Washington i Wyoming.
Per a tota la resta d'estats, haureu de registrar-vos a l'autoritat tributària estatal i seguir les seves taules de retenció, que funcionen de manera similar al sistema federal.
En resum: Cost total dels impostos sobre nòmines
Calculem el panorama complet dels impostos sobre nòmines per a una petita empresa amb un empleat que guanya 60.000 /mes):
Cost anual de l'ocupador
| Impost | Càlcul | Import anual |
|---|---|---|
| Seguretat Social (ocupador) | 60.000 $ × 6,2% | 3.720 $ |
| Medicare (ocupador) | 60.000 $ × 1,45% | 870 $ |
| FUTA | 7.000 $ × 0,6% | 42 $ |
| SUTA (exemple: 2,7% sobre base de 10.000 $) | 10.000 $ × 2,7% | 270 $ |
| Total impostos nòmina ocupador | 4.902 $ |
Això representa aproximadament un 8,2% addicional sobre el salari que ja esteu pagant. Per cada empleat de 60.000 $, pressuposteu uns 4.900 $ només en impostos sobre nòmines a càrrec de l'empresa.
Retencions anuals de l'empleat
| Impost | Càlcul | Import anual |
|---|---|---|
| Seguretat Social (empleat) | 60.000 $ × 6,2% | 3.720 $ |
| Medicare (empleat) | 60.000 $ × 1,45% | 870 $ |
| Impost renda federal (estimat) | Varia segons W-4 | ~5.500 $ |
| Impost renda estatal (variable) | Depèn de l'estat | ~2.400 $ |
| Total retingut a l'empleat | ~12.490 $ |
Quan cal ingressar els impostos sobre nòmines
L'incompliment dels terminis d'ingrés genera sancions automàtiques, per la qual cosa això és important.
Dipòsits d'impostos federals (FICA + Impost sobre la renda federal)
L'IRS us assigna un calendari de dipòsit basat en la vostra responsabilitat fiscal total durant un "període de referència" (els quatre trimestres que acaben el 30 de juny de l'any anterior):
- Dipositant mensual (≤50.000 $ en el període de referència): Dipòsit abans del dia 15 del mes següent
- Dipositant semisetmanal (>$50.000): Dipòsit en un termini de 3 dies hàbils després del dia de pagament (pagament dimecres = dipòsit divendres; pagament dijous/divendres = dipòsit el dimecres següent)
- Dipositant l'endemà (100.000 $ o més en un sol dia): Dipòsit abans del següent dia hàbil
Terminis clau de presentació
| Formulari | Què cobreix | Data de venciment |
|---|---|---|
| Formulari 941 | FICA trimestral + impost renda | Últim dia del mes posterior al final del trimestre |
| Formulari 940 | FUTA anual | 31 de gener |
| W-2 | Comprovants salarials de l'empleat | 31 de gener |
| Declaracions estatals | SUTA i retencions estatals | Varia segons l'estat (normalment trimestral) |
Sancions per fer-ho malament
L'IRS no es pren a la lleugera els errors en els impostos sobre nòmines. Això és el que podeu esperar:
- 1-5 dies de retard: 2% de sanció
- 6-15 dies de retard: 5% de sanció
- Més de 15 dies de retard: 10% de sanció
- Després de l'avís de l'IRS, si segueix impagat després de 10 dies: 15% de sanció
- Presentació tardana del Formulari 941: 5% per mes, fins al 25% de l'impost impagat
- Sanció de recuperació del fons fiduciari: L'IRS pot considerar els propietaris de negocis personalment responsables del 100% dels impostos de retenció no pagats
Aquest últim punt és crític. A diferència de la majoria dels deutes comercials, la responsabilitat de l'impost sobre nòmines pot perseguir-vos personalment, fins i tot si la vostra empresa és una LLC o una corporació.
5 errors comuns en els impostos sobre nòmines que cal evitar
1. Classificació errònia dels treballadors
Tractar els empleats com a contractistes independents per evitar els impostos sobre nòmines és un dels errors més comuns i més sancionats. Si l'IRS reclassifica els vostres contractistes com a empleats, deureu impostos endarrerits, sancions i interessos.
2. No respectar els límits de la base salarial
Oblidar-se d'aturar la retenció de la Seguretat Social un cop un empleat arriba a la base salarial de 184.500 $ significa que heu retingut de més. Haureu de reemborsar l'empleat i corregir les vostres declaracions.
3. Utilitzar taules de retenció desactualitzades
Els tipus impositius i les bases salarials canvien anualment. Utilitzar les xifres de l'any passat desajustarà tots els càlculs. Actualitzeu les taules de retenció a l'inici de cada any.
4. Oblidar l'impost addicional de Medicare
Quan un empleat supera els 200.000 $ en salaris acumulats durant l'any, heu de començar a retenir l'impost addicional del 0,9% de Medicare. Si ho ometeu, podríeu ser responsables de l'import que hauríeu d'haver retingut.
5. Ignorar les obligacions estatals
Els impostos federals reben la major part de l'atenció, però l'impost estatal d'atur, la retenció de l'impost sobre la renda estatal i els impostos locals tenen els seus propis tipus, terminis i requisits de presentació. El retard en les obligacions estatals genera un conjunt separat de sancions.
L'impost sobre el treball autònom: un cas especial
Si ets un empresari individual o un autònom, pagues tant la part de l'empresa com la del treballador de la FICA, un 15,3% combinat sobre els teus ingressos nets d'autònom. Això s'anomena impost sobre el treball autònom.
L'avantatge: pots deduir la part equivalent a l'empresa (7,65%) en calcular els teus ingressos bruts ajustats, cosa que redueix el teu impost sobre la renda global.
Càlcul de l'impost sobre el treball autònom
Ingressos nets per treball autònom: 80.000 $
- Multiplica pel 92,35% (ajust de l'IRS): 80.000
- Seguretat Social: 73.880
- Medicare: 73.880
- Impost total sobre el treball autònom: 11.304 $
- Part deduïble (meitat): 5.652 $
Simplifica la gestió dels teus impostos sobre la nòmina
Calcular els impostos sobre la nòmina a mà és possible, però la combinació d'obligacions federals, estatals i locals —cadascuna amb els seus propis tipus, bases salarials i terminis— fa que sigui fàcil equivocar-se. Mantenir uns registres financers nets i organitzats és la base d'un compliment precís dels impostos sobre la nòmina.
Beancount.io t'ofereix comptabilitat en text pla que fa que les teves dades financeres siguin completament transparents i estiguin sota control de versions: sense caixes negres, sense dependència de proveïdors. Quan cada transacció és traçable i auditable, el moment dels impostos sobre la nòmina esdevé molt menys estressant. Comença de franc i pren el control de les finances del teu negoci.
