Cómo calcular los impuestos sobre la nómina: Una guía paso a paso para propietarios de pequeñas empresas
Si tienes aunque sea un solo empleado, eres responsable de calcular, retener y remitir los impuestos sobre la nómina —y equivocarse puede acarrear multas que comienzan en el 2% y llegan hasta el 15% del monto adeudado. La buena noticia es que el cálculo de los impuestos sobre la nómina es sencillo una vez que entiendes las piezas. Esta guía te lleva a través de cada impuesto federal sobre la nómina, te muestra exactamente cómo calcular cada uno y cubre las obligaciones a nivel estatal que necesitas conocer.
¿Qué son los impuestos sobre la nómina?
El "impuesto sobre la nómina" no es un solo impuesto. Es un término general para todos los impuestos vinculados a los salarios de los empleados. Algunos se dividen entre tú y tus empleados, otros los pagas tú por completo y otros simplemente los retienes de los cheques de pago y los envías al gobierno.
Aquí está el desglose:
Impuestos que compartes con los empleados:
- Impuesto del Seguro Social
- Impuesto de Medicare
Impuestos que pagas como empleador:
- Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA)
- Impuesto Estatal para el Desempleo (SUTA)
Impuestos que retienes a los empleados:
- Impuesto federal sobre la renta
- Impuesto sobre la renta estatal y local (donde corresponda)
Calculuemos cada uno.
Impuestos FICA: Seguro Social y Medicare
FICA (Ley de Contribución al Seguro Federal) es el impuesto sobre la nómina más importante para la mayoría de las empresas. Financia el Seguro Social y el Medicare, y se divide en partes iguales entre el empleador y el empleado.
Tasas de FICA para 2026
| Impuesto | Tasa del empleado | Tasa del empleador | Combinado |
|---|---|---|---|
| Seguro Social | 6,2% | 6,2% | 12,4% |
| Medicare | 1,45% | 1,45% | 2,9% |
| Total FICA | 7,65% | 7,65% | 15,3% |
Base salarial del Seguro Social
El impuesto del Seguro Social solo se aplica a los primeros $184.500 de los salarios de cada empleado en 2026 (frente a los $176.100 en 2025). Una vez que un empleado gana más de esa cantidad, ambos dejan de pagar el impuesto del Seguro Social sobre el excedente.
El impuesto máximo del Seguro Social por empleado en 2026 es de $11.439 (6,2% × $184.500) para cada parte —empleado y empleador.
Medicare no tiene límite salarial. Cada dólar de salario está sujeto al impuesto de Medicare del 1,45%.
Impuesto adicional de Medicare
Los empleados que ganan más de $200.000 al año deben un impuesto de Medicare adicional del 0,9% sobre los salarios que superen ese umbral. Esto es solo para el empleado —tú no tienes que igualarlo. Pero eres responsable de retenerlo una vez que los salarios acumulados del empleado en el año superen los $200.000.
Ejemplo de cálculo de FICA
Supongamos que tu empleado gana $5.000 en salario bruto por un período de pago quincenal:
Parte del empleado:
- Seguro Social: $5.000 × 6,2% = $310
- Medicare: $5.000 × 1,45% = $72,50
- Total retenido: $382,50
Tu parte (empleador):
- Seguro Social: $5.000 × 6,2% = $310
- Medicare: $5.000 × 1,45% = $72,50
- Total FICA del empleador: $382,50
Costo total de FICA para este período de pago: $765
Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA)
El FUTA financia el sistema federal de seguro de desempleo. A diferencia del FICA, este es un impuesto pagado íntegramente por el empleador —nunca retienes FUTA de los cheques de pago de los empleados.
Tasas de FUTA y base salarial
- Tasa bruta: 6,0%
- Base salarial: Primeros $7.000 de los salarios de cada empleado por año
- Tasa efectiva: La mayoría de los empleadores pagan solo el 0,6% porque recibes un crédito del 5,4% si tus impuestos estatales por desempleo se pagan en su totalidad y a tiempo.
Ejemplo de cálculo de FUTA
Para un empleado que gana $50.000 al año:
- Salarios imponibles: $7.000 (solo cuentan los primeros $7.000)
- Impuesto FUTA: $7.000 × 0,6% = $42 al año
Eso es todo. Una vez que el empleado ha ganado $7.000 durante el año, tu obligación de FUTA para ese empleado ha terminado.
Máximo de FUTA por empleado: $42 al año (a la tasa efectiva del 0,6%)
Impuesto Estatal para el Desempleo (SUTA)
Cada estado administra su propio programa de seguro de desempleo y las tasas varían drásticamente.
Lo que necesitas saber
- Las tasas oscilan desde menos del 0,5% hasta más del 10%, dependiendo de tu estado, industria e historial de reclamos.
- Las bases salariales oscilan desde $7.000 (igualando el mínimo federal) hasta más de $68.500, dependiendo del estado.
- Las tasas para nuevos empleadores suelen fijarse en una tasa estándar durante los primeros años y luego se ajustan en función de tu experiencia (cuántos ex empleados presentan solicitudes de desempleo).
- La mayoría de los estados hacen de este un impuesto exclusivo del empleador. Sin embargo, Alaska, Nueva Jersey y Pensilvania también requieren contribuciones de los empleados.
Cómo se determina tu tasa
Los estados utilizan un sistema de "calificación por experiencia". Si tu empresa tiene una baja rotación y pocos reclamos de desempleo, obtendrás una tasa más baja con el tiempo. La alta rotación y los reclamos frecuentes elevan tu tasa. Esta es una razón financiera (entre muchas otras) para invertir en la retención de empleados.
Consulta el sitio web del departamento de trabajo o fuerza laboral de tu estado para conocer tu tasa específica y base salarial.
Retención del impuesto federal sobre la renta
Tú no "pagas" el impuesto federal sobre la renta por tus empleados —lo retienes de sus cheques de pago y lo envías al IRS. Pero calcular la cantidad correcta es tu responsabilidad.
Qué necesitas
- Formulario W-4 del empleado — Esto te indica su estado civil para la declaración, dependientes y cualquier retención adicional que soliciten.
- Publicación 15-T del IRS — Contiene las tablas de impuestos y los métodos de cálculo.
- Salario bruto del empleado para el período de pago.
Dos métodos de cálculo
Método de tramos salariales: Busque el monto de la retención en las tablas del IRS según el estado civil para efectos de declaración, la frecuencia de pago y el monto del salario. Este es el enfoque más sencillo para la mayoría de las pequeñas empresas.
Método de porcentaje: Utilice una fórmula para calcular la retención. Este es más flexible y funciona para cualquier monto salarial, pero requiere más pasos.
Ambos métodos producen resultados similares. La mayoría de los softwares de nómina utilizan el método de porcentaje internamente.
Ejemplo rápido (Método de tramos salariales)
Un empleado que es soltero, no declara dependientes y gana $4,000 quincenales tendría una retención aproximada de $400-$500 para el impuesto federal sobre la renta (el monto exacto depende de sus selecciones específicas en el formulario W-4). Consulte las tablas actuales de la Publicación 15-T del IRS para obtener cifras precisas.
Impuestos sobre la renta estatales y locales
Si opera en un estado con impuesto sobre la renta, también deberá retener el impuesto estatal sobre la renta de los cheques de pago de los empleados. Algunas ciudades y condados añaden impuestos locales sobre la renta además de eso.
Estados sin impuesto sobre la renta (a partir de 2026): Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming.
Para todos los demás estados, deberá registrarse ante la autoridad fiscal estatal y seguir sus tablas de retención, que funcionan de manera similar al sistema federal.
Resumen: Costo total de los impuestos sobre la nómina
Calculemos el panorama completo de los impuestos sobre la nómina para una pequeña empresa con un empleado que gana $60,000 al año ($5,000 al mes):
Costo anual del empleador
| Impuesto | Cálculo | Monto anual |
|---|---|---|
| Seguro Social (empleador) | $60,000 × 6.2% | $3,720 |
| Medicare (empleador) | $60,000 × 1.45% | $870 |
| FUTA | $7,000 × 0.6% | $42 |
| SUTA (ejemplo: 2.7% sobre base salarial de $10,000) | $10,000 × 2.7% | $270 |
| Total de impuestos sobre la nómina del empleador | $4,902 |
Eso representa aproximadamente un 8.2% adicional al salario que ya está pagando. Por cada empleado de $60,000, presupueste unos $4,900 solo en impuestos sobre la nómina por parte del empleador.
Retenciones anuales del empleado
| Impuesto | Cálculo | Monto anual |
|---|---|---|
| Seguro Social (empleado) | $60,000 × 6.2% | $3,720 |
| Medicare (empleado) | $60,000 × 1.45% | $870 |
| Impuesto federal sobre la renta (estimado) | Varía según el W-4 | ~$5,500 |
| Impuesto estatal sobre la renta (varía) | Depende del estado | ~$2,400 |
| Total retenido al empleado | ~$12,490 |
Cuándo depositar los impuestos sobre la nómina
El incumplimiento de los plazos de depósito genera multas automáticas, por lo que esto es fundamental.
Depósitos de impuestos federales (FICA + Impuesto federal sobre la renta)
El IRS le asigna un calendario de depósitos basado en su responsabilidad tributaria total durante un "período retroactivo" (los cuatro trimestres que terminan el 30 de junio del año anterior):
- Depositante mensual (≤$50,000 en el período retroactivo): Deposite antes del día 15 del mes siguiente.
- Depositante bisemanal (>$50,000): Deposite dentro de los 3 días hábiles posteriores al día de pago (pago el miércoles = depósito antes del viernes; pago el jueves/viernes = depósito antes del miércoles siguiente).
- Depositante al día siguiente ($100,000 o más en un solo día): Deposite el siguiente día hábil.
Plazos clave de presentación
| Formulario | Qué cubre | Fecha de vencimiento |
|---|---|---|
| Formulario 941 | FICA trimestral + impuesto sobre la renta | Último día del mes posterior al cierre del trimestre |
| Formulario 940 | FUTA anual | 31 de enero |
| W-2 | Comprobantes de salarios de empleados | 31 de enero |
| Declaraciones estatales | SUTA y retención estatal | Varía según el estado (normalmente trimestral) |
Penalizaciones por errores
El IRS no se toma a la ligera los errores en los impuestos sobre la nómina. Esto es a lo que se enfrenta:
- 1 a 5 días de retraso: 2% de multa
- 6 a 15 días de retraso: 5% de multa
- Más de 15 días de retraso: 10% de multa
- Después de un aviso del IRS, si sigue sin pagarse tras 10 días: 15% de multa
- Presentación tardía del Formulario 941: 5% mensual, hasta el 25% del impuesto no pagado
- Multa por Recuperación del Fondo de Fideicomiso: El IRS puede considerar a los dueños de negocios personalmente responsables por el 100% de los impuestos de retención no pagados.
Este último punto es crítico. A diferencia de la mayoría de las deudas comerciales, la responsabilidad por impuestos sobre la nómina puede perseguirlo personalmente, incluso si su empresa es una LLC o una corporación.
5 errores comunes en los impuestos sobre la nómina que debe evitar
1. Clasificación errónea de trabajadores
Tratar a los empleados como contratistas independientes para evitar los impuestos sobre la nómina es uno de los errores más comunes y más penalizados. Si el IRS reclasifica a sus contratistas como empleados, deberá impuestos retroactivos, multas e intereses.
2. Omitir los límites de la base salarial
Olvidar detener la retención del Seguro Social después de que un empleado alcanza la base salarial de $184,500 significa que ha retenido de más. Deberá reembolsar al empleado y corregir sus declaraciones.
3. Usar tablas de impuestos desactualizadas
Las tasas impositivas y las bases salariales cambian anualmente. Usar las cifras del año pasado arruinará cada cálculo. Actualice sus tablas de impuestos al inicio de cada año.
4. Olvidar el Impuesto Adicional de Medicare
Una vez que un empleado supera los $200,000 en salarios acumulados en el año, debe comenzar a retener el 0.9% adicional del impuesto de Medicare. Si omite esto, podría ser responsable por el monto que debería haber retenido.
5. Ignorar las obligaciones estatales
Los impuestos federales reciben la mayor atención, pero el impuesto estatal por desempleo, la retención del impuesto estatal sobre la renta y los impuestos locales tienen sus propias tasas, plazos y requisitos de presentación. Retrasarse en las obligaciones estatales genera un conjunto separado de multas.
Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia: Un caso especial
Si eres un propietario único o freelancer, pagas tanto la porción del empleador como la del empleado de FICA, un 15.3% combinado sobre tus ingresos netos por trabajo por cuenta propia. Esto se conoce como impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.
El lado positivo: puedes deducir la porción equivalente al empleador (7.65%) al calcular tu ingreso bruto ajustado, lo que reduce tu impuesto sobre la renta general.
Cálculo del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia
Ingresos netos por trabajo por cuenta propia: $80,000
- Multiplicar por 92.35% (ajuste del IRS): $80,000 × 0.9235 = $73,880
- Seguro Social: $73,880 × 12.4% = $9,161
- Medicare: $73,880 × 2.9% = $2,143
- Total de impuesto sobre el trabajo por cuenta propia: $11,304
- Porción deducible (la mitad): $5,652
Simplifica tu gestión de impuestos sobre la nómina
Calcular los impuestos sobre la nómina a mano es factible, pero la combinación de obligaciones federales, estatales y locales —cada una con sus propias tasas, bases salariales y plazos— hace que sea fácil cometer errores. Mantener registros financieros limpios y organizados es la base del cumplimiento preciso de los impuestos sobre la nómina.
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