La guia completa per al tancament de l'exercici: un procés pas a pas per a petites empreses

Cada any, els propietaris de petites empreses s'enfronten al mateix ritual descoratjador: tancar els llibres. De mitjana, els equips de comptabilitat dediquen uns 25 dies a completar el tancament anual i, per a les empreses sense processos estandarditzats, pot semblar encara més llarg. Tot i això, aquest procés és un dels exercicis financers més importants que la vostra empresa realitzarà cada any.

Tancar els llibres no és només una qüestió d'enllestir detalls pendents. És la base per a una presentació d'impostos precisa, una presa de decisions informada i una planificació estratègica per a l'any que ve. Si us ho salteu o ho feu a corre-cuita, correu el risc de presentar impostos incorrectes, perdre deduccions o prendre decisions empresarials basades en dades errònies.

Aquesta guia us acompanya en tot el procés de tancament financer de l'exercici, des de la conciliació de comptes fins a la generació dels informes que donaran forma als vostres propers dotze mesos.

Què significa realment "tancar els llibres"?

Tancar els llibres significa finalitzar totes les transaccions financeres del vostre exercici fiscal. Cada euro que ha entrat i cada euro que ha sortit es registra, es verifica i es comunica. L'objectiu és produir una imatge clara de la salut financera de la vostra empresa: què heu guanyat, què heu gastat i si heu obtingut beneficis o pèrdues.

Aquest procés també crea una separació neta entre exercicis fiscals. Sense ell, les transaccions de l'any passat podrien barrejar-se amb els registres d'aquest any, distorsionant la vostra imatge financera i creant maldecaps durant la temporada d'impostos.

Pas 1: Conciliar tots els comptes

Comenceu comparant els vostres registres financers interns amb documents externs. Consulteu els vostres extractes bancaris, els de les targetes de crèdit i els dels comptes de préstecs i, a continuació, confronteu-los línia per línia amb el que mostren els vostres llibres.

Busqueu:

• Transaccions que falten que apareixen als extractes però no als vostres registres
• Entrades duplicades on la mateixa transacció s'ha registrat dues vegades
• Imports incorrectes per errors d'introducció de dades o problemes de conversió de moneda
• Xecs pendents de cobrament que es van emetre però mai es van cobrar

Fins i tot si utilitzeu programari de comptabilitat que importa automàticament les transaccions, la conciliació manual detecta errors que l'automatització passa per alt. Una transacció mal classificada o una comissió bancària que hagi passat desapercebuda pot derivar en discrepàncies més grans amb el temps.

Pas 2: Registrar tots els ingressos i despeses pendents

Abans de poder tancar un exercici fiscal, cal recollir totes les transaccions financeres que pertanyen a aquest any.

Pel que fa als ingressos:

• Envieu les factures restants pel treball completat durant l'any
• Registreu tots els pagaments rebuts, inclosos els pagaments parcials
• Documenteu qualsevol pagament anticipat rebut per treballs que es realitzaran l'any vinent

Pel que fa a les despeses:

• Pagueu o registreu totes les factures de proveïdors pendents
• Recolliu qualsevol reemborsament d'empleat que encara estigui pendent
• Registreu les despeses meritades com subministraments, lloguer o interessos en què s'ha incorregut però que encara no s'han facturat

Una regla crítica: mantingueu les despeses personals i les de l'empresa estrictament separades. Barrejar-les crea confusió durant el procés de tancament i pot aixecar sospites si mai us fan una auditoria.

Pas 3: Revisar els comptes a cobrar

Els comptes a cobrar (AR) representen els diners que els vostres clients us deuen. El final de l'any és el moment adequat per analitzar detingudament aquests saldos.

Per a cada factura pendent, pregunteu-vos:

• És probable que el client pagui? Si una factura ha estat pendent durant 90 dies o més sense resposta, potser és hora de comptabilitzar-la com a crèdit incobrable.
• Són correctes els imports? Verifiqueu que cada factura reflecteixi el treball real lliurat o els productes enviats.
• S'ha rebut algun pagament que no s'hagi registrat? Comproveu els vostres dipòsits bancaris amb el vostre llibre major de comptes a cobrar.

Donar de baixa deutes realment incobrables no és només una bona pràctica comptable. La condonació de crèdits incobrables també es pot reclamar com una deducció fiscal, reduint la vostra base imposable.

Pas 4: Revisar els comptes a pagar

Els comptes a pagar (AP) són l'altra cara de la moneda: diners que deveu a venedors, proveïdors, contractistes i prestadors de serveis.

Durant la vostra revisió de final d'any:

• Verifiqueu que s'hagin rebut i registrat totes les factures dels proveïdors
• Confirmeu que s'estan complint els terminis de pagament per evitar recàrrecs per demora o fer malbé les relacions
• Comproveu els passius meritats, incloses les despeses en què heu incorregut però per les quals encara no se us ha facturat
• Identifiqueu qualsevol crèdit de proveïdor o pagament en excés que s'hagi d'aplicar

Uns registres de comptes a pagar precisos garanteixen que les vostres despeses estiguin correctament categoritzades, cosa que afecta directament la vostra capacitat per reclamar deduccions fiscals legítimes.

Pas 5: Realitzar un recompte d'inventari

Si la vostra empresa disposa d'inventari físic, un recompte a finals d'any és essencial. Compareu el recompte físic amb el que mostren els vostres registres. Les discrepàncies podrien indicar pèrdues, robatoris, errors d'introducció de dades o mercaderies danyades que mai es van donar de baixa.

Les xifres d'inventari precises afecten dos estats financers clau:

• Balanç de situació: L'inventari és un actiu, de manera que els recomptes incorrectes distorsionen el valor total dels vostres actius
• Compte de pèrdues i guanys: El cost de les mercaderies venudes (COGS) depèn de dades d'inventari precises, cosa que afecta directament el benefici declarat

Fins i tot les empreses de serveis haurien d'auditar qualsevol subministrament, material o actiu pagat per avançat que figuri als llibres.

Pas 6: Revisar els registres de nòmines

La nòmina és sovint la categoria de despesa més gran per a una petita empresa. Abans de tancar l'any, realitzeu una auditoria completa de nòmines:

• Confirmeu que tots els salaris, bonificacions, comissions i beneficis estiguin registrats correctament
• Verifiqueu que els impostos sobre la nòmina i les retencions s'hagin presentat i pagat a temps
• Prepareu els W-2 per als empleats i els 1099 per als contractistes independents (el termini de presentació de l'IRS per als formularis 1099-NEC és el 31 de gener)
• Reviseu la informació dels empleats, incloses les adreces, les eleccions fiscals i les contribucions a beneficis

Una bona pràctica per al compliment del 1099: sol·liciteu un W-9 a cada nou proveïdor abans d'emetre el seu primer pagament. Aquest senzill pas estalvia temps i estrès significatius al gener.

Pas 7: Revisar i categoritzar totes les transaccions

Reviseu el vostre pla de comptes i verifiqueu que les transaccions estiguin categoritzades correctament. Les categoritzacions errònies habituals inclouen:

• Pagaments del principal de préstecs registrats com a despeses en lloc d'entrades al balanç de situació
• Retirades del propietari registrades com a despeses salarials
• Compres de capital registrades com a despeses d'explotació en lloc d'actius fixos
• Despeses personals barrejades accidentalment amb transaccions comercials

Una categorització adequada és important perquè determina què apareix al vostre compte de pèrdues i guanys enfront del vostre balanç de situació. El reemborsament d'un préstec, per exemple, redueix el vostre passiu al balanç, però només la part dels interessos hauria d'aparèixer com a despesa al vostre compte de resultats.

Pas 8: Generar els informes financers clau

Amb dades netes i conciliades, ara podeu generar els estats financers que expliquen la història completa de l'any.

Compte de resultats (Pèrdues i guanys)

Aquest informe mostra els vostres ingressos totals, les despeses totals i el benefici o pèrdua neta resultant de l'any. Compareu-lo amb els anys anteriors per detectar tendències: estan creixent els ingressos? Hi ha determinades categories de despeses que augmenten? On s'estan ampliant o contraient els vostres marges?

Balanç de situació

Una instantània de la situació financera de la vostra empresa al final de l'any. Enumera tots els actius (el que teniu), els passius (el que deveu) i el patrimoni net (la diferència). El balanç ha d'estar equilibrat: els actius han de ser iguals als passius més el patrimoni net.

Estat de fluxos d'efectiu

Aquest informe fa un seguiment del moviment real d'efectiu dins i fora de la vostra empresa. S'organitza en tres seccions: activitats d'explotació, activitats d'inversió i activitats de finançament. Una empresa pot ser rendible sobre el paper però tenir problemes de flux d'efectiu, per la qual cosa aquest estat sovint revela informació que el compte de resultats per si sol no pot mostrar.

Estat del patrimoni net del propietari

Això mostra els canvis en la inversió del propietari a l'empresa durant l'any, incloses les aportacions, les retirades i els beneficis retinguts.

Pas 9: Tancar els llibres

Un cop tot estigui verificat i els vostres estats financers s'hagin generat, bloquegeu l'any anterior al vostre programari de comptabilitat. La majoria de plataformes com QuickBooks, Xero o FreshBooks us permeten establir una data de tancament que evita edicions accidentals als registres històrics.

Aquest pas és important perquè fins i tot els canvis amb bones intencions a les entrades de l'any anterior poden provocar errors en cadena en els informes que són difícils de rastrejar més endavant.

Pas 10: Planificar els impostos i l'any vinent

Amb les dades financeres de final d'any a la mà, ara disposeu de la informació per prendre decisions fiscals intel·ligents i establir objectius fonamentats.

Consideracions de planificació fiscal:

• Reviseu el vostre ingrés imposable total per estimar la vostra obligació tributària
• Identifiqueu les deduccions que hàgiu pogut passar per alt, com ara l'amortització de l'equip, les despeses d'oficina a casa o les aportacions a plans de jubilació
• Determineu si s'han d'ajustar els pagaments fraccionats estimats per al nou any
• Consulteu un professional fiscal sobre estratègies com el diferiment d'ingressos o l'acceleració de deduccions si tenen sentit per a la vostra situació

Planificació futura:

• Utilitzeu els vostres estats financers per establir objectius d'ingressos realistes i pressupostos de despeses
• Identifiqueu àrees on es puguin reduir els costos o millorar l'eficiència
• Creeu o actualitzeu la vostra previsió de fluxos d'efectiu per a l'any vinent
• Torneu a revisar els vostres objectius empresarials i ajusteu el vostre pla financer en conseqüència

Bones pràctiques per facilitar el procés

Tanqueu els llibres mensualment

La manera més eficaç de simplificar el tancament de l'any és realitzar un mini-tancament cada mes. La conciliació, la categorització i la revisió mensuals fan que el tancament de l'any sigui qüestió de finalitzar dotze mesos que ja estan nets, en lloc de desenredar un any sencer de transaccions alhora.

Comenceu d'hora

No espereu fins al 31 de desembre per començar el procés de tancament de l'any. Comenceu a preparar-vos al novembre revisant els comptes, fent el seguiment de les factures pendents i recopilant documentació.

Mantingueu registres nets durant tot l'any

Detectar i corregir errors contínuament evita les maratons de neteja de dades que fan que el tancament de l'any sigui dolorós. Utilitzeu aplicacions d'escaneig de rebuts, automatitzeu les fonts bancàries i reviseu les transaccions setmanalment.

Documenteu el vostre procés

Creeu una llista de verificació escrita o un procediment operatiu estàndard per al tancament de final d'any. Això garanteix la coherència d'un any a l'altre, facilita la delegació de tasques i redueix la possibilitat d'oblidar passos.

Separa completament les finances personals de les del negoci

Si encara no ho has fet, obre un compte bancari i una targeta de crèdit exclusivament per al negoci. La barreja de finances és la font principal de complicacions durant el tancament de l'exercici per als autònoms i propietaris de petites empreses.

Errors comuns a evitar

• Esperar fins a final d'any per conciliar: Això converteix una tasca mensual gestionable en un calvari anual aclaparador
• Ignorar les petites discrepàncies: Una diferència de 20 € avui pot ser el senyal d'un error sistemàtic que costi milers amb el temps
• Oblidar-se de periodificar les despeses: Si has rebut un servei al desembre però la factura arriba al gener, la despesa correspon al desembre
• No fer còpies de seguretat de les dades: Abans de fer els ajustos de tancament, crea una còpia de seguretat de les teves dades comptables
• Saltar-se el recompte d'inventari: Les xifres d'inventari estimades provoquen un cost de les mercaderies venudes (COGS) imprecís i xifres de beneficis poc fiables

Mantingues els teus registres financers organitzats durant tot l'any

Tancar els llibres no ha de ser una carrera estressant. Amb els sistemes adequats, es converteix en un procés senzill que et proporciona claredat i confiança de cara al nou any. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et dona total transparència i control sobre les teves dades financeres, fent que la conciliació i els informes de final d'any siguin més ràpids i fiables. Comença de franc i elimina la complexitat del tancament dels teus llibres.