Как да създадете организация с нестопанска цел: Пълно финансово ръководство

С близо 2 милиона регистрирани организации с нестопанска цел в Съединените щати, които допринасят с над 1,5 трилиона долара за икономиката, секторът на нестопанските организации е един от най-бързо развиващите се сегменти на американския бизнес. И все пак, на всяка успешна организация с нестопанска цел се падат десетки, които се провалят през първите няколко години — и причина номер едно е лошото финансово управление.

Стартирането на организация с нестопанска цел е нещо повече от страст към дадена кауза. То изисква същата финансова стриктност като всеки бизнес, плюс уникални счетоводни изисквания, задължения за съответствие и стратегии за финансиране, пред които предприемачите в търговския сектор никога не се изправят. Това ръководство ще ви преведе през всяка финансова стъпка от стартирането и поддържането на организация с нестопанска цел.

Разбиране на структурата на организацията с нестопанска цел

Преди да се потопите в документите, е полезно да разберете какво прави една организация с нестопанска цел фундаментално различна от търговското дружество.

Организацията с нестопанска цел работи изключително за благотворителни, образователни, религиозни, научни или литературни цели. Основната разлика не е в това, че нестопанските организации не могат да печелят пари — те абсолютно могат и трябва да генерират приходи. Разликата е в това, че нито един индивидуален собственик или акционер не извлича печалба от приходите на организацията. Всички приходи трябва да бъдат реинвестирани в мисията.

Често срещани видове организации с нестопанска цел

IRS (Службата за вътрешни приходи) признава повече от 30 вида организации, освободени от данъци, но най-често срещаните включват:

• 501(c)(3) — Благотворителни организации, фондации и образователни институции. Даренията се приспадат от данъците за дарителите.
• 501(c)(4) — Организации за социално подпомагане и граждански лиги. Могат да се занимават с повече политическа дейност от 501(c)(3).
• 501(c)(6) — Бизнес лиги, търговски камари и професионални асоциации.
• 501(c)(7) — Социални и развлекателни клубове.

За повечето хора, стартиращи организация с нестопанска цел, целта е статут 501(c)(3), тъй като той отключва даренията с данъчни облекчения — жизнената сила на благотворителното набиране на средства.

Стъпка 1: Поставете правните основи

Регистрирайте своята организация с нестопанска цел

Подайте учредителен акт във вашия щат. Това създава вашето юридическо лице, ограничава личната отговорност на членовете на управителния съвет и подготвя почвата за федерално освобождаване от данъци. Повечето щати изискват:

• Име на организацията (трябва да се различава от съществуващите субекти)
• Изложение на целите (в съответствие с целите за освобождаване на IRS)
• Регистриран агент и адрес на офиса
• Имена на учредителите
• Клауза за прекратяване, насочваща останалите активи към друга организация, освободена от данъци

Таксите за подаване варират според щатите, обикновено от $30 до $250.

Получете EIN

Кандидатствайте за идентификационен номер на работодател (EIN) от IRS, дори ако не планирате да наемате служители. Вашият EIN функционира като социалноосигурителен номер на вашата организация — ще ви е необходим за банкови сметки, данъчни декларации, заявления за грантове и практически за всяка финансова трансакция.

Можете да кандидатствате онлайн на IRS.gov и да получите своя EIN веднага.

Изгответе устав и политики

Вашият устав определя как работи организацията. Като минимум той трябва да обхваща:

• Състав на управителния съвет, мандати и процедури за срещи
• Роли и отговорности на длъжностните лица
• Определяне на фискалната година
• Процедури за изменения

Нуждаете се също и от политика за конфликт на интереси, преди да кандидатствате за статут на освободен от данъци. IRS изисква това, за да гарантира, че членовете на борда, персоналът и дарителите не могат лично да се облагодетелстват от дейността на организацията извън получаването на разумно възнаграждение за услуги.

Стъпка 2: Кандидатствайте за статут на освободен от данъци

Избор на правилната форма

IRS предлага два пътя за кандидатстване за статут 501(c)(3):

Формуляр 1023 — Пълното заявление. То е дълго около 40 страници и подаването му струва $600. Обработката отнема от три до шест месеца. Изисква се за организации, които очакват брутни приходи над $50,000 годишно или с активи над $250,000.

Формуляр 1023-EZ — Опростена версия за по-малки организации. Струва $275 и обикновено се обработва в рамките на три до четири седмици. Достъпно за организации с прогнозирани годишни брутни приходи под $50,000 и общи активи под $250,000.

Критичен график

Трябва да подадете заявлението в рамките на 27 месеца след края на месеца, в който сте се регистрирали. Подаването в този прозорец означава, че вашият статут на освободен от данъци се прилага ретроактивно от датата на регистрация. Пропуснете този краен срок и може да получите освобождаване само от датата на подаване нататък.

Освобождаване от данъци на щатско ниво

Федералното освобождаване от данъци не дава автоматично такова на щатско ниво. Повечето щати изискват отделни заявления за освобождаване от щатски данък върху доходите, данък върху продажбите и данък върху собствеността. Проверете в Департамента по приходите на вашия щат или при Секретаря на щат за конкретните изисквания.

Стъпка 3: Създайте своята финансова инфраструктура

Това е етапът, в който много нестопански организации се препъват. Създаването на правилни финансови системи от първия ден предотвратява главоболия, констатации при одити и нарушения на съответствието на по-късен етап.

Отваряне на специализирана банкова сметка

Никога не смесвайте лични средства със средства на организацията. Отворете бизнес разплащателна сметка на официалното юридическо име на организацията, използвайки вашия EIN. Обмислете и отварянето на спестовна сметка за резервни средства.

Изготвяне на сметкоплан

Сметкопланът организира всяка финансова трансакция, която вашата неправителствена организация записва. За организациите с нестопанска цел това обикновено включва:

• Активи — Парични средства, инвестиции, вземания, имущество
• Пасиви — Задължения към доставчици, заеми, приходи за бъдещи периоди
• Нетни активи — Неограничени, временно ограничени и постоянно ограничени средства
• Приходи — Дарения, грантове, такси по програми, приходи от инвестиции
• Разходи — Програмни разходи, административни разходи, разходи за набиране на средства

Разграничението между неограничени, временно ограничени и постоянно ограничени нетни активи е специфично за счетоводството на организациите с нестопанска цел и е от решаващо значение за спазването на нормативните изисквания.

Внедряване на фондово счетоводство

За разлика от търговските дружества, които следят един краен резултат, организациите с нестопанска цел трябва да следят няколко „фонда“ едновременно. Дарителите често поставят ограничения върху начина, по който могат да се използват техните вноски. Грант от фондация може да финансира само вашата образователна програма. Държавен договор може да покрива само специфични услуги.

Фондовото счетоводство гарантира, че можете да докажете, че всеки ограничен долар е бил похарчен съгласно волята на дарителя. Неправилното проследяване на ограничените средства е едно от най-честите нарушения на изискванията за организациите с нестопанска цел.

Установяване на вътрешен контрол

Дори малките организации с нестопанска цел се нуждаят от основни вътрешни контроли за предотвратяване на измами и грешки:

• Разделение на отговорностите — Лицето, което одобрява разходите, не трябва да бъде същото лице, което подписва чековете.
• Двойни подписи — Изисквайте два подписа за чекове над определен праг (обикновено 1 000 или 5 000 долара).
• Редовна сверка — Правете месечна сверка на банковите извлечения.
• Надзор от управителния съвет — Представяйте финансови отчети на управителния съвет на всяко заседание.
• Съхранение на документи — Съхранявайте финансовите записи в продължение на поне седем години.

Стъпка 4: Създаване на вашия първи бюджет

Бюджетът на неправителствената организация е едновременно инструмент за планиране и документ за управление. Вашият управителен съвет трябва да одобри годишния бюджет и той се превръща в еталон, спрямо който измервате финансовите резултати през годината.

Прогнози за приходите

Бъдете консервативни. Новите организации с нестопанска цел често надценяват приходите от набиране на средства. Базирайте прогнозите си на:

• Гарантирано финансиране — Вече отпуснати грантове, вече поети обещания за дарения
• Вероятно финансиране — Грантове, за които сте кандидатствали, редовни дарители от предишни кампании
• Възможно финансиране — Събития за набиране на средства, привличане на нови дарители, собствени приходи

Планирайте в бюджета само гарантираното и вероятното финансиране. Разглеждайте възможното финансиране като бонус, а не като база.

Категории разходи

Организациите с нестопанска цел трябва да отчитат разходите си в три функционални категории:

1. Програмни разходи — Разходи, пряко свързани с изпълнението на вашата мисия (причината за съществуването на вашата организация)
2. Административни и общи разходи — Административни режийни разходи като наем, комунални услуги, застраховки и счетоводство
3. Разходи за набиране на средства — Разходи за привличане на дарения, грантове и други вноски

Дарителите и организациите, предоставящи грантове, внимателно следят съотношението между програмните разходи и общите разходи. Въпреки че няма универсален стандарт, повечето стабилни организации с нестопанска цел харчат поне 75% от бюджета си за програми.

Създаване на резерв

Стремете се към резерв, покриващ оперативните разходи за три до шест месеца. Този буфер предпазва вашата организация от недостиг на парични потоци между циклите на финансиране, неочаквани разходи или икономически спадове. Изграждането на резерви отнема време — започнете, като отделяте дори 5% от всяко неограничено дарение.

Стъпка 5: Разбиране на текущото съответствие

Статутът на организация, освободена от данъци, не е постоянен. Той изисква непрекъснато съответствие с федералните и щатските изисквания.

Годишни федерални декларации

Всички организации по раздел 501(c)(3) трябва да подават годишна информационна декларация пред IRS:

• Формуляр 990-N (e-Postcard) — За организации с брутни постъпления под 50 000 долара
• Формуляр 990-EZ — За организации с брутни постъпления под 200 000 долара и общи активи под 500 000 долара
• Формуляр 990 — За по-големи организации, надвишаващи праговете на 990-EZ

Неподаването на декларация в продължение на три последователни години води до автоматично отнемане на статута на организация, освободена от данъци.

Финансови отчети

Организациите с нестопанска цел трябва да изготвят четири основни финансови отчета:

1. Отчет за финансовото състояние — Еквивалентът на баланса за организации с нестопанска цел
2. Отчет за дейността — Подобен на отчета за приходите и разходите, показващ приходите и разходите
3. Отчет за паричните потоци — Проследява движението на паричните средства в и извън организацията
4. Отчет за функционалните разходи — Разбивка на разходите по програми, администрация и набиране на средства

Щатски изисквания

Много щати изискват организациите с нестопанска цел да се регистрират за благотворителна дейност, преди да набират средства на тяхна територия. Ако събирате дарения онлайн, може да се наложи да се регистрирате в няколко щата. Щатските изисквания за годишни отчети, финансов одит и отчетност варират значително.

Стъпка 6: Разработване на стратегия за финансиране

Устойчивите неправителствени организации диверсифицират своите приходи. Разчитането на един източник на финансиране — независимо дали е един основен дарител, един държавен грант или една годишна гала вечер — създава опасна уязвимост.

Разнообразни източници на приходи

• Индивидуални дарения — най-големият източник на благотворителни вноски в САЩ, съставляващ приблизително 67% от всички дарения
• Грантове от фондации — конкурентни, но могат да осигурят значително многогодишно финансиране
• Държавни договори и грантове — често най-големият източник на приходи за организации, предоставящи социални услуги
• Собствени приходи — такси за програми, стоки, консултантски услуги или доходи от социално предприемачество
• Корпоративно спонсорство — партньорства с предприятия за взаимна изгода
• Събития — гала вечери, бягания, аукциони и други събития за набиране на средства

Управление на грантове

Грантовете идват с определени условия. Преди да приемете грант, разберете:

• Допустими разходи и бюджетни ограничения
• Изисквания и крайни срокове за отчитане
• Изисквания за съфинансиране (някои грантове изискват да наберете съответстващи средства)
• Процент на непреките разходи (какъв процент от гранта може да покрие административните разходи)

Проследявайте разходите по грантовете щателно. Неспазването на условията на гранта може да доведе до изискване за връщане на средства и да навреди на репутацията на вашата организация пред финансиращите органи.

Чести финансови грешки, които новите организации с нестопанска цел допускат

Ученето от грешките на другите може да спести на вашата организация години борба:

Стартиране без достатъчно начално финансиране. Много организации с нестопанска цел стартират, преди да са осигурили достатъчно капитал за покриване на първоначалните разходи. Планирайте бюджет за поне шест месеца оперативни разходи, преди да започнете дейност.

Пренебрегване на управлението на паричния поток. Организациите с нестопанска цел често работят с грантове на принципа на възстановяване на разходите, което означава, че първо харчите пари, а след това ви ги възстановяват. Без адекватни парични резерви, това разминаване във времето може да създаде сериозни проблеми с ликвидността.

Третиране на целевите средства като общи средства. Изразходването на целеви дарения за неразрешени разходи нарушава доверието на дарителите и правните задължения. Когато парите не достигат, е изкушаващо да се „заеме“ от целевите средства — но това е нарушение на изискванията за съответствие.

Пропускане на одита. Дори когато не е законово задължителен, независимият финансов одит изгражда доверие пред дарители, грантодатели и обществеността. Помислете за планиране на първия си одит в рамките на две до три години след стартирането.

Пестене от финансова експертиза. Инвестирането в квалифицирана поддръжка за водене на счетоводство и отчетност не е загуба на административни разходи — това е защита на мисията. Финансовото лошо управление е прекратило дейността на много повече организации с нестопанска цел, отколкото липсата на страст.

Кога да потърсите професионална помощ

Помислете за ангажиране на професионална финансова подкрепа, когато:

• Годишният ви бюджет надвишава $250,000
• Получавате държавни грантове със сложни изисквания за съответствие
• Имате нужда от независим одит
• В борда ви липсват членове с финансова експертиза
• Разширявате дейността си в нови щати или програми

Опциите включват наемане на щатен счетоводител, аутсорсинг към счетоводна фирма за организации с нестопанска цел или ангажиране на споделен финансов директор (fractional CFO) за стратегическо ръководство без разходите за мениджър на пълно работно време.

Поддържайте мисията си финансирана, а счетоводството си изрядно

Стартирането на организация с нестопанска цел е акт на служба, но поддържането ѝ изисква дисциплинирано финансово управление. От осигуряването на статут 501(c)(3) до изграждането на разнообразни потоци от приходи, всяко финансово решение или засилва, или отслабва способността ви да изпълнявате мисията си.

Организациите, които процъфтяват, не са задължително тези с най-големи бюджети — те са тези с най-ясна финансова картина. Beancount.io предлага plain-text accounting, което дава на организациите с нестопанска цел пълна прозрачност за всеки долар, със записи под контрол на версиите, които правят одитите и отчитането на грантове лесни. Започнете безплатно и изградете финансовата основа на вашата организация върху система, проектирана за яснота и контрол.