Намирате двадесет работници за прибиране на реколтата, карате ги до нивите на производителя и събирате възнаграждението си в края на седмицата. Изглежда като обикновен бизнес за набиране на персонал — докато следовател от Службата за заплати и работно време не поиска да види документ, за който никога не сте чували: вашия федерален Сертификат за регистрация. Съгласно Закона за защита на мигриращите и сезонните земеделски работници (MSPA), набирането, наемането, предоставянето или транспортирането на земеделски работници без този сертификат не е обикновена административна грешка. Това е самостоятелно нарушение и се отнася за всеки екип, който доставяте.
Добрата новина е, че регистрацията е процес, а не мистерия. Това ръководство обяснява кой трябва да се регистрира, какви формуляри да подаде, писмените разкрития, които дължите на всеки работник, и двете разрешения — за жилища и за транспорт — които затрудняват повечето начинаещи доставчици на земеделска работна ръка.
Наистина ли трябва да се регистрирате?
MSPA се прилага за всяко лице или предприятие, което набира, търси, наема, употребява, предоставя или транспортира мигриращи или сезонни земеделски работници. Законът нарича това „дейности по наемане на земеделска работна ръка“ и ако извършвате някоя от тях срещу заплащане или по договорка с производител, вие сте доставчик на земеделска работна ръка (FLC) в очите на Министерството на труда — независимо дали се наричате ръководител на екип, доставчик на работна ръка или агенция за персонал.
Няколко важни нюанса:
- Вашите служители също се нуждаят от сертификати. Всеки, когото наемете, употребите или използвате за извършване на дейности по наемане на земеделска работна ръка от ваше име — ръководители на екипи, набирачи, шофьори, действащи в това качество — трябва да притежава собствен сертификат като служител на доставчик на земеделска работна ръка (FLCE). Не можете да използвате нерегистрирано лице за тази работа.
- Производителите трябва да ви проверяват. Земеделските работодатели и сдруженията, които използват услугите ви, трябва да проверят, че сертификатът ви е валиден и покрива дейностите, които извършвате. Изтекъл или твърде тесен сертификат ви струва клиенти, не само глоба.
- Някои дейности са освободени. MSPA освобождава определени малки предприятия, семейни дейности и специфични категории като някои дейности със семена и тютюн, както и синдикатите. Освобождаванията са тесни и зависят от конкретните факти, затова проверете своето спрямо закона, вместо да предполагате.
Ако не сте сигурни, приемете, че сте обхванати. Работата без регистрация, докато твърдите освобождаване, което не можете да документирате, е един от най-бързите начини да предизвикате принудително действие.
Сертификатът за регистрация: WH-530, WH-535 и WH-540
Преди да извърши каквато и да е дейност по наемане на земеделска работна ръка, FLC трябва да се регистрира в Службата за заплати и работно време (WHD) на Министерството на труда и да получи Сертификат за регистрация. Три формуляра покриват жизнения цикъл:
- Формуляр WH-530 — първоначалната заявка за сертификат на доставчик на земеделска работна ръка. Тук започва новият FLC.
- Формуляр WH-535 — заявката за сертификат на служител на доставчик на земеделска работна ръка (FLCE), за всяко лице, което ще извършва дейности по наемане от ваше име.
- Формуляр WH-540 — заявката за изменение на съществуващ сертификат, например когато добавяте превозни средства, жилищни помещения или служители, или променяте дейностите, които сте упълномощени да извършвате.
Сертификатът уточнява точно кои дейности по наемане на земеделска работна ръка сте упълномощени да извършвате. Трябва да го носите със себе си, докато извършвате тези дейности, и да го показвате при поискване на всеки, с когото имате работа в това качество — производители, работници и следователи.
Предвидете време за изменение в планирането на сезона. Добавянето на автобус, откриването на втори жилищен обект или привличането на нов ръководител на екип по време на прибирането на реколтата означава подаване на WH-540, а измененото разрешение трябва да е налице преди началото на новата дейност, а не след това.
Писмените разкрития, които дължите на всеки работник
MSPA е по същество закон за истината при набирането. Когато набирате мигриращ земеделски работник, трябва да разберете и разкриете писмено, към момента на набирането:
- Мястото на работа
- Размерите на заплащането
- Културите и видовете дейности, на които работникът може да бъде нает
- Периода на заетост
- Транспорта, жилището и другите предоставяни придобивки, както и всички разходи, начислявани на работника
- Дали се предоставя застраховка за трудови злополуки или за безработица
- Наличието на стачка или друго колективно прекъсване на работа на мястото на работа
- Всякакви комисиони или такси, включително кой ги плаща
Сезонните работници, набрани за еднодневна или краткосрочна работа, получават подобни разкрития, а условията трябва да бъдат предоставени на език, който работникът разбира. Разкритието не е формалност — следователите сравняват какво сте обещали при набирането с това, което работниците действително са получили, и всяка разлика може да се превърне в отделно нарушение за всеки засегнат работник.
Практичен съвет: подгответе шаблон за писмено разкритие на един лист на английски и испански преди началото на сезона, попълвайте го за всяка конкретна поръчка за работа и пазете подписан екземпляр за всеки работник. Този файл е вашето най-добро доказателство, че обещанията при набирането и дните на плащане са съвпадали.
Двете разрешения, които повечето нови FLC пропускат
Основният ви сертификат ви позволява да набирате, наемате и предоставяте работници. Той не ви позволява автоматично да ги настанявате или да ги превозвате. Жилището и транспортът изискват специално разрешение във вашия сертификат, получено преди предоставянето на услугата — и всяко от тях идва със свой собствен набор от изисквания за съответствие.
Жилища: инспектирани преди настаняване, не след това
Ако притежавате или контролирате жилища, обитавани от мигриращи земеделски работници, тези жилища трябва да отговарят на федералните и приложимите държавни стандарти за безопасност и здраве и трябва да бъдат инспектирани и одобрени преди настаняването на който и да е работник. За да получите разрешението за жилища, обикновено ще трябва да:
- Подадете декларация, идентифицираща всяко помещение или имот, което ще използвате за настаняване на работници през периода на сертификата.
- Получите инспекция и одобрение преди настаняване от съответния орган.
- Поставите писмено изявление за условията и реда на настаняване на мястото на жилището, където работниците могат да го видят, или да го предоставите на всеки работник лично.
Следователите редовно санкционират доставчици за настаняване на работници на адрес, който не е посочен в сертификата — включително често срещаната импровизация в средата на сезона да се премести екип в неупоменат имот, когато първият обект се запълни. Всеки обект трябва първо да бъде посочен и одобрен.
Транспорт: лицензирани шофьори, инспектирани превозни средства, реална застраховка
Всеки, който използва или предизвиква използването на превозно средство за транспортиране на мигриращи или сезонни земеделски работници, трябва да гарантира, че шофьорът притежава изискваната от държавния закон категория за това превозно средство (свидетелство за управление на МПС за професионални превози, където е приложимо), а всеки шофьор FLC или FLCE се нуждае от актуален медицински сертификат (Формуляр WH-515), потвърждаващ годност за шофиране. От страна на превозното средство се изисква:
- Механична инспекция. Превозните средства, подлежащи на стандартите на Министерството на транспорта, се нуждаят от протокол за инспекция WH-514; превозните средства съгласно стандартите на Министерството на труда се нуждаят от WH-514a.
- Застраховка за отговорност. MSPA определя минимално покритие, което се увеличава според превозното средство — обикновено описвано като 100 000 долара на място до 5 000 000 долара на превозно средство — плюс доказателство за покритие и споразумение, че застрахователят ще уведоми DOL, ако полицата бъде прекратена.
- Информация за покритие за трудови злополуки в досието.
Обърнете внимание на капана на съвместната отговорност: ако производителят има каквото и да е участие в получаването или предоставянето на транспорта или жилището, принципите за съвместна заетост могат да въвлекат и производителя в картината на съответствието. Опитните производители знаят това, поради което мнозина сега изискват копия от вашия сертификат, инспекции на превозните средства и застраховка, преди да пристигне първият екип. Готовността на пакета е конкурентно предимство, не само съответствие.
Плащане, когато е дължимо, разбивка по позиции, три години записи
Правилата за заплащане на MSPA са по-строги, отколкото много нови доставчици очакват:
- Плащайте заплатите, когато са дължими. Трябва да платите на всеки работник дължимото възнаграждение на редовния ден за плащане — без задържане на последна вноска за уреждане на спор относно разходи за жилище или аванси.
- Разбивайте по позиции всеки период на заплащане. Всеки работник получава писмено извлечение, показващо приходите, броя на единиците на акордна работа или отработените часове, всяко удръжка и причината за нея. Неясните редове „удръжки“ са класическа санкция.
- Пазете записите три години. За всеки работник съхранявайте основата на заплащането, единиците на акордна работа или часовете, общото заплащане, удръжките и нетното заплащане. Записите за заплати са първото нещо, което следователят изисква, а „неподдържане на записи за заплати“ се появява в принудителните действия с изключителна редовност.
Тук и вашата счетоводна отчетност или ви спасява, или ви потопява. Проследявайте всеки производител като отделна поръчка за приходите, дръжте разходите за жилище и удръжките за транспорт в ясно обозначени сметки, вместо да ги приспадате от заплатите, и съгласувайте авансите към работниците като краткосрочните вземания, каквито са. Когато всяка удръжка във фиша за заплата може да се проследи до счетоводно записване, одитът е работа за един следобед, вместо криза, която прекратява сезона. Ако искате тази документална следа във формат, който напълно контролирате, Beancount.io ви дава версионирани книги с табла за рентабилност на ниво поръчка.
Не забравяйте държавния лиценз
Федералният сертификат е само половината от удостоверението в държавите, където се извършва по-голямата част от наемането на земеделска работна ръка. Калифорния например отделно изисква FLC да бъдат лицензирани от Отдела за прилагане на трудовите стандарти (DLSE) — със собствена заявка, гаранционна облигация, изпит и изисквания за продължаващо обучение — и е незаконно да се работи там само с федералния сертификат. Флорида, Вашингтон, Орегон и други имат свои собствени режими за лицензиране или регистрация с различни облигации, такси и цикли на подновяване.
Направете карта на всяка държава, в която ще работите, преди сезона и планирайте всяко подновяване на лиценз отделно от федералния сертификат. Доставчик, напълно съответстващ на MSPA, все още може да бъде спрян в дадена държава за пропуснато подновяване на държавно ниво.
Какво всъщност струва неспазването
Принудителното прилагане на MSPA има четири степени и те могат да се задействат едновременно:
- Граждански парични санкции до 1000 долара за нарушение (законодателната цифра; DOL коригира гражданските санкции според инфлацията), като размерът отразява вашата история на съответствие и тежестта на нарушението. Тъй като много задължения се дължат на всеки работник поотделно, санкциите се умножават по целия екип — оценки от шестцифрени суми срещу доставчици са публично достояние.
- Действия по сертификата. WHD може да спре или отнеме вашия сертификат и да откаже бъдещи, което по дефиниция прекратява бизнеса.
- Наказателно преследване. Умишлените нарушения могат да доведат до глоби и лишаване от свобода, с по-високи санкции за повторни нарушения.
- Частни съдебни искове. Работниците могат да съдят директно, като законът предвижда действителни вреди или до 500 долара на ищец за нарушение, плюс адвокатски възнаграждения — поради което дори малки недоизплащания привличат представителство.
Добавете забрана за H-2A за доставчици в програмата за гостуващи работници и един лош сезон може да затвори всички врати наведнъж. Нищо от това не е предназначено да ви изплаши от бизнеса; то е предназначено да оцени разходите за третиране на регистрацията като незадължителна.
Вашият контролен списък за регистрация преди сезона
Използвайте това като начален списък и потвърдете всеки пункт спрямо актуалните указания на WHD, преди да подадете:
- Определете дали вие и всеки ръководител на екип, набирач или шофьор се нуждаете от сертификати FLC или FLCE.
- Подайте Формуляр WH-530 (и WH-535 за служители) в WHD, като предвидите време за обработка преди сезона.
- Ако настанявате работници, посочете всяко помещение, получете инспекции преди настаняване и осигурете разрешението за жилища.
- Ако транспортирате работници, проверете лицензите на шофьорите, получете медицински сертификати WH-515, извършете инспекции WH-514/514a и сключете квалифицираща застраховка за отговорност на превозните средства.
- Подгответе шаблони за писмено разкритие при набиране на всеки език, който вашите работници разбират.
- Създайте система за разбити по позиции извлечения за заплати и записи за заплати за три години преди първия ден на плащане.
- Получете всеки изискван държавен лиценз и облигация за FLC за всяка държава на дейност.
- Планирайте подновяванията на сертификата, инспекциите, застраховките и лицензите — и подайте изменения WH-540 преди добавянето на превозни средства, обекти или персонал.
Поддържайте бизнеса си с екипи готов за одит от първия ден
Доставянето на надеждни екипи на производители е реален бизнес с реални маржове — и реални регулаторни разходи. Доставчиците, които просперират, третират Сертификата за регистрация така, както главният изпълнител третира лиценза: основата, върху която е изградено всичко останало, подновявана навреме и достатъчно широка, за да покрива действително извършваната работа.
Докато настройвате калкулацията на разходите по поръчки, записите за заплати и сметките за жилища и транспорт, поддържането на ясни финансови записи от първия ден е това, което превръща одита на DOL от екзистенциална заплаха в рутинен преглед на документи. Beancount.io предоставя счетоводство на обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство на обикновен текст.
