Наемане на работници във фермата през 2026 г.: Формуляр 943, тестовете за $150 и $2,500 и защо фермерските ведомости се подават веднъж годишно

Тази пролет наехте първия си полски екип — трима сезонни работници, които да помогнат със засаждането, прибирането на реколтата и няколко уикенд пазара за фермери. Денят на заплатата изглеждаше прост: пишете чекове, раздавате ги, продължавате нататък. Тогава счетоводителят ви пита дали подавате Формуляр 941 или Формуляр 943, дали сте преминали теста за парични надници от $150 и дали дължите FUTA. Изведнъж ведомостите, които мислехте за лесни, имат свои собствени правила, прагове и годишен ритъм на подаване, който не прилича на тримесечния цикъл, който следват всички останали малки предприятия.

Селскостопанските ведомости са едно от малкото места, където системата за данъци върху заетостта умишлено третира различно. Ако разбирате двата теста, които ви въвличат в Social Security и Medicare, по-високия тест, който задейства данъка върху безработицата, и годишния работен процес с Формуляр 943, можете да останете в съответствие без прекомерно плащане или удавяне в преработка през януари.

Защо фермерските ведомости се подават различно​

Повечето работодатели отчитат заплати, удържан данък върху доходите и работодателски и служителски данъци за Social Security и Medicare всяко тримесечие във Формуляр 941, Quarterly Federal Tax Return на работодателя. Фермерските работодатели не го правят.

Ако плащате за селскостопански труд, който подлежи на данъците за Social Security и Medicare или подлежи на федерално удържане на данък върху доходите, го отчитате годишно на Формуляр 943, Annual Federal Tax Return на работодателя за селскостопански служители. Този формуляр обхваща цялата календарна година — 1 януари до 31 декември — и се дължи до 31 януари на следващата година. Ако сте депозирали целия данък навреме, получавате удължаване до 10 февруари за подаване.

Разликата има значение за повече от календара. IRS изисква да държите фермерските данъци върху заетостта отделно от нефермерските данъци върху заетостта. Ако управлявате ферма, която също така оперира с търговски щанд, преработваща кухня или строителен екип, надниците за фермерските работници отиват във Формуляр 943, а надниците за нефермерските служители отиват във Формуляр 941 (или Формуляр 944, ако сте одобрен малък годишен подател). Не можете да комбинирате задълженията в един формуляр и трябва да правите депозити срещу правилния формуляр. Смесването им е често срещан източник на известия, които отнемат месеци за разплитане.

Публикация 51, Circular A — Данъчно ръководство за селскостопанския работодател — беше историческият дом на тези правила. След данъчна 2023 година IRS спря да ревизира Публикация 51 и включи селскостопанските насоки в Публикация 15, Данъчно ръководство за работодателя (Circular E), започвайки с изданието за 2024 г. Ако търсите таблици за удържане, графици за депозити или инструкции за подаване на W-2 за фермерски работници през 2026 г., Публикация 15 вече е референцията, с инструкциите за Формуляр 943 като специфичния за формуляра придружител.

Какво се счита за селскостопански труд​

Дефиницията е по-тясна от „всичко, което правите във фермата" и по-широка от „само полска работа". Според Internal Revenue Code селскостопанският труд включва:

• Обработване на почвата, отглеждане или прибиране на фермерски стоки, или отглеждане на добитък, пчели или птици
• Управление на ферма като нещо, свързано с тези дейности — например обработка, сушене, опаковане или съхранение на стоки, които сте произвели (освен ако не е търговска нефермерска операция)
• Услуги, свързани с управлението или поддръжката на ферма, като поправяне на огради, поддръжка на напояване или изчистване на храсти — ако се извършват от служител на оператора на фермата

Заплатите за неселскостопанска работа — продажба на фермерски пазар в някои случаи, управление на целогодишен магазин, агротуризъм, доставки за отделно образувание — обикновено са нефермерски заплати. Ако правите и двете, имате нужда от разделение на ведомостите, което отразява къде всъщност е работил всеки час. Вашата счетоводна система трябва да проследява фермерския и нефермерския труд като отделни класификации на работни места, за да бъде разпределянето Формуляр 943 / Формуляр 941 защитимо.

Стоките като заплащане — бушели зърно, глава добитък или друго непарично плащане, свързано с продукта на фермата — имат специално третиране. За Social Security и Medicare непаричните стоки като заплащане никога не се броят като заплати за селскостопански труд, дори когато паричните тестове са изпълнени. За удържане на данък върху доходите те също обикновено не са заплати, освен ако доброволно не ги третирате като такива. Дръжте паричното и стоковото заплащане в отделни сметки; смесването им на ниво главна книга прави тестовете за праговете невъзможни за правилно прилагане.

Двата теста за парични надници, които задействат Social Security, Medicare и удържането​

За фермерските работници покритието от Social Security и Medicare не следва обичайното правило „$1 от надниците е покрит", което се прилага за повечето служители. Вместо това покритието зависи от два прага, измервани всяка календарна година. Ако изпълните който и да е тест, всички парични надници, които сте платили тази година за селскостопански труд, стават надници за целите на Social Security, Medicare и удържане на данък върху доходите — дори надници, платени преди да сте преминали прага.

Тест 1: Тестът от $150 на служител​

Ако платите $150 или повече в парични надници на отделен служител за фермерска работа през календарната година, паричните надници на този служител са покрити. $150 се измерва на човек, на работодател, на календарна година и брои само пари — чекове, кеш, директен депозит и друго парично еквивалентно плащане. Непаричното стоково заплащане не се брои към $150.

Единно плащане от $200 за уикенд на подрязване е достатъчно, за да включи цялата година парично заплащане на този работник в FICA и удържане, дори ако през останалата част на годината сте му плащали само малки суми.

Тест 2: Тестът за общо $2,500​

Ако вашите общи разходи за селскостопански труд са $2,500 или повече през календарната година — броейки както паричните, така и непаричните надници, платени на всички фермерски работници — тогава паричните надници, които плащате на всеки фермерски работник тази година, са покрити, дори работници, които индивидуално са спечелили по-малко от $150 в брой.

На практика повечето търговски операции с какъвто и да е значим фонд работни заплати преминават $2,500 рано в сезона. След като го направите, тестът от $150 на служител става без значение за тази година: паричното заплащане на всички е покрито.

Ако не издържите и двата теста — похарчили сте по-малко от $2,500 общо за селскостопански труд за годината и никой отделен работник не е получил $150 или повече в брой — тогава паричните надници на фермерските работници не са надници за Social Security/Medicare и не подлежат на удържане тази година.

Ето как си взаимодействат двата теста:

Практически извод: проследявайте и двата брояча в реално време. Поддържайте текуща сума на общите разходи за селскостопански труд и тетрадка за паричните надници по работник. Много малки ферми предполагат, че плащането на някого „само $120" ги държи извън системата, без да осъзнават, че вече са преминали $2,500 с екипа си като цяло.

Какво означава всъщност „подлежи на" за удържането​

Когато паричните надници подлежат на Social Security и Medicare според горните тестове, те също подлежат на федерално удържане на данък върху доходите. Това не означава, че трябва да удържате във всеки случай — служителят все още трябва да представи Формуляр W-4 и използвате таблиците за удържане от Публикация 15 — но трябва да третирате надниците като надници, да предложите документацията и да ги отчетете.

Ако надниците на работник не подлежат на FICA според тестовете, обикновено не удържате данък върху доходите от тях и не ги отчитате във Формуляр 943. Все пак трябва да пазите записите за плащанията, за да докажете, че тестовете не са изпълнени.

FUTA е различен, по-висок праг​

Покритието от Federal Unemployment Tax Act (FUTA) за фермерски работници следва свой собствен задействащ механизъм, независим от FICA тестовете за $150/$2,500. Като селскостопански работодател, дължите FUTA за текущата и следващата календарна година, ако изпълните някой от тези ретроспективни тестове:

• Платили сте $20,000 или повече в парични надници за фермерски труд през което и да е календарно тримесечие в текущата или предходната календарна година, или
• Наели сте 10 или повече фермерски работници за част от ден през 20 или повече различни седмици в текущата или предходната календарна година, независимо дали тези седмици са били последователни и независимо дали работниците са работили всички в един и същи ден.

Забележете разликите: FUTA брои само парични надници (не стоково заплащане), $20,000 се измерва на тримесечие, не на година, и тестът за брой служители гледа назад в рамките на две години. След като задействате FUTA в дадена година, оставате работодател по FUTA и за следващата година, дори ако вашите ведомости намалеят.

Работниците с H-2A визи са важно изключение: надниците, платени на неимигрантски работници H-2A, не подлежат на FUTA изобщо, дори ако иначе изпълнявате тестовете за FUTA. Тези работници може все още да подлежат на удържане на данък върху доходите, ако вие и работникът се съгласите на доброволно удържане.

Надниците за домашни услуги във фермата — домашна прислужница, която живее в имота, но чиято работа е лична — следват правилата за домашна заетост (Schedule H), а не Формуляр 943. Не включвайте тези пари във вашите суми за селскостопански труд; те имат свой собствен тест за парични надници от $2,700 за 2026 г.

Бригадирите допълнително замърсяват водата. Операторът на фермата обикновено се третира като работодател за целите на FUTA, освен ако бригадирът не е регистриран съгласно Migrant and Seasonal Agricultural Worker Protection Act и има писмено споразумение, определящо бригадира като работодател, или ако практически всички работници управляват или поддържат трактори, машини за прибиране на реколтата или пръскане, предоставени от бригадира. Ако използвате бригада, изяснете писмено кой е работодателят за всеки данък и пазете доказателство за регистрацията на бригадира.

Дори ако вашите фермерски надници са освободени от FUTA тази година, все пак подавате Формуляр 940, Annual Federal Unemployment Tax Return на работодателя, за да отчетете нефермерските FUTA надници, и или отчитате освободените фермерски надници като помирителен елемент, или отбелязвате освобождаването. FUTA и Формуляр 943 са съпътстващи подавания, не заместители.

Подаване и депозиране на Формуляр 943​

Какво се поставя във формуляра​

Формуляр 943 помирява за цялата календарна година:

• Общи парични надници, подлежащи на Social Security/Medicare
• Удържан данък върху доходите от фермерски работници (от Формуляри W-4)
• Облагаеми надници за Social Security (до годишната база за надници, $176,100 за 2025 г., $181,500 за 2026 г.) и надници за Medicare
• Удържан допълнителен данък Medicare, ако е приложимо
• Корекции за части от стотинки, болнични или бакшиши — рядко при повечето ферми, но са във формуляра

Не прикачвате Schedule B или R, освен ако правилата за депозит на формуляра не ги изискват. Ако сте месечен депозитор, месечният график на задълженията на формуляра е част от самия формуляр. Ако сте полуседмичен депозитор, подавате Формуляр 943-A, Record of Federal Tax Liability на селскостопанския работодател, за да разбиете дневните задължения и да докажете, че депозитите съответстват.

Кога и как да се подава​

• Краен срок: 31 януари след календарната година. Ако 31 януари падне в уикенд или федерален празник, се премества на следващия работен ден. Ако сте депозирали всички данъци върху заетостта навреме, крайният срок за подаване се удължава до 10 февруари.
• W-2 и W-3: Предоставете Copy B на работниците до 31 януари и подайте Формуляри W-2 в Social Security Administration плюс предавателния Формуляр W-3 също до 31 януари — ускореният краен срок за W-2 вече се прилага и за фермерските работодатели. Отчитайте фермерските надници в съответните полета на W-2; селскостопанските надници, които не са подлежали на FICA, не се отчитат.
• Коригиране на грешки: Използвайте Формуляр 943-X, Adjusted Employer's Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees, за годината, която коригирате. Не коригирайте задължение по 943 в бъдещ Формуляр 941.

Правила за депозит​

Ритъмът на депозитите за Формуляр 943 следва същата месечна спрямо полуседмична ретроспективна рамка, която се прилага за Формуляр 941, но само данъците по Формуляр 943 се броят в това определяне:

• Ако сте отчели $50,000 или по-малко в данъци върху заетостта през ретроспективния период (четирите тримесечия на Формуляр 941 плюс годишния Формуляр 943, обхващащ 12-месечния период, завършващ на предишното 30 юни), обикновено сте месечен депозитор: депозирайте данъците, натрупани през календарен месец, до 15-ия ден на следващия месец.
• Ако сте отчели повече от $50,000, сте полуседмичен депозитор: следвайки стандарта сряда/петък, и трябва да записвате дневните задължения във Формуляр 943-A.

Две особености хващат новите фермерски работодатели:

1. Правилото за годишно натрупване от $2,500 може да задейства изключение за депозит за малки работодатели, но след като прагът бъде надвишен, преминавате към месечния или полуседмичния график.
2. Всички депозити трябва да бъдат електронни чрез Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS). Хартиени купони и чекове в банката вече не са разрешени за данъци върху заетостта.

Въпреки че подавате само веднъж годишно, трябва да депозирате през цялата година по приложимия график. Изчакването до 31 януари за изпращане на едно плащане ще задейства глоби за неплащане на депозит — обикновено 2% до 10% в зависимост от закъснението, плюс лихва — дори ако самият формуляр е навременен.

Работници H-2A: Какво се променя и какво не​

Програмата за временни селскостопански работници H-2A добавя паралелен коловоз:

• FICA и FUTA: Надниците, платени на работници H-2A, приети с H-2A визи, не подлежат на данъци Social Security, Medicare или FUTA, независимо от тестовете за $150/$2,500 или $20,000. Това е вярно както за частта на работодателя, така и за частта на служителя.
• Данък върху доходите: Надниците H-2A не подлежат автоматично на удържане, но работникът и работодателят могат да сключат споразумение за доброволно удържане. Ако се съгласите да удържате, имате нужда от валиден Формуляр W-4, използвате таблиците от Публикация 15, отчитате удържането във Формуляр 943 и предоставяте Формуляр W-2.
• Резервно удържане и информационно отчитане: Ако не удържате, защото не съществува споразумение, все пак може да се наложи да отчетете компенсация на работника, особено ако работникът е местен жител, измерен по теста за съществено присъствие.

Класифицирайте правилно работниците H-2A във вашата система за ведомости с флаг за освобождаване от данъци за FICA/FUTA, за да не се включват фалшиво надниците им в тези изчисления, но ги дръжте видими за проследяване на брой служители и данък върху доходите.

Чести счетоводни грешки, които предизвикват известия​

Смесване на фермерски и нефермерски ведомости в един формуляр. Изпълнихте едно пускане на ведомост за полския екип и персонала на опаковъчния цех, след което отчетохте всичко във Формуляр 941. Компютрите на IRS съпоставят Формуляри W-2 (полета 1/3/5, отметка за Формуляр 943) срещу формуляра, който сте подали. Несъответствие генерира известие и може да прекласифицира депозитите под грешния формуляр с години.

Третиране на стоковите надници като парични за теста от $150. Плащането на работник със сено на стойност $300 не удовлетворява паричния тест от $150 и не прави само по себе си заплащането на този работник подлежащо на FICA. Ако записвате стоковото плащане като парични надници, ще удържите, депозирате и отчетете прекалено много — и връщането му с 943-X е досадно.

Мислене, че тестовете се нулират на всеки платежен период. Те се нулират на всяка календарна година, не на всяко тримесечие или платежен период. След като задействате някой тест през януари, всяко следващо парично плащане тази година е покрито, дори малките допълнителни плащания през декември.

Депозиране на фермерски данъци с обозначението за 941 в EFTPS. EFTPS изисква да изберете правилния данъчен формуляр. Депозит, кодиран като Формуляр 941, когато трябва да бъде Формуляр 943, няма да се кредитира по сметката на Формуляр 943, което води до известие за „липсващи депозити", въпреки че парите са напуснали банката ви. Поддържайте отделни профили за плащане в EFTPS, ако подавате и двата формуляра.

Забравяне на ускорението на W-2/W-3. Подаването на Формуляри W-2 през февруари или март, както някои фермерски софтуери предполагат по подразбиране за „годишни" податели, сега генерира глоби за закъсняло подаване. Крайният срок за W-2 на 31 януари се прилага и за селскостопанските работодатели след ускорението от Protecting Americans from Tax Hikes (PATH).

Игнориране на ретроспективния период за FUTA. Имахте рекордна година през 2025 г. с голям екип за прибиране на реколтата, който задейства FUTA, след което намалихте през 2026 г. и предположихте, че вече не носите отговорност. Според правилото за ретроспективен период, оставате работодател по FUTA за 2026 г. и трябва да подадете Формуляр 940 и да платите FUTA върху поне първите $7,000 от паричните надници на всеки фермерски работник.

Счетоводна настройка, която прави Формуляр 943 скучен​

Доброто счетоводство на фермерските ведомости отразява данъчните тестове:

1. Отделни главни книги за фермерски и нефермерски труд. Във вашия план на сметките, разделете разходите за ведомости и задълженията по ведомости на Селскостопански труд — Парични надници, Селскостопански труд — Стоки надници и Нефермерски труд. Отчитайте всеки час в правилната сметка по време на ведомостта, не в края на годината от памет.

2. Проследявайте двата прага на живо. Обикновена електронна таблица или Beancount заявка, която сумира Селскостопански труд — Парични надници по служител и общо, ви дава броячите за $150 и $2,500 в реално време. Когато общата сума премине $2,500, маркирайте периода — вашата счетоводна операция трябва да добави бележка, че всички последващи парични плащания тази година подлежат на FICA данък.

3. Изпълнявайте ведомостите по календар, който спазва депозитите. Въпреки че формулярът е годишен, плащайте по редовен график и правете депозити в EFTPS с приложимия месечен или полуседмичен ритъм. Съгласувайте потвържденията за депозити с ликвидните задължения всеки месец, така че януарското съгласуване да е потвърждение, а не откритие.

4. Дръжте паричното и непаричното заплащане отделни. Ако плащате някакви стокови надници, записвайте ги по справедлива пазарна стойност към датата на плащане в Селскостопански труд — Стоки надници и не ги включвайте в изчисленията на надниците за Social Security/Medicare. Прикачете подкрепата за оценката към фиша.

5. Поддържайте единен източник за Формуляри W-2/W-3. Вашият регистър на ведомостите трябва да може да се съгласува с общите суми в полета 1/3/5 на W-2 преди да предавате. Съгласувайте общите суми от W-3 с ред 9 на Формуляр 943 (общи надници, подлежащи на удържане) и с редовете за надниците за Social Security/Medicare. Разлика от един долар при закръгляване е нормална; разлика от $2,500 означава грешка в класификацията.

6. Документирайте споразуменията с бригадири и статута H-2A. Архивирайте сертификата на бригадира по MSPA, писменото определяне на статута на работодател и визовата проверка на всеки работник H-2A заедно с документите за ведомостите. Одитор ще ги поиска, преди да прекласифицира задълженията.

7. Затворете годината внимателно. На 31 декември, изпълнете предварително затваряне в края на годината: общо разходи за селскостопански труд, списък на работниците над $150, анализ на тримесечията за FUTA за теста от $20,000, брой седмици-служители за теста от 20 седмици и потвърждения за депозити, съпоставени със задължението по Формуляр 943. Тези работни документи са подкрепящият файл за формуляра и за ретроспективния период на следващата година.

Ако използвате облачен доставчик на ведомости, потвърдете, че изобщо поддържа Формуляр 943. Много платформи за ведомости за малки бизнеси обработват Формуляр 941 перфектно и Формуляр 943 изобщо не, или тихо подават вашите фермерски надници във Формуляр 941, защото това е тяхната стойност по подразбиране. Попитайте конкретно: „Подавате ли Формуляр 943, предоставяте ли W-2, кодирани като селскостопански, и проследявате ли тестовете за $150/$2,500?" Ако отговорът е не, пуснете фермерските ведомости през доставчик или ръчен работен процес, който го прави.

Какво се случва, ако сгрешите​

Глобите се натрупват бързо и не са по усмотрение:

• Неподаване на Формуляр 943: 5% от неплатения данък на месец, до 25%
• Невнасяне на депозит: 2% до 10% в зависимост от дните закъснение, дори ако годишният формуляр е подаден навреме
• Непредоставяне или неподаване на правилни W-2: $65 до $330 на формуляр за 2025–2026 г. (индексирани), с много по-високи глоби за умишлено пренебрегване
• Грешна класификация на фермерски и нефермерски задължения: Погрешният формуляр може да се счита за неподаден, рестартирайки часовника за неподаване на правилния формуляр

IRS също има три години да наложи допълнителен данък върху заетостта от датата, на която сте подали Формуляр 943 — шест години, ако занижаването надвишава 25% от данъка. Поддържането на обикновена текстова, версионно контролирана главна книга за ведомости, която показва всеки тест, всеки получател и всяко потвърждение от EFTPS, е най-бързият начин да отговорите на известие.

Опростете финансовото си управление​

Правилното изпълнение на селскостопанските ведомости се свеща до проследяване на правилните прагове с правилната честота и поддържане на фермерския и нефермерския труд чисто разделени. Beancount.io ви дава счетоводство в обикновен текст, което е прозрачно, версионно контролирано и готово за AI — перфектно за изпълнение на живи заявки за тестовете от $150 и $2,500, съгласуване на депозитите в EFTPS със задълженията и поддържане на работен документ в края на годината, който свързва Формуляр 943, Формуляри W-2/W-3 и Формуляр 940 без черна кутия. Разгледайте документацията, за да видите как фермите структурират своя план на сметките, след това започнете безплатно и направете януарското годишно подаване на следващата година скучното, каквото трябва да бъде.