Найм сельскохозяйственных работников в 2026 году: форма 943, тесты на $150 и $2 500, и почему сельскохозяйственная зарплата подается раз в год

Вы наняли свою первую сезонную бригаду: посадка, уборка урожая, пара выходных на обрезку. Поначалу всё казалось простым: выписали чеки, раздали, забыли. Но потом выяснилось, что нужно разобраться, подавать ли форму 941 или 943, пройден ли тест на $150, и не возник ли у вас долг по FUTA. Внезапно у сельскохозяйственной занятости появились собственные правила, пороговые значения и ежегодный цикл отчетности, который отличается от того, что делают обычные малые предприятия.

Сельскохозяйственная занятость — одна из немногих областей, где налоговая система сознательно относится к вам иначе. Если вы разберетесь в двух тестах для Social Security и Medicare, более высоком пороге для налога на безработицу и ежегодном ритме Form 943, вы сможете соблюдать требования без переплат и без ошибок.

Почему фермерская отчетность устроена иначе​

Большинство работодателей сдают ежеквартальную федеральную налоговую декларацию Form 941 — Employer’s Quarterly Federal Tax Return. Сельскохозяйственные работодатели — нет.

Если вы платите заработную плату работникам фермы и эта заработная плата облагается налогами Social Security и Medicare или федеральным подоходным налогом, вы подаете Form 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees. Эта форма покрывает весь календарный год — с 1 января по 31 декабря — и подается до 31 января следующего года. Если вы перечислили все налоги вовремя, срок подачи продлевается до 10 февраля.

Важно разделять сельскохозяйственные и несельскохозяйственные обязательства. Если ваша ферма также занимается строительством, розничной торговлей или другими видами деятельности с наемными работниками, зарплата сельхозработников идет в Form 943, а зарплата остальных — в Form 941 (или Form 944, если вы малый работодатель). Смешивать их нельзя.

Два теста, которые включают Social Security и Medicare​

Social Security и Medicare применяются к сельскохозяйственной заработной плате, только если выполняется один из двух тестов:

Тест 1: $150 на одного работника​

Если вы выплатили $150 или более наличными одному работнику за сельскохозяйственный труд в течение календарного года, вся его наличная заработная плата за этот год облагается Social Security, Medicare и подоходным налогом. Учитываются только наличные выплаты: чеки, наличные, банковские переводы и другие эквиваленты. Не включайте стоимость натуральной оплаты (например, продукцией).

Если вы заплатили $200 за выходные обрезки, весь годовой доход этого работника теперь облагается налогами — даже если остальную часть года вы платили ему по мелочи.

Тест 2: Совокупный тест $2,500​

Если ваши **общие расходы на сельскохозяйственный труд за календарный год составляют $2,500 или более** — включая как наличные, так и натуральные выплаты всем сельхозработникам — то наличная заработная плата, выплаченная каждому сельхозработнику в этом году, облагается налогами Social Security, Medicare и подоходным налогом. Это касается даже тех, кто получил меньше$150 наличными.

На практике большинство коммерческих ферм превышают порог $2,500, поэтому для них облагается вся наличная заработная плата всех сельхозработников.

FUTA: более высокий порог и двухлетний период оглядки​

Федеральный налог на безработицу (FUTA) для сельскохозяйственных работодателей включается только при выполнении обоих следующих условий:

1. Вы выплатили $20,000 или более наличной заработной платы сельскохозяйственным работникам в любом календарном квартале текущего или предыдущего года.
2. У вас работало 10 или более сельскохозяйственных работников в какой-то день в течение 20 или более разных недель в текущем или предыдущем календарном году (не обязательно одновременно и не обязательно одни и те же люди).

Важно: если вы соответствуете этим условиям, вы обязаны платить FUTA с заработной платы всех сельхозработников, даже если она меньше указанных порогов. Кроме того, FUTA применяется ко всей наличной заработной плате сельскохозяйственных работников в течение календарного года, как только порог превышен.

Натуральные выплаты для целей FUTA обычно не учитываются, но в некоторых случаях могут учитываться. Проверьте актуальные правила IRS.

H-2A работники​

Работники, нанятые по визе H-2A, освобождены от FUTA, но их наличная заработная плата по-прежнему облагается Social Security, Medicare и подоходным налогом (если применимо). Если вы нанимаете работников по H-2A, убедитесь, что ваш расчет FUTA исключает их заработную плату.

Депозиты и сроки​

Налоги по Form 943 перечисляются по тем же правилам, что и для Form 941, но с учетом годового цикла:

• Если ваши налоговые обязательства за предыдущие четыре квартала (включая Form 943 за предыдущий год) составляли $50,000 или менее, вы считаетесь месячным депонентом: перечисляете налоги до 15-го числа следующего месяца.
• Если более $50,000 — вы полунедельный депонент: используете график среда/пятница.

Все депозиты должны производиться в электронном виде через EFTPS. Важно правильно выбрать форму налога при депонировании: если вы укажете Form 941, а не Form 943, платеж не попадет на ваш счет Form 943, и система покажет “missing deposit”.

Form 943 подается ежегодно до 31 января следующего года.

Чего не делать: частые ошибки​

• Не смешивайте Forms 941 и 943. Если вы подали сельскохозяйственную заработную плату по Form 941, это ошибка, и вам придется подавать исправленную Form 941-X, а сельхоззарплату переносить на Form 943.
• Не забывайте про W-2. Сельскохозяйственные работодатели также обязаны подавать W-2 и W-3 до 31 января (после принятия PATH Act), как и все остальные.
• Не игнорируйте FUTA lookback. Даже если в этом году у вас не было крупной уборочной бригады, но в прошлом году вы превысили порог $20,000, вы все равно обязаны платить FUTA.
• Не смешивайте 941 и 943 платежи в EFTPS. Платежи должны быть привязаны к правильной форме, иначе они не будут зачтены.

Как вести учет, чтобы не ошибиться​

Ведите раздельный учет затрат на сельскохозяйственный и несельскохозяйственный труд. Для каждого сельхозработника фиксируйте:

• наличные выплаты (по статьям: Social Security, Medicare, федеральный подоходный налог);
• натуральную оплату (для теста $2,500 и FUTA);
• количество отработанных недель, если приближаетесь к порогу FUTA.

Используйте отдельный счет в учетной системе, например, «Сельскохозяйственная заработная плата» и «Несельскохозяйственная заработная плата». Это упростит заполнение Form 943 и FUTA.

Что делать, если вы ошиблись​

Если вы неправильно классифицировали работников или пропустили Form 943, исправьте ситуацию как можно скорее:

• Подайте Form 943-X (исправленную) за соответствующий год.
• Пересчитайте налоги и начислите пени.
• Если вы не удержали Social Security/Medicare из зарплаты работника, вы можете быть обязаны заплатить их сами, если не сможете взыскать с работника.
• Проверьте, не нужно ли исправить W-2.

Как отслеживать пороги в течение года​

Чтобы не пропустить пороги, ведите простую таблицу:

• По каждому работнику: накопленные наличные выплаты за календарный год.
• Общие расходы на сельхозтруд (все работники, наличные + натуральные) за год.
• Квартальные итоги наличных выплат для проверки FUTA.
• Число недель, в которых работало 10+ сельхозработников (для FUTA).

Если ваш облачный сервис расчета зарплаты не поддерживает Form 943, а только Form 941, уточните это заранее. Многие провайдеры либо не поддерживают 943, либо молча подают сельхоззарплату по 941 — это ошибка, которую потом сложно исправить.

Штрафы за ошибки​

• Несвоевременная подача Form 943: 5% от неуплаченного налога в месяц, максимум 25%.
• Несвоевременная уплата налога: от 2% до 10% в зависимости от количества дней просрочки.
• Непредставление W-2: штраф до $310 за форму (в 2024 году), если не поданы вовремя.