Удължението за формуляр 5500 изтича на 15 октомври: санкции, формуляр 5558 и поправката по DFVCP

Ако декларацията за пенсионния план на вашата компания не бъде подадена до 15 октомври, две федерални агенции могат да ви глобят едновременно: IRS със 250 долара на ден, а Министерството на труда (DOL) с до 2 739 долара на ден без горна граница. Подаване, което закъснее само с едно тримесечие, теоретично може да струва повече, отколкото планът държи за част от вашите участници. Добрата новина е, че самото удължение беше лесно за получаване, подаването е просто, ако започнете сега, и дори пропуснат краен срок има евтина поправка. Това ръководство разглежда кой е длъжен да подава, какво ви осигури удължението, какво се случва, ако 15 октомври отмине, и как да изчистите закъсняла декларация срещу малка част от обявената санкция.

Кой е длъжен да подаде формуляр 5500​

Серията формуляри 5500 представлява годишната информационна декларация за планове за служебни придобивки, обхванати от ERISA. Ако вашият бизнес спонсорира 401(k), план за разпределение на печалбата, пенсионен план с дефинирани доходи или повечето здравни и социални планове, предоставяни от работодателя, вие вероятно сте в кръга на задължените да подават. Най-честите изключения са държавни планове, църковни планове, които не са избрали покритие по ERISA, и планове, поддържани единствено за спазване на законите за трудови злополуки или безработица.

Кой формуляр подавате зависи от размера и вида на вашия план:

• Формуляр 5500 („дългият формуляр“) е за големи планове, обикновено тези със 100 или повече участници в началото на плановата година, плюс всички субекти за директно подаване. Големите пенсионни планове обикновено трябва да приложат одитиран финансов отчет от независим квалифициран публичен счетоводител.
• Формуляр 5500-SF (кратък формуляр) е за малки планове с по-малко от 100 участници, които отговарят на няколко условия, като например да държат само лесно оценими активи и да не функционират като многопланов план.
• Формуляр 5500-EZ е за планове с един участник: самостоятелен 401(k), покриващ само вас или вас и вашия съпруг/съпруга, без служители по общото право. За разлика от другите два, EZ се подава на хартия в IRS, а не чрез електронната система на DOL.

Броят на участниците е мястото, където малките работодатели най-често грешат. За целите на подаването участник обикновено е всеки, който има право да участва, а не само служителите, които действително внасят или имат салдо по сметката. Всеки служител, който отговаря на изискванията за възраст и стаж по плана, се брои, дори ако е отказал да се включи. Компания с 60 внасящи служители и 50 имащи право неучастници има план със 100 участници и подава дългия формуляр. Правилото 80-към-120 смекчава границата: план с между 80 и 120 участници в началото на годината може да подава в същата категория, в която е подал предходната година, така че малък план, който нарасне до 105 участници, може да подава краткия формуляр още една година.

Крайните срокове: 31 юли, формуляр 5558, 15 октомври​

Формуляр 5500 се дължи в последния ден на седмия календарен месец след края на плановата година. За календарните планове, които повечето малки бизнеси поддържат, това беше 31 юли 2026 г. за плановата година 2025.

Ако тази дата е отминала без подаване, не всичко е загубено, при условие че някой е подал формуляр 5558, Заявление за удължаване на срока за подаване на определени декларации за служебни планове, на или преди 31 юли. Навременно подаден формуляр 5558 предоставя автоматично удължение до 2-1/2 месеца, което измества крайния срок за календарен план на 15 октомври. Не се изисква одобрение и не трябва да се посочва причина; удължението е ваше просто защото сте поискали навреме. Няколко механизма, които си струва да знаете:

• Един формуляр на план. Ако спонсорирате както 401(k), така и отделен здравен и социален план, който подава собствен формуляр 5500, всеки план се нуждае от собствен формуляр 5558.
• Покрива повече от 5500. Същият формуляр 5558 може също да удължи формуляр 8955-SSA, декларацията, отчитаща напуснали участници с отсрочени придобити права, който споделя крайния срок на 5500.
• Вече е налично електронно подаване. От 1 януари 2025 г. формуляр 5558 може да се подава електронно чрез EFAST2, електронната система за подаване на DOL. Подаването на хартия все още се приема в центъра на IRS в Огдън, Юта, но електронното подаване ви дава незабавен времеви печат, което е точно доказателството, което искате, ако навременността на вашето удължение някога бъде поставена под въпрос.
• Удължението удължава подаването, не одита. Ако големият ви план се нуждае от одиторски доклад, допълнителните 2-1/2 месеца са предназначени за завършването му, а не за започване на търсенето на одитор. Одиторският сезон за календарните планове продължава през целия прозорец на удължението, а фирмите се запълват.

Ако не е подаден формуляр 5558 до 31 юли, няма удължение, на което да се радвате: вашата декларация е закъсняла от 1 август и описаната по-долу програма за изчистване вече е най-добрият ви вариант.

Какво се случва, ако 15 октомври отмине без подаване​

След като удълженият краен срок отмине, санкциите се натрупват ежедневно от две посоки едновременно.

Санкцията на IRS е 250 долара на ден, до максимум 150 000 долара на планова година. Това са цифрите след закона SECURE Act; преди 2020 г. дневната ставка беше 25 долара с таван от 15 000 долара, така че Конгресът увеличи експозицията десетократно и очевидно го е мислил сериозно.

Санкцията на DOL е до 2 739 долара на ден за санкции, наложени след 15 януари 2025 г., и няма законов максимум. DOL коригира цифрата ежегодно спрямо инфлацията, поради което по-стари статии цитират по-ниски числа като 2 670 или 2 259 долара. При текущата ставка декларация, закъсняла с шест месеца, носи теоретична експозиция от DOL, приближаваща се до половин милион долара. Министерството рядко налага обявения максимум на сътрудничещ си малък подаващ, но числото определя условията на всяка преговори, а умишлените нарушения могат допълнително да доведат до наказателни санкции.

Щетата не е само парична. Липсващият формуляр 5500 води до Годишния обобщен отчет (SAR), обобщението на разбираем език, което трябва да разпространите на участниците в рамките на девет месеца след края на плановата година или в рамките на два месеца след удължения краен срок за 5500, когато сте подали за удължение. За удължен календарен план това означава, че SAR се дължи на 15 декември и не можете да го подготвите, докато числата в 5500 не бъдат финализирани. Пропуснете ли 15 октомври и веднага изоставате с втори краен срок със собствена структура на санкции. Закъснелите подавания също привличат вида внимание от страна на агенциите, което никой не иска: правоприлагащата програма на DOL рутинно избира планове с липсващи или дефектни подавания за проверка, а проверка, предизвикана от нередност в документацията, обикновено се разширява към навременност на вноските, разумност на таксите и fiduciary процес.

DFVCP: как да поправите закъсняло подаване срещу малка част от санкцията​

Конгресът и агенциите предпочитат да получат вашата декларация, отколкото парите от санкции, затова DOL поддържа постоянна амнистия, наречена Програма за доброволно спазване от закъснели подаващи (DFVCP). Икономиката е поразителна в сравнение със законовите ставки:

• Санкцията пада до 10 долара на ден за закъсняло подаване.
• Тя е ограничена до 750 долара на подаване за малки планове и 2 000 долара на подаване за големи планове.
• Ако наваксвате няколко закъснели години за един и същ план наведнъж, таван на план ограничава общата сума до 1 500 долара за малки планове и 4 000 долара за големи планове, независимо колко годишни декларации подавате заедно.
• Участието носи и облекчение от санкции на IRS: IRS няма да преследва собствените си санкции за закъсняло подаване срещу подаващ, който правилно изпълни DFVCP за същата декларация.

Допустимостта има едно решаващо условие: трябва да се появите доброволно, преди DOL да ви изпрати писмено уведомление за неподаването. Уведомление от IRS за закъснял подаващ не ви дисквалифицира, но уведомление от DOL го прави, което е още една причина да действате през октомври, вместо да чакате пощата да ви принуди.

Самата процедура е административна, не състезателна:

1. Подайте липсващата декларация чрез EFAST2, като отбележите квадратчето DFVCP в подаването, за да го идентифицирате като подаване по програмата. Подайте всяка закъсняла година, която дължите, не само най-скорошната.
2. Изчислете санкцията с онлайн калкулатора на DOL и я платете електронно към момента на подаването. Калкулаторът прилага таваните автоматично, така че повечето спонсори на малки планове ще видят точно 750 долара на план.
3. Запазете потвърждението. Разпечатайте разписката за подаване от EFAST2 и потвърждението за плащане и ги съхранете с постоянните записи на плана. Ако някоя от агенциите по-късно постави под въпрос годината, този пакет е вашата пълна защита.

Плановете с един участник се нуждаят от друга врата. Подаващите формуляр 5500-EZ изобщо не са допустими за DFVCP. Вместо това IRS предлага собствено облекчение за закъснели подаващи за самостоятелни планове: санкция от 500 долара на закъсняла декларация с максимум 1 500 долара на план, заявена чрез маркиране на закъснялата EZ декларация за програмата за облекчение и изпращането ѝ по пощата до Огдън. Ако поддържате самостоятелен 401(k) и крайният ви срок 31 юли отмина тихо, не чакайте 15 октомври, който никога не е бил удължената ви дата, освен ако не сте подали 5558. Подайте EZ по програмата на IRS сега.

Контролен списък преди 15 октомври за спонсори на планове​

С няколко седмици, оставащи в прозореца на удължението, преминете през тези точки по ред:

1. Потвърдете, че удължението съществува. Проверете дали формуляр 5558 действително е подаден за всеки план до 31 юли, и съхранете потвърждението от EFAST2 или разписката за препоръчана поща там, където можете да ги намерите. Удължение, за което сте предполагали, че вашият TPA е подал, е най-скъпото предположение в този процес.
2. Фиксирайте броя на участниците. Извадете списъка с правоимащи към първия ден на плановата година, приложете правилото 80-към-120, ако сте близо до границата, и потвърдете дали подавате дългия формуляр, краткия формуляр или EZ.
3. Издирете одиторския доклад, ако ви е необходим. Одитите на големи планове не могат да бъдат забързани в последната седмица. Ако вашият одитор има отворени въпроси, ескалирайте сега.
4. Съгласувайте преди да подадете, не след това. Свържете вноските, разпределенията и данните за активите във формуляр 5500 с извлеченията от тръста и записите за заплати. Коригирана декларация, подадена през ноември, за да поправи числа за вноски, които сте могли да проверите през септември, е самонанесена рана.
5. Подайте чрез EFAST2 и потвърдете приемането. Електронното подаване е задължително за 5500 и 5500-SF, а подаването не е подаване, докато EFAST2 не го приеме. Проверете статуса на подаването на следващия работен ден.
6. Отбележете SAR в календара. След като 5500 бъде приет, подгответе Годишния обобщен отчет и го разпространете на участниците до 15 декември. Вашият TPA обикновено може да го генерира от подадената декларация.
7. Поставете капана за следващата година. Сложете две дати в календара сега: началото на юли за започване на декларацията и 31 юли като твърд краен срок както за декларацията, така и за защитния формуляр 5558. Много спонсори подават 5558 рефлекторно всяка година като евтина застраховка, дори когато очакват да подам навреме.

Поддържайте записите на плана си организирани през цялата година​

Почти всяка тревога около 5500 се проследява до една и съща основна причина: разпръснати записи. Преброяването живее в системата за заплати, извлеченията от тръста пристигат в нечия входяща кутия, оповестяванията за такси стоят в портал на TPA, в който никой не влиза, и всяка юли спонсорът сглобява пъзела отново по памет. Планове, които поддържат един текущ регистър на вноските, разпределенията, отнетите суми, плащанията на такси и броя на участниците, могат да произведат числата за декларацията за един следобед вместо за месец.

Beancount.io предоставя счетоводство на обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни, включително проследяване на вноските на работодателя и разходите за придобивки, които захранват годишните ви подавания. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство на обикновен текст.