Пропуснете един срок на 31 юли и броячът започва да работи със ставка до $250 на ден само от IRS, ограничена до $150 000 за план година — плюс отделна дневна санкция от Министерството на труда. За много малки работодатели болезнената част не е сложността на формуляр 5500. Тя е да открият, години по-късно, че изобщо е трябвало да го подадат.
Ако вашият бизнес спонсорира 401(k), SIMPLE 401(k), план за споделяне на печалба или дори голям здравен и социален план, този годишен отчет почти сигурно е ваша отговорност. Ето как да определите кой формуляр дължите, кога е срокът, кога наемането на вашия 100-и участник задейства задължителен одит и как да поправите пропуснати подавания срещу част от обявените санкции.
Какво представлява формуляр 5500 и кой е длъжен да го подава
Формуляр 5500 е годишната декларация, която администраторите на планове за служебни придобивки, обхванати от ERISA, подават до федералното правителство. Тя отчита финансите, операциите и съответствието на плана пред IRS, Министерството на труда и Корпорацията за гарантиране на пенсионните доходи чрез едно подаване. Мислете за нея като за годишния преглед на плана: брой участници, активи, вноски, разпределения, такси и състояние на финансирането.
Общото правило е широко: ако вашият бизнес поддържа пенсионен план (401(k), план за споделяне на печалба, план за парични покупки или план с дефинирани доходи) или план за социални придобивки (медицинско, стоматологично, животозастраховане, инвалидност, обезщетение при напускане), обхванат от ERISA, администраторът на плана — обикновено вие, работодателят — трябва да подава всяка година, в която планът има активи или участници.
Важни изключения обхващат много от най-малките схеми:
- Планове с един участник, обхващащи само собственик и съпруг(а) (или партньори и съпрузи), подават вместо това формуляр 5500-EZ и то само след като активите на плана надхвърлят $250 000.
- SEP IRA и SIMPLE IRA обикновено нямат изискване за подаване на формуляр 5500, което е една от причините много малките работодатели да ги предпочитат.
- Нефинансирани планове за допълнителни придобивки и определени планове тип "top hat" за избран кръг от ръководството са освободени от повечето подавания.
- Държавни и църковни планове са извън дял I на ERISA и не подават.
Често срещано сляпо петно: плановете за социални придобивки. 401(k) с 30 участници не изисква обсъждане на одит, но напълно застрахован здравен план, покриващ 130 служители в началото на годината, обикновено трябва да подаде формуляр 5500 като голям план за социални придобивки. Много работодатели подават добросъвестно за 401(k), докато подаването за здравния план така и не се случва. Ако предлагате здравно покритие на голяма работна сила, проверете това отделно.
Кой формуляр: 5500 срещу 5500-SF срещу 5500-EZ
Три формуляра споделят фамилното име 5500 и изборът на грешния сам по себе си е нарушение при подаването. Съпоставете плана си с точно един:
Формуляр 5500 (дългият формуляр). По подразбиране за планове със 100 или повече участници в началото на план годината ("големи планове"), плюс всеки малък план, който не отговаря на условията за краткия формуляр. Той носи приложения за финансова информация (Приложение H), възнаграждение на доставчици на услуги (Приложение C) и други, а големите пенсионни планове трябва да приложат доклад от независим одит.
Формуляр 5500-SF (краткият формуляр). Достъпен за малки пенсионни и социални планове с по-малко от 100 участници в началото на годината, които отговарят на допълнителни условия: по същество всички активи имат лесно установима справедлива стойност, планът не държи ценни книжа на работодателя и не е многоработодателски или обединен план. Повечето малки 401(k) планове отговарят на условията, а SF е драматично по-опростен — няколко страници вместо куп приложения.
Формуляр 5500-EZ. За планове с един участник и определени чуждестранни планове. Собствениците на solo 401(k) го подават, след като активите надхвърлят $250 000. Той се подава до IRS, а не чрез електронната система на DOL, и има собствена отделна програма за облекчаване на закъснели податели, описана по-долу.
Когато се колебаете, броят на участниците в началото на план годината е разклонението на пътя — което прави правилното броене най-ценните пет минути от цялото това упражнение.
Срокове, удължения и къде отива подаването
За планове с календарна година формуляр 5500 и формуляр 5500-SF се подават в последния ден на седмия месец след края на план годината: 31 юли. Плановете с фискална година броят седем месеца от собствения си краен срок на годината.
Нуждаете се от повече време? Подайте формуляр 5558 преди първоначалния срок за автоматично удължение от два и половина месеца — 15 октомври за планове с календарна година. Удължението е рутинно и безплатно; пропускането на първоначалния срок без него е това, което стартира часовника за санкции.
Два съпътстващи срока вървят заедно с 5500:
- Формуляр 8955-SSA отчита напуснали участници с отложени придобити права, за да може Администрацията за социална сигурност да им напомни на пенсионна възраст. Той споделя срока на 5500 (плюс удълженията), но се подава до IRS, а не чрез системата на DOL.
- Годишният обобщен отчет (SAR) е резюмето на разбираем език, което трябва да предоставите на участниците в рамките на два месеца след срока на 5500 — 30 септември или 15 декември, ако сте удължили. Подаването на 5500, но без разпространение на SAR, е нарушение на разкриването с собствени санкции.
Всички формуляри 5500 и 5500-SF трябва да се подават електронно чрез системата EFAST2 на DOL с валиден електронен подпис. Подаванията на хартия не се приемат за тези формуляри, а неподписано или непълно подаване през EFAST2 не се брои за подадено — валидирайте подаването в софтуера, преди да натиснете "изпрати", и запазете потвърждението.
Прагът от 100 участника за задължителен одит
Преминете 100 участника и вашият план обикновено се нуждае от годишен одит от независим квалифициран публичен счетоводител, приложен към формуляр 5500. За малък бизнес този одит обикновено струва петцифрена сума — така че точните правила за броене имат огромно значение.
Броене в началото на годината
Статусът се определя от участниците, обхванати в началото на план годината, а не от средния брой или броя в края на годината. План, който започва годината с 98 и наема до 130, все още се подава като малък план тази година.
Сега се броят само салдата по сметки
От план годините, започващи през 2023 г., плановете с дефинирани вноски броят само участниците със салда по сметки в началото на годината — не всеки служител, който отговаря на условията. Преди промяната 401(k) със 120 служители, отговарящи на условията, но само 80 финансирани сметки, беше голям план; днес той е малък план. Ако вашият план има много служители, които отговарят на условията, но никога не са се включили, или напуснали работници, които са изтеглили средствата си, преброете отново по текущото правило, преди да приемете, че се нуждаете от одит.
Правилото 80-120 смекчава границата
Планове с между 80 и 120 участници в началото на годината могат да изберат да подават в същата категория като предходната година. План, който е подал като малък план миналата година и започва тази година със 105, може да остане малък още една година; голям подател, който падне до 95, може да продължи да подава като голям. Правилото предпазва плановете, които се колебаят близо до границата, от превключване между одитирани и неодитирани години. Отбележете, че изборът само запазва предишната ви категория — той не може да ви премести в посоката, която предпочитате.
Какво изисква освобождаването от одит
Малките пенсионни планове се измъкват от одита само ако отговарят и на условията на DOL за освобождаване от одит на малки планове, включително гаранция (bonding) за всяко лице, което борави с активи на плана, за най-малко 5 процента от активите на плана, извършване на изискваните разкрития към участниците и държане на отговарящи на условията активи на плана. Освобождаването не е автоматично със статуса на малък план, така че потвърдете условията с вашия TPA, вместо да предполагате.
Какво всъщност струва закъснялото подаване
Обявените числа са предназначени да привлекат вниманието ви и трябва да го направят:
- IRS: до $250 на ден, ограничени до $150 000 за план година. Конгресът увеличи това десетократно в SECURE Act за декларации, дължими след 2019 г. — по-старите ръководства, които все още цитират $25 на ден, са опасно остарели.
- DOL: законен максимум над $2 500 на ден, коригиран за инфлация всяка година, за неподаване на пълен отчет.
- Липсващ одит: правоприлагащата политика на DOL третира подаване за голям план без изисквания одитен доклад като непълно, което води до собствена дневна санкция, докато не бъде подадено съответстващо подаване.
"Разумна причина" може да убеди всяка от агенциите да намали или отмени санкциите, но забравянето и "моят TPA трябваше да се погрижи" рядко отговарят на условията. Далеч по-добрият път е доброволната програма за корекция, създадена точно за тази грешка.
DFVCP: облекчаване на санкциите за закъснели податели
Програмата за доброволно съответствие на закъснели податели (DFVCP) на DOL позволява на администраторите на планове да подадат просрочените годишни отчети и да платят драстично намалени санкции: $10 на ден, при спазване на тавани, които правят сметката почти безболезнена:
- Малки планове: максимум $750 за едно закъсняло подаване и таван от $1 500 на план, покриващ всички закъснели години, подадени заедно.
- Големи планове: максимум $2 000 за едно закъсняло подаване и таван от $4 000 на план, покриващ всички закъснели години, подадени заедно.
Сравнете това с пет неподадени години на пълна цена и програмата се изплаща хиляди пъти. Три условия имат значение:
- Подайте, преди DOL да ви открие. След като агенцията изпрати уведомление за неподаване, DFVCP отпада. Откриването на стари пропуски по време на дю дилиджънс или при смяна на TPA е класическият момент да действате незабавно.
- Подайте всяка закъсняла година изцяло. Подайте пълен формуляр 5500 или 5500-SF с всички приложения и прикачени файлове (включително всеки изискван одитен доклад) за всяка пропусната година чрез EFAST2, отметнете полето DFVC, след което изчислете и платете намалената санкция онлайн.
- Внимавайте за страната на IRS. IRS предоставя съответстващо облекчаване на санкциите на подателите по DFVCP, но трябва също да подадете на хартия всеки изискван формуляр 8955-SSA за закъснелите години. Подаванията през EFAST2 не предават тези данни на IRS и пропускането им оставя санкциите на IRS на масата.
Собствениците на solo 401(k) имат собствена програма. Закъснелите податели на формуляр 5500-EZ използват програмата на IRS за облекчаване на санкциите по Revenue Procedure 2015-32: $500 за закъсняла декларация, ограничени до $1 500 на план, подадени на хартия с формуляр 14704. Ако вашият план с един участник е преминал $250 000 активи преди години и никога не е подаван, това е вашето решение — и то покрива всяка пропусната година с едно подаване.
Грешки, които препъват малките работодатели
Година след година същите грешки предизвикват същите уведомления:
- Броене на всеки служител, отговарящ на условията. От 2023 г. плановете с дефинирани вноски броят само участниците със салда по сметки. Плановете, които все още броят глави по стария начин, купуват одити, които вече не са им нужни.
- Забравяне на плана за социални придобивки. За 401(k) се подава; за здравния план със 130 живота не. Големите планове за социални придобивки също подават.
- Предполагане, че TPA е подал. Вашият доставчик на услуги подготвя подаването, но администраторът, посочен в документа на плана — вие — притежава срока. Потвърждавайте всяка година, че съществува подписано подаване през EFAST2, и пазете потвърждението.
- Подаване на неподписани или непълни декларации. EFAST2 не отхвърля нищо автоматично по начина, по който подателите очакват; предупрежденията, пренебрегнати при подаването, се превръщат в уведомления за непълноти месеци по-късно.
- Пренебрегване на кратки план години. Нов план, сливане или промяна на план годината може да създаде частичен период със собствен срок за подаване. Отбележете го в календара в деня, в който настъпи промяната.
- Оставяне на пропуските да остареят. Всяка година закъснение е още едно подаване за реконструиране и още изгубен лост. DFVCP възнаграждава излизането напред; правоприлагането наказва чакането да бъдете хванати.
Проста годишна рутина за съответствие
Включете 5500 в приключването на всяка план година, така че никога да не се превърне в археология. През януари съгласувайте броя на участниците — служителите със салда по сметки в началото на годината — с ведомостите за заплати и отчетите на администратора на записи, и потвърдете дали сте малък или голям план тази година. До пролетта съберете извлеченията от доверителния фонд, записите за вноски, дневниците за разпределения и разкритията за такси, които вашият TPA се нуждае, и решете дали ще ви трябва удължението по формуляр 5558. Подайте до 31 юли (или 15 октомври при удължение), разпространете SAR до 30 септември (или 15 декември), и архивирайте подписаното подаване, потвърждението от EFAST2 и одитния доклад с постоянните записи на плана.
Този последен навик е мястото, където доброто счетоводство се изплаща двойно. Броят на участниците се съгласува с ведомостите за заплати, вноските се съгласуват с общата книга, а транзакциите за отпадане на права и такси трябва да са видими в книгите — не заровени в PDF файлове на администратора на записи. Когато всяко движение на пари в плана е проследимо във вашите счетоводни записи, подготовката на 5500 е сглобяване, а не разследване, и искане за документи от одитор отнема един следобед вместо месец.
Поддържайте записите на плана си готови за одит през цялата година
Сезонът на формуляр 5500 е безболезнен, когато вашите финансови записи вече разказват историята на плана. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
