Представете си декември във вашата компания. Подавате на всеки от дванадесетте си служители карта за подарък от $50, пожелавате им весели празници и осчетоводявате $600 като подаръци за персонала. Щедро, просто, готово — освен че току-що сте изплатили заплата, и IRS очаква удържане на данък върху дохода, Social Security, Medicare и запис във W-2 за всяка една от тези карти. Няма минимална сума. Карта от $10 се проваля на теста точно по същия начин, както карта от $500.
Това е най-неразбираното правило за допълнителни придобивки в едрия бизнес за заплати: картите за подарък и ваучерите за подарък, осребряеми срещу общи стоки или пари, са парични еквиваленти, а паричните еквиваленти никога не са de minimis fringe benefits. Изходът „твърде малко, за да си струва отчитането“, за който се сещате, не се прилага за нищо, което се харчи като пари. След като разберете защо правилото работи по този начин, как да удържате правилно и какво да дадете вместо това, когато искате наистина освободен от данъци жест, празничната щедрост спира да създава корекции в заплатите през януари.
Защо картата за подарък е заплата, а не подарък
Започнете с правилото по подразбиране. Съгласно Член 61 от Вътрешния кодекс за приходите, брутният доход означава всички доходи от всякакъв източник — включително възнаграждение за услуги, под каквато и да е форма на плащане. Ваканционната карта за подарък от работодател към служител е възнаграждение. Опаковъчната хартия и сезонът не променят характера ѝ.
Член 132 след това изброява допълнителните придобивки, които работодателят може да изключи от дохода на служителя: услуги без допълнителни разходи, квалифицирани отстъпки за служители, придобивки за условия на труд, de minimis придобивки и няколко други. Този списък е изчерпателен. Ако дадена придобивка не е в него, тя е облагаема. И IRS е категориен относно това къде попадат паричните придобивки: предоставените от работодателя пари или парични еквиваленти никога не могат да бъдат изключени от дохода.
Логиката е административна, не морална. Изключението de minimis съществува за придобивки, толкова малки и нечести, че отчитането им би било неразумно или непрактично — случайното кафе в офиса, къпкейк за рожден ден, позволяването на някого да направи лично копие на офис копирната машина. Картата за подарък не носи нищо от тази непрактичност. Тя идва с отпечатана номинална стойност, касова бележка за покупка и обикновено списък кой точно я е получил. Няма нищо неразумно в отчитането ѝ, затова IRS изисква да го направите.
Карта за конкретен магазин, Visa карта или е-код за подарък — все едно и също
Работодателите често предполагат, че формата има значение. Тя няма:
- Карта за подарък Visa или Mastercard е харчима навсякъде, така че е най-ясният възможен паричен еквивалент.
- Карта за конкретен магазин (карта от $50 към голяма търговска верига или верига за кафе) все още е осребряема срещу общи стоки, което IRS третира същото като пари. Изборът на получателя какво да купи е това, което я прави подобна на пари.
- Цифров код за подарък, изпратен по имейл на служителя, е идентичен с пластмасова карта за данъчни цели. Методът на доставка не променя нищо.
- Пари, пъхнати в празнична картичка, са заплата от първия долар. IRS не предвижда минимален праг — често цитираната идея, че малките парични подаръци минават под някакъв лимит, е просто погрешна.
Единственото тясно изключение, което IRS признава, е сертификат, който позволява на служителя да получи конкретен предмет от лична собственост — минимален по стойност, предоставян нечесто и непрактичен за отчитане. Класическият пример е ваучер, осребряем само за празнична пуйка или шунка. Забележете колко тясна е тази рамка: един конкретен предмет, не избор между предмети, и не конвертируем в пари или общи стоки. Раздайте карти за подарък от $20 за хранителен магазин вместо ваучери за пуйка и сте преминали обратно в облагаема заплата, защото картата позволява на служителя да купи каквото и да е.
Защо правилото de minimis не може да спаси карта за подарък
Струва си да разберете самия тест de minimis, защото недоразумението обикновено живее там. Два елемента трябва да бъдат изпълнени:
- Случайно или необичайно по честота. Редовно предоставяни придобивки — седмично, месечно, дори тримесечно — започват да изглеждат като прикрито възнаграждение. IRS преценява колко често всеки служител получава придобивката, не само колко често компанията дава нещо.
- Толкова малко по стойност, че отчитането би било неразумно или непрактично. Това се преценява въз основа на всички факти и обстоятелства. IRS е постановил, че предмети на стойност над $100 не могат да се считат за de minimis дори при необичайни обстоятелства.
Картите за подарък се провалят на втория елемент структурно: те са тривиални за оценяване и проследяване. Честотата също не ги спасява. Даването на карти веднъж годишно по празниците удовлетворява „случайната“ половина от теста, но правилото за паричните еквиваленти е абсолютна забрана — указанията на IRS категорично заявяват, че ваучерите за подарък, осребряеми срещу общи стоки или с парична стойност, не са de minimis придобивки и са облагаеми. Не остава аргумент за факти и обстоятелства.
Още две характеристики на правилото изненадват работодателите:
- Няма праг de minimis от $25. Цифрата $25 принадлежи на съвсем друго правило — ограничението за приспадане на бизнес подаръци съгласно Член 274(b), което ограничава какво можете да приспаднете за подаръци на клиенти и други неслужители. (Ако този ъгъл ви обърква, нашето ръководство за правилото за бизнес подарък от $25 го изяснява.) Смесването на двете правила е как „картите за подарък под $25 са освободени от данъци“ се превърна в един от най-устойчивите митове в заплатите. Картите за подарък на служители са заплата при всякаква сума; ограничението от $25 урежда приспадането ви за подаръци на клиенти.
- Когато една придобивка е твърде голяма, за да бъде de minimis, цялата ѝ стойност е облагаема — не само излишъкът. Този дизайн „скала, не постепенно намаляване“ се прилага в правилата de minimis и е още една причина да не импровизирате близо до границата.
Как да отчитате и удържате правилно върху карти за подарък
Третирайте всяка карта за подарък на служител като допълнителна заплата — същата категория като бонуси, комисионни и извънреден труд. Тази класификация определя всичко останало.
Удържане на данък върху дохода: 22 процента фиксирано е лесният път
За допълнителни заплати можете да удържате федерален данък върху дохода при опционалната фиксирана ставка от 22 процента (37 процента е задължителна за допълнителни заплати над $1 милион, изплатени на едно лице в календарна година). Повечето малки бизнеси използват фиксираните 22 процента върху картите за подарък, вместо да добавят сумата към редовното удържане по скалата за заплати. И двата метода са разрешени; фиксираната ставка е просто по-лесна и не позволява на празничния жест да изкриви редовното удържане от заплатата.
Щатското удържане следва правилата на вашия щат за допълнителни заплати, които варират — някои щати имат свои фиксирани ставки, други изискват редовните таблици. Проверете своя преди декември, не по време на него.
FICA, Medicare и FUTA се прилагат
Номиналната стойност на картата подлежи на данъци Social Security и Medicare (както работодателската, така и служителската част) и на федерален данък за безработица. Отчитайте я в карета 1, 3 и 5 на Форма W-2. По избор можете да я отбележите в каре 14, което някои работодатели използват, за да покажат на служителите „включва $50 ваканционна карта за подарък“, така че общата сума във W-2 да не изненада никого.
Време: годината, в която служителят я получава
Заплатите се отчитат в годината на получаване, не в годината, в която сте купили картите. Карти, закупени през декември, но раздадени на януарско парти, са заплата за следващата година. Карти, раздадени през декември, трябва да влязат в последното плащане на заплати за тази година — и точно тук повечето малки бизнеси се спъват, защото човекът, който купува картите (често собственикът), не казва на човека, който обработва заплатите, до януари.
Опцията за бруто увеличение
Ако искате служителят да се наслади на пълните $50, а не на $50 минус удържанията, увеличете плащането бруто: изплатете допълнителна заплата, изчислена така, че след удържане служителят да получи нетно номиналната стойност. Софтуерът за заплати и повечето доставчици на услуги за заплати обработват изчисленията бруто-към-нето автоматично. Брутото увеличение ви струва повече от номиналната стойност на картата — служителят дължи данък и върху брутото увеличение — но запазва духа на жеста и поддържа счетоводството чисто.
Документацията, от която се нуждае вашият доставчик на услуги за заплати
За всяко разпределение на карти за подарък запишете името на получателя, датата на даване, типа карта и номиналната стойност, и предайте този списък на човека, който обработва заплатите, преди последното плащане на заплати за годината. Кутия с декемврийски касови бележки, реконструирана през февруари, е начинът, по който се раждат корекциите W-2c — и санкциите, разгледани по-долу.
Грешките, които водят до санкции
Неотчитането на карти за подарък не е закръгляща грешка, която IRS пренебрегва. Това е занижена заплата плюс неплатени данъци върху заетостта, и излиза наяве точно там, където бихте очаквали: одити на заплати, прегледи на класификацията на работниците и годишни реконсилации, където общите заплати не се връзват с общите разходи за възнаграждение.
- „Беше само $15.“ Сумата е без значение за паричните еквиваленти. Десет служители по карта от $15 са $150 неотчетена заплата, а корекцията струва повече в професионално време, отколкото удържането някога би струвало.
- Даване на картата на съпруга или детето вместо това. Подарък, предоставен от името на служител, но получен от член на семейството, все още е облагаем доход за служителя. Заобикалянето на получателя не променя нищо.
- Наричане на награда за постижение. Наградите за постижения на служители могат да бъдат изключени — до $400 на служител годишно по неквалифициран план или $1,600 по квалифициран писмен план — но само когато отговарят на строги изисквания: материална лична собственост, връчена като част от значима церемония, за трудов стаж или постижение по безопасност. Пари, парични еквиваленти, ваканции, храни, настаняване, билети и ценни книжа са изрично неизправни. Карта за подарък, обозначена като „награда“, все още е карта за подарък.
- Възстановяване на покупката вместо прекарване през заплати. Каране на служителя да си купи собствена карта и осчетоводяване на разхода обратно не преобразува заплатата в възстановяване. Третирането по отговорен план изисква бизнес разход с доказателства — лична карта за подарък не е такъв.
- Забравяне на щатските и местните данъци. Федералното отчитане получава вниманието, но щатите налагат свои санкции за неотчетено удържане, а местните юрисдикции за данък върху доходите също искат своя дял.
- Закъсняла корекция. Ако откриете неотчетени карти след подаване на W-2, подайте Форми W-2c и коригирани данъчни декларации за заетост (Форма 941-X) незабавно. Доброволната корекция преди известие за одит винаги е по-евтина от същата корекция след такова — санкциите за неподаване на правилни информационни декларации се увеличават с колкото по-късно е корекцията.
Работодателят носи отговорност за неудържаното удържане, работодателския дял от FICA, лихвите и санкциите. Служителите също могат да дължат допълнителен данък плюс лихва, когато доходът най-накрая се появи в декларацията им. Никой участник не се радва на този резултат, и всичко това е предотвратимо със списък на получателите и един запис в заплатите.
Какво да дадете вместо това, когато искате освободено от данъци
Понякога целта е наистина малък, топъл, освободен от данъци жест, а не прикрито възнаграждение. Правилата оставят истинско пространство за това — просто трябва да останете в рамката на материалното и тривиалното:
- Празнична пуйка, шунка или кошница с плодове. Хранителни продукти с ниска стойност, давани нечесто, са учебникарската de minimis придобивка. Пазете стойността скромна, а честотата — за истински поводи.
- Фирмени артикули с минимална стойност. Чаша или тениска с логото на компанията, давани нечесто, са нещото, за което е написано изключението.
- Случайно офис парти или хранене. Празничните партита и случайните екипни хранения за служители (и техните съпрузи) остават изключени и напълно в духа на правилото.
- Истинска награда за постижение. Ако искате да признаете трудов стаж или постижение по безопасност с нещо по-хубаво, установете квалифициран план и дайте материална лична собственост в рамките на лимитите $400/$1,600 — гравиран часовник или плакет, не карта за подарък.
- Време. Ранно освобождаване преди празник или изненадващ следобед почивка ви струва малко, радва служителите надеждно и не създава никакъв запис във W-2.
Забележете модела: всичко в този списък или се консумира, носи, показва, или се преживява — нищо не се харчи като пари. Това е границата. Ако получателят може да го превърне в избор на стока, вие плащате заплата; ако получи конкретно малко нещо, вие давате подарък.
Дръжте картите за подарък видими в книгите си
Картите за подарък стоят на кръстопътя на два свята — покупката е изходящ паричен поток, разпределението е заплата — и затова се губят. Решението е малък, скучен счетоводен навик: записвайте покупките на карти в специална разходна сметка (нещо като „Подаръци за служители — карти за подарък“), вместо да ги заравяте в общи офис консумативи, пазете списъка на получателите с касовата бележка и реконсилирайте сметката със записите за заплати в края на годината, така че всеки разпределен долар да се появи в заплатите. Когато регистърът за покупки и регистърът за заплати съвпадат, одитите са кратки разговори.
Ако книгите ви живеят в счетоводство с обикновен текст, този вид кръстосана проверка е почти безплатна: покупките на карти се осчетоводяват в разходната сметка за карти за подарък при закупуване, а годишният преглед на тази сметка спрямо записите ви за заплати потвърждава, че нищо не е пропуснато. Структурираните, търсими записи побеждават декемврийската кутия всеки път — вижте документацията на Beancount.io за това как да настроите разходни сметки, които правят реконсилации като тази рутинни.
Поддържайте финансите си организирани от първия ден
Докато се справяте с празничните заплати и годишното отчитане, поддържането на ясни финансови записи е от съществено значение. Beancount.io предоставя счетоводство с обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство с обикновен текст.
