Служителят ви почина и все още му дължите заплата: как възнагражденията за годината на смъртта се отразяват във Форма W-2 и 1099-MISC

Ако прекарате последната заплата на починалия си служител през обичайния си процес за заплати, декларацията, която подадете, ще бъде грешна на поне три места: ще удържите федерален данък върху дохода, който никога не е трябвало да удържате, ще поставите възнаграждения в клетка 1 на W-2, където не им е мястото, и ще пропуснете 1099-MISC, който IRS очаква да види. Всяка грешка е поправима — но само ако я хванете преди януарския сезон за подаване, когато започнат да пристигат известията за несъответствия.

Това ръководство описва точно как да изплатите натрупани възнаграждения, отпуск и друго възнаграждение, дължими на човек, починал по време на заетост: какво да удържите, кои формуляри получават кои числа, кой по закон може да получи парите и капана на времето, който изцяло променя данъчното третиране.

Основното правило: смъртта разделя една заплата между два формуляра​

Когато служител почине, всички възнаграждения, плащане за отпуск, бонуси, комисиони и други възнаграждения, които са били дължими, но неизплатени към датата на смъртта, стават „възнаграждения във връзка с наследодател“. Те вече не са доход на служителя — принадлежат на наследството или на бенефициента — и данъчният кодекс ги третира различно от обичайните възнаграждения.

Най-важният факт е календарната година, в която извършвате плащането, а не годината, в която възнагражденията са били заработени:

• Платени през календарната година на смъртта: удържате осигуровки за социална сигурност и Medicare (FICA), но не удържате федерален данък върху дохода. Отразявате плащането във Форма W-2 на наследодателя в клетки 3 и 5 (възнаграждения за социална сигурност и Medicare) с удържаните данъци в клетки 4 и 6 — и го изключвате изцяло от клетка 1. След това отразявате брутната сума (преди удържането на FICA) във Форма 1099-MISC, клетка 3, издадена на наследството или бенефициента.
• Платени през календарна година след годината на смъртта: не удържате нищо — нито данък върху дохода, нито FICA, нито FUTA. Не подавате никаква W-2 за плащането. Отразявате го само във Форма 1099-MISC, клетка 3, на наследството или бенефициента.

Да, това означава, че плащане през същата година поражда две информационни декларации за една заплата: фрагмент от W-2, показващ само възнагражденията и данъка за FICA, плюс 1099-MISC, показващ брутния доход. Това двойно отразяване е частта, в която повечето малки работодатели — и някои настройки на софтуер за заплати — грешат.

Работен пример: числата във всеки формуляр​

Да предположим, че служителят ви е спечелил 10 000 долара възнаграждения по-рано през годината (с вече удържани 1 500 долара федерален данък върху дохода), след което е починал с 2 000 долара неизплатени възнаграждения и 1 000 долара натрупан отпуск. Плащате 3 000 долара на наследството през юли същата година.

Форма W-2 (издадена на името и номера за социална сигурност на наследодателя):

• Клетка 1 (възнаграждения): 10 000 долара — плащането от 3 000 долара след смъртта е изключено
• Клетка 2 (удържан федерален данък): 1 500 долара — непроменено
• Клетка 3 (възнаграждения за социална сигурност): 13 000 долара — включва 3 000 долара
• Клетка 4 (удържан данък за социална сигурност): данъкът върху 13 000 долара
• Клетка 5 (възнаграждения за Medicare): 13 000 долара — включва 3 000 долара
• Клетка 6 (удържан данък за Medicare): данъкът върху 13 000 долара

Форма 1099-MISC (издадена на името и TIN на наследството или бенефициента):

• Клетка 3 (друг доход): 3 000 долара — пълната брутна сума, въпреки че FICA е била удържана

Ако вместо това бяхте платили тези 3 000 долара следващия януари, нямаше да има удържане на FICA, нищо в която и да е W-2, и само 3 000 долара във Форма 1099-MISC, клетка 3.

Въпросът за 600 долара: кога 1099-MISC е задължителна​

Отразяването в 1099-MISC следва стандартния праг: ако плащанията след смъртта към наследството или бенефициента възлизат общо на 600 долара или повече през календарната година, подавате формуляра. Под 600 долара без резервно удържане не се изисква 1099-MISC — макар получателят все още да дължи данък върху дохода върху парите.

Обърнете внимание на асиметрията, която това създава: плащане от 500 долара за последен отпуск, извършено през годината на смъртта, все още изисква удържане на FICA и все още се появява в клетки 3 и 5 на W-2, но не поражда 1099-MISC. Водете запис за него въпреки това, защото данъчният подготвител на наследството ще попита какво е било платено и какво е било удържано.

Изключението за конструктивно получаване: чекове, издадени преди смъртта​

Не всяко плащане след смъртта следва разделянето W-2/1099-MISC. Ако парите са били действително или конструктивно получени от служителя преди смъртта, те остават обичаен доход от възнаграждения в последната декларация.

Класическият случай е вече издадената заплата. Ако сте издали и предоставили редовната заплата на служителя преди смъртта му — дори ако той никога не я е осребрил — тези възнаграждения са били конструктивно получени. Процедурата е:

1. Анулирайте оригиналния чек, издаден на служителя.
2. Издайте заместващ чек, платим на наследството или бенефициента, за същата нетна сума.
3. Не коригирайте записите си за заплати. Възнагражденията вече са били отразени нормално в клетка 1 на W-2 с всички удържания. Не е необходима 1099-MISC за преиздадената сума.

Разделителната линия е подготовка срещу неподготвеност: чек, подготвен преди смъртта, е възнаграждение на наследодателя; натрупан отпуск или бонус, който не е бил обработен към датата на смъртта, е възнаграждение във връзка с наследодател и следва правилата за разделено отразяване. Когато времето е близко, документирайте датите — дата на чека, дата на смъртта, дата на преиздаване — в досието за заплати.

Кой получава парите? Щатското право решава, не вие​

Федералните данъчни правила ви казват как да отразите плащането. Щатското право ви казва кой може да го получи — и отговорите варират изключително много. Повечето щати имат специфична процедура за малки суми неизплатени възнаграждения, дължими на починал служител:

• Много щати ви позволяват да платите директно на преживелия съпруг (а понякога и на пълнолетни деца или определен бенефициент) при получаване на подписана декларация за родство, до законов таван. Тези тавани варират от няколкостотин долара до десетки хиляди в зависимост от щата.
• Суми над тавана обикновено трябва да отидат при назначения от съда личен представител или администратор на наследството — не при член на семейството, който попита пръв.
• Някои щати налагат срок (например плащане на допустимите преживели лица в рамките на 30 дни след смъртта) и изискват писмено потвърждение за получаване, което освобождава от отговорност.

Практическият наръчник:

1. Поискайте акт за смърт и запазете копие в личното досие.
2. Попитайте трудовия отдел на щата си или адвоката си за процедурата за възнаграждения на починал служител и текущия таван, преди да платите на когото и да било.
3. Съберете Форма W-9 от този, който ще получи парите — трябват ви името и TIN за 1099-MISC. Ако получателят е наследството, то се нуждае от собствен Идентификационен номер на работодател (EIN) (кандидатства се с Форма SS-4); не използвайте номера за социална сигурност на наследодателя в 1099-MISC.
4. Ако никой не предяви претенция за възнагражденията, не ги дръжте безсрочно — неполучените заплати в крайна сметка преминават към щата като неполучена собственост след периода на бездействие, и повечето щати очакват държателите да ги декларират и предадат.

Плащането на грешния човек не само създава семеен спор; то създава отчетна бъркотия, защото 1099-MISC трябва да отиде при действителния получател. Забавете се и проверете.

Резервно удържане: капанът с 24%​

Тъй като възнагражденията след смъртта се отразяват във Форма 1099-MISC, правилата за резервно удържане се прилагат. Ако наследството или бенефициентът не предостави TIN — няма W-9, няма EIN все още, документите са заседнали в производството по наследство — трябва да удържите федерален данък върху дохода при ставка на резервно удържане от 24% от плащането и да го отразите в клетка 4 на 1099-MISC.

Това е единствената ситуация, в която федерален данък върху дохода се удържа от възнаграждения след смъртта, и тя изненадва работодателите, които са научили правилото „без удържане на данък върху дохода“. Решението е процедурно: не освобождавайте плащането, докато не получите валидна W-9. Получаването на TIN предварително е далеч по-лесно от обясняването на резервно удържане на опечалено семейство — или коригирането му по-късно.

FUTA, щатски данъци и останалата част от структурата на заплатите​

• FUTA (федерален данък за безработица): плащанията през същата година като смъртта все още подлежат на FUTA; плащанията, извършени след годината на смъртта, не подлежат. Включете плащането в базата за възнаграждения на Форма 940 само когато е платено през годината на смъртта.
• Удържане на щатски данък върху дохода и осигуряване за безработица: повечето щати следват федералния модел (без удържане на данък върху дохода; третирането, еквивалентно на FICA, варира), но подробностите се различават по щати. Потвърдете с приходната агенция на щата си или с доставчика на заплати, вместо да предполагате.
• Приспадане за работодателя: последните възнаграждения остават обичаен и необходим бизнес разход. Приспадате ги, когато са платени, точно както всяка друга заплата.

Още едно предупреждение за времето: ако служител почине през декември и платите натрупаните възнаграждения през януари, плащането избягва изцяло FICA и пропуска W-2. Това е правилният резултат съгласно правилата — но не забавяйте умишлено плащането, за да предизвикате този резултат. Крайните срокове за последна заплата в щата все още се прилагат, а някои щати наказват закъснелите последни възнаграждения с дневни санкции, които засенчват всякакви спестявания от данък върху заплатите.

Какво друго се брои за възнаграждение след смъртта​

Правилата за разделено отразяване обхващат повече от последните две седмици заплата:

• Плащания за натрупан отпуск и PTO (и болнични, когато вашата политика или щатско право изисква плащане)
• Спечелени комисиони и бонуси, включително суми, изчислени след смъртта
• Обезщетение при прекратяване, дължимо съгласно споразумение или политика
• Обезщетения при смърт от неквалифицирани планове за отложено възнаграждение и планове по Раздел 457 — отразени в 1099-MISC, клетка 3

Две важни изключения: обезщетенията при смърт от квалифициран пенсионен план се отразяват във Форма 1099-R, не в 1099-MISC. А постъпленията от групово срочно животозастраховане, платено от работодателя, следват собствени правила за отразяване, не правилата за възнаграждения. Ако служителят е имал компенсация под формата на дялово участие, отложено възнаграждение или пенсия, включете вашия CPA, преди да подадете каквото и да било — тези плащания имат свои собствени формуляри и своя собствена логика за годината на смъртта.

За страната на получателя в счетоводния баланс: възнагражденията след смъртта са доход във връзка с наследодател (IRD) — облагаем за този, който ги получава, отразен в неговата декларация, не в последната декларация на наследодателя. Ако наследството е било достатъчно голямо, за да дължи данък върху наследството, получателят може също да се квалифицира за приспадането за IRD за данъка върху наследството, приписващ се на този доход. Това е територия на подготвителя на наследството, но да го споменете на семейството е любезност, която си заслужава изречението.

Грешките, които генерират известия от IRS​

Почти всяка грешка в тази област попада в една от шест категории. Проверете работата си срещу всяка:

1. Прекарване на последния чек през нормалния процес за заплати. Вашата система за заплати с готовност ще удържи федерален данък върху дохода и ще постави сумата в клетка 1. Заменете го: само FICA, само клетки 3 и 5.
2. Отразяване на плащането в клетка 1 на W-2. Възнагражденията след смъртта никога не отиват в клетка 1. Те отиват в клетки 3 и 5 (плащане през същата година) и в 1099-MISC.
3. Забравяне на 1099-MISC. Наследството или бенефициентът се нуждае от отразен доход в клетка 3 от 600 долара или повече. Това е най-често пропусканата стъпка.
4. Използване на Форма 1099-NEC вместо 1099-MISC. Възнагражденията след смъртта са „друг доход“ в клетка 3 на 1099-MISC — никога възнаграждение на неслужител в 1099-NEC.
5. Поставяне на SSN на наследодателя в 1099-MISC. 1099-MISC принадлежи на получателя: SSN на бенефициента или EIN на наследството.
6. Отразяване на нетната вместо на брутната сума. 1099-MISC показва пълните 3 000 долара, въпреки че FICA е извадена от тях. W-2 показва страната на FICA; 1099-MISC показва страната на дохода.

Контролен списък за седмицата след това​

Когато научите, че служител е починал, преминете през този списък по ред:

1. Осигурете елементите на заплатите: спрете или оттеглете всяко предстоящо директно депозиране; изтеглете неосребрените чекове; замразете планираните бонуси или комисиони за този служител.
2. Изчислете всичко дължимо: последни часове, извънреден труд, натрупан отпуск/PTO, спечелени комисиони и бонуси, възстановяване на разходи и всяко дължимо обезщетение при прекратяване.
3. Определете получателя съгласно щатското право: допустим по декларация преживял или представител на наследството — и вземете акта за смърт, декларацията и подписаната W-9, преди да платите.
4. Решете годината на плащане умишлено: разберете, че смърт през декември, платена през януари, променя резултата за FICA и W-2, но спазвайте крайния срок на щата за последна заплата независимо от това.
5. Обработете плащането извън цикъла с удържане само на FICA (същата година) или без удържане (следваща година), и потвърдете, че доставчикът ви на заплати го кодира като възнаграждение след смъртта.
6. Подайте и двата формуляра през януари: фрагмента от W-2 (плащания през същата година) и 1099-MISC, клетка 3 (и в двата случая, при 600+ долара).
7. Запазете досието: копие от акта за смърт, декларация, W-9, записи за плащания и бележки за дати и решения, съхранявани с другите ви записи за данък върху заплатите.

Поддържайте записите си за заплати чисти, когато е най-важно​

Правилното handling на последното плащане на починал служител се свежда до записи: какво е било дължимо, кога е платено, кой го е получил и какво е било удържано. Точните счетоводни книги, водени в реално време, правят една ужасна седмица административно проста — и превръщат януарското подаване в незначително събитие вместо в проект за реконструкция. Beancount.io предоставя счетоводство с обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство с обикновен текст.