Правилото за бизнес подаръци от 25 долара: Какво можете да приспаднете и защо картите за подарък за служители са заплати

Похарчихте 80 долара за подарък за благодарност на най-добрия си клиент, прибрахте разписката в папката си за разходи и предположихте, че току-що сте си осигурили приспадане от 80 долара. Не сте. IRS ще ви позволи да приспаднете 25 долара от тях — и този таван не е мръднал от 1962 г.

Това е федералното правило за бизнес подаръци в едно неудобно изречение: щедростта е добре, но приспадането — не. След като разберете къде се намира границата от 25 долара, как третира съпрузи и семейства, какво изобщо не попада в нея и защо подаръците за служители следват напълно различни правила, можете да спрете да оставяте подаванията си във ведомостта изложени на риск и да спрете да надхвърляте приспадания, които няма да издържат на проверка.

Основното правило: 25 долара на човек на данъчна година​

Ако правите бизнес подаръци в хода на вашата търговия или бизнес, можете да приспаднете не повече от 25 долара от цената на подаръците, които давате пряко или косвено на всяко едно лице през данъчната си година. Това е цялото правило, от раздела за често задавани въпроси за бизнес разходи на IRS и Глава 3 от Публикация 463.

Няколко думи в това изречение вършат много работа:

• На човек, на година. Три подаръка по 20 долара на един и същ клиент през годината представляват общо разходи от 60 долара, но приспадания от 25 долара. Десет подаръка по 20 долара на десет различни клиенти представляват разходи от 200 долара и приспадания от 200 долара, защото всеки получател има собствена граница от 25 долара.
• Пряко или косвено. Даването на подаръка на съпруга на клиента или доставянето му от вашия бизнес партньор от ваше име не създава втора граница. Подарък за член на семейството на клиент се третира като подарък за клиента, освен ако нямате истинска, независима бизнес връзка с този член на семейството.
• Вие и съпругът ви сте един данъкоплатец. Ако и двамата изпратите подарък по 20 долара на един и същ клиент, сте похарчили 40 долара и можете да приспаднете общо 25 долара между вас.
• Дружествата не умножават тавана. Лимитът от 25 долара се прилага както на ниво дружество, така и на ниво партньор, така че прокарването на подаръци през множество партньори не превръща 25 долара в 50 долара.

Винаги сте свободни да харчите повече. Правилото ограничава приспадането, а не щедростта.

Какво се брои към 25-те долара — и какво не​

Случайните разходи остават извън тавана​

Гравирането, опаковането, подаръчната опаковка, застраховката и доставката обикновено не се броят към лимита от 25 долара, стига да не добавят съществена стойност към самия подарък. Подаръчната опаковка на бутилка зехтин за 24 долара е случайна. Декоративна кошница, която държи плодове за 15 долара, но самата тя струва 30 долара, не е случайна — тя е част от подаръка.

Тестът е съдържанието, а не етикетите. Позлатяването на химикал добавя стойност. Плащането на 8 долара за доставка на подарък за 20 долара не добавя.

Артикулите с марка на стойност до 4 долара изобщо не са подаръци​

За целите на лимита от 25 долара, игнорирайте артикули, които отговарят на всичките три условия:

1. Те струват 4 долара или по-малко,
2. Те носят вашето бизнес име, постоянно гравирано или отпечатано, и
3. Разпространявате ги редовно — помислете за календари, химикалки, чаши или пазарски чанти, раздавани в количества.

Химикалка с марка за 3 долара, дадена на 200 участници в конференция, не докосва границата от 25 долара на никого. Яке с марка за 30 долара я докосва, защото не отговаря на теста за цена, въпреки че носи вашето лого.

Подарък-или-развлечение се счита за развлечение по подразбиране​

Всеки артикул, който може да се счита или за подарък, или за развлечение, обикновено се третира като развлечение — а развлеченията не подлежат на приспадане. Абонаментни карти за сезон, които давате на клиент без намерение да присъствате заедно, изглеждат като подарък, но правилата третират тази категория като развлечение. Ако присъствате на мача с клиента и има водене на истинска бизнес дискусия, се прилагат различни правила за документация за бизнес ястия и развлечения, но не можете да преименувате това на подарък от 25 долара, за да спасите приспадане.

Когато се съмнявате, първо класифицирайте, после приспадайте.

Капанът, в който попадат повечето собственици: подаръци за клиенти срещу подаръци за служители​

Тук добронамерените бизнеси създават данъчна експозиция за ведомостта за заплати. Подаръците за клиенти и за служители звучат еднакво, но се намират в различни части на данъчния кодекс.

Подаръци за клиенти и потенциални клиенти: ограничение на приспадането от 25 долара​

Подаръците за клиенти, доставчици и източници на препоръки попадат под лимита за бизнес подаръци от Раздел 274(b), описан по-горе. Приспадате до 25 долара на получател от бизнес декларацията си (Приложение C, декларация за дружество или корпоративна декларация, в зависимост от вашия субект), а получателят обикновено го изключва от облагане. Съхранявайте записите за бизнес цел, описани по-долу.

Подаръци за служители: няма такова нещо като необлагаем „подарък"​

За федерални данъчни цели върху заетостта няма такова нещо като подарък от работодател на служител. Има само заплати, които са облагаеми, и допълнителни обезщетения, които конкретно изключение изважда от заплатите. Освен ако не се прилага изключение, това, което наричате подарък, е заплата — подлежаща на удържане на данък върху дохода, плюс осигуровки за социално осигуряване и Medicare.

Това разграничение води до два много различни резултата:

Парите и паричните еквиваленти винаги са заплати. Пари, чекове, карти за подарък, ваучери за подарък, които могат да бъдат осребрени за стоки от общ характер, и кредити, заредени на кредитна карта, никога не могат да бъдат изключени като незначително допълнително обезщетение, колкото и малки да са. Карта за кафене за 25 долара, Visa карта за подарък за 50 долара и сертификат, който може да бъде обменен за пуйка, са облагаеми заплати. Сумата трябва да премине през ведомостта, да се появи във формуляр W-2 на служителя и да носи удържане — дори когато картата ограничава какво може да се купи, кога трябва да се използва или дали неизползваните салда се обезсилват.

Малки, нечести материални вещи могат да бъдат изключени. Коледна пуйка, шунка, кошница с плодове, бутилка вино, цветя или случайни билети за събития с умерена стойност могат да отговарят на условията за незначително допълнително обезщетение съгласно Раздел 132: имущество или услуга с толкова малка стойност, предоставяна толкова рядко, че отчитането ѝ би било неразумно. Няма законов таван в долари за незначителни обезщетения, но практикуващите обикновено държат отделни предмети около 100 долара или по-малко и нечести — помислете веднъж или два пъти годишно, а не всеки месец. Когато се прилага изключението, служителят не дължи данък, а вие приспадате разходите като обикновен бизнес разход за предоставяне на обезщетението.

Какво означава това за вашето приспадане​

• Кошница с подаръци за 60 долара, дадена на служител, която отговаря на условията за незначително обезщетение: изключва се за служителя, приспада се за вас като разход за допълнително обезщетение.
• Карта за подарък за 60 долара, дадена на същия служител: 60 долара облагаеми заплати за служителя, приспада се за вас като компенсация (заплати) — отчита се и се удържа чрез ведомостта, а не се заявява като бизнес подарък от 25 долара.
• Подарък за 60 долара на клиент, който не е служител: 25 долара се приспадат като бизнес подарък, 35 долара не подлежат на приспадане.

Свързана, но отделна категория е наградата за постижение на служителя за стаж или безопасност — материално лично имущество, присъдено по писмена програма, приспада се до 400 долара на служител годишно (1600 долара по квалифициран план) и се изключва за служителя до същата сума. Пари, карти за подарък, ваканции и подобни артикули никога не отговарят на условията за награди за постижение.

Често срещаната и скъпа грешка е да се даде на всеки служител карта за подарък за 100 долара през декември, да се осчетоводи като „подаръци за служители“ и да се пропусне ведомостта изцяло. Позицията на IRS е недвусмислена: всеки долар от тях е бил заплата в деня, в който е бил предаден.

Записи, които наистина доказват бизнес подарък​

Лимитът от 25 долара привлича вниманието, но липсващите записи губят повече приспадания, отколкото превишените суми. Имате нужда от водени навреме записи, които установяват всяко от следните:

• Сума: цената на подаръка плюс всички случайни разходи, които третирате отделно.
• Дата: кога е даден подаръкът.
• Описание: какъв е бил подаръкът.
• Бизнес цел: защо е даден — благодарност за препоръка, коледна доброжелателност за активен клиент, подарък за приключване на сделка, свързан с конкретен ангажимент.
• Бизнес връзка: кой го е получил и как е свързан с вашия бизнес — клиент, потенциален клиент, доставчик, източник на препоръки.

„Водени навреме“ означава записани по време на или около момента на разхода, а не реконструирани година по-късно от извлечения от кредитна карта по време на проверка. Извлечение от карта доказва, че сте похарчили пари. То не доказва бизнес цел, получател или връзка.

Практичен минимум, който издържа на проверка:

• Запазете разписката, показваща какво е купено, откъде и за колко.
• В бележката за счетоводното отчитане на транзакцията отбележете име на получател, бизнес връзка, повод и дата на доставка. Пример: „Коледна благодарност, доставено на 18 декември — Дж. Ривера, ABC Dental (активен клиент, 3 препоръчани почиствания през Q4).“
• Проследявайте годишни общи суми на получател, така че да спрете приспадането на 25 долара, вместо да откривате превишението по време на данъчния сезон.
• Съхранявайте разпределението на карти за подарък и парични еквиваленти в отделен списък за ведомостта — получател, сума, дата — и съгласувайте този списък със заплатите от W-2 преди края на годината.

Ако възстановявате разходи на служители за подаръци, които купуват от ваше име, същата документация се движи нагоре: те документират получател, цел и разходи към вас, а вие съхранявате тези записи като свои собствени.

Пет грешки, които струват реални пари​

1. Приспадане на пълната цена на всеки подарък за клиент​

Подаръкът за клиент за 75 долара, приспаднат при 75 долара, е надценяване от 50 долара на получател. При 40 клиенти това са 2000 долара забранени приспадания плюс експозиция за точност. Ограничете всеки получател на 25 долара в работните си данъчни документи, дори ако вътрешният ви отчет за разходи показва пълния разход.

2. Третиране на карти за подарък за служители като необлагаеми​

Това е най-рисковата грешка в този списък, защото се натрупва: пропуснато удържане, пропуснати работодателски данъци върху заплати и подценяване на W-2. Прокарвайте всяка карта за подарък, сертификат и паричен еквивалент през ведомостта в периода на плащане, в който е даден, а не като корекция в края на годината, която се надявате да запомните.

3. Забравяне на приписването към съпруг и семейство​

Подарък от 25 долара на клиент плюс подарък от 25 долара на съпруга на клиента е едно приспадане от 25 долара, а не две — освен ако съпругът не е независимо ваш клиент или доставчик с отделна бизнес връзка, която можете да документирате. Коледни подаръци, адресирани до „семейство Смит“, не умножават тавана по размера на домакинството.

4. Погребване на подаръци в разходи за ястия, консумативи или други разходи​

Подаръците, разпръснати из сметките на общия ledger, не могат да бъдат ограничени, документирани или защитени. Използвайте специални сметки — например „Подаръци за клиенти (приспадаща се част)“ и „Подаръци за клиенти (неприспадаща се надбавка)“ — плюс отделна сметка за заплати за награди за служители, прокарвани през ведомостта. Разделянето принуждава изчислението от 25 долара по време на осчетоводяването и дава на вашия данъчен подготвител чисто число в края на годината.

5. Пропускане на записи, защото сумата е малка​

Подаръците с малка стойност са тези, които най-често се плащат в брой, купуват се с лични карти или се доставят без бележка — и следователно са най-трудни за доказване. Подарък за 22 долара без документиран получател или цел струва 0 долара при проверка, а не 22 долара.

Опростен процес за края на годината​

1. Извадете сметките за подаръци. Експортирайте всяка транзакция, кодирана като подаръци за клиенти, подаръци за служители и награди за годината.
2. Сортирайте по получател. Сумирайте разходите на човек във всички купувачи, карти и отчети за възстановяване — включително подаръци, дадени от вашия съпруг или партньори от същия бизнес.
3. Приложете границите. За неслужители ограничете приспадаемата цена на 25 долара на получател; преместете надбавката в неприспадаема. За служители потвърдете, че всеки паричен еквивалент се появява в заплатите от ведомостта и всеки материален артикул или отговаря на условията за незначително обезщетение, или е преминал през ведомостта.
4. Проверете изключенията. Извадете отговарящите на условията артикули с марка на стойност до 4 долара и отделно посочените случайни разходи за доставка, опаковане и гравиране, които не добавят съществена стойност.
5. Поправете книгите преди затварянето. Прекласифицирайте сега, докато разписките и спомените съществуват. Коригирането на декемврийски подарък през следващия октомври е начинът, по който се измислят детайли.
6. Съгласувайте ведомостта. Свържете списъка с карти за подарък за служители към заплатите в Box 1 на W-2 и потвърдете, че удържането е събрано — като увеличите брутната сума, където вашата политика обещава на служителите нетна сума.

Как да проследявате това без спирала от електронни таблици​

Правилото от 25 долара всъщност е проблем с проследяването на получател, което е точно нещо, което общото счетоводство обработва зле, когато подаръците са скрити в пет сметки под неясни бележки.

Работеща структура във всяка система с двойно записване:

• Expenses:Gifts:Clients:Deductible — ограничено до 25 долара на получател годишно.
• Expenses:Gifts:Clients:Nondeductible — надбавката над 25 долара, държана видима, а не изтрита, за да остане разходът честен.
• Expenses:Gifts:Promo-Items — отговарящи на условията разпространения с марка на стойност до 4 долара.
• Expenses:Employee-Awards:Taxable-Wages — карти за подарък и парични награди, винаги обвързани с обработка на заплати.
• Expenses:Employee-Awards:De-Minimis — отговарящи на условията материални подаръци.

Записвайте получателя и бизнес целта в описанието на транзакцията или приложена бележка по време на осчетоводяването. В края на годината приспадащият се баланс вече е изчислен, неприспадащата се надбавка вече е изолирана, а съгласуването с ведомостта е кратка реконструкция, а не криминалистичен проект. Ако държите книгите си в обикновен текст, същото разделение на сметки плюс последователна анотация за recipient: и purpose: ви дава възможност за търсене в одитен път, който бъдещото ви аз ще оцени.

Опростете Вашето Финансово Управление​

Да спазите правилото за подаръци от 25 долара е най-вече въпрос на записване на правилния детайл в правилното време — получател, цел и сума, в правилната сметка. Beancount.io предоставя счетоводство с обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни, така че границите на получател и съгласуванията с ведомостта остават проверими, вместо да бъдат погребани в черна кутия. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство с обикновен текст.