Когато служител замине на продължителна военна служба, вие може да продължите да му изплащате част от гражданското му възнаграждение. Тази сума може да се окаже повече от просто жест на добра воля—тя може да ви донесе данъчен кредит от до $4,000 за служител.
Трудната част не е да умножите сумата по 20 процента. А да докажете кои плащания отговарят на условията, дали ги водите отделно от редовното заплащане и дали пренасяте правилните суми от заплатите до данъчната декларация. Това ръководство обяснява какво е кредитът за разлика в заплащането, как се попълва формуляр 8932 и каква система за отчитане да изградите, за да е проверима.
Какво е този кредит—и какво не е
Кредитът за разлика в заплащането е общ бизнес кредит по Секция 45P. Той се полага на работодател, който изплаща на служител, изпълняващ активна военна служба за повече от 30 дни, цялата или част от редовната му гражданска заплата.
Кредитът е 20% от допустимата разлика в заплащането, но не повече от 4,000 на служител. Важно е да се подчертае, че това е данъчен кредит, а не възстановяване на данъци върху заплати и не се посочва във формуляр 941.
Тази разлика е от значение. Сумите, изплатени като разлика в заплащането, се облагат с федерален данък върху доходите, но не се облагат с данъци за социално осигуряване, Medicare или FUTA. Те се отчитат в поле 1 от формуляр W-2. Ако счетоводната програма ги третира като обикновен бонус, може да изчислите грешно удръжките и данъците на работодателя, дори ако формуляр 8932 е попълнен правилно.
Кредитът не се отпуска автоматично. Трябва да разполагате с доказателства, че всяко плащане и всеки служител отговарят на законовите изисквания, и да ги съхранявате. Също така трябва да включите кредита на правилното място в данъчната декларация.
Кой се счита за квалифициран служител?
Преди да добавите плащане във формуляр 8932, трябва да отговорите на следните три въпроса.
Служителят бил ли е наети при вас 91 дни?
За да отговаря на условията, служителят трябва да е бил ваш служител в продължение на 91 последователни дни точно преди периода, за който получава плащане. Това изискване важи за всеки служител поотделно. Новоназначен служител, който замине на военна служба скоро след постъпването си, може да не отговаря на условията, дори компанията да има политика, която да позволява това.
Запишете датата, от която се изчислява 91-дневният срок. Тя трябва да е видна и в регистъра на заплатите, и в трудовия договор. Ако служителят се е местил между свързани фирми, проверете какви са правилата за контролирана група, вместо да предполагате, че датата на назначаване в едното дружество е достатъчна.
Служи ли в момента на активна служба повече от 30 дни?
Плащането трябва да е за период, в който служителят е на активна служба в САЩ за повече от 30 дни. Това включва редовната армия, Националната гвардия при отговарящи на условията мисии, военноморските и други военни формации, както и други категории, определени от президента по време на война или извънредно положение.
Пазете заповедите или другите документи, от които са видни датите на службата. Не разчитайте само на отбелязване "военен отпуск" в програмата за заплати. Продължителността и статутът на службата са част от анализа дали отговаряте на условията.
Плащането замества ли гражданската заплата?
Плащането трябва да представлява цялата или част от заплатата, която служителят би получил, ако продължеше да работи при вас. Това е така нареченото "изравнително плащане".
Например, ако месечната заплата на служителя е 5,000, и вашата политика предвижда да изплатите разликата от 500, която не е свързана с трудовото възнаграждение, тя не става допустима просто защото е изплатена по време на военен отпуск.
Изчислението трябва да следва писмената ви политика и заплащането, което служителят е щял да получи. Ако възнаграждението е променливо, използвайте документиран метод за определяне на хипотетичната заплата. Електронна таблица, в която допусканията се менят всеки месец, няма да е убедителна.
Как да изчислите кредита
Изчислението е лесно, ако данните са коректни:
- Съберете допустимите диференциални плащания за всяко отговарящо на условията лице за данъчната година.
- За всяко от тях вземете предвид сумата до $20,000.
- Умножете общата сума по 20%.
- Приспадането за разходи за заплати трябва да бъде намалено със сумата на кредита, дори и ако не можете да го използвате изцяло през текущата година.
- Прехвърлете сумата в раздела за общи бизнес кредити, като спазите приложимите ограничения.
Пример за фирма с двама отговарящи на условията служители:
| Служител | Диференциални плащания | Сума за облагане | Кредит 20% |
|---|---|---|---|
| А | $12,000 | $12,000 | $2,400 |
| Б | $27,500 | $20,000 | $4,000 |
| Общо | $39,500 | $32,000 | $6,400 |
Обърнете внимание, че максималната сума за втория служител е ограничена до 39,500.
Кредитът се изчислява за данъчната година, а не за календарната, в която е започнал отпускът. Ако военната служба на служител премине в новата година, разпределете плащанията по съответните години. Съответствието с общата сума по сметка "Разходи за възнаждения" е от съществено значение.
Формуляр 8932 и преминаването към формуляр 3800
Формуляр 8932 се прилага към данъчната декларация. Местните дружества, които не са съдружници, и всички останали фирми, които имат право на кредита, го вписват в ред 1w на формуляр 3800, част III. Ако сте съдружник в дружество, което притежава квота, вие може да се наложи да попълните само формуляр 3800, без да попълвате формуляр 8932, освен в изрично посочени случаи.
Етапите са:
За акционерно дружество или друго лице, което директно отговаря на условията
Изгответе справка по служители, попълнете формуляр 8932 и го добавете към формуляр 3800. За кредита се прилагат правилата за общите бизнес кредити.
За дружево или събирателно с персонално облагане
Попълнете формуляр 8932 на ниво дружество и го отразете в съответните Списъци К и К-1. Съдружниците могат да приспаднат дела си от кредита в своите данъчни декларации.
За получател на преобразуван кредит
Използвайте информацията от Списък К-1, за да отчетете кредита си на формуляр 3800. Не приспадайте една и съща сума на две места.
Третиране на плащанията, които в повечето случаи води до объркване
Диференциалните плащания заемат изключително неудобно място в нормативната уредба: те се считат за заплащане с цел удържане на федерален подоходен данък, но не и като основа за вноски за социално осигуряване, Medicare или FUTA. Тъй като не са възнаграждение за извършена работа през текущия период, те се третират и като допълнителни доходи.
Преди да платите, проверете:
- Ясно ли е разграничено, че плащането е за разлика в заплатата?
- Удържан ли е федералният данък върху доходите по определение от разрешените за допълнителни доходи?
- Отчетени ли са социалните и здравни осигуровки и ФУТА при изплащане на разликата?
- Ще попадне ли сумата в поле 1 на формуляр W-2, но не и в полетата за данъците върху заплатите?
- Има ли други данъчни кредити, които се изчисляват върху същите заплати?
Отговорът на този последен въпрос е особено важен. Съществува изискване за координиране на кредита за разлика в заплата на резервисти с други кредити, като например кредита за научни изследвания или за лекарства сираци. В тези случаи размерът на сумата, която може да се прихване, се намалява с размера на кредита.
Система за водене на счетоводството, която прави кредита проверим
Не скривайте диференциалните плаеми в една-единствена сметка "военен отпуск" и не се надявайте да възстановите подробностите през март. Изградете малка справка, в която да се свързват изходните документи с Голямата книга.
Използвайте специален код за заплащане и счетоводна сметка
Създайте код за заплащане като MIL-DIFF и го свържете с отделна счетоводна сметка или подсметка за разходи за заплати. Към кода трябва да се добави информация за служителя, дата на плащане, период на услугата, базова гражданска заплата, информация за изплатената военна заплата и получения диференциал.
Този нов отчет за разходите не е самият кредит. Заплатите остават в леджера, а кредитът се отразява в данъчната координация или в работния файл. По този начин той няма да бъде сбъркан с получени пари или с намаление на данъците върху заплатите.
Сверявайте всеки месец, а не веднъж годишно
При всеки разчет за заплати сравнявайте:
- Политиката за военен отпуск и датите на одобрената служба.
- Общата сума по кода
MIL-DIFFв заплатите. - Плащането по банков път и отразяването на пасивите по заплати.
- Годишната сума за всеки служител (ограничена до $20,000).
- Всичко това сумарно за годината.
Ако е направена корекция, отменете оригиналната записване и я заменете с корекцията, като запазите бележката за служителя и периода. Никога не променяйте общата сума в електронната таблица, без да поправите записа в първичния счетоводен документ.
Имайте отделна колона за "допустим кредит"
Вашият списък трябва да прави ясна разлика между общия размер на диференциалното плащане и допустимата част от него. Тук ще стане ясно защо при превишаване на $20,000, в изчислението се включва само максимално допустимата сума.
Обикновен текстови регистър е изключително удобен за това, защото всяко плащане, промяна в политиката или корекция в края на годината могат да се проследят като датирана, версионирана промяна. Тогава Fava може да улесни визуализацията на общите суми, без да скрива отделните записи.
Често срещани грешки, които да избягвате
Използване на "малък работодател" от по-стари правила
По-ранните версии на кредита изискваха средният брой на служителите да не надвишава определена граница, а също и наличието на писмен план. Сегашното изискване се отнася до 91-дневния трудов стаж и активна служба от повече от 30 дни. Проверете кой формуляр попълвате, а не разчитайте на по-стари материали.
Третиране на всяко плащане поради военна служба като диференциално
Платеният отпуск, бонусите, задържащите премии и обезщетенията може да се уреждат от различни разпоредби. Вижте какъв е бил поводът за плащане и какво е записано в политиката. Ако само част от сумата представлява гражданско възнаграждение, само тази част се включва в разписката.
Прилагане на тавана от $20,000 за цялата фирма
Таванът се отнася до всеки отделен служител. Компания с петима служители, всеки от които отговаря на условията, може да отчете до $100,000 диференциални плащания (ако всички останали условия са изпълнени).
Забравяне на намалението на разходите за заплати
Този кредит не е подарък върху вече направени разходи. Както е посочено в инструкциите, трябва да намалите разходите за заплати със сумата на кредита, дори ако поради тавана на годишния данък върху доходите не можете да го използвате изцяло през текущата година.
Бъркане на USERRA с данъчния кредит
Законът за заетост и преквалификация на военнослужещите (USERRA) защитава правата на завърналите се от служба по трудово правно отношение, но наличието на тези права не прави автоматично плащанията ви допустими за целите на формуляр 8932. Обратно, ваша собствена политика за изплащане на разликата може да ви осигури данъчен кредит, без да отменя никакви други ваши задължения по трудово-правните норми. Затова е добре трите отдела - заплати, човешки ресурси и данъчен - да са съгласувани.
Годишна проверка на формуляр 8932
Преди да предадете материалите на данъчния си съветник, пригответе папка за всеки служител, в която да са събрани:
- Датата на назначаване и изчислението за 91-дневния срок.
- Заповедта или други документи, сочещи че службата е била над 30 дни.
- Политиката за отпуск или диференцирано плащане, която е валидна за периода.
- Документи за гражданското възнаграждение и методите за изчисляване на променливата заплата.
- Ведомости за заплати, показващи всички диференциални плащания и удръжки.
- Справка от Голямата книга, съответстваща на общата сума по ведомости.
- Допустимата сума за кредит за всеки служител (с таван $20,000).
- Списък на други данъчни кредити, които се ползват върху същите доходи.
- Съответствие с данните от формуляр W-2.
- Разчет за пренос на формуляр 8932 към 3800, включително анализ за евентуално възникнал пренесен данъчен кредит.
Всички книги и документи, въз основа на които е попълнен формуляр 8932, трябва да се съхраняват, докато биха могли да са от значение за данъчното облагане. Най-добре е към пакета да включите и копия от данъчните досиета и да сте сигурни, че всеки, който се нагърби със задачата, би могъл лесно да възпроизведе изчисленията.
Улеснете финансовото си управление
С военния отпуск ще е по-лесно, ако всяко плащане е ясно, класифицирано и води до проверима следа. Beancount.io е електронна таблица с отворен код, която ви дава ясен, версиониран и готов за автоматизация начин за отчитане. Така че вашите разчети за заплати и данъци могат да бъдат лесни за разбиране, когато се променят политиките и служителите.