Пакетът ви за подновяване пристига след няколко седмици, брокерът ви иска решения до октомври, а числата се промениха тази година повече, отколкото през последното десетилетие. Прагът за достъпност по Закона за достъпни грижи (ACA) току-що скочи до най-високото си ниво досега, всеки лимит за HSA и FSA се премести, а най-малко пет федерални уведомления трябва да достигнат до служителите по конкретен график — едно от тях преди 15 октомври. Ако спонсорирате групов здравен план, тази е годината да проведете отвореното записване като проект за съответствие, а не като ритуал с документи.
Този контролен списък преминава през това, което се промени за плановите години, започващи на 1 януари 2026 г., кои уведомления трябва да разпространите и кога, и времевия график за подновяване, който пази малкия работодател от неприятности.
Какво се промени в дизайна на плана за 2026
Преди да пипнете материалите за записване, потвърдете, че планът ви отразява новите лимити, индексирани спрямо инфлацията. Грешките в тях означават удръжки от заплати, вноски за HSA или изчисления на достъпност, изградени върху миналогодишните числа.
Достъпността по ACA достига рекордните 9.96%
Ако сте приложим голям работодател (ALE) — обикновено 50 или повече служители на пълно работно време, включително еквиваленти на пълно работно време през предходната календарна година — трябва да предложите достъпно покритие с минимална стойност на служителите на пълно работно време и техните зависими лица, или да се изправите пред потенциални санкции. Покритието се счита за достъпно, когато изискваната вноска на служителя за най-нископлатения план с минимална стойност само за себе си не надвишава 9.5 процента от дохода на домакинството, коригиран всяка година спрямо инфлацията.
За планови години, започващи през 2026 г., IRS определи този процент на 9.96 процента, рязко нагоре от 9.02 процента за 2025 г. и най-високият, който някога е бил. На практика това дава на ALE повече пространство: може да успеете да поискате от служителите да допринасят повече към премиите през 2026 г. и все още да преминете теста за достъпност. Тъй като рядко знаете действителния доход на домакинството на служителя, IRS предлага три защитни клаузи — заплати по формуляр W-2, размер на заплащането и федералната линия на бедността — за да тествате достъпността с данни, които действително имате.
Максимумите за собствени разходи се покачват — а вградената граница все още важи
За 2026 г. ACA ограничава общото споделяне на разходите на записаните за основни здравни обезщетения на 10 600 долара за покритие само за себе си и 21 200 долара за семейно покритие. Границата само за себе си се прилага за всяко покрито лице, дори за някой, записан в семеен план — така че ако вашият семеен максимум за собствени разходи надвишава 10 600 долара, планът трябва да вгради индивидуална граница от не повече от 10 600 долара в семейното ниво.
Плановете за здраве с високо приспадане, които запазват правото на HSA, са изправени пред по-строги граници: 8 500 долара само за себе си и 17 000 долара семейно за 2026 г.
Лимитите за HSA, HDHP и здравен FSA се увеличават
Цифрите за 2026 г., потвърдени в указанията на IRS:
- Вноски за HSA: 4 400 долара само за себе си (увеличение със 100 долара) и 8 750 долара семейно (увеличение с 200 долара). Допълнителната вноска от 1 000 долара за притежатели на сметки на 55 и повече години е фиксирана със закон и не се променя.
- Минимални приспадания по HDHP: 1 700 долара само за себе си и 3 400 долара семейно.
- Намаления на заплатата за здравен FSA: 3 400 долара, нагоре от 3 300 долара. Планът ви може да определи по-ниска граница, но не може да надвиши тази.
Телездравето при HDHP е постоянно безопасно за HSA
Правило от ерата на пандемията, което позволяваше на плановете с високо приспадане да покриват телездравни услуги преди приспадането, без да убиват правото на HSA, изтече, а след това получи постоянно спасяване: Законът One Big Beautiful Bill Act сега позволява на HDHP да се откажат от приспадането за телездравни и други дистанционни грижи за неопределено време, започвайки с плановите години, започващи през 2025 г. Облекчението е по избор — все още можете да прекарате телездравето през приспадането — но ако планът ви го приема, уведомете участниците чрез актуализирано Резюме на описанието на плана (SPD) или Резюме на съществените изменения (SMM).
Лимит за HRA с изключени обезщетения: 2 200 долара
Работодателите с всякакъв размер могат да предложат HRA с изключени обезщетения (EBHRA), за да възстановяват разходи за медицински услуги от собствения си джоб наред с традиционно предложение за план. Максималната новодостъпна сума се покачва до 2 200 долара за плановите години 2026.
Два прегледа на дизайна, които малките работодатели пропускат
Първо, превантивни грижи: плановете, които не са „grandfathered“, трябва да покриват новопрепоръчани превантивни услуги без споделяне на разходите, започвайки с плановата година, която започва на или след едногодишната годишнина от препоръката. За 2026 г. това включва разширено покритие от първия долар, свързано с последващо образно изследване след мамография и услуги за навигация на пациенти за скрининг за рак на гърдата и шийката на матката. Потвърдете с вашия застраховател или администратор на трети страни, че планът отразява текущите препоръки.
Второ, надценки за тютюнопушене и награди за уелнес: правилата за забрана на дискриминация по HIPAA изискват програмите за уелнес, обвързани със здравето, да предлагат разумна алтернативна мярка и да я разкриват във всеки документ, описващ надценката или наградата. Надценките към премиите за тютюнопушене предизвикаха вълна от колективни съдебни дела, така че ако начислявате повече на пушачите, проверете дали формулировката за алтернативната мярка действително присъства в материалите ви, преди да отворите записването.
Уведомленията, които трябва да разпространите (и кога)
Отвореното записване е естественият момент да обедините годишните разкрития. Някои трябва да излязат при записването; други са годишни уведомления, които можете да включите за удобство. Групирайте ги и изпращате поща веднъж, вместо четири пъти.
Резюме на обезщетенията и покритието (SBC)
Всеки кандидат и записан получава SBC при отвореното записване или подновяването, използвайки федералния шаблон. За осигурените планове застрахователят обикновено го изготвя, а вие го разпространявате; за самофинансираните планове администраторът на плана притежава и двете задачи. Проверете дали SBC съответства на плана, който действително предлагате — промени в обезщетенията, които така и не са влезли в SBC, са класическа констатация при одит.
Уведомление за приравнено покритие по Medicare Part D — дължи се преди 15 октомври
Ако планът ви включва покритие за рецептурни лекарства, трябва да казвате на отговарящите на условията за Medicare участници всяка година дали това покритие е приравнено — най-малко толкова добро, колкото стандартния Medicare Part D. Няма санкция за предлагане на неприравнено покритие, но лицата, които пропуснат Part D, докато са покрити от неприравнен план, могат по-късно да дължат постоянно по-високи премии за Part D, така че те се нуждаят от фактите.
Уведомлението се изпраща при записване, когато статусът на приравненост се промени, при поискване и всяка година преди 15 октомври, когато започва годишният период за избор на Medicare. Примерни уведомления на английски и испански са налични от Центровете за Medicare и Medicaid услуги. Повечето работодатели пъхат това уведомление в пакета за отворено записване; регулаторите третират това като покриващо следващите 12 месеца, стига покритието за лекарства да не се променя съществено.
Годишно уведомление за премийна помощ по CHIP
Ако някой служител живее в щат, който субсидира покритие от работодателя за деца и семейства с ниски доходи чрез Medicaid или CHIP, трябва да изпратите на тези служители годишното уведомление за премийна помощ. Министерството на труда актуализира редовно своето примерно уведомление — вземете текущата версия, вместо да използвате отново миналогодишния файл.
Уведомление по WHCRA — при записване и годишно
Плановете, покриващи мастектомии, трябва да разкриват правата на участниците на обезщетения, свързани с реконструкция, съгласно Закона за правата на жените по отношение на здравето и рака (WHCRA), когато се записват и веднъж годишно след това. Отвореното записване е стандартният годишен момент.
Уведомление за поверителност по HIPAA — проверете тригодишния часовник
Здравните планове трябва да дадат на новозаписаните Уведомление за практиките за поверителност при записване и поне веднъж на всеки три години или да го разпространят отново, или да уведомят участниците, че е налично и как да получат копие. Спонсорите на напълно осигурени планове, които не обработват защитена здравна информация за администриране на плана, обикновено оставят това задължение на застрахователя — но ако екипът ви пипа PHI отвъд данните за записване и обобщените данни, задължението е ваше. Ако не сте сигурни кога за последно сте изпратили такова, този сезон на записване е моментът.
Уведомления за специално записване по HIPAA и за защита на пациентите
Отговарящите на условията служители трябва да научат за правата си за специално записване по HIPAA при или преди записването — обикновено чрез SPD или резюмето на обезщетенията от застрахователя. Ако планът ви изисква от участниците да определят доставчик на първична медицинска помощ, трябва също да разпространите уведомлението за защита на пациентите по ACA (свободен избор на PCP, директен достъп до акушер-гинеколог), винаги когато SPD или описанието на обезщетенията се изпраща.
Първоначално уведомление по COBRA и SPD
Плановете на работодатели с 20 или повече служители дължат на новите участници първоначално уведомление по COBRA в рамките на 90 дни след началото на покритието; то може да се съдържа в SPD. Самият SPD се дължи на новите участници в рамките на 90 дни от покритието, трябва да се обновява на всеки пет години при изменение (на всеки десет години, ако никога не е бил изменян), а всяка промяна в обезщетенията за 2026 г. принадлежи в актуализиран SPD или SMM. Не провеждайте отворено записване с остарял SPD и обещание да го актуализирате по-късно.
Уведомление за ICHRA — 90 дни преди плановата година
Възстановявате ли на служителите покритие на индивидуалния пазар чрез HRA за индивидуално покритие? Отговарящите на условията участници се нуждаят от уведомлението за ICHRA — включително как договореността взаимодейства с данъчните кредити за премии — най-малко 90 дни преди всяка планова година. За плановете с календарна година това означава до 2 октомври. Материалите за отворено записване могат да го съдържат само ако излязат навреме.
Уведомления за уелнес програми
Програмите за уелнес, обвързани със здравето, се нуждаят от разкритие на алтернативната мярка по HIPAA във всички материали на програмата, а програмите, събиращи здравна информация или изискващи медицински прегледи, се нуждаят от уведомление по ADA, обясняващо какво се събира, кой го вижда и как остава поверително. Предайте и двете, преди служителите да предадат здравни данни или да се явят на скрининги.
Графикът за подновяване, който трябва да започне сега
Работейки назад от планова година, започваща на 1 януари, ето един реалистичен календар за малък екип без специален персонал за обезщетения:
- Средата на септември (сега): Потвърдете лимитите за 2026 г. с вашия брокер или застраховател — процент на достъпност, максимуми за собствени разходи, тавани за HSA и FSA, сума за EBHRA. Решете дали вашият HDHP се отказва от приспадането за телездравни услуги. Вземете текущите примерни уведомления (CHIP, Part D, COBRA, WHCRA, ICHRA), вместо да рециклирате файлове.
- До 2 октомври: Предайте уведомлението за ICHRA, ако предлагате такова — правилото за 90 дни за плановете с календарна година.
- Преди 15 октомври: Разпространете уведомленията за приравнено покритие по Medicare Part D до всички отговарящи на условията за Medicare участници.
- Октомври–ноември: Проведете отворено записване. Включете SBC за всяка опция на плана, уведомлението за CHIP, уведомлението за WHCRA, езика за специално записване по HIPAA и защита на пациентите, и уведомленията за уелнес. Потвърдете, че SPD или SMM отразява всяка промяна в дизайна за 2026 г.
- Декември: Заключете заплатите за януари — нови разделения на премиите, избори за FSA с таван 3 400 долара, избори за HSA на лимитите за 2026 г. Отбележете в календара крайния срок за изменение на пенсионния план по-долу.
- До 31 декември 2026 г.: Приемете писмени изменения, привеждащи квалифицираните пенсионни планове в съответствие със CARES Act, SECURE 1.0 и SECURE 2.0. Повечето планове с календарна година са изправени пред този твърд срок съгласно указанията на IRS, а сезонът на отвореното записване е подходящият момент да потвърдите с вашия администратор на записи, че документите са на опашка — а не да откриете през декември, че никой не ги е изготвил.
Още един елемент в края на годината за финансовия календар: спонсорите на самофинансирани планове трябва да потвърдят, че сравнителният анализ за паритет на психичното здраве относно неколичествените ограничения на лечението е актуален за 2026 г. Окончателното правило от 2024 г., затягащо тези анализи, е спряно за прилагане, но основното законово задължение да се поддържа такъв не е — поискайте писмено потвърждение от вашия застраховател или TPA.
Проследявайте парите зад обезщетенията
Съответствието на обезщетенията е наполовина документи и наполовина математика за заплати. Защитните клаузи за достъпност се задвижват от заплати по W-2 или размери на заплащането, таваните за FSA и HSA ограничават удръжките преди данъци, надценките за тютюнопушене променят премиите на всяка заплата, а възстановяванията по ICHRA се нуждаят от чисто обосноваване. Когато тези цифри живеят в разпръснати електронни таблици, януарското изчисление на заплатите се превръща в археологически проект — а неправилно кодифицирана удръжка преди данъци може тихо да наруши лимит, който току-що сте съобщили на служителите.
Поддържането на удръжките за обезщетения, вноските на работодателя и сметките за възстановяване в един прозрачен регистър прави решенията за отворено записване одитируеми месеци по-късно. Ако искате този запис в обикновен текст, който напълно контролирате — версиониран, търсим и готов за вашия счетоводител или одитор — Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст, създадено точно за това. Научете механиката в документацията или разгледайте таблата и отчетите във Fava.
Поддържайте счетоводството на обезщетенията си готово за одит
Докато финализирате изборите за 2026 г., лимитите за вноски и пакетите с уведомления, поддържането на ясни финансови записи е това, което превръща едно съответстващо отворено записване в защитимо такова. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
