Ако предлагате покритие за лекарства, отпускани по рецепта, чрез здравния план на компанията си, дължите конкретно едностранично уведомление на служителите си, отговарящи на условията за Medicare, преди 15 октомври — всяка година без изключение. Пропуснете го и служител, който отложи записването си в Medicare Part D, може да плаща по-висока премия до края на живота си, а вашето липсващо писмо ще бъде в центъра на историята.
Това е една от най-често пренебрегваните задължения на работодателя в администрацията на обезщетенията. Отнема минути, не струва нищо и въпреки това проучванията сред консултантите по обезщетения постоянно откриват малки работодатели, които никога не са чували за него. Ето какво изисква правилото, второто подаване, което повечето бизнеси забравят напълно, и простата годишна рутина, която ви държи покрити.
Две отделни задължения, не едно
Законът Medicare Modernization Act създаде две отделни задължения за оповестяване за работодателите, които спонсорират групови здравни планове с покритие за лекарства, отпускани по рецепта. Собствениците постоянно ги бъркат — или научават само за едното. Вероятно дължите и двете:
- Уведомление до лицата: Кажете писмено на участниците в плана, отговарящи на условията за Medicare, дали покритието ви за лекарства е „кредитируемо" или „некредитируемо". Краен срок: всяка година преди 15 октомври.
- Оповестяване до правителството: Отчетете същия статус на кредитируемо покритие по електронен път пред Центровете за Medicare и Medicaid Services (CMS). Краен срок: в рамките на 60 дни след началото на плановата година.
Те обслужват различни аудитории, работят по различни крайни срокове и използват различни формуляри. Изпълнете ги като двойка и нито едно от тях никога няма да ви изненада.
Уведомлението преди 15 октомври до лицата, отговарящи на условията за Medicare
Защо точно 15 октомври?
Годишният период за записване в Medicare за покритието на лекарства по рецепта Part D продължава от 15 октомври до 7 декември. Преди този прозорец да започне, всеки човек, който решава дали да се запише в Part D (или да остане извън него), трябва да знае дали покритието на работодателя се счита за валиден заместител. Вашето уведомление дава този отговор.
Кой трябва да го получи?
Всеки, който е записан (или отговаря на условията за записване) във вашия план за лекарства по рецепта и също отговаря на условията за Medicare Part D. На практика това означава:
- Служители на възраст 65 и повече години
- Съпрузи/съпруги на служители и лица на издръжка, отговарящи на условията за Medicare
- Участници с увреждания, които имат право на Medicare, независимо от възрастта
- Участници по COBRA и пенсионери с покритие за лекарства, ако ги имате
Тъй като проследяването кой точно отговаря на условията за Medicare е административно главоболие — а грешката означава, че някой пропуска уведомлението — повечето съветници препоръчват прагматичния подход: изпращайте уведомлението на всеки участник в плана всяка година. Работодател, който разпространява уведомлението до всички участници, изпълнява задължението, без да поддържа списък на отговарящите на условията за Medicare. Много работодатели просто го включват в пакетите за записване през есента.
Кога другаде трябва да го изпратите?
Писмото преди 15 октомври е годишният акцент, но правилата изискват уведомление и при няколко други повода:
- Преди първоначалния период на записване на лице, отговарящо на условията за Medicare, в Part D
- Преди началната дата на покритието за лице, отговарящо на условията за Medicare, което се присъединява към плана ви посред годината (например нов служител над 65 години)
- При прекратяване на покритието ви за лекарства или при промяна на неговия кредитируем статус
- При всяко искане от участник
Пакетът за нов служител, който включва актуалното уведомление, плюс годишното есенно изпращане, покрива автоматично почти всички тези случаи.
Кредитируемо срещу некредитируемо: Какво означава това всъщност
Покритието е „кредитируемо", ако неговата актюерска стойност се очаква да бъде равна или по-висока от стойността на стандартното покритие по Medicare Part D — с прости думи, ако обезщетението за лекарства във вашия план е средно поне толкова щедро, колкото това на Medicare. Ако е по-ниско, то е „некредитируемо".
Това не е преценка, която правите „на око" въз основа на списъка с лекарства. Има два легитимни начина да определите статуса:
- Попитайте вашия застраховател или администратор на трета страна (TPA). Работодателите с напълно застраховани планове обикновено могат да получат писмо от застрахователя си всяка година с писмена оценка на кредитируемостта. Самоосигурените планове могат да поискат потвърждение от своя TPA или мениджъра на обезщетенията за лекарства (PBM).
- Използвайте опростения метод за определяне или актюерски анализ. CMS позволява на повечето планове да използват опростен метод с контролен списък; планове с необичаен дизайн (например много високи франшизи, комбинирани с ограничено покритие на лекарства) може да изискват заверка от актюер. Вашият брокер на обезщетения може да ви каже кой път е подходящ за вашия план.
Две практически бележки. Първо, повечето стандартни PPO и HMO планове с обичайни формуляри за лекарства преминават теста — но „повечето" не е определяне, така че го потвърждавайте всяка планова година, вместо да предполагате, че миналогодишният отговор все още важи. Промените в дизайна на обезщетението — формуляр, франшиза, доплащания — могат да променят резултата. Второ, ако покритието ви е некредитируемо, пак изпращате уведомлението — просто изпращате версията за некредитируемо покритие. Мълчанието не е опция и в двата случая.
Какво да включите в уведомлението и как да го доставите
CMS публикува образцови уведомления (на английски и испански) както за кредитируемо, така и за некредитируемо покритие, и използването им дословно е най-сигурният подход. Образцовият език обяснява какво означава кредитируемо покритие, какво се случва, ако човекът отложи записването в Part D, и към кого да се обърне при въпроси. Имате право да адаптирате текста, но всеки изискван елемент от съдържанието трябва да остане — затова, освен ако юрисконсултът ви не прегледа черновата, е по-добре да се придържате към образеца.
Правилата за доставка са гъвкави, но имат ограничения:
- Писмо от първа класа до дома на служителя — винаги работи.
- Включване в пакетите за записване или други годишни материали — изрично разрешено и така го правят повечето работодатели.
- Електронна доставка — разрешена само ако отговаря на федералните стандарти за електронно оповестяване: обикновено това означава лично предоставяне на лице, което има достъп до компютър като част от работата си, или изрично предварително съгласие, придружено от изискванията за хардуер и софтуер. Просто публикуване на уведомлението в интранета не е достатъчно.
Още един важен момент за документацията, който е по-важен, отколкото звучи: пазете доказателство, че сте го изпратили. Запазете копие от версията на уведомлението, която сте разпространили, списъка с получатели или разписката от пощенската служба, както и датата. Ако служител някога оспори получаването — което обикновено се открива години по-късно, когато се появи санкция върху сметката му за Medicare — вашето доказателство за изпращане е вашата защита. Документите за обезщетения принадлежат в постоянен, организиран архив, а не в нечия пощенска кутия.
Защо това писмо има значение: Доживотната санкция за закъсняло записване
Това е частта, която трябва да приемете лично, защото последицата от липсващо или грешно уведомление пада върху реален човек, който работи за вас.
Всеки, който остане 63 или повече последователни дни без Part D или друго кредитируемо покритие за лекарства, след като е станал отговарящ на условията, е изправен пред санкция за закъсняло записване: 1% от националната базисна премия за бенефициенти за всеки пълен месец без кредитируемо покритие, добавена към неговата премия за Part D, докато носи Part D — на практика до края на живота му. При базисна премия за 2026 г. от $38.99, двугодишна празнина се равнява на приблизително 24% от $38.99, или около $9.40 допълнително всеки месец, преизчислявани всяка година при промяна на базисната премия. Сумата расте с всеки непокрит месец и никога не изчезва.
Служител, който държи вашето уведомление за кредитируемо покритие, може да докаже, че е имал валидно покритие, и да избегне санкцията напълно. Служител, който никога не е получил уведомлението, може да отложи записването в Part D, вярвайки, че планът на компанията е достатъчен — само за да разбере на 67 или 68 години, че планът е бил некредитируем и че часовникът на санкцията е тиктакал. Това е тежък разговор с лоялен служител и той е напълно предотвратим с едно едностранично годишно писмо.
Подаването до CMS, което повечето работодатели забравят
Отделно от уведомлението до лицата, спонсорите на планове трябва да оповестят статуса на своето кредитируемо покритие директно пред CMS чрез онлайн формуляра Disclosure to CMS Form. Крайните срокове:
- В рамките на 60 дни след началото на всяка планова година. За планове с календарна година това означава 1 март през повечето години (2 март в някои). Отбележете си го още сега.
- В рамките на 30 дни след прекратяване на вашия план за лекарства.
- В рамките на 30 дни след всяка промяна в кредитируемия статус — например препроектиране на плана посред годината, което ви превръща от кредитируемо в некредитируемо покритие.
Това подаване важи независимо дали планът ви е напълно застрахован или самоосигурен, и независимо дали покритието ви за лекарства е първично или вторично спрямо Medicare. Основното изключение: ако не сте предлагали никакви амбулаторни обезщетения за лекарства по рецепта на никое лице, отговарящо на условията за Part D, на първия ден от плановата година, не се дължи оповестяване за тази година.
Забележете логиката в календара: оповестяването до CMS (в началото на плановата година) и уведомлението до участниците (всяка есен) са отдалечени с шест месеца — точно затова едното се изпълнява, а другото се забравя. Поставете и двете в един и същ календар за съответствие и ги третирайте като една задача с два крайни срока.
Вашата годишна рутина за съответствие
Ето цялата програма в пет стъпки:
- При подновяване на плана: Потвърдете писмено статуса на вашето кредитируемо покритие — писмо от застрахователя, потвърждение от TPA или актюерско определение. Съхранявайте го заедно с документите на плана.
- В рамките на 60 дни от началото на плановата година: Подайте електронното оповестяване до CMS и запазете потвърждението.
- Преди 15 октомври: Разпространете уведомлението за кредитируемо (или некредитируемо) покритие до всички участници в плана, за предпочитане в рамките на материалите за записване. Запазете изпратената версия, списъка с получатели и пощенските разписки.
- През цялата година: Включвайте актуалното уведомление в пакетите за нови служители, отговарящи на условията за Medicare, и го изпращайте отново в рамките на 30 дни след всяко прекратяване или промяна на статуса.
- Съхранявайте всичко: Определителни писма, потвърждения от CMS, копия на уведомления и доказателства за разпространение, заедно с другите си записи за обезщетения, поне толкова дълго, колкото съхранявате документите на плана.
Често срещани грешки, които да избягвате
- Приемане, че миналогодишният статус важи и сега. Проверявайте отново всяка планова година; промените във формуляра и франшизата могат да обърнат отговора.
- Изпращане само до служители над 65 години. Право на Medicare имат и по-млади участници с увреждания, както и отговарящи на условията лица на издръжка. Изпращайте на всички участници и избегнете проблема със списъците.
- Публикуване в интранета и обявяване на задачата за изпълнена. Електронната доставка има специфични изисквания за съгласие и достъп — при съмнение, изпращайте по пощата.
- Изпълнение на октомврийското уведомление, но пропускане на подаването до CMS. Това са отделни задължения с отделни крайни срокове; календаризирайте и двете.
- Изхвърляне на доказателствата. Уведомлението защитава вашите служители; доказателството за изпращане защитава вас.
Поддържайте документите си за обезщетения организирани от самото начало
Задачи за съответствие като уведомлението за Part D са лесни, когато записите ви са лесни — определителни писма, потвърждения от CMS и доказателства за разпространение, всички архивирани там, където можете да ги намерите години по-късно. Beancount.io предоставя счетоводство с обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни, така че разходите за обезщетения, плащанията на премии и записите за съответствие да останат организирани на едно място с version control. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство с обикновен текст.