Давате на новия си служител служебен телефон или му възстановявате 85 долара месечно за личния план, който вече има. И в двата случая някой използва този телефон, за да се обажда на клиенти — и за да си пише с приятели, да гледа карти и да слуша музика по време на пътуване. Ето въпроса, който тихо определя дали някоя от тези пари ще се появи като облагаемо възнаграждение в W-2: телефонът беше ли предоставен основно за некомпенсаторни служебни причини?
Ако тази фраза звучи като данъчен жаргон, тя е и ключът, от който зависи всичко. Ако я спазите правилно, цялата договореност — служебна и лична употреба — може да бъде без данък, без дневници за разговори. Ако я сбъркате, вашата „телефонна надбавка“ е просто заплата с по-приятелско име, подлежаща на удържане на данък върху дохода, социално осигуряване, Medicare и данък върху безработицата. Възстановяванията за домашен интернет се подчиняват на още по-строги правила. Това ръководство разглежда рамката на IRS, трите начина, по които малкият бизнес обикновено предоставя телефони, къде интернетът се различава и документацията, която държи всичко без данък.
Зад историята: Защо телефоните бяха кошмар за документация
Преди 2010 г. мобилните телефони бяха „изброена собственост“ съгласно Раздел 280F от данъчния кодекс — същата категория, в която пътническите автомобили и компютрите бяха държани. Изброената собственост носеше неприятна презумпция: личната употреба беше облагаема, освен ако служителят не докажеше служебна употреба с адекватни записи. На теория всеки служител със служебен телефон трябваше да води дневник, разделящ служебните от личните разговори, а личната част беше заплата.
Никой не правеше това, разбира се. Конгресът най-накрая призна реалността в Закона за работни места за малкия бизнес от 2010 г., който премахна мобилните телефони от определението за изброена собственост за данъчни години, започващи след 31 декември 2009 г. IRS последва с Notice 2011-72, насоките, които все още са в сила днес:
- Служебната употреба на предоставен от работодателя мобилен телефон е помощно условие за работа, изключено от дохода на служителя — същата категория като служебен лаптоп, от който служителят се нуждае, за да върши работата.
- Личната употреба на същия телефон е минимално помощно условие, също изключено.
- Не се изисква водене на документация. IRS изрично заявява, че няма да изисква дневници за служебна срещу лична употреба, за да предостави това третиране.
Това облекчение е щедро, но е условно. Всичко зависи от това телефонът да бъде предоставен основно за некомпенсаторни служебни причини. Ако пропуснете този тест, се връщате в облагаема територия.
Вълшебната фраза: „Основно за некомпенсаторни служебни причини“
IRS счита този тест за изпълнен, когато има съществени служебни причини за телефона, които надхвърлят плащането на служителя. Класически примери от насоките включват:
- Работодателят се нуждае от служителя, за да бъде на разположение по всяко време за служебни извънредни ситуации.
- Служителят трябва да говори с клиенти или клиенти, когато е извън офиса.
- Служителят трябва да бъде достъпен по време на пътуване, на работни обекти или по друг начин извън служебния телефон.
И насоките са еднакво ясни за това какво проваля теста. Телефонът не е предоставен основно за некомпенсаторни причини, когато е даден за повишаване на морала или добрата воля, за привличане на потенциален служител или за предоставяне на допълнително възнаграждение — или когато замества част от заплатата, която служителят иначе би получил.
За повечето малки фирми с полеви служители, дежурни работници, търговци или всеки, който работи извън бюро, тестът е лесен за изпълнение. Опасната зона е офисът, където всички вече седят до стационарен телефон и „служебният телефон“ е наистина привилегия, облечена в политика. Бъдете честни за ситуацията, в която се намирате, защото останалата част от данъчното третиране произтича от нея.
Три начина за предоставяне на телефони, класирани по данъчна простота
1. Служебен телефон: най-чистият вариант
Когато купите телефона, плащате директно сметката на оператора и давате устройството на служител, който наистина се нуждае от него за работа, получавате пълната полза от Notice 2011-72. Служебната употреба е без данък помощно условие за работа, неизбежната лична употреба се вози без данък като минимално помощно условие и никой не води дневник за разговори. Нищо не се появява в W-2.
Това е договореността, за която са написани насоките, и е тази, която трябва да изберете, когато числата работят. Единствените му реални разходи са административни — управление на флот от устройства и планове — поради което много малки фирми предпочитат вариант два.
2. Възстановяване на личен телефон: без данък, ако следвате меморандума за малък бизнес
Повечето малки фирми не искат да управляват флот от устройства. Те позволяват на служителите да използват лични телефони и възстановяват разходите. IRS предвиди точно това: заедно с Notice 2011-72, неговият отдел за малък бизнес/самостоятелно заети издаде насоки за проверка, казващи на одиторите да прилагат подобен подход към парични възстановявания за лично притежавани телефони.
Съгласно този подход, когато изисквате от служителите да използват личните си телефони за работа — и изискването е основно за некомпенсаторни служебни причини — можете да третирате възстановяванията на разумни разходи за мобилна свързаност като необлагаеми. Три граници имат значение:
- Само разумно. Възстановяването на разходи за разумна свързаност е добре; възстановяването на необичайни или прекомерни разходи не е. Плащането на целия семеен план от 220 долара на служител, чиято служебна употреба е няколко обаждания седмично, предизвиква въпроси. Често срещана защитима практика е възстановяването на фиксиран процент от сметката или фиксирана сума, обвързана с цената на основен бизнес план.
- Изисквано, не по желание. Логиката на меморандума се основава на служителя, който е задължен да използва личен телефон за работа. Писмена политика, посочваща кой трябва да носи телефон и защо, превръща неформалния навик в документирано изискване.
- Не е заместител на заплата. Ако „възстановяването“ наистина е част от пакета за възнаграждение — едни и същи суми всеки месец, независимо от разходите за телефон, предлагани вместо увеличение — проверяващите ще го третират като заплата.
3. Фиксирана месечна надбавка без документация: обикновено просто заплата
Фиксираната „надбавка за свързаност“ от 75 долара, депозирана с всяка заплата и никога не съпоставяна с реална сметка, е най-честата грешка в тази област. Без доказателство — доказателство, че служителят действително е направил разход — плащането не успява да изпълни правилата за отговорен план, описани по-долу, и цялата сума е облагаема заплата, отчетена във формуляр W-2.
Това не означава, че фиксираните суми са забранени. Фиксирано месечно възстановяване може да бъде без данък, ако служителите периодично доказват основния разход (например, като подават сметка на оператора на тримесечие) и сумата не надвишава това, което действително харчат. Това, което не можете да направите, е да плащате на сляпо и да го наричате възстановяване. Формата следва документацията: без разписки, без без данък третиране.
Домашният интернет се подчинява на по-строги правила
Ето капана: работодателите предполагат, че щедрите правила за мобилни телефони се отнасят и за домашния интернет. Не е така. Notice 2011-72 покрива мобилни телефони и подобно телекомуникационно оборудване — не сметката за широколентов интернет на къщата на служителя.
Възстановяванията за интернет живеят изцяло под правилата за отговорен план. Това означава, че само служебната част от сметката може да бъде без данък и то само когато служителят я докаже. На практика:
- Възстановяване на база разписки за служебния дял работи. Служителят подава сметката за интернет, вие възстановявате документиран служебен процент и плащането е без данък съгласно отговорен план.
- Фиксираните интернет надбавки без доказателство са заплата. Месечна „надбавка за работа от вкъщи“ от 60 долара, която никой не обвързва с реална сметка, е възнаграждение, точка.
- Изберете разумно разпределение и се придържайте към него. Няма публикуван от IRS процент. Служител на отдалечена работа на пълно работно време от вкъщи може да оправдае 50 процента; хибриден служител, който е в офиса три дни седмично, оправдава по-малко. Документирайте метода — дни на работа от вкъщи, часове служебна употреба — и го прилагайте последователно.
Още една граница: благоприятното третиране, което някои работодатели помнят за оборудване за отдалечена работа по време на пандемията, не създава общо изключение за интернет. Всеки долар все още се нуждае от служебна връзка и разписка зад него.
Отговорният план: Вашият щит от три правила
За всичко извън безопасното пристанище на служебния телефон — възстановявания за личен телефон, интернет, разходи за домашен офис — отговорният план съгласно Раздел 62(c) е това, което държи възстановяванията извън W-2. Той има точно три изисквания:
- Служебна връзка. Възстановяването трябва да е за разходи, направени от служителя при изпълнение на услуги за вас. Не можете да възстановявате разходи от предишна работа или лични разходи без служебна връзка.
- Доказателство в разумен срок. Служителят трябва да отчете сумата, датата, мястото и служебната цел на всеки разход. Правилата благославят 60 дни след разхода като разумен. Сметки на оператори, разписки и кратък отчет за разходите удовлетворяват това лесно.
- Връщане на превишените суми. Всеки аванс над действително изразходеното трябва да бъде върнат в разумен срок — 120 дни е регулаторното безопасно пристанище.
Ако пропуснете някое от трите, планът е неотговорен: всяко възстановяване под него става облагаема заплата, подлежаща на удържане. Това е скала „всичко или нищо“, поради което писменият план има значение. Напишете политиката, посочете какво е възстановимо и при какви лимити, изисквайте отчети за разходи с разписки и спазвайте сроковете. Постоянният съвет на Journal of Accountancy към малките фирми е да започнат или преразгледат плана, преди да възникнат проблеми, вместо да го реконструират по време на проверка — съвет, който си струва да се приеме, тъй като план, написан седмицата, когато одиторът се обади, не заблуждава никого.
Самостоятелно заети? Вие играете различна игра
Ако сте едноличен търговец, фрийлансър или собственик на еднолично LLC, отговорните планове не се отнасят за вас — не можете да възстановявате разходи на себе си като служител. Вместо това приспадате служебния процент от разходите си за телефон и интернет директно в Schedule C като обикновени и необходими служебни разходи.
Механиката е ясна, но изцяло зависи от вас:
- Отделете служебната част. Ако месечната ви сметка за телефон от 100 долара е приблизително 70 процента обаждания с клиенти, координация на обекти и служебни приложения, 70 долара са приспадими и 30 долара са лични. Оценките трябва да са разумни и обосновани — съвременна бележка за това как сте извели процента е по-добра от число, измислено по време на данъчния сезон.
- Пазете основните сметки. При проверка сметката доказва общата сума, а вашите записи доказват разпределението. Пазете и двете поне три години от датата на подаване.
- Интернетът следва същата логика. Разпределете според служебната употреба — разработчик на отдалечена работа, който е на видео разговори цял ден, оправдава много по-голям дял от някой, който проверява имейл от вкъщи два пъти седмично.
- Втора линия опростява всичко. Посветен служебен номер или отделна служебна интернет връзка превръща упражнението за разпределение в чист 100-процентов приспадане. За много собственици тази простота си струва допълнителната месечна цена.
Партньори и собственици на S-корпорации с повече от 2 процента собственост трябва да потвърдят подробностите със своя данъчен консултант, тъй като правилата за помощните условия се прилагат различно за собствениците, отколкото за редовите служители — но основният принцип важи: документирайте служебната връзка и приспаднете само служебната част.
Вашият щат може да ви принуди независимо от всичко
Федералното данъчно право ви казва кога възстановяването е без данък. Щатското трудово право може да ви каже, че трябва да възстановявате на първо място. Калифорнийският трудов кодекс, раздел 2802, изисква от работодателите да обезщетят работниците за всички необходими служебни разходи, а калифорнийските съдилища са тълкували това като разумен процент от личната сметка за мобилен телефон, когато служителят трябва да използва личен телефон за работа — дори при безлимитен план, където служебните обаждания не струват на служителя нищо допълнително. Илинойс моделира своя статут за възстановяване на разходи по калифорнийския, а нарастващ списък от щати, включително окръг Колумбия, налагат подобни задължения.
Практическият резултат: в тези щати „не възстановяваме разходи за телефони“ не е политика; това е отговорност. И Илинойс изрично позволява на работодателите да изпълнят задължението чрез писмена политика за възстановяване с определени суми и процедури — още една причина да напишете политиката. Дори когато не се прилага статут, ясна писмена политика, която посочва кой е покрит, какво е възстановимо, каква документация се изисква и как да се подаде, ще разреши 90 процента от споровете, преди да започнат.
Пет грешки, които превръщат без данък в облагаемо
Плащане на фиксирана надбавка, която никой не доказва. Грешка номер едно. Без разписки и отговорен план вашата надбавка е заплата. Поправете я, като събирате сметки на оператори или ISP на график и съпоставяте плащанията.
Възстановяване на целия семеен план. Когато възстановяването очевидно надвишава всяка правдоподобна служебна цена, излишъкът изглежда като възнаграждение. Ограничете възстановяванията до разумно ниво, обвързано с действителна служебна употреба.
Обещаване на телефонното предимство като възнаграждение. Ако офертата представя телефона или надбавката като част от пакета за заплащане или вместо заплата, вие сте подкопали изискването за „некомпенсаторно“ със собствен почерк. Представете го като служебен инструмент за служебна нужда.
Предполагане, че интернетът получава третирането за мобилни телефони. Не е така. Интернетът се нуждае от отговорен план, разпределение по служебен процент и разписки всеки път.
Неводене на счетоводни книги. Възстановявания, платени по памет, закръглени от спомени и никъде не записани, са неотбраними при проверка и невидими във вашите собствени финанси. Всяко плащане трябва да води до отчет за разходи, разписка и счетоводен запис.
Проследявайте възстановяванията като данъчните записи, каквито са
Всяко възстановяване в тази статия е едновременно данъчна позиция и счетоводен запис. Когато плащанията за телефон и интернет преминават през специална сметка за телекомуникации или възстановяване на служители — всяко обвързано с отчет за разходи и разписка — се случват две добри неща едновременно: вашият отчет за приходи и разходи показва истински оперативни разходи вместо мъгла от различни преводи, а проверяващият вижда документиран отговорен план, а не необясними изходящи плащания. Ако някога трябва да докажете служебната връзка зад година плащания, ledger-ът заедно с приложените отчети е цялата защита. За екипи, които искат тази следа във формат, който могат да търсят, сравняват и архивират като код, plain-text счетоводство с инструмент като Beancount.io държи всяко възстановяване, сметка и подкрепяща бележка на едно място с версии, а табла като Fava правят общите суми на служител и категория видими с един поглед.
Опростете управлението на финансите си
Докато настройвате възстановявания за телефон и интернет, поддържането на ясни записи за всяко плащане е това, което запазва без данък третирането. Beancount.io предоставя plain-text счетоводство, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към plain-text счетоводство.
