Одобрихте месечна надбавка от 75 USD за интернет, за да може служителят ви да остане свързан. Изглежда като просто възстановяване: пари за бизнес разход, всички доволни. След това ведомостта за заплати се обработва, вашият счетоводител пита дали сумата трябва да е в W-2, и осъзнавате, че отговорът може да добави 7,65% осигуровки на работодателя — плюс данък върху дохода за вашия служител — за цялата година.
Разликата не е в самия разход. Интернет, телефон, монитор, офис стол — всичко това може да са легитимни бизнес разходи. Разликата е в начина, по който ги плащате. IRS признава само два пътя и само един от тях поддържа възстановяванията освободени от данък и извън W-2.
Двата пътя, които IRS реално признава
Всяка уговорка за покриване на разходи на служители попада в една от две категории, определени в Публикация 15 на IRS и Регламент §1.62-2 на Министерството на финансите. Етикетът има значение, защото определя данъчното и осигурителното третиране.
Път 1: Неотчетен план — облагаемата надбавка
Това е фиксираната сума, която минава през ведомостта без никакви условия: „100 USD за интернет“, „150 USD надбавка за дистанционна работа“, „50 USD за телефон“. Не искате сметка, не питате каква част е бизнес ползване и не искате връщане на неизползвана сума.
При неотчетен план — или когато изобщо няма писмен план — IRS третира цялото плащане като допълнителна заплата:
- Включва се в поле 1 на формуляр W-2
- Подлежи на федерален данък върху дохода, социално осигуряване, Medicare и федерален данък върху безработицата
- Вие, работодателят, плащате съответните осигуровки
- Вашият служител получава по-малко от платеното
Това плащане от 75 USD не купува 75 USD интернет за вашия служител. След удръжките може да осигури 55 до 60 USD, в зависимост от неговата данъчна група. Все още го приспадате, но като заплата, а не като възстановяване на бизнес разход.
Просто е и за някои екипи простотата си заслужава данъчната цена. Но ако възстановявате на същия служител 900 USD годишно по този начин, сте добавили приблизително 69 USD осигуровки на работодателя и сте намалили стойността за служителя с 20% до 30%.
Път 2: Отчетен план — необлагаемото възстановяване
Отчетният план е писмена уговорка, която отговаря на три строги изисквания на IRS. Когато изпълните всичките три, възстановяванията:
- Се изключват от брутния доход на служителя
- Се освобождават от удръжки и осигуровки
- Не се отчитат като заплати в W-2
- Все още се приспадат като бизнес разход за вас
С други думи, бизнесът приспада разхода, служителят запазва всяка стотинка и ведомостта остава чиста. Компромисът е документацията.
Трите изисквания, които правят плана отчетен
Всичките три трябва да са изпълнени. Пропуснете едно и цялата уговорка се третира като неотчетна — цялата сума става заплата, не само недокументираната част.
1. Бизнес връзка
Разходът трябва да е приспадаем, ако бизнесът го е платил директно, и трябва да е направен от служителя във връзка с услуги, изпълнявани за вас.
За дистанционна работа това обикновено включва:
- Бизнес частта от домашния интернет и мобилните услуги
- Оборудване, необходимо за работата: монитор, клавиатура, слушалки, уеб камера
- Ергономични мебели, необходими за домашно работно място
- Софтуер и абонаменти, които изисквате за работа
Не включва декорации, лични надстройки на стрийминг услуги, несвързани с работата, или обща надбавка за „уелнес“. Можете да предлагате уелнес суми, но те не могат да се включат в отчетен план като необлагаеми, ако нямат бизнес връзка.
Как управлявате разходите със смесено ползване има значение. Ако интернетът на домакинството на служител е 90 USD и той работи от вкъщи на пълен работен ден, много работодатели възстановяват 50% до 75% като разумно разпределение за бизнес ползване, при условие че политиката обяснява метода. Ключът е разпределението да е свързано с бизнеса и да се прилага последователно.
2. Доказване в разумен срок
Служителят трябва да се отчете адекватно пред вас за всеки разход: сума, време, място (или ползване) и бизнес цел. За разходи за дистанционна работа това обикновено означава:
- Копие от сметката за интернет или телефон, показващо сумата
- Касова бележка за оборудване с дата и продавач
- Кратка бележка за бизнес целта („домашен интернет — необходим за видео разговори и VPN“, „втори монитор — разработка на софтуер“)
- За текущи месечни разходи — месечно подаване в прост отчет за разходи
Безопасното пристанище на IRS за „разумен срок“ е широко използвано от доставчици на заплати и счетоводители:
- Доказване в рамките на 60 дни след плащане или възникване на разхода
- Връщане на надвзет аванс в рамките на 120 дни
- Аванси, ако давате такива, в рамките на 30 дни преди очаквания разход
Можете също да използвате метода на периодичните извлечения: давайте поне тримесечни извлечения, показващи платените суми спрямо доказаните, и изисквайте от служителя да се отчете или да върне остатъка в рамките на 120 дни от извлечението. Какъвто и метод да изберете, опишете го писмено и го следвайте еднакво за всички.
3. Връщане на надвзети суми
Ако авансирате или възстановите повече от реално похарченото или доказаното, служителят трябва да върне надвзетото в разумен срок. Класическа грешка е плащане на фиксирани 100 USD, когато документираната сметка е 75 USD, и оставяне на служителя да задържи разликата от 25 USD. При отчетен план тези 25 USD трябва да бъдат върнати. Ако не са, цялата уговорка може да загуби отчетния статус.
Ето защо много малки предприятия избягват аванси за повтарящи се разходи за дистанционна работа и вместо това възстановяват след като служителят подаде сметката. Без аванс няма какво да се връща и няма надвзето за проследяване.
Как изглежда доброто доказване за дистанционна работа
Не ви трябва сложна система за разходи, за да отговаряте на стандарта, но ви трябва последователен процес и записи, които можете да покажете при проверка.
Месечен интернет и телефон: Служителят подава фактура от доставчика или екранна снимка на извлечението, плюс изчислението на процента бизнес ползване, определено във вашия план. Съхранявайте извлечението седем години заедно с записа за възстановяването.
Оборудване: Служителят подава касова бележка преди или по време на възстановяването и отбелязва, че артикулът е собственост на бизнеса или е назначен за бизнес цел, ако остава при служителя. За артикули над 2500 USD обмислете дали капитализацията е по-подходяща от незабавното отписване съгласно вашето избор за минимално безопасно пристанище; вашият счетоводител може да потвърди прага, който имате.
Правилно направени нива на надбавки: Можете да предлагате различни нива, без да нарушавате правилата, стига всяко ниво да е обвързано с доказани разходи:
- Базово ниво — бизнес частта от интернет и телефон
- Средно ниво — плюс необходими за работата периферни устройства и софтуер
- Специфично за роля ниво — инструменти за пътуване, специализирано оборудване или офис обзавеждане за роли, които го изискват
Нивата по роли са разрешени, когато отразяват бизнес нужда. Нивата само по ниво на заплащане, без връзка с доказани разходи, изглеждат като прикрита компенсация.
Механиката на ведомостта и счетоводството
Правилното счетоводно отчитане е също толкова важно, колкото и правилният език на плана, защото книгите са това, което одитор, кредитор или одитен софтуер реално ще види.
При неотчетен план или фиксирана надбавка:
- Запишете като заплата: кредит Каса, дебит Разходи за заплати — Надбавка за дистанционна работа (или Заплати)
- Пуснете през ведомостта с удръжки; появява се в поле 1 на W-2, както и в полета 3 и 5 за социално осигуряване и Medicare
- Осигуровките на работодателя се дебитират в Разходи за осигуровки
При отчетен план:
- Запишете като възстановяване на служебен бизнес разход, а не заплата: кредит Каса, дебит Възстановими разходи на служители или естествената разходна сметка (Интернет, Телефон, Офис оборудване)
- Не го пускайте през ведомостта като заплата
- Не удържайте, не отчитайте в W-2, не плащайте осигуровки на работодателя върху сумата
- Съхранявайте отчета за разходите, касовата бележка и доказателството за плащане заедно — вашият отчет за разходите е файлът за доказване
Създайте отделни сметки в главната книга за възстановявания по отчетен план спрямо облагаеми надбавки. Когато сверявате банковите си транзакции, етикет като „Дистанционна работа: Възстановяване по отчетен план — Не е W-2“ предотвратява счетоводител по-късно да го прекласифицира като разни компенсации при годишното приключване.
Ако използвате доставчик на заплати, настройте два вида плащания сега: „Надбавка за дистанционна работа — Облагаема“ и „Възстановяване по отчетен план — Необлагаемо“. Самото наименуване предотвратява най-честата грешка — пускане на правилно доказано възстановяване през ведомостта като облагаема заплата, защото никой не е казал на системата, че е различно.
И не позволявайте на служителите да приспадат разходите сами. След данъчните промени от 2018 г. служителите с W-2 не могат да приспадат невъзстановени служебни разходи в личната си декларация за федерални цели. Единственият начин те да бъдат обезщетени без данък е чрез вашия отчетен план.
Нюансът на държавното законодателство, който не можете да игнорирате
Федералните данъчни правила ви казват дали възстановяването е облагаемо. Държавното трудово законодателство ви казва дали трябва да го направите изобщо.
Нарастващо малцинство от щати изискват работодателите да възстановяват необходими бизнес разходи, направени от служители. Калифорнийският трудов кодекс § 2802 е най-цитираният: той задължава работодателите да обезщетяват служителите за необходими разходи, направени в рамките на трудовата дейност, и фиксирана надбавка без доказателства не го удовлетворява автоматично. Илинойс, Айова, Монтана, Ню Хемпшир, Северна Дакота, Южна Дакота и няколко други имат подобни закони, а няколко града добавят свои правила.
Дори когато няма специфичен закон за възстановяване, непокриването на необходими разходи за дистанционна работа може да създаде риск по отношение на заплащане и работно време, ако невъзстановеният разход ефективно изтласка почасов служител под минималната заплата.
Практическият извод: проверете щатите, в които вашите дистанционни служители реално се намират, не само къде е регистрирано вашето дружество. Ако дори един служител е в щат със задължително възстановяване, документираният отчетен план върши двойна работа — поддържа плащането необлагаемо за целите на IRS и удовлетворява държавното изискване за възстановяване на реални, необходими разходи.
Пет грешки, които превръщат добрия план в облагаем
1. Няма писмен документ за плана
Устното разбирателство не се брои. IRS очаква писмен план, който посочва бизнес връзката, изискването за доказване, изискването за връщане на надвзетото и приетите от вас срокове. Съхранявайте го с наръчника за служители и изисквайте служителите да го потвърдят.
2. Приемане на една касова бележка за година месечни разходи
Една януарска сметка за интернет не доказва дванадесет плащания от 75 USD. Изисквайте месечна документация. За повтарящи се сметки едностраничен месечен отчет за разходи, който изброява дата, сума, продавач и бизнес цел, е достатъчен.
3. Оставяне надбавката да надвишава сметката без връщане
Плащане от 100 USD, когато сметката е 70 USD, и затваряне на очите за разликата, не е отчетен план. Възстановете доказаната сума или съберете надвзетото обратно в рамките на заявения срок.
4. Смесване на лични придобивки в необлагаемата категория
Членство в Peloton, надбавка за обяд или общо плащане за „уелнес при работа от вкъщи“ може да е чудесна придобивка, но е заплата, освен ако няма конкретна бизнес връзка. Плащайте го като облагаема придобивка и избягвайте замърсяването на вашите отчетни възстановявания.
5. Забравяне на аванси и срокове между годините
Ако авансирате 1000 USD за офис обзавеждане през декември и служителят докаже разхода през февруари, извън сте безопасното пристанище от 60 дни за доказване, освен ако планът ви не използва правилно метода на периодичните извлечения. За повечето малки екипи по-безопасният навик е просто да възстановявате след покупката.
Как да настроите отчетен план за седмица
Можете да преминете от облагаеми надбавки към съответстващ на правилата отчетен план, без да наемате голяма фирма или да купувате нов софтуер.
Ден 1–2: Изгответе плана. Напишете документ от една до две страници, който обхваща: цел, кой е допустим, кои категории разходи са покрити, език за бизнес връзка, как служителите доказват (какво да подават и къде), сроковете 60 дни/120 дни или алтернативата с периодични извлечения и правилото за връщане на надвзетото. Дайте го веднъж на вашия счетоводител или доставчик на заплати за преглед.
Ден 3: Изградете навика за подаване. Създайте прост шаблон: дата, продавач, сума, бизнес цел, приложена касова бележка. Използвайте имейл, споделена папка за всеки служител или съществуващия ви инструмент за разходи. Инструментът има по-малко значение от последователността. Съхранявайте подаванията с транзакцията за възстановяване.
Ден 4: Обучете мениджърите и изберете отчетни категории. Решете какво ще покривате и какво не без данък. Често срещан начален списък: бизнес частта от интернет и телефон, необходими периферни устройства до определен таван на година и софтуер, който задължавате. Комуникирайте нивата и метода за процент за интернет/телефон.
Ден 5: Съгласувайте ведомостта и счетоводството. Създайте двата вида плащания, настройте сметките в главната книга и кажете на счетоводителя си кой да използва за всяка ситуация. Направете тестово възстановяване за един служител и потвърдете, че не се появява в примерен W-2.
Постоянно: Тримесечно почистване. Всяко тримесечие генерирайте извлечение за всеки служител, показващо възстановени суми спрямо доказани, изисквайте липсващи доказателства и документирайте всякакви връщания на надвзето. Съхранявайте всичко поне седем години — IRS може да постави под въпрос отчитането на заплатите дълго след края на годината, а добрите записи по държавно законодателство следват същия хоризонт.
Кратко ръководство за решения
- Искате нулева администрация и всички да получават една и съща сума, независимо от реалните разходи? Плащайте фиксирана, облагаема надбавка през ведомостта. Планирайте осигуровките на работодателя и обяснете на служителите математиката на нетната сума.
- Искате служителите да получават пълната сума, не искате осигуровки върху възстановяването и сте готови да събирате сметка всеки месец? Приемете писмен отчетен план и възстановявайте само доказаното.
Много работодатели попадат по средата: пускат облагаеми надбавки за начин на живот и отчетен план за основните бизнес разходи. Етикетите — и третирането в W-2 — трябва да съответстват на съществото всеки месец, не само когато планът е написан.
Опростете финансовото си управление
Дали изберете облагаеми надбавки или необлагаем отчетен план, решаващият фактор е последователното финансово проследяване — кой е платен, за какво, с какво доказателство и как е кодирано. Ясните записи са това, което превръща добрата политика в готови за одит книги и точен W-2 файл.
Beancount.io ви дава plain-text, version-controlled счетоводство, което прави тези записи прозрачни и преносими — без черни кутии, без зависимост от доставчик. Всяко възстановяване, запис във ведомостта и референция за доказване живее в ledger, който притежавате и можете да търсите, сверявате и споделяте с вашия счетоводител. Започнете безплатно и поддържайте финансите на дистанционната си работа толкова организирани, колкото и дистанционния си екип.