Съберете дванадесет месеца от сметката за мобилния си телефон и дванадесет месеца от домашния си интернет и повечето самостоятелно заети собственици гледат към 2 000 до 4 000 долара годишно. Ако управлявате бизнеса си от този телефон и тази връзка — разговори с клиенти, оферти, фактуриране, имейли, видеоконферентни срещи, облачен софтуер — реална част от тези пари е обичаен бизнес разход и данъчният кодекс ви позволява да я приспаднете. Уловката е в думата част: можете да приспаднете само процента на служебно ползване, трябва да можете да го докажете, а най-често срещаният начин, по който собствениците третират това приспадане, е и най-бързият начин да го загубят при проверка. Ето как да го направите правилно.
Единственото правило, което управлява и двете приспадания
Вашият мобилен телефон и домашният ви интернет се подчиняват на същия основен тест като всеки друг бизнес разход: разходът трябва да бъде обичаен и необходим за вашата професия или бизнес. Телефон, който използвате, за да говорите с клиенти, и интернет връзка, която използвате, за да изпращате фактури и да провеждате видеоконферентни срещи, лесно покриват този критерий.
Но и двете са класически смесени разходи — отчасти бизнес, отчасти лични — и смесените разходи трябва да бъдат разпределени. Ако 60 процента от ползването на телефона ви е служебно, приспадате 60 процента от сметката. Личните 40 процента никога не се приспадат, независимо как ги обозначите. Всичко в това ръководство произтича от тази единствена идея: определете честно процента на служебно ползване, документирайте как сте стигнали до него и приспаднете тази сума.
Вашият мобилен телефон: Приспадаем, но почти никога 100%
Започнете с добрите новини относно доказването. Мобилните телефони някога бяха „изброена собственост", категория с тежки завишени изисквания за водене на документация. Конгресът премахна мобилните телефони от тази категория в Закона за работни места за малкия бизнес от 2010 г. (IRS последва с Известие 2011-72), което означава, че вече не ви е необходим видът синхронни доказателства в стил дневник на пробега, които старите правила изискваха. Стандартните бизнес записи — сметки плюс разумна основа за вашия процент — са достатъчни.
Сега предупреждението, което има значение повече: един телефон, който носите навсякъде, не е 100% служебен телефон. Приспадането е ограничено до дела на служебното ползване, а кръглото претендиране на 100% за телефон, който също съдържа семейните ви снимки, лични текстове и социални медийни приложения, е точно видът запис, който провокира въпроси. Има само два чисти пътя към пълно приспадане:
- Втори телефон, използван изключително за бизнес. Посветена бизнес линия без лично ползване е изцяло приспадаема — както услугата, така и устройството.
- Уредба в стил работодател, която не се отнася за вас. Ако работодател предоставя телефон главно по бизнес причини, стойността може да бъде изключена от дохода на служителя като обезщетение за условия на труд. Като собственик, вашият път е приспадането по Приложение C, описано по-долу, а не това правило.
Ако имате един телефон за всичко, изберете защитим процент и приспаднете него. Самонает фрийлансър, който приема обаждания от клиенти по цял ден, може да стигне до 70 или 80 процента; консултант, чийто телефон е предимно личен с малко бизнес имейли, може да стигне до 30 процента. Самото число има значение по-малко от факта, че можете да го обясните.
Един свързан капан: първата стационарна линия в дома ви никога не се приспада. Данъчният кодекс изрично забранява приспадането на основната местна услуга на първата кабелна линия до вашето жилище, дори ако я използвате интензивно за бизнес. Бизнес разходите за междуградски разговори по тази линия са приспадаеми, а втора линия, инсталирана за бизнес, е изцяло приспадаема — но основната такса за линия номер едно остава лична.
Вашият домашен интернет: Същото разпределение, без теста за изключително ползване
Домашният интернет следва същата логика на разпределяне и приспадане, с едно важно различие от приспадането за домашен офис: няма изискване за изключително ползване за самата връзка. Правилата за домашен офис изискват стая да се използва редовно и изключително за бизнес, преди стотинка от наем или комунални услуги да премине през този формуляр. Вашата интернет сметка не носи такъв тест. Не ви е необходима посветена само за бизнес връзка, за да приспаднете бизнес дела от тази, която имате.
Това прави интернет по-прост от офиса, но разпределението все пак трябва да бъде разумно. Помислете как връзката реално се използва в домакинството ви: часове видеоконферентни срещи и облачна работа срещу вечерно стриймване и игри, или дела на устройствата, които съществуват за бизнеса. Самонает собственик, който работи цели дни от вкъщи, често може да подкрепи по-висок процент от някой, който проверява имейли от дивана след ден на строителната площадка. Във всеки случай, запишете разсъжденията, когато задавате числото — изречение, написано сега, струва повече от реконструиран спомен след две години.
Ако претендирате за приспадане за домашен офис по формуляр 8829, поддържайте третирането на интернет последователно: много собственици приспадат бизнес процента на интернет директно като разход за комунални услуги и го оставят извън изчислението за домашния офис, така че едни и същи суми никога не се броят два пъти.
Три начина да зададете процент, който можете да защитите
Не е нужно да измервате всяка минута от всеки ден. Трябва ви метод, който е разумен, прилаган последователно и записан. Всеки от тези работи:
1. Извадка от представителен месец
Изберете един типичен месец от всяко тримесечие. За този месец прегледайте детайлизираната телефонна сметка и маркирайте служебни срещу лични разговори, или пребройте бизнес ползването на данни срещу общото. Осреднете четирите извадки в годишен процент. Запазете маркираните сметки или кратко резюме на всяка извадка. Това е най-силният метод, защото е изграден от собствените записи на вашия оператор.
2. Преглед на дневника на разговорите и данните
Ако ползването ви е стабилно месец след месец, направете упражнението веднъж за представителен месец и го преглеждайте веднъж годишно или винаги, когато бизнесът ви се промени съществено — нова линия на работа, деца вкъщи през лятото, които променят домакинското стриймване, добавена втора линия. Отбележете датата на прегледа в записите си, така че процентът никога да не изглежда остарял.
3. Оценка на база време, документирана
Ако детайлизираните дневници са непрактични (например плосък неограничен план с оскъдни детайли), оценете от документираната реалност: служебни часове на разговори от календара и историята на разговорите, работни дни срещу общ брой дни, или дела на данните, потребени от бизнес приложения през тестова седмица. „Около 60%, защото през повечето дни" е догадка; „60% въз основа на преглед на историята на разговорите за март, показващ 58 от 96 изходящи разговора, свързани с клиенти, закръглено" е метод. Напишете изречението, което превръща вашето във втория вид.
Който и метод да изберете, съхранявайте три неща с данъчното си досие всяка година: годишните сметки (или годинашното резюме), работния лист, показващ математиката на процента, и бележката от един абзац, описваща метода. Тази папка е цялата разлика между приспадане, което оцелява при въпроси, и такова, което не оцелява.
Не забравяйте хардуера
Месечната услуга е само половината от приспадането. Устройствата и оборудването, които ви свързват, също се броят:
- Телефонна слушалка, рутер, модем, усилвател, слушалки, зарядно, калъфи. Процентът на служебно ползване се прилага към оборудването точно както към услугата.
- Малките разходи обикновено могат да се приспаднат изцяло. Повечето самостоятелно заети собственици могат да използват избора за de minimis безопасно пристанище (до 2 500 долара на артикул за бизнеси без одитирани финансови отчети), за да приспаднат бизнес частта от телефон или рутер в годината на закупуване, вместо да го амортизират. Заявявате избора с изявление, приложено към навременно подадена декларация — вашият данъчен софтуер или подготвящ се занимава с процедурата.
- По-скъпите инсталации се амортизират. Ако оборудването надвишава безопасното пристанище или предпочитате, амортизирайте бизнес частта през периода на възстановяване. Във всеки случай, процентът на лично ползване никога не се промъква обратно през вратата на оборудването.
Къде отива приспадането във вашата декларация
За едноличен търговец или дружество с един член, подаващо Приложение C, телефонната и интернет услуга обикновено попадат на ред 25 (Комунални услуги) в размер на служебното ползване — така годишна телефонна сметка от 1 800 долара при 60% служебно ползване се превръща в запис от 1 080 долара. Оборудване, което приспадате по безопасното пристанище, обикновено отива на ред 27а (Други разходи) като „de minimis безопасно пристанище" или на редовете за амортизация, ако амортизирате; следвайте подканите на софтуера си или насоките на вашия подготвящ. Партньорствата, S корпорациите и C корпорациите отчитат същите видове разходи в собствените си декларации, а собствениците, наети от собствената си корпорация, обикновено се нуждаят от възстановяване по отчетен план, а не от лично приспадане — струва си разговор с вашия подготвящ, преди да предположите.
Две гранични бележки, така че нищо тук да не ви подведе. Първо, служители по W-2: Конгресът суспендира приспадането за невъзстановени разходи на служители от 2018 г., така че ако единственият ви доход е заплата, обикновено не можете сами да приспадате разходите за телефон и интернет — това ръководство е написано за самостоятелно заети собственици, а служителите трябва да търсят възстановяване от работодателя си. Второ, възстановяванията действат и в двете посоки: всяка част, която бизнесът ви вече ви е възстановил без данък, не може също да бъде приспадната. Приспадайте само това, което реално е излязло от джоба ви.
Пет грешки, които струват на собствениците това приспадане
Претендиране за 100% на смесен телефон. Най-честата грешка и най-трудната за защита. Освен ако устройството е наистина изключително служебно, вземете процент.
Приспадане на първата домашна стационарна линия. Основната местна услуга на линия едно е неприспадаема по закон. Вместо това приспадайте бизнес междуградските разговори и всяка втора бизнес линия.
Изобщо без водене на документация. Разхлабените правила за доказване премахнаха стария режим на изброена собственост; те не премахнаха нуждата от доказателства. Сметки плюс работен лист за процента плюс бележка за метода е цялата работа — пропускането ѝ превръща легитимно приспадане в недоказуемо.
Оставяне на сметката на чуждо име без документална следа. Телефон в семеен план на съпруга или интернет, фактуриран на партньор, все още може да подкрепи вашето приспадане за дела, който реално плащате — но само ако можете да докажете плащането и служебното ползване. Съхранявайте банкови извлечения или извлечения от карти, показващи, че сте платили, заедно с записите за ползване.
Задаване на процент веднъж и замразяването му завинаги. Разпределение от 70% от годината, в която сте търсили клиенти по телефона по цял ден, може да е фикция в годината, в която сте наели търговец и едва звъните на някого. Преглеждайте числото ежегодно; остарял процент, който вече не съответства на живота ви, подкопава и достоверните години.
30-минутна годишна рутина
Поставете това в календара си всяка януари и приспадането до голяма степен се грижи за себе си: изтеглете сметките за годината в една папка, направете една извадка от представителен месец (или потвърдете, че миналогодишната все още пасва), актуализирайте работния лист за процента, отбележете закупено или отписано оборудване и приложете пакета към декларацията. Тридесет минути, веднъж годишно, защитават приспадане на стойност стотици долари — и това е точно видът малка дисциплина, която се натрупва във всеки ред на вашата декларация.
Опростете финансовото си управление
Правилното разпределение като телефон и интернет е по-лесно, когато всяка сметка вече живее в една търсима главна книга, вместо разпръсната из пощенски кутии и портали на оператори. Beancount.io ви дава счетоводство в обикновен текст, което е прозрачно, под версиен контрол и готово за ИИ, така че работен лист за служебно ползване никога не е по-далеч от една заявка. Започнете безплатно и поддържайте приспадания като това документирани от първия ден.
