Ако сте помогнали на служител да се премести тази година и сте третирали възстановяването на разходите като необлагаемо, ведомостта ви за заплати е грешна — и грешката вече се натрупва за постоянно. Законът One Big Beautiful Bill Act (OBBBA) окончателно отмени федералното приспадане на разходи за преместване и необлагаемото третиране на възстановявания на разходи за преместване, платени от работодателя, затваряйки врата, която трябваше да се отвори отново на 1 януари 2026 г.
Ето какво се промени, кой все още отговаря на условията за старото третиране и как да коригирате политиката си за релокация и ведомостта за заплати преди края на годината.
Какво всъщност се промени: раздел 70113 на прост език
От 2018 г. до 2025 г. Законът за данъчни облекчения и работни места (TCJA) спря две свързани данъчни облекчения:
- Приспадането от служителя (раздел 217): работниците вече не можеха да приспадат невъзстановени разходи за преместване като корекция над реда.
- Изключението за работодателя (раздел 132(a)(6) и (g)): възстановяванията, които сте платили за квалифицирани разходи за преместване на служител, трябваше да бъдат включени в заплатите, подлежащи на данъци върху доходите и осигуровките.
Ключовата дума беше спря — не отменено. Съгласно TCJA, както е написан, и двете облекчения трябваше да се възстановят за данъчни години, започващи след 31 декември 2025 г. — което означава, че правилата отпреди 2018 г. (приспадаеми премествания, отговарящи на тестовете за разстояние и време, необлагаеми възстановявания от работодател) щяха да се върнат тази година.
OBBBA раздел 70113, в сила за данъчни години, започващи след 31 декември 2025 г., прави отмяната постоянна. Съвместният комитет по данъчно облагане оценява промяната на приблизително 700 милиона долара допълнителни приходи за 2026 г. и 13,6 милиарда долара за периода 2025–2034 г. — мярка за това колко пари за релокация без данъци Конгресът е очаквал да потекат, след като спирането изтече.
Какво означава „постоянно“ за вашата ведомост за заплати през 2026 г.
Всяка стотинка, която харчите за преместването на служител — възстановявания, еднократни суми и плащания, които правите директно на фирмата за преместване, наемодателя за временно жилище или на всяко друго лице от името на служителя — вече е допълнителна заплата. Това означава:
- Федерално удържане на данък върху доходите (обикновено при плосък допълнителен процент от 22%, до 1 милион долара)
- Данъци за социално осигуряване и Medicare (FICA)
- Щатско и местно удържане, където е приложимо
- Отчитане в полета 1, 5 и 16 на формуляр W-2
Няма тест за разстояние, който да се премине, няма тест за 39 седмици заетост, който да се проследява, и няма формуляр 3903 за попълване за обикновени цивилни служители. Тези механизми оцеляват само за двете групи по-долу.
Двете групи, които все още получават старото третиране
1. Военнослужещи на активна служба при постоянна смяна на местоположението
Без промяна от годините на TCJA: членове на въоръжените сили на САЩ, които се преместват съгласно военна заповед, свързана с постоянна смяна на местоположението, все още могат да изключат квалифицирани възстановявания за преместване от дохода и да приспаднат невъзстановени разходи. Ако наемате резервисти, членове на Националната гвардия или съпрузи на военнослужещи, имайте предвид, че изключението следва военното преместване, а не лицето — гражданска смяна на работата от ветеран не получава облекчение.
2. Членове на разузнавателната общност (ново през 2026 г.)
OBBBA разширява изключението от военен тип до служители и новоназначени лица на разузнавателната общност, както е определена съгласно Закона за националната сигурност от 1947 г. Подобно на военните си колеги, отговарящите на условията членове на IC могат да изключат квалифицирани разходи за преместване, платени от работодателя, и да приспаднат невъзстановените такива.
Това е тясно изключение, а не вратичка за изпълнители: то покрива действителни служители и назначени лица на IC, а не много по-голямата група от проверени изпълнители, подкрепящи разузнавателните агенции. Ако вашият бизнес наема бивши или настоящи служители на IC, не предполагайте — проверете статуса на лицето и естеството на преместването, преди да третирате нещо като изключено от данъци.
Наръчник за работодателя: пет неща, които да коригирате сега
1. Пренапишете всяко предложение за работа, което обещава „необлагаема“ релокация
Ако вашите шаблони за оферти, политика за релокация или имейли за набиране на персонал описват помощта за преместване като необлагаема, приспадаема или „gross-up, така че да не дължите нищо“, актуализирайте ги сега. Най-често срещаният вариант на тази грешка: мениджър по наемането устно обещава 20 000 долара „необлагаем“ бонус за преместване, ведомостта правилно удържа от него, а новият служител се чувства ощетен от първия ден. Посочете брутната сума и кажете ясно, че това са облагаеми заплати, подлежащи на удържане.
2. Вземете съзнателно решение за политиката си за gross-up
Тъй като всяка стотинка за релокация е облагаема, възстановяване от 25 000 долара при комбинирана пределна ставка от 30% осигурява само около 17 500 долара покупателна способност. Много работодатели прилагат „gross-up“ — плащат допълнително, за да покрият данъчната тежест на служителя. Самият gross-up е облагаема заплата, така че изчислението е итеративно: за да осигурите 25 000 долара нетно при ставка от 30%, плащате 25 000 долара / (1 − 0,30) ≈ 35 714 долара, а не 32 500 долара.
Често срещани подходи:
- Пълен gross-up: вие поемате целия данъчен разход. Просто, щедро, скъпо.
- Частичен или ограничен gross-up: правите gross-up до фиксиран процент (например 25%), а служителят поема остатъка.
- Без gross-up, по-висока еднократна сума: плащате по-голяма кръгла сума и оставяте служителя да управлява данъците.
Каквото и да изберете, поставете го в писмена форма. Релокацията е едно от най-големите единични плащания, които много служители някога получават от вас — индустриалните сравнителни данни поставят типичните вътрешни пакети в САЩ между 15 000 и 75 000 долара, със средни общи разходи за досие на преместващ се собственик на жилище, доближаващи се до 80 000 долара, след като се включи помощта за продажба на жилище — така че неяснотата тук създава реални спорове.
3. Включете директните плащания към доставчици във ведомостта за заплати
Това е най-често пропусканото задължение за удържане при релокация. Когато плащате на фирмата за преместване, корпоративния апартамент или услугата за намиране на жилище директно, вместо да възстановявате разходите на служителя, тези плащания все още са облагаеми заплати на служителя. Те трябва да преминат през ведомостта за заплати за удържане и отчитане в W-2.
Създайте процес, при който всяка фактура от доставчик, свързана с релокация, се маркира към служителя и се докладва на ведомостта в същия цикъл на плащане — разпределянето на удържането върху няколко заплати е далеч по-малко болезнено от изненадващо коригиране през декември. Ако вашата система за задължения не може да маркира фактури към служители, това е корекцията, която трябва да направите първо.
4. Не забравяйте щатите, които все още позволяват приспадането
Федералният закон вече е уреден, но няколко щата никога не са се съобразили със спирането по TCJA и все още позволяват приспадане или изключение на разходи за преместване в щатската данъчна декларация — обикновено следвайки старите федерални тестове за разстояние и време. Потвърдени примери включват Калифорния, Ню Йорк, Пенсилвания и Масачузетс, като няколко други щата са в същата група.
Практически последици:
- Служители, които се преместват в рамките на или в тези щати, може все още да получат облекчение на щатско ниво. Кажете им да проверят с техния счетоводител, вместо да предполагат, че федералното правило важи навсякъде.
- Ако правите gross-up и за щатски данъци, може да надплащате в несъобразяващи се щати. Някои работодатели сега прилагат щатски специфични ставки за gross-up за релокации, засягащи тези щати.
- Щатското удържане от допълнителните заплати все още се изисква предварително — приспадането, където съществува, идва при подаване на декларацията.
5. Разделете релокацията от пътуванията в счетоводството си
Възстановяванията за релокация са заплати; възстановяванията за бизнес пътувания по отчетен план не са. Смесването на двете в една сметка „пътувания и релокация“ в главната книга улеснява недостатъчното удържане от частта за релокация — или прекомерното удържане от легитимни пътувания. Поддържайте отделни сметки, отделни работни потоци за одобрение и отделни потоци към ведомостта за заплати за двете категории. Ако водите книгата си в чист текст, документацията показва как да структурирате разплащателни сметки за ведомостта, така че всеки поток да се съпоставя самостоятелно.
Грешки, които водят до известия (и ядосани нови служители)
- Третиране на еднократни суми като необлагаеми. 10 000 долара „надбавка за преместване“ без отчитане на действителни разходи е просто бонус с по-приятелско име. Удържайте от него като от бонус.
- Забравяне на съхранението на домакински вещи извън преместването. Дори за военни и IC премествания, само квалифицирани разходи (преместване на домакински вещи, плюс пътни и нощувки по маршрута, без храна) се квалифицират. Пътувания за оглед на жилища, временен живот извън самото преместване и разходи за сделки с недвижими имоти никога не са били квалифицирани разходи.
- Прилагане на военното изключение към цивилни премествания на ветерани. Изключението изисква преместване съгласно военна заповед. Ветеран, когото наемете за цивилна роля, се облага като всеки друг служител.
- Обещаване на gross-up, които не можете да изчислите. Ако вашият доставчик на ведомост не може да приложи удържане по допълнителна ставка за партиди за релокация, коригирайте това, преди да обещаете какъвто и да е gross-up в писмена форма.
- Игнориране на натрупването през декември. Плащанията за релокация се струпват в края на годината (празнични премествания, бонуси за начална дата). Неотчетени директни плащания към доставчици, открити през януари, означават коригирани W-2 и amended данъчни декларации за осигуровки. Съпоставяйте сметките за релокация месечно през четвъртото тримесечие.
Бърз опреснител: старите тестове за двете изключения и щатите
За военни и IC премествания — и за щатски декларации в несъобразяващи се щати — механизмите отпреди 2018 г. все още имат значение:
- Тест за разстояние: новото работно място трябва да е на най-малко 50 мили по-далеч от стария дом, отколкото старото работно място е било (военните PCS премествания са освободени от този тест).
- Тест за време: работа на пълно работно време за най-малко 39 седмици в 12-те месеца след преместването (78 седмици за 24 месеца за самонаетите). Отново, военните премествания са освободени.
- Квалифицирани разходи: разумни разходи за преместване на домакински вещи и лични вещи, плюс пътни и нощувки за служителя и членовете на домакинството, пътуващи до новия дом. Храната никога не е била приспадаема като разход за преместване.
Всички останали: нищо от това вече не важи на федерално ниво. Няма тест за преминаване, защото няма приспадане за заявяване.
Поддържайте счетоводството си за релокация чисто от първия ден
Докато актуализирате предложенията за работа и процесите на ведомостта за постоянното отменяне, уверете се, че доларите за релокация се проследяват отделно от пътуванията, обезщетенията и бонусите — на служител, на преместване, като директните плащания към доставчици автоматично преминават през ведомостта. Чистите записи са това, което превръща пакет за релокация от 50 000 долара в рутинен ред в W-2 вместо януарска суматоха. Beancount.io предоставя счетоводство в чист текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в чист текст.
