Най-накрая го направихте — направихте първото си назначаване. Офертата е подписана, W-4 и I-9 са някъде в папка, а заплатите са (почти) уредени. След това, три седмици след началото на новото работно взаимоотношение, часовник, за който никога не сте знаели, вече е изтекъл.
Всеки щат изисква от работодателите да докладват всяко новоназначено лице в Държавния указател на новоназначените, обикновено в рамките на 20 дни от датата на назначаване. Това важи за първия ви служител, важи и за повторно наетите, а в някои щати важи дори за независими изпълнители. Ако пропуснете срока, щатът може да ви глоби за всеки работник. Ето какво изисква правилото, как многощатските работодатели го опростяват и как да го включите в контролния си списък за наемане, за да не се случи никога повече.
Какво е докладването на новоназначени (и защо съществува)
Докладването на новоназначени води началото си от Закона за лична отговорност и възможности за работа от 1996 г., федералния закон за реформа на социалното подпомагане, който създава изискването в Раздел 453A от Закона за социалното осигуряване. Всеки работодател — частни фирми от всякакъв размер, организации с нестопанска цел, домакински работодатели и държавни агенции — трябва да докладва основна информация за всяко новоназначено лице в щата, където служителят работи.
Щатите подават тези отчети в своя Държавен указател на новоназначените, който от своя страна захранва Националния указател на новоназначените. Основната цел е принудителното събиране на издръжка за деца: записите за новоназначени се съпоставят с дела за издръжка на деца на щатско и национално ниво, така че заповедите за издръжка могат да бъдат издадени или актуализирани бързо, когато родител започне нова работа. Същите данни помагат на агенциите да намалят измамните искове за обезщетения при безработица и трудова злополука.
Ето защо задължението няма нищо общо с това дали служителят дължи издръжка. Вие докладвате всички, а съпоставянето става на страната на правителството.
Правилото за 20 дни, точно
Основното федерално правило за срокове е просто: докладвайте не по-късно от 20 дни след датата, на която сте наели служителя. Щатите уреждат детайлите, но рамката е еднаква в цялата страна:
- „Дата на назначаване“ означава първият ден на платена работа, а не денят, в който офертата е приета или проверката за минало е изчистена. Часовникът започва да тиктака, когато служителят започне да получава заплата.
- Докладвате шест основни данни: името на служителя, адрес, социалноосигурителен номер и дата на назначаване, плюс вашето търговско име, адрес и федерален идентификационен номер на работодателя (FEIN). Повечето щати изискват допълнителни данни върху този федерален минимум, така че проверете формуляра на вашия щат, преди да подадете.
- Електронните податели докладват два пъти месечно. Ако подавате отчети по магнитен или електронен път, федералният закон ви позволява да ги групирате — но групите трябва да са на интервали от 12 до 16 дни, което се свежда до около два пъти месечно. Подателите на хартия спазват строгия 20-дневен срок за всяко назначаване.
- Кратките назначения също се броят. Ако служител напусне или бъде освободен, преди да сте го докладвали, пак дължите отчета. Задължението възниква при назначаването, а не след определен минимален срок на работа.
Повторно наетите също се броят
Завръщащите се работници са често срещан капан. Много щати изрично изискват да докладвате повторно наетите — Калифорния, например, изисква нов отчет за всеки, който е нает отново след прекъсване от поне 60 последователни дни, в рамките на 20 дни от новата начална дата. Сезонните фирми, които връщат същия екип всяка година, трябва да третират началната дата на всеки сезон като ново събитие за докладване и да потвърждават прага във всеки щат, в който оперират.
Как реално да подадете отчета
Всеки щат поддържа свой собствен Държавен указател на новоназначените със свой портал, формуляри и файлови формати. Федералната служба за принудително събиране на издръжка на деца публикува указател на опциите за докладване по щати, за да можете да намерите своя. На практика работодателите за първи път имат три пътя:
- Онлайн порталът на вашия щат. Всеки щат приема отчети чрез уебсайт, а повечето приемат и по поща или факс. Това е стандартното решение за еднощатски работодател с няколко работници.
- Вашият доставчик на заплати. Повечето услуги за изчисляване на заплати предлагат докладване на новоназначени като функция или добавка — но не предполагайте, че вашият го прави. Влезте и потвърдете, че функцията е активирана, и се уверете, че покрива всеки щат, в който имате работници. „Ние изчисляваме заплатите“ и „ние подаваме отчети за новоназначени“ са две различни услуги.
- Групово електронно подаване. По-големите работодатели изпращат файлове директно. Ако изберете този маршрут, не забравяйте двумесечния ритъм: подаванията трябва да са на интервал от повече от 12 и по-малко от 16 дни.
Какъвто и път да изберете, дисциплината, която има значение, е събирането на данните още от първия ден. Ако пакетът ви за въвеждане на нов служител събира W-4, I-9 и формуляра за щатско удържане заедно, добавете полетата за отчета за новоназначен към същия пакет, за да не се налага да ги издирвате през третата седмица.
Многощатските работодатели имат пряк път (с документи)
Ако имате служители в два или повече щата, правилото по подразбиране е да докладвате всяко новоназначено лице в щата, където то работи. Това може да означава регистрация в няколко щатски указателя и изучаване на няколко портала.
Алтернативата е опцията за един щат: многощатски работодател, който подава отчети по електронен път, може да определи един-единствен щат — такъв, в който има служители — и да изпраща всички отчети за новоназначени там. Но обозначението е формално, а не случайно. Трябва:
- Да се регистрирате във федералната Служба за принудително събиране на издръжка на деца като многощатски работодател, като предоставите вашия FEIN, име и адрес на фирмата и щата, който определяте.
- Да уведомите писмено министъра на здравеопазването и социалните услуги за избрания от вас щат (процесът на регистрация покрива това).
- Да подавате по електронен път до този щат, по неговия график и във неговия формат.
Докато обозначението не е подадено и реално не предавате по електронен път до определения щат, оставате обвързани от изискванията на всеки отделен щат, в който се работи. Отдалеченото назначаване в нов щат е класическата точка на провал: служителят започва работа, никой не актуализира настройките за докладване и 20-дневният срок изтича в щат, за който сте забравили, че имате връзка. Свържете това решение с настройката си за многощатски данъци върху заплатите — в момента, в който се регистрирате за удържане в нов щат, проверете и неговия указател за новоназначени.
Не забравяйте независимите изпълнители (в някои щати)
Федералното докладване на новоназначени обхваща само служителите. Но шепа щати разширяват паралелно задължение към независими изпълнители, като условията се различават от правилото за служителите:
- Калифорния изисква от фирмите да докладват независими изпълнители в рамките на 20 дни от изплащането на 600 долара или повече или от сключването на договор за 600 долара или повече през календарната година, което от двете настъпи първо, чрез формуляра „Отчет за независим(и) изпълнител(и)“ (DE 542). Задължението обикновено се отнася за работници, за които бихте подали формуляр 1099-NEC или 1099-MISC.
- Ню Йорк изисква докладване на определени независими изпълнители, с глоба от 20 долара за изпълнител при закъснели, липсващи или непълни отчети.
Ако разчитате на freelance изпълнители, проверете правилата за докладване на изпълнители във всеки щат, където ги ангажирате — не само там, където е офисът ви. И дръжте въпроса за класификацията отделен: докладването на работник като изпълнител не го прави такъв. Неправилната класификация носи свои, много по-големи санкции съгласно федералния и щатския закон.
Какво се случва, ако го пропуснете
Щатите имат право да налагат санкции за неспазване, а федералният закон ограничава тези санкции: не повече от 25 долара за всяко новоназначено лице при обикновен пропуск, като сумата нараства до 500 долара на служител, когато пропускът произтича от споразумение между работодателя и служителя да не се докладва (или да се подаде неверен или непълн отчет). Щатите могат също така да налагат нефинансови граждански санкции съгласно собствените си закони.
Двадесет и пет долара на човек звучи незначително, докато не го умножите по вълна от назначавания, които не сте докладвали — сезонно увеличение с четиридесет недокладвани работници означава излагане на четирицифрена сума, преди вашият щат да добави своите последствия. По-важното е, че недокладването е един от сигналите, които поставят нов работодател в полезрението на агенцията.
6 грешки на работодателите за първи път
- Стартиране на часовника на грешна дата. Датата на офертата и датата на приключване на проверката за минало нямат значение. Първият ден на платена работа стартира 20-те дни.
- Забравяне на повторно наетите. Сезонни повиквания, завръщащи се служители и повторно наемане след съкращение — всички изискват нови отчети в щати с правила за повторно наемане.
- Приемане, че доставчикът на заплати се грижи за това. Много го правят, някои таксуват допълнително, а почти никой не го активира по подразбиране, без вие да потвърдите щатите на работа. Проверете писмено.
- Третиране на отдалеченото назначаване като „нищо особено“. Един-единствен служител, работещ от друг щат, създава задължения за докладване там. Контролните списъци за отдалечено наемане се нуждаят от стъпка за щатска регистрация, а не само от изпращане на лаптоп.
- Игнориране на правилата за изпълнители. В щати като Калифорния и Ню Йорк вашият списък по 1099 има собствен 20-дневен часовник, който тече на различен формуляр.
- Непазване на доказателства. Запазете потвържденията за всяко подаване така, както пазите разписките за данъци върху заплатите. Ако щат постави под въпрос празнина две години по-късно, „порталът сигурно ги е изял“ не е защита.
Включете го в контролния си списък за наемане
Докладването на новоназначени принадлежи към същия едностраничен контролен списък за въвеждане като W-4, I-9, сертификата за щатско удържане и класификацията за трудова злополука. Пределната цена на добавянето му е нула: данните вече са в пакета, а подаването отнема минути. Това, което струва пари, е суматохата — реконструиране на начални дати от съобщения в Slack и фишове за заплата, след като пристигне известие.
Практичната настройка за малък работодател изглежда така: единичен пакет за въвеждане, който събира всяко поле за докладване още от първия ден, напомняне в календара, зададено за 14-ия ден след всяка начална дата като резервен вариант зад подаването на доставчика на заплати, запазено потвърждение за всяко подаване и ежегоден преглед на щатите, в които имате служители или изпълнители. Когато броят на служителите премине във втори щат, вземете решението за обозначение на един щат съзнателно, вместо да се носите в хаоса на множество портали.
Да сте в крак със задължения като това е преди всичко проблем на воденето на записи. Ясни, пълни записи за служителите — кой е започнал, къде работи, какво е подадено и кога — превръщат всяка задача по съответствие с наемането от пожарна тревога в рутина. Пазете тези записи със същата грижа, с която пазите счетоводството си, и растежът никога не трябва да означава хаос.
Опростете финансовото си управление
Всяко ново назначаване добавя записвания за заплати, данъчни декларации и разходи за обезщетения, които да следите — а докладването на новоназначени е само първият краен срок в дълга поредица. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст, което е прозрачно, с версии и готово за изкуствен интелект, така че растежът на персонала ви никога да не изпреварва книгите ви. Започнете безплатно и вижте защо разработчици и финансови специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
