Току-що наехте първия си служител, който работи в Охайо. Вашият доставчик на заплати настрои федералното и щатското удържане за Охайо, отбеляза настройката като „завършена“ и продължихте напред. Никой не спомена RITA. Никой не спомена правилото за 20-те дни. Осемнадесет месеца по-късно получавате известие от данъчен колектор, за когото никога не сте чували, което ви таксува за данък, който никога не сте удържали, плюс глоба и лихва — и отговорността е на работодателя, не на служителя.
Това е капанът на местното удържане и той залавя постоянно малките работодатели. Хиляди градове, окръзи и училищни райони в Съединените щати налагат свои собствени данъци върху доходите или заплатите, и в повечето от тях работодателят — вие — е законово задължен да удържа, внася и съгласува. Вашият софтуер за заплати с готовност ще изчисли всичко, което конфигурирате. Но регистрацията при всеки местен колектор, изучаването на правилата на всяка юрисдикция и поддържането им, когато служителите се местят или работят по хибриден график, е работа, която никой софтуер не върши автоматично вместо вас. Това ръководство разглежда четирите системи, които създават най-много проблеми на малкия бизнес — Охайо, Пенсилвания, Ню Йорк Сити и Йонкърс — плюс кратък преглед на останалата карта, как местният данък се появява на W-2 и петте грешки, които пораждат известия.
Неудобната истина: Местното удържане е ваша работа, не на софтуера
Няма национална система за местните данъци върху заплатите. Всеки щат, който ги разрешава, е изградил своя собствена структура: понякога щатът администрира местните данъци чрез редовната декларация за удържане, понякога регионални колектори, а понякога всеки град управлява собствената си администрация със собствени формуляри, срокове и правила за глоби. Доставчик на заплати може да внася средства на колектор само след като сте се регистрирали като работодател при този колектор и сте привързали всеки служител към правилния код на населеното място. Пропуснете тази стъпка на настройка и парите никога не се движат — докато отговорността тихо се натрупва на името на вашата компания.
Излагането на риск е лесно да се подцени, защото ставките изглеждат малки: 1% тук, половин процент там. Но местните колектори начисляват глоби и лихви точно както IRS, а „софтуерът ми не го направи“ не е защита. Решението е непривлекателно, но евтино: знайте кои местни данъци се прилагат за всяко работно място и за всяко местожителство на служител, регистрирайте се при всеки участващ колектор и съгласувайте удържаното с полученото от всеки колектор. Започнете с големите четири по-долу.
Охайо: Над 600 града, два големи колектора и 20-дневен часовник
Охайо има най-сложната система за общински данък върху доходите в страната. Повече от 600 общини налагат данък върху заработените доходи, обикновено от 1% до 3% от облагаемите заплати, а много училищни райони налагат свои собствени данъци върху доходите допълнително (те се администрират от щата чрез редовната декларация за Охайо, което поне ги държи на едно място).
Събирането е разделено по три начина. Две регионални агенции — Regional Income Tax Agency (RITA) и Central Collection Agency (CCA) — събират за стотици членуващи общини между тях. Най-големите градове, като Кълъмбъс и Синсинати, администрират собствените си данъци директно. Така че един-единствен служител лесно може да създаде задължения за подаване на декларации пред два или три различни колектора: града, където работи, града, където живее, и евентуално училищен район.
Правилото за 20-те дни за мобилни и хибридни работници
Отличителното усложнение в Охайо е правилото за 20-те дни. Когато служител, чието основно място на работа е в една община в Охайо, извършва услуги в различна община в Охайо, вие продължавате да удържате за основното място на работа през първите 20 дни на новото място — след това трябва да преминете удържането към общината, където работата действително се извършва. С хиберни графици и дни за работа от вкъщи, това означава проследяване къде работи всеки служител, ден по ден, спрямо текущ 20-дневен часовник за всяка община.
Има едно правило на милостта: Охайо освобождава много малките работодатели — тези с под $500,000 брутни приходи за предходната година — от удържане за общини извън основната им база. Ако отговаряте на условията, възползвайте се от изключението; ако сте го надраснали, имате нужда от навик за проследяване на местоположението, защото броят на 20-те дни се нулира и натрупва за всеки служител и всяка община.
Регистрация, честота и годишното съгласуване
Регистрирайте се като работодател при RITA, CCA или във всеки град със самостоятелно събиране, където имате задължение за удържане — регистрацията е за колектор, не за служител. Честотата на подаване следва вашия обем: ако сте удържали $2,400 или повече през предходната календарна година, или повече от $200 в който и да е месец от предходното календарно тримесечие, подавате и плащате месечно, със срок до 15-о число на следващия месец. Под това подавате тримесечно. След това идва годишното съгласуване — формуляр 17 на RITA е каноничният пример — със срок до последния ден на февруари, съпоставяйки всеки W-2 с всичко, което сте внесли. Отнасяйте се към този февруарски срок със същата сериозност като към федералния си W-3: това е документът, който колекторите използват, за да открият какво сте пропуснали.
Пенсилвания: Удържайте по-високата ставка, внасяйте на един колектор
Пенсилвания реформира местното събиране с Act 32 от 2008 г., и произтичащата система е по-проста от тази в Охайо, но пълна със свои собствени капани. Почти всяка община налага данък върху заработените доходи (EIT), обикновено около 1%, и основното правило за работодателя се побира в едно изречение: удържайте по-високата от данъчната ставка на мястото, където служителят живее, и данъчната ставка на мястото, където служителят работи.
След това внасяте всичко на единствения данъчен колектор, определен за окръга, където се извършва работата — най-известните са Keystone Collections Group и Berkheimer, плюс Jordan Tax Service в района на Питсбърг. Този колектор разпределя парите на родната община на служителя. Не изпращате отделни плащания към всеки град; един колектор за работния окръг получава всичко.
PSD кодове и формулярът за новоназначени, който има значение
Ключът на цялата система е кодът на политическото подразделение (PSD) — шестцифрено число, идентифициращо общината на пребиваване на служителя. То казва на колектора къде да изпрати парите. Съберете формуляр за сертификация на местожителството от всеки новоназначен (и отново всеки път, когато някой се премести) и пазете PSD кода в записа за заплати. Грешен PSD код означава, че правилните пари попадат в сметката на грешния град, и родната община на служителя ще потърси своя дял — с работодателя, носещ отговорността за удържането.
Внасяйте тримесечно и подавайте годишно съгласуване за работодателя, обикновено със срок до края на февруари. Две неща стоят извън тази система и изненадват новодошлите: Филаделфия управлява собствен градски данък върху заплатите изцяло извън Act 32, с отделни ставки за жители и нерезиденти, които се променят всяко 1 юли — ако имате хора, работещи в града, това е втора регистрация и втори комплект декларации. И много общини добавят Local Services Tax до $52 годишно на работник, с освобождаване за ниски доходи за работници, печелещи под $12,000 — малко пари, но отделна позиция за удържане и внасяне. Още една бележка за отдалечените екипи: работодател извън щата без присъствие в Пенсилвания не е задължен да удържа местен данък на Пенсилвания, но трябва да уведомите служителя писмено, за да може той сам да прави тримесечни авансови плащания, вместо да открие разликата при подаването на декларацията.
Ню Йорк: Само жители на Ню Йорк, Йонкърс и в двете посоки
Ню Йорк е приятелският случай — щатът администрира местните данъци на Ню Йорк Сити и Йонкърс чрез редовната система за удържане, така че няма отделен колектор за регистрация. Сложността е изцяло в това кой дължи какво, и най-честата грешка за множество щати в страната е точно тук.
Личният данък върху доходите на Ню Йорк Сити — грубо от 3,1% до 3,9% в зависимост от групата — се прилага само за жители на града. Пътуващите от Ню Джърси, Кънектикът или северната част на щата Ню Йорк дължат нула данък на Ню Йорк Сити, независимо колко дни работят в Манхатън. Въпреки това работодателите рутинно удържат данъка на Ню Йорк за всеки служител с работно място в Манхатън, давайки на нерезидентите безлихвен заем на града, който те после трябва да си възстановят чрез щатската си декларация. Ако някои от хората ви работят в града, но живеят извън него, проверете дали настройката за заплати разграничава местожителството от работното място за градски цели.
Йонкърс работи в другата посока: облага и двете страни. Жителите плащат допълнителен налог, равен на 16,75% от щатското си данъчно задължение, а нерезидентите плащат данък върху заработените доходи от 0,5% върху заплати за работа, извършена в града. Документацията минава през два щатски формуляра — служители, които живеят в щата или града, подават сертификата за удържане IT-2104, докато нерезиденти, работещи в Йонкърс (или където и да е в щата), подават формуляр IT-2104.1, сертификата за нерезидентство и разпределение, посочвайки какъв процент от услугите им се извършва в облагаемата юрисдикция. Служителите трябва да ви уведомят в рамките на 10 дни, ако този процент или статусът им на пребиваване се промени, а хибердните графици правят това 10-дневно правило да се прилага по-често от преди.
Останалата карта: Кратък преглед
Още дузина щати имат местни данъци върху заплатите, за които си струва да знаете, преди да наемате през щатски граници. 24-те облагащи града в Мичиган таксуват жителите от 1% до 2,4% и нерезидентите наполовина, като всеки град администрира собствения си данък, освен Детройт, който щатът управлява. Окръжните данъци в Индиана са около 1,6% до 3%, определени от окръга на пребиваване на служителя (или основното работно място за нерезиденти) към 1 януари, и се събират чрез щатско удържане, управлявано от окръжния сертификат на служителя по формуляр WH-4. Уилмингтън, Делауеър налага 1,25% върху заработените доходи с удържане от работодателя. В Ню Джърси, Нюарк и Джърси Сити налагат 1% данъци върху заплатите, платими от работодателя — разходите са изцяло за вас и няма никаква декларация за служителя. Общинските и окръжните данъци в Алабама варират от 0,5% до 3% за жители и нерезиденти еднакво, удържани и платени от работодателя. Орегон добавя транзитни районни и данъци върху заплатите върху определени градове и окръзи в допълнение към щатския транзитен данък. А Канзас, слава богу, има само местен данък върху нематериални активи, който не включва никакво удържане.
Нито едно от тези неща не е трудно само по себе си. Трудността е, че всяко е отделна регистрация, отделен комплект формуляри и отделен календар — и те се умножават с всеки новоназначен на ново място.
W-2 кутии 18–20: Където местният данък живее в края на годината
Всичко по-горе се събира в три малки кутии на формуляр W-2: кутия 18 (местни заплати), кутия 19 (удържан местен данък) и кутия 20 (име на населено място). Всяко копие на W-2 има място само за едно населено място, така че служител, който е живял в един град в Пенсилвания, работил в друг и прекарал част от годината в Охайо, ще получи множество страници W-2 — това е нормално, не е грешка, и си струва да се обясни на служителите преди януари, за да оцелеете през данъчния сезон.
Записите в кутия 20 също могат да изглеждат загадъчни. Според Act 32 на Пенсилвания, кутията може да показва код на колектор вместо име на град, докато удържането за Филаделфия все още се показва като Филаделфия. В Охайо, населеното място трябва да отразява къде данъкът действително е удържан съгласно правилото за 20-те дни, което може да се различава от мястото, където служителят сега живее. Когато служител попита защо W-2 му показва град, в който едва си спомня, че е работил, отговорът обикновено е една от тези механики — и наличието на записи за работното място за всеки период на плащане, които да го докажат, е това, което отличава петминутен отговор от кореспондентска ревизия.
Пет грешки, които пораждат известия
Първо, никога да не се регистрирате при местния колектор. Софтуерът за заплати не може да внася средства на RITA, Keystone, Berkheimer или CCA от ваше име, докато не притежавате работодателска сметка при всеки от тях — „софтуерът се грижи за данъците“ покрива федералното и щатското, не и колекторите, за които никога не е чувал. Второ, удържане на данъка на Ню Йорк Сити за нерезиденти пътуващи, които не дължат нищо; това е най-честата единична грешка при местно удържане в заплатите за множество щати. Трето, забравяне на данъка от 0,5% върху заработените доходи на нерезиденти в Йонкърс за заплати, спечелени в града — малка ставка, реална отговорност, и се прилага за хора, които просто работят там. Четвърто, игнориране на правилото за 20-те дни в Охайо за хибердни работници чрез удържане на 100% към офис града през цялата година; родният град на служителя ще забележи липсващите приходи и ще ви таксува съответно. Пето, третиране на местното съответствие като проблем на служителя и пропускане на годишните съгласувания — отговорността за удържане, глобите и лихвите се носят от работодателя, а февруарското съгласуване е начинът, по който всеки колектор проверява работата ви.
Поддържайте местните задължения видими в книгите си
Счетоводната дисциплина, която предотвратява всичко това, е проста: проследявайте всяко местно задължение като отделно пасив. Създайте отделна сметка за дължим данък върху заплатите за всеки колектор — RITA удържане, Keystone EIT, данък върху заплатите във Филаделфия, данък за нерезиденти в Йонкърс — вместо да обединявате всичко в един баланс за „дължими данъци върху заплатите“. Съгласувайте всяка сметка с извлеченията на колектора всеки месец, както съгласувате банкова сметка; баланс, който се отклонява от записите на колектора, е ранно предупреждение за неправилно конфигуриран код на населено място или пропусната регистрация. И пазете входните данни — PSD кодове, дневни броячи за работни места в Охайо, проценти на разпределение по IT-2104.1 — прикрепени към записите за заплати за всеки период на плащане. Когато известие от колектор пристигне две години по-късно с въпрос защо едно тримесечие е излязло по-малко, тези записи са цялата ви защита.
Дръжте всяка юрисдикция под контрол от първия ден на плащане
Наемането през градски и окръжни граници трябва да бъде етап на растеж, а не началото на археологически проект за съответствие. Поддържането на ясни, отделни записи за всеки местен данък, който удържате, е това, което превръща страшното известие в рутинна справка. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — всяко местно задължение видимо, с версионен контрол и готово за анализ. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
