Плащания по Раздел 139 за помощ при бедствия: Необлагаема помощ от работодател след федерално обявени бедствия

Горски пожар преминава през окръг. Ураган наводнява крайбрежен град. Торнадо изравнява със земята цял квартал. В рамките на няколко дни работодателите в засегнатия район получават един и същ въпрос от финансовия си екип: „Можем ли просто да изпратим на хората си малко пари, за да помогнем?“

Отговорът, скрит в раздел от една страница в Кодекса за вътрешните приходи (Internal Revenue Code), е „да“ – а данъчното третиране е много по-щедро, отколкото повечето собственици си представят. Раздел 139 от Кодекса за вътрешните приходи позволява на работодателя да даде чек на служител след федерално обявено бедствие и тези пари не са заплата. Те не подлежат на федерален данък върху доходите. Не подлежат на социално осигуряване, Medicare или федерален данък за безработица. Не се появяват в отчет за W-2 или 1099. Работодателят все пак приспада плащането като обичаен бизнес разход.

Това звучи твърде добре, за да е истина, и точно затова повечето работодатели или не го използват, или допускат грешки в документацията, когато го правят. Това ръководство разглежда правилата, квалифицираните разходи, лимитите, които не съществуват (и тези, които съществуват), документите, от които всъщност се нуждаете, и практически пример за това как да администрирате програма за няколко часа вместо за няколко месеца.

Какво всъщност казва Раздел 139

Раздел 139 е добавен към данъчния кодекс през 2002 г. вследствие на атаките от 11 септември. Основното му правило е дълго едно изречение: брутният доход не включва суми, получени от физическо лице като квалифицирано плащане за помощ при бедствия.

„Квалифицирано плащане за помощ при бедствия“ е всяка сума, платена на или в полза на физическо лице за една от следните четири цели:

Възстановяване или плащане на разумни и необходими лични, семейни, битови или погребални разходи, причинени от квалифицирано бедствие.
Възстановяване или плащане на разумни и необходими разходи за ремонт или възстановяване на лично жилище или за ремонт или подмяна на съдържанието му, доколкото нуждата се дължи на квалифицирано бедствие.
Осигуряване на плащания от общи превозвачи на пътници поради смърт или нараняване в резултат на квалифицирано бедствие.
Осигуряване на плащания от федерални, щатски или местни власти във връзка с квалифицирано бедствие с цел насърчаване на общото благосъстояние.

За частните работодатели имат значение само първите два пътя. Ключовият момент и в двата е една и съща фраза: разходът не може да бъде компенсиран по друг начин от застраховка или друг източник. Ако застраховката на жилището на служителя вече е платила за подмяна на покрива, работодателят не може също да възстанови средства за същия този покрив без облагане съгласно Раздел 139.

Какво се счита за „квалифицирано бедствие“

Раздел 139 се основава на дефиницията за федерално обявено бедствие в Раздел 165(i)(5)(A), който от своя страна препраща към Закона за помощ при бедствия и спешна помощ „Робърт Т. Стафорд“ (Stafford Act). В практически план федерално обявено бедствие е такова, за което президентът е издал или декларация за голямо бедствие, или декларация за извънредно положение. FEMA поддържа списък в реално време на fema.gov/disasters, организиран по щат и дата.

Раздел 139 също така обхваща:

Терористични или военни действия.
Катастрофални инциденти с общи превозвачи, определени от министъра на финансите.
Други събития, определени от съответните федерални, щатски или местни органи като изискващи помощ.

Чисто локално събитие – пожар в една сграда, изолирана спукана тръба, семейна трагедия на отделен служител – не е квалифицирано бедствие, дори ако е наистина опустошително за замесените хора. Федералната декларация е основното изискване. Преди да издадете чек по Раздел 139, потвърдете, че бедствието е обявено, и отбележете номера на бедствието от FEMA в досието.

Защо данъчното третиране е толкова благоприятно

При обичайна придобивка за служителя процесът изглежда така. Работодателят плаща на служителя. Плащането е трудово възнаграждение. Работодателят удържа федерален данък върху доходите, социални осигуровки и Medicare. Работодателят плаща дела на работодателя за FICA и федерален данък за безработица. Сумата попада в Клетка 1 на W-2. Служителят дължи данък върху доходите върху пълната сума.

Нека разгледаме цифрите при плащане за затруднение от 10 000 долара в щат с високи данъци. След данъците върху заплатите и маргиналния федерален и щатски данък върху доходите на служителя, той може да задържи между 5500 и 6500 долара. Работодателят е платил приблизително 10 800 долара, за да ги осигури.

Плащането по Раздел 139 е различно. Работодателят плаща 10 000 долара. Служителят получава 10 000 долара. Работодателят приспада 10 000 долара. Няма удържане на данъци, няма отчетност по W-2, няма 1099, няма FICA за нито една от страните. IRS потвърди в Revenue Ruling 2003-12, че от служителите не се изисква да доказват действителните разходи пред работодателя, стига сумите да са разумно съизмерими с разходите, които е вероятно да бъдат направени.

Чистото плащане за помощ при бедствия е една от малкото придобивки в Кодекса за вътрешните приходи, която е наистина необлагаема за служителя и същевременно напълно призната за разход на работодателя.

Разходи, които категорично отговарят на условията

Законът използва фразата „разумни и необходими лични, семейни, битови или погребални разходи“. IRS и общността на практикуващите са изградили работен списък в продължение на две десетилетия:

Временно настаняване, хотелски престои и краткосрочни наеми, докато жилището е необитаемо.
Храна и хранителни стоки по време на преместването.
Замяна на облекло, тоалетни принадлежности и вещи от първа необходимост за домакинството.
Ремонти на лично жилище — гипсокартон, покрив, подови настилки, прозорци, конструктивни дейности, дължащи се на бедствието.
Замяна на повредено лично имущество: мебели, уреди, спално бельо, електроника, превозни средства, използвани за лични цели.
Разходи за пробег, гориво и транспорт за евакуация, временно преместване или пътуване до заместващо работно място.
Грижи за деца и възрастни хора, наложили се поради затваряне на училища, евакуация или преместване на лицата, полагащи грижи.
Медицински разходи, произтичащи от бедствието, които застраховката не покрива.
Погребални разходи за членове на семейството, загинали при бедствието.
Консултации за психично здраве, свързани с травмата от събитието.
Разходи за частни уроци или допълнително образование, докато училищата са затворени.

Фразата „разумни и необходими“ играе съществена роля тук. Скромен хотелски престой в близост до дома на преместеното семейство е разумен. Три месеца в луксозен курорт — не. IRS ясно заяви, че стандартът не е твърд таван, а тест за факти и обстоятелства, като критерият е „съизмеримост с направените разходи“.

Разходи, които не отговарят на условията

Няколко категории попадат твърдо извън Раздел 139:

Загубени заплати или замяна на доходи. Раздел 139 възстановява разходи, а не заплати. Плащане с етикет „плащаме ви за двете седмици, в които не можахте да дойдете на работа“ представлява трудово възнаграждение, което е напълно облагаемо и подлежи на отчитане. Ако искате да продължите да плащате на хората по време на бедствие, можете — но тези пари минават през нормалния ведомостен списък.
Разходи, вече платени от застраховка, FEMA или друг източник. Двойното финансиране анулира изключването за тази част.
Бизнес разходи. Ако оборудването на домашния офис на служител е повредено и работодателят иска да го замени за служебна употреба, това е обичайно възстановяване на разходи, а не плащане по Раздел 139.
Подаръци, маскирани като помощ. Раздел 139 не е заобиколен начин за прилагане на правилата на Раздел 102 за подаръци от работодател. Връзката с бедствието трябва да бъде реална.

Лимитите, които не съществуват

Раздел 139 не налага законов таван на сумата на служител. Няма общ таван на програмата. Няма ограничение за честотата. Няма минимум или максимум за броя на служителите. Няма тест за недискриминация, което е необичайно за воциална придобивка за служителите — работодателят може да плаща повече на по-високоплатени служители, отколкото на по-нископлатени, ако действителните разходи от бедствието го оправдават, въпреки че повечето работодатели избират фиксирани или формулни суми, за да поддържат администрирането лесно.

Също така няма изискване служителят да бъде пряка жертва. Плащане в помощ на служител, чийто член на семейството е бил ранен или чийто дом на възрастен родител е бил унищожен, може да отговаря на условията, ако покрива личните семейни разходи на служителя, произтичащи от бедствието.

Документация: Какво ви трябва и какво не

Най-важното нещо, което трябва да разберете за документацията по Раздел 139: тежестта е лека за служителя и значима за работодателя.

Служителите не е необходимо да:

Предоставят касови бележки на работодателя.
Проследяват и отчитат действителните разходи долар по долар.
Подписват декларация под клетва за загуба.

Работодателите трябва да:

Потвърдят федералната декларация за бедствие и да запишат номера на бедствието от FEMA.
Приемат кратка писмена програма, описваща критериите за допустимост, квалифициращите разходи, лимитите за плащане и периода, през който програмата е отворена. IRS не е разпоредила задължителен писмен план, но писмената програма е най-чистата защита, ако при одит на заплатите по-късно се постави под въпрос дали плащанията наистина са били помощ при бедствие по Раздел 139 или маскирани заплати.
Определят разумни, защитими суми. Общ подход: фиксирани плащания на служител, обвързани с широки категории разходи (напр. 2500 долара за преместване от основно местоживеене, до 5000 долара за евакуация, продължаваща повече от седмица).
Документират датата на бедствието, географския обхват и кои служители се намират в засегнатия район.
Държат записите за плащанията извън ведомостите за заплати. Издайте отделен чек или направете отделен не-ведомостен ACH превод. Не пускайте плащането през системата за заплати, тъй като повечето системи за заплати по подразбиране ще го третират като възнаграждение.
Кодират разхода в ясно обозначена сметка в главната книга — например „Section 139 Disaster Relief — [Име на събитието]“.

Най-добрата практика е писмен план от една страница, приет с решение на борда или собственика, който уточнява бедствието (чрез номер на FEMA), допустимия клас служители, категориите разходи, максимума на служител, административната процедура и крайната дата на програмата. Този документ, съхраняван заедно с декларацията за бедствие, регистъра на плащанията и списъка на получателите, е това, което проверяващият ще поиска, ако някога възникнат въпроси.

Точно счетоводство от самото начало

Чистите записи са това, което превръща програмата по Раздел 139 от потенциален одиторски риск в рутинно събитие. Три счетоводни решения са от значение:

Създайте специална сметка в главната книга. Не крийте плащанията в „Заплати“ или „Бонуси“. Отделна разходна сметка — „Disaster Relief — Section 139“ — държи цифрите изолирани за преглед и за одитора.
Маркирайте (Тагнете) бедствието. Независимо дали водите книгите си чрез plain-text accounting, електронни таблици или традиционна главна книга, прикачете метаданни (таг), забележка или подсметка, която посочва бедствието според FEMA. Ако IRS някога попита дали дадено плащане е било истинско плащане по Раздел 139, препратката към бедствието доказва връзката.
Отделете потока на плащанията. Извършвайте плащанията по Раздел 139 извън ведомостите за заплати. Свържете всяко плащане със счетоводна статия, която дебитира разходната сметка за помощ при бедствия и кредитира парични средства. Не генерирайте фиш за заплата. Не включвайте сумата в никакви файлове за W-2 или 1099. Проследявайте списъка с получатели, датата и сумата в работен документ, прикрепен към счетоводната статия.

За организация, която води книгите си в plain-text accounting или система с контрол на версиите, самата история на версиите става част от одитната пътека. Записите, направени в дните, когато е разрешена помощта при бедствие, с commit съобщения, посочващи номера на FEMA, са датирано доказателство за програмата.

Практически пример

Да предположим, че ураган достига сушата на 15 август. Президентът издава декларация за голямо бедствие на 17 август за няколко крайбрежни окръга. Работодател с двадесет и петима служители, дванадесет от които живеят в обявените окръги, желае да предостави помощ.

На 18 август собственикът подписва план по Раздел 139 от една страница, приет с решение на борда. Планът гласи:

Бедствие: FEMA-XXXX-DR, обявено на 17 август.
Допустим клас: служители, чието основно местожителство е в един от обявените окръги към датата на бедствието.
Квалифицирани разходи: временно настаняване, храна по време на преместване, подмяна на повредено лично имущество, ремонт на жилище, който не се покрива от застраховка, транспорт за евакуация, грижи за зависими лица по време на затваряне на училища или детски градини.
Суми за плащане: първоначални $2,500 на допустим служител в рамките на пет работни дни от приемането на плана, с до допълнителни $5,000 на служител след кратко писмено потвърждение, че служителят има невъзстановени разходи за бедствието в квалифицираните категории.
Период на програмата: от 17 август до 30 ноември.

На 22 август компанията извършва ACH превод извън ведомостта за заплати, плащайки по $2,500 на всеки от дванадесетте допустими служители. Счетоводната статия е:

Дебит: Помощ при бедствия — Раздел 139 (Ураган, FEMA-XXXX-DR): $30,000
Кредит: Оперативни парични средства: $30,000

През следващите седмици осем служители подават кратки потвърждения и получават допълнителни плащания в размер от $1,500 до $5,000. Общата цена на програмата е $54,000. Никаква част от нея не се появява в W-2 на нито един служител. Компанията приспада пълните $54,000 като обичаен бизнес разход. Без удържане на федерален данък, без FICA, без FUTA, без последици за форми 1099 или 941.

Ако IRS някога попита за този разход от $54,000 за помощ при бедствия при последваща проверка, компанията представя декларацията за бедствие, приетия от борда план, списъка за допустимост, регистъра на ACH преводите, потвържденията и специалната сметка в главната книга. Обменът отнема броени минути.

Чести грешки, които трябва да се избягват

Няколко грешки се появяват постоянно в програмите по Раздел 139:

Извършване на плащането чрез ведомостта за заплати. Това случайно превръща плащането в трудово възнаграждение. Системата за заплати прави удръжки, W-2 го отразява и необлагаемият статус изчезва. Използвайте отделно плащане.
Плащане за пропуснати ползи (заплати) и наричането му Раздел 139. Заместването на доход не се покрива. Ако целта е да се компенсират хората за пропуснати чекове, преминете през ведомостта и приемете данъчните разходи — или използвайте отделна политика за отпуск, свързан с бедствия.
Разтягане на дефиницията за бедствие. Местен пожар, който не е федерално обявено бедствие, не отговаря на условията. Изолирана спешна медицинска помощ в семейството на служител не отговаря на условията. Без федерална декларация, анализът трябва да търси други варианти — евентуално подаръци по Раздел 102, фондове за помощ на работодатели по Раздел 170 или просто облагаеми бонуси.
Игнориране на застрахователното обезщетение. Ако служител получи застрахователно плащане за същия разход, изключването по Раздел 139 не покрива тази част. Програмите обикновено решават това с просто потвърждение, че служителят не търси възстановяване на разходи за елементи, вече покрити от застраховка.
Липса на писмен план и документация. Въпреки че законът не изисква изрично нито едно от двете, недокументираната програма изглежда неразличима от дискреционен бонус в очите на проверяващия. Писменият план е евтина застраховка.
Третиране на плащанията като доход по 1099. Плащанията по Раздел 139 не подлежат на отчитане. Не издавайте 1099-MISC или 1099-NEC. Малкото доставчици на услуги за заплати, които са генерирали 1099 по грешка, са създали объркване, чието изчистване отнема месеци.

Алтернативни инструменти, когато Раздел 139 не е приложим

Ако събитието не е федерално обявено бедствие, работодателят все още има варианти, въпреки че никой не съответства на данъчната ефективност на Раздел 139:

Подаръци по Раздел 102. Трансферите от работодател към служител обикновено не се третират като подаръци за целите на подоходното облагане, така че този път е тесен.
Благотворителни програми по Раздел 170(c). Отделен фонд за помощ на служители при бедствия 501(c)(3) може да предоставя необлагаеми безвъзмездни помощи на служители за много по-широк спектър от събития, но изисква благотворителна структура и независим процес на вземане на решения.
Програми за споделяне на отпуск, спонсорирани от работодателя. Служителите могат да даряват натрупан платен отпуск (PTO) в банка за отпуски за колеги, засегнати от голямо бедствие, съгласно Известие 2006-59 на IRS, като даряващият служител не отчита доход.
Разпределения при затруднения от 401(k). Планът трябва да ги позволява; служителят дължи данък върху доходите и евентуално 10 процента допълнителен данък.

Всеки от тези варианти има своето място, но само Раздел 139 предоставя пълната комбинация от липса на данъци за служителя, признаване на разход за работодателя, липса на участие на ведомостта за заплати и липса на декларация за информация.

Координиране с други данъчни правила, свързани с бедствия

Федерално обявеното бедствие задейства повече от просто Раздел 139. Засегнатите работодатели и служители трябва също да проверят:

Приспадане на загуби от злополуки съгласно Раздел 165(h) за имущество за лично ползване в район на федерално обявено бедствие.
Отлагане на подаване на данъчни декларации и плащания съгласно Раздел 7508A за данъкоплатци в окръзите, определени от FEMA.
Разпределения от пенсионни планове без неустойки за квалифицирани разпределения при бедствия, когато Конгресът ги е разрешил.
Правила за пренасяне на нетна оперативна загуба за земеделски загуби и някои загуби, свързани с бедствия.

Програмата по Раздел 139 не изключва нито едно от тези правила — тя се прилага успоредно с тях.

Поддържайте документите си за бедствия готови за одит от първия ден

Успехът на програма по Раздел 139 зависи от документалната следа. Обявяването на бедствие, писменият план, списъкът с правоимащи лица, регистърът на плащанията, журналните записи и името на сметката в Главната книга – всичко това трябва да се съхранява на място, където екипът ви може да го открие години по-късно. Beancount.io е платформа за счетоводство в обикновен текстов формат, която ви осигурява прозрачни финансови записи с контрол на версиите — когато маркирате плащане с FEMA номер на бедствие в Beancount регистър, тази бележка е с дата, непроменима и възстановима при поискване. Започнете безплатно и вижте защо екипите, които държат на надеждни записи, преминават към счетоводство в обикновен текстов формат. За по-подробен поглед върху таблото за управление и отчетите, интерфейсът Fava улеснява извеждането на сметки, свързани с помощи, по време на годишния преглед.

Раздел 139 е една от най-щедрите, но същевременно най-малко използвани разпоредби в данъчния кодекс. Когато следващото обявяване на бедствие обхване район, в който живеят вашите служители, представената тук рамка ви позволява да реагирате за броени дни, а не седмици — и позволява на служителите ви да запазят всеки долар, който им изпратите.