Плащания за квалифицирана помощ при бедствия по раздел 139: Как работодателите могат да помогнат на служителите без данъци

Когато ураган затвори града ви, горски пожар принуди екипа ви да се евакуира, или зимна буря остави половината ви персонал без ток за седмица, първият ви инстинкт е да помогнете. Искате да дадете на засегнат служител 2000 долара за хотел, да покриете разходите за подмяна на наводнена кола или да платите за спешни грижи за деца, докато училищата са затворени.

Ако обработите това плащане през ведомостта като бонус или „допълнително заплащане", ще оскъпите на служителя си федералния данък върху дохода, социалното осигуряване и Medicare, и държавното удържане — и ще си струвате съответните осигурителни вноски на работодателя — върху пари, които Конгресът специално е направил безданъчни. Раздел 139 от Вътрешния данъчен кодекс ви позволява да възстановите правилните разходи, за правилното бедствие, без данък върху дохода, без данък върху ведомостта и изобщо без отчитане в W-2. Просто трябва да го използвате правилно.

Това ръководство обяснява кога се прилага раздел 139, какво можете и какво не можете да плащате, как да документирате, без да създавате административен кошмар, и как да го осчетоводите, така че записите ви да останат чисти.

Какво е раздел 139 и защо съществува​

Раздел 139 е добавен от Закона за данъчно облекчение за жертвите на тероризма от 2001 г., след 11 септември. Преди това плащанията от работодател на служител почти винаги са били облагаеми заплати, дори ако мотивът е бил щедрост след бедствие. Единственият начин да получите безданъчна помощ беше чрез квалифицирана благотворителна организация.

Конгресът създаде тясно, практично изключение: „плащане за квалифицирана помощ при бедствия" се изключва от брутния доход, изключва се от заплатите за удържане на данък върху дохода и от заплатите за FICA и FUTA, и се изключва от нетните доходи за данък върху самостоятелната заетост. Работодателят все още може да приспадне плащането в същата степен, в която би могъл да приспадне заплати — няма санкция за приспадането, ако го направи без данък.

Няма регулации към раздел 139. Основните насоки на IRS са Rev. Rul. 2003-12 и законодателната история (Техническо обяснение на Съвместния комитет по данъчно облагане JCX-93-01), плюс Публикация 3833 за страната на благотворителните организации. Това всъщност е добра новина: правилата са умишлено леки по отношение на формалностите, защото са написани за извънредни обстоятелства.

Какво се счита за „квалифицирано бедствие"​

Не всяко лошо събитие се квалифицира. Раздел 139(c) определя квалифицирано бедствие като всяко от следните:

1. Федерално обявено бедствие. Президентът определя съгласно Закона на Стафорд, че бедствието изисква федерална помощ. Това е най-честият тригер за работодателите — FEMA изброява тези на fema.gov/disaster/declarations. Само през фискалната 2026 г. FEMA обяви 82 бедствия до 30 юни, а от 2020 г. до средата на 2026 г. е имало повече от 820 федерално обявени бедствия, без да се брои COVID-19.
2. Бедствие в резултат на терористичен или военен акт, както е определено в раздел 692(c)(2).
3. Бедствие в резултат на инцидент с обществен превозвач или всяко друго събитие, което секретарят на Министерството на финансите определи като катастрофално.
4. Бедствие, определено от федерален, щатски или местен държавен орган като изискващо помощ от федералното, щатското или местното правителство.

Националното извънредно положение за COVID-19, обявено на 13 март 2020 г., е причината много работодатели за първи път да чуят за раздел 139. Тъй като президентът го обяви за извънредно положение съгласно Закона на Стафорд, COVID-19 стана квалифицирано бедствие, което позволи на работодателите да възстановяват безданъчно разходи за тестове, ЛПС, почистващи препарати и разходи за работа от разстояние за определен период. Същата логика се приложи и към обявяването на големи бедствия за горските пожари в Калифорния през януари 2025 г. и бурите в Тексас през 2025 г.: след като FEMA публикува обявяване, раздел 139 се активира за хората, засегнати от това бедствие, независимо къде живеят или работят.

Вашата стъпка за действие: Преди да платите, проверете страницата за обявявания на FEMA за номера на обявяването, типа на инцидента и периода на инцидента. Запазете PDF на обявяването. Той ви е needed, за да покажете, че плащането е свързано с квалифицирано бедствие, ако някога бъдете попитани.

Какво можете да плащате без данък​

Раздел 139(b) ограничава плащанията за квалифицирана помощ при бедствия до суми, платени на или за полза на физическо лице за възстановяване или плащане на два вида разходи:

1. Разумни и необходими лични, семейни, жилищни или погребални разходи​

Направени в резултат на квалифицираното бедствие. Мислете за разходи, които не бихте имали, ако не беше бедствието. Примери, които IRS е одобрил в Rev. Rul. 2003-12 и свързани насоки, включват:

• Медицински, стоматологични и разходи за психично здраве, непокрити от застраховка
• Временни жилища, наем или хотелски разходи, докато домът ви е необитаем
• Транспорт до работа или за евакуация, включително ремонт на лично превозно средство, повредено от бедствието
• Храна, облекло и основни лични принадлежности
• Грижи за деца или възрастни хора, необходими, защото училища или центрове за грижи са затворени поради бедствието
• Погребални и погребателни разходи
• Разходи за подмяна на съществени лични вещи, които застраховката не е покрила, когато са свързани с лични/семейни нужди

2. Разумни и необходими разходи за ремонт или възстановяване на лично жилище — или ремонт или подмяна на неговото съдържание​

Доколкото нуждата се дължи на квалифицираното бедствие. Личното жилище може да бъде собствено или под наем. Това включва разумни разходи за възстановяване на дом, за да стане отново обитаем, и за подмяна на мебели, уреди или облекло, загубени при събитието.

Две практически разширения, които работодателите често пропускат:

• Плащането може да бъде в брой или в натура. Даването на служител на генератор, собственост на компанията, директното резервиране на хотел или плащането на изпълнител за заковаване на прозорци на дом може да се квалифицира, не само възстановявания в брой.
• Няма законова горна граница в долари. Можете да платите 500 или 15 000 долара; тестът е дали сумата може разумно да се очаква да съответства на направените разходи.

Какво не се квалифицира​

Раздел 139 изрично изключва две категории и разликата е важна:

• Плащания за разходи, които иначе са възстановени от застраховка или друго обезщетение. Раздел 139 е за невъзстановени разходи от джоба. Ако застрахователят на служителя вече е платил за хотела, не можете също да го платите без данък. Съобразете се със застрахователните постъпления.
• Плащания за заместване на доход. Загубени заплати, загубен бизнес доход, обезщетения за безработица и плащания, които заместват заплати или възнаграждения — като плащане на редовната заплата на някого, докато не може да работи — са облагаеми. Дори ако бедствието е причинило загубата на работа, заместването на дохода не е плащане за квалифицирана помощ при бедствия.

Често срещан капан: работодател, който иска да „продължи да плаща" на разселени служители за две седмици, без да изисква работа. Това са облагаеми заплати, а не раздел 139, дори и с добри намерения. Ако също така възстановите на служителя хотела и храната по време на евакуацията, хотелът и храната могат да бъдат по раздел 139, докато продължаването на заплатата остава заплата.

Как раздел 139 се сравнява с подаръците и благотворителността​

Служителите често питат: „Не можем ли просто да го наречем подарък?" Съгласно раздел 102(c), прехвърляне от работодател на служител не може да бъде изключено като подарък. Изключението за подаръци не се прилага за трансфери между работодател и служител, така че етикетирането на плащане като „подарък" не го прави безданъчно.

Благотворителните пътища работят, но с по-строги правила:

• Плащания от благотворителна организация (включително публична благотворителна организация, спонсорирана от работодателя) обикновено се изключват от дохода на получателя като подаръци съгласно раздел 102, според стандартите на IRS Публикация 3833 за благотворителни класове и определяния въз основа на нужди.
• Публични благотворителни организации, спонсорирани от работодателя, могат да помагат на служители при всяко бедствие или дори при спешни нужди извън бедствие, стига програмата да обслужва благотворителен клас, да използва обективни критерии, базирани на нуждите, и да използва независима комисия за подбор, така че ползата за работодателя да е инцидентна.
• Частни фондации и донорски насочени фондове, спонсорирани от работодателя, са по-ограничени: те могат да предоставят безданъчна помощ на служители на спонсориращия работодател само във връзка с квалифицирано бедствие съгласно раздел 139, а не за общи нужди.

Директните плащания по раздел 139 от работодателя са по-прости, когато нуждата е свързана с квалифицирано бедствие и видът на разхода отговаря. Не е нужно да създавате благотворителна организация, да получавате определение от IRS или да създавате независима комисия. За дългосрочни или по-широки програми публичната благотворителна организация все още може да има смисъл.

Данъчно и ведомостно третиране: Защо е важно и за двете страни​

Когато плащане се квалифицира, ползите се натрупват:

• За служителя: Изключено от брутния доход. Не се облага с федерален данък върху дохода, социално осигуряване, Medicare или федерален данък върху безработицата. Не се включва във формуляр W-2 или формуляр 1099. Служителят също не може да приспадне два пъти възстановения разход.
• За работодателя: Приспада се като обикновен и необходим бизнес разход съгласно раздел 162, в същата степен, както ако плащането беше облагаема заплата. Без удържане или депозит на данък върху ведомостта. Без информационно отчитане.
• И за двете: Без тестове за недискриминация, каквито имате при придобивките по раздел 132. Можете да помогнете на служителите, които действително са засегнати, дори ако това е един човек на едно място, без да е нужно да предлагате същата сума на всички.

Връзката със счетоводството: Тъй като плащанията за квалифицирана помощ при бедствия не са заплати, те не трябва да минават през вашата система за ведомост. Обработването им като „друго плащане" във ведомостта неправилно ще създаде заплати в W-2, ще задейства удържане и ще увеличи разходите ви за данъци върху ведомостта. Отчитайте ги като отделен ред в главната книга, като „Помощ за служители при бедствия — сек. 139" или „Други обезщетения за служители — квалифицирани плащания при бедствия". Дръжте ги извън брутното заплащане, извън формуляр 941 и извън щатските общи суми за осигуровки за безработица, освен ако вашият щат изрично изисква включването им (повечето щати, които се съобразяват с Вътрешния данъчен кодекс, следват федералното изключение, но потвърдете с вашия CPA за вашия щат).

Документация: Минимално изискване, разумна практика​

Една от най-приятелските към работодателя характеристики на раздел 139 е това, което той не изисква. Статутът не налага изискване за документиране или разписки. Законодателната история казва, че физическите лица няма да бъдат задължени да отчитат действителни разходи, при условие че сумата на плащането може разумно да се очаква да съответства на направените разходи. Rev. Rul. 2003-12 стигна до същото заключение: служителите не трябваше да представят разписки за медицински, временни жилищни и транспортни субсидии, за да ги изключат.

Това не означава, че трябва да плащате без никакъв запис. Минималната, разумна документация защитава вашето приспадане и показва намерение, ако IRS попита години по-късно. Примерна досие за всяка програма включва:

1. Едностраничен писмен план. Дата, квалифицирано бедствие (с номер на обявяване от FEMA и период на инцидента), цел, допустими служители (например „служители, чието основно местоживеене е в окръзите, изброени в FEMA DR-XXX, и които са направили невъзстановени лични/семейни/жилищни разходи поради бедствието"), покрити категории разходи, максимална сума или формула, и начална и крайна дата на програмата.
2. Декларация от служителя. Кратко подписано изявление: „Удостоверявам, че съм засегнат от [бедствие], направил съм квалифицирани разходи от приблизително $____, не съм бил и не очаквам да бъда възстановен от застраховка или по друг начин за тази сума, и разбирам, че заместването на доход не е покрито." Не е нужно да събирате разписки, но можете, ако искате да контролирате разходите или да предотвратите злоупотреби.
3. Запис за плащанията. Списък на получателите, суми, дати и кратко описание („временно жилище — 5 нощувки").

Няма изискване да подавате нищо до IRS, за да изберете раздел 139. Приемането на писмен план и съхраняването му с данъчните ви записи е достатъчно.

Практически наръчник за малките работодатели​

Не ви е needed консултант по обезщетения, за да използвате раздел 139 правилно. Пет стъпки покриват повечето ситуации:

Стъпка 1: Потвърдете квалифицираното бедствие. Проверете обявяването на FEMA. Отбележете датата на обявяването — плащанията по раздел 139 трябва да са за разходи, направени в резултат на това бедствие, а не преди него. За терористични актове или инциденти с превозвачи запазете известието за определяне.

Стъпка 2: Определете кой и какво. Ще покриете ли само почасово платени служители, или и тези на заплата? Само служители, чието местоживеене е в обявената зона, или всеки служител, разселен по време на пътуване? Ще покриете ли грижи за деца и транспорт, или само жилище и медицински разходи? Поставете границите в писмен вид. Можете да се ограничите до разумни и необходими разходи; не сте длъжни да покривате всичко.

Стъпка 3: Изберете проста структура на сумите. Два подхода работят: (a) възстановяване до таван с декларация, или (b) фиксирани субсидии на човек въз основа на степента на въздействие. Например: 1000 долара за служители, които са се евакуирали, 2500 долара за тези, чийто дом е бил необитаем повече от три дни. Ключът е „разумно да се очаква да съответства" — фиксирани 10 000 долара на всеки служител, независимо от въздействието, е по-трудно защитимо от степенувани суми, обвързани с нуждата.

Стъпка 4: Комуникирайте ясно. Кажете на служителите на прост език: това е безданъчно плащане за квалифицирана помощ при бедствия по раздел 139, не е бонус; покрива невъзстановени лични/семейни/жилищни разходи и разходи за ремонт на дома поради [бедствие]; загубени заплати и суми, платени от застраховка, не са допустими; не е нужно да предоставяте разписки, но трябва да декларирате честно; плащането няма да се появи на W-2 и няма да се облага с данък.

Стъпка 5: Платете и осчетоводете правилно. Платете с отделен чек или ACH с бележка като „Сек. 139 Помощ при бедствия — [Име на бедствието]". Осчетоводете към сметка извън ведомостта в главната книга. Съхранявайте плана, разпечатката на обявяването от FEMA, декларациите и списъка с плащанията заедно поне седем години.

Често срещани грешки, които превръщат безданъчното в облагаемо​

• Обработване през ведомостта. Дори да го етикетирате като „плащане при бедствие" в софтуера за ведомост, повечето системи ще го третират като заплата и ще удържат. Използвайте задължения или ръчно извънредно плащане извън ведомостта.
• Покриване на загубени заплати. Раздел 139 не покрива заместване на доход. Не смесвайте продължаването на заплатата в безданъчното плащане. Разделете двете.
• Игнориране на застрахователното възстановяване. Ако служител по-късно получи застрахователни постъпления за същия разход, безданъчната сума е трябвало да бъде само невъзстановената част. Вашата декларация трябва да адресира това, и трябва да помолите служителите да ви уведомят, ако бъдат възстановени по-късно.
• Липса на връзка с квалифицирано бедствие. Пожар в къща, който засяга един служител, без определяне на федерално, щатско или местно бедствие, не е събитие по раздел 139. Помощта все още е щедра, но е облагаема, освен ако не е насочена чрез квалифицирана благотворителна програма.
• Забравяне за съответствието на щата. Повечето щати се придържат към федералния брутен доход, така че следват раздел 139, но някои изискват допълнения или имат различни тригери за удържане. Бърза проверка по време на данъчния сезон предотвратява известие от щата.
• Няма запис. „Не се изисква документиране" не означава „не се изисква план". Без писмен план, отнасящ се до бедствието, одиторът разчита само на паметта ви.

Споделяне на отпуск и други свързани правила​

Раздел 139 не е единственото данъчно правило, свързано с бедствия, и е лесно да ги объркате:

• Планове за споделяне на отпуск: Съгласно Notice 2006-59 и по-ранни насоки, служителите могат да дарят натрупан отпуск на общ фонд за колеги, засегнати от голямо бедствие; дарителите не се облагат с данък върху отпуска, който дават, а получателите се облагат с данък върху отпуска, който използват, като обикновена заплата. Това е различно от раздел 139, където получателят не се облага.
• Програми за дарения на база отпуск от работодателя: Работодател може да позволи на служителите да се откажат от отпуск, за да може работодателят да прави парични плащания на благотворителна организация, подпомагаща жертви на бедствия; дарителите не се облагат, а работодателят приспада плащането като благотворително дарение, а не като компенсация.

Ако целта ви е да дадете пари на засегнат служител с най-добрия данъчен резултат за този служител, директно плащане по раздел 139 (когато разходът се квалифицира) побеждава изплащането чрез споделяне на отпуск.

Какво да направите тази седмица​

Не е нужно да чакате следващата прогноза за ураган, за да сте готови. Поставете шаблон за едностранична помощ при бедствия в досиетата си сега. Включете празно поле за номера на обявяването от FEMA, кратък списък с категории разходи, които ще покривате, таван от $____ и еднопараграфовата декларация на служителя. Споделете го с вашия доставчик на ведомост и счетоводител, за да знаят да държат тези плащания извън обработката на ведомостта, когато активирате плана.

Когато бедствие удари вашата общност, вие ще действате бързо, ще помогнете на хората, които поддържат бизнеса ви, и ще го направите по начина, по който данъчният кодекс е предвидил: служителят запазва пълната сума, вие запазвате приспадането, и никой от вас не плаща данък върху ведомостта за помощ, която никога не е трябвало да се третира като заплата.

Опростете управлението на финансите си​

Помощта на служители при бедствия е по-лесна, когато финансовите ви записи вече са организирани. Разделянето на квалифицираните плащания при бедствия от ведомостта, правилното отчитане на невъзстановените разходи и поддържането на ясна одитна следа се свеждат до дисциплинирано счетоводство. Beancount.io ви дава счетоводство в обикновен текст с контрол на версиите, което прави тези разлики прозрачни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и дръжте книгите си готови за каквото предстои.