Как служителите да даряват платен отпуск на колега в криза: Как работят плановете за споделяне на отпуск

Един от най-добрите ви хора е изразходвал всеки час платен отпуск, седейки до болнично легло, и заплатите са на път да спрат. В офиса колеги със здрави баланси на PTO задават един и същ въпрос: „Мога ли просто да дам част от отпуската си на тях?“ Изглежда като най-простата добрина на света — докато отделът по заплати не попита кой дължи данък върху тези часове, и отговорът се оказва човекът, който ги е дарил.

Това изненадва почти всеки малък работодател, когато се появи за първи път. Според стандартните федерални данъчни правила дареният отпуск все още е доход на дарителя. Колегата, който е отстъпил седмица отпуск, за да помогне на колега, получава данъчната сметка за седмица заплата, която никога не е получил, и дори не може да поиска благотворително приспадане за нея. IRS е изключил точно две изключения от това правило — едно за медицински спешности, едно за големи бедствия — и всяко идва с контролен списък от изисквания. Пропуснете едно и данъкът се връща обратно върху дарителя. Ето как да управлявате план за споделяне на отпуск, който наистина защитава щедрите хора във вашата компания.

Защо дареният PTO по подразбиране е облагаем​

Проблемът е доктрина, която данъчните юристи наричат конструктивно получаване, съчетана с принципа за прехвърляне на доход: не можете да избегнете данък върху заплата, която вече сте спечелили, като я насочите към някой друг. Натрупаният PTO е отложена заплата. Когато изберете да се откажете от него — дори по най-щедрата причина — IRS третира вас така, сякаш сте получили парите и сте ги предали.

На практика това означава три болезнени резултата за неформален, недокументиран подарък от PTO:

• Дарителят признава обикновен доход от заплата, равен на стойността на отстъпения отпуск, и работодателят трябва да удържи данък върху дохода и осигуровки от дарителя съответно.
• Дарителят не получава приспадане за благотворително дарение, защото подаръкът е отишъл при колега, а не при квалифицирана благотворителна организация, и в всеки случай не можете да приспаднете стойността на дарени услуги или отказана заплата.
• Получателят също може да се сблъска с данък върху отпуска, който ползва, в зависимост от това как работодателят го осчетоводява — което означава, че същите часове могат на практика да бъдат обложени два пъти.

Само около 12 процента от работодателите с комбиниран план за PTO предлагат формална програма за даряване, според данните от проучването на SHRM за обезщетенията — но неформалните подаръци между колеги се случват много по-често от това, обикновено без никой да мисли за данъчната механика. Писмен, съответстващ на IRS план за споделяне на отпуск е това, което премества данъка от дарителя към получателя. Има два одобрени модела и те не са взаимозаменяеми.

Изключение 1: Планове за споделяне на отпуск при медицинска спешност​

По-старото и по-често използвано изключение идва от Revenue Ruling 90-29, издадено още през 1990 г. То обхваща служители, изправени пред медицинска спешност — тяхна собствена или на член на семейството — и прехвърля данъчното облагане към получателя само ако всяко от следните условия е изпълнено.

Планът трябва да бъде в писмена форма. Устно споразумение, имейл до всички с текст „дарете своя PTO, за да помогнем“, или политика, измислена след началото на кризата, не отговарят на условията. Напишете плана, преди някой да се нуждае от него: кой е допустим да дава и получава, какво се счита за квалифицираща спешност, как да се кандидатства, как се определя нуждата и какво се случва с неизползвания дарен отпуск.

Даренията отиват в банка за отпуск, а не при конкретно лице. Това е изискването, което работодателите нарушават най-често. Дарителите трябва да отстъпят отпуск в спонсориран от работодателя фонд за използване от всеки квалифициращ се служител. В момента, в който дарител earmark-не часове „за Мая в счетоводството“, договореността престава да бъде квалифициран план и дарителят се облага. Можете абсолютно да кажете на екипа, че банката съществува, защото колега е в нужда — просто не можете да позволите на дарителите да насочват часовете си конкретно към този колега.

Получателите трябва да имат истинска медицинска спешност. Решението го определя тясно: медицинско състояние на служителя или на член на семейството, което ще изисква продължително отсъствие на служителя от работа и ще доведе до значителна загуба на доход, защото служителят ще е изчерпал целия платен отпуск, наличен извън плана. Тежък грипен сезон не се квалифицира. Операция с осемседмично възстановяване, лечение на рак на дете или продължителна хоспитализация на съпруг — да.

Получателите трябва първо да изчерпат целия друг платен отпуск. Преди да докоснат банката, получателят трябва да изразходва собствения си отпуск, болнични дни, PTO и всеки друг платен отпуск, който работодателят предлага. Банката е платецът от последна инстанция, а не допълнение, което позволява на получателите да трупат собствените си баланси.

Работодателят трябва разумно да определи нуждата и плащанията не могат да я надвишават. Някой — HR, собственикът, малка комисия — преглежда всяка молба, проверява медицинската спешност (обикновено с лекарско удостоверение, обработено поверително), и одобрява само достатъчно часове от банката, за да покрие загубата на доход. Каквото не е необходимо, остава в банката или се връща на дарителите.

Неизползваният дарен отпуск се връща. Ако даренията надвишават това, което получателите използват, излишъкът се връща на дарителите, обикновено на пропорционална база. Дарителите не могат да го осребрят, да го преобразуват в бонус или да го пренасочат към благотворителност чрез този план.

Когато всичките шест условия са изпълнени, данъчното третиране се обръща в разумната си форма: получателят включва стойността на банковия отпуск в брутния доход като заплата (с нормално удържане), дарителят не признава нищо, и дарителят не претендира приспадане. Работодателят взема своето приспадане за компенсация, когато плащанията се извършват на получателя — не когато дарителите отстъпват отпуск в банката.

Изключение 2: Планове за споделяне на отпуск при големи бедствия​

Второто изключение, в IRS Notice 2006-59, обхваща различен вид криза: служители, неблагоприятно засегнати от голямо бедствие, официално обявено от президента съгласно Закона Стафорд. Помислете за урагани, горски пожари, наводнения и — както IRS потвърди в публикувани ЧЗВ — пандемията COVID-19. Пожар в къща, който унищожава дома на един служител, е опустошителен, но освен ако не се намира в обявена от президента зона на бедствие, не се квалифицира за това изключение.

Архитектурата отразява плана за медицинска спешност с няколко специфични за бедствието особености:

• Писмен план и банка за отпуск, същите като по-горе. Дарителите депозират натрупан отпуск в спонсориран от работодателя фонд. Без earmark-ване на дарения за конкретни колеги.
• „Неблагоприятно засегнат“ означава тежки трудности. Бедствието трябва да е причинило тежки трудности на служителя или на член на семейството, които изискват служителят да отсъства от работа — унищожен дом, необитаем наем, член на семейството, ранен при събитието. Само неудобство не се квалифицира.
• Разумни времеви прозорци. Планът трябва да определи разумен период, през който дарителите да депозират отпуск след бедствието, и разумен период, през който получателите да го използват. Безсрочни банки, които се задържат с години, привличат scrutiny от IRS.
• Същото данъчно прехвърляне. Получателите се облагат с това, което получават, дарителите не се облагат и не получават приспадане, и работодателят приспада плащанията, когато са направени на получателите.

Обърнете внимание какво не покрива това изключение: то не благославя дарения на PTO за родителски отпуск, отпуск при смърт, сабатикал на колега или обобщени финансови трудности. Всички те са добри импулси и всеки един от тях оставя дарителя облагаем съгласно текущите указания. Ако искате да помогнете в тези ситуации, насочете щедростта през друг канал — истински бонус, квалифицирано плащане за облекчаване при бедствие съгласно Section 139, където подхожда, или просто допълнителен платен отпуск, предоставен от компанията — вместо да го представяте като план за споделяне на отпуск, който IRS не би признал.

Петте грешки, които провалят данъчното третиране​

Повечето провалени планове не се провалят на екзотични технически детайли. Те се провалят на основите, обикновено защото политиката е написана набързо по време на истинска спешност.

1. Позволяване на дарителите да посочват получателя. Струва си да се повтори, защото това е най-честата единствена причина за провал: директните прехвърляния между колеги никога не са квалифицирани съгласно нито едно от двете изключения. Структурата на банка е задължителна, не декоративна.

2. Одобряване на неквалифициращи причини. Отпуск за връзка с новородено, отпуск след смърт в семейството, отпуск за грижа за възрастен родител без квалифицираща медицинска спешност — нито едно от тях не се вписва в Rev. Rul. 90-29 или Notice 2006-59. Всеки час, изплатен за неквалифицираща причина, е облагаем за дарителя, който го е финансирал.

3. Пропускане на изискването за изчерпване. За плановете за медицинска спешност балансът на собствения платен отпуск на получателя трябва да достигне нула, преди да потекат часовете от банката. Одобряването на банков отпуск, докато получателят все още държи дни отпуск, дисквалифицира плащането.

4. Удържане от грешната заплата. След като планът се квалифицира, дареният отпуск е заплата на получателя, обложена със ставката на получателя, с федерален данък върху дохода, Social Security, Medicare и приложимото щатско удържане, взети от фиша на получателя. Системите за заплати се нуждаят от отделен код за доходи за банков отпуск, така че доларите да попаднат на правилния W-2. Грешното им кодиране на W-2 на дарителя създава проект за корекция, който никой не иска през януари.

5. Объркване на споделянето на отпуск с благотворителни дарения на база отпуск. Отделно семейство от програми позволява на служителите да отстъпят PTO, така че работодателят да дари паричната стойност на благотворителна организация. Съгласно общото правило тези дарители все още се облагат с отстъпения отпуск — IRS е предоставил изключения само чрез тесни, специфични за бедствия известия (както направи след големи урагани и пандемията COVID-19). Не предполагайте, че вашата кампания PTO-за-благотворителност получава същото третиране като банка за медицинска спешност. Почти сигурно не го прави.

Щатско законодателство и HR капани отвъд данъчния кодекс​

Федералното данъчно третиране е само половината от картината на съответствието. Няколко щата третират натрупания отпуск и PTO като спечелена заплата, която се придобива с извършването на работа — Калифорния е най-строгият пример — което означава, че даренията трябва да бъдат истински и демонстрируемо доброволни. Работодателят носи тежестта да докаже, че никой не е бил притискан, така че сложете доброволността в писмена форма, никога не обвързвайте даренията с оценки за представяне или очаквания на екипа, и съхранявайте подписано упълномощаване от всеки дарител. В тези щати също не можете да използвате плана като задна врата за конфискуване на отпуск: върнатият излишък трябва действително да се върне в балансите на дарителите.

Медицинската поверителност се нуждае от собствен работен процес. Молбите ще съдържат диагнози, прогнози и здравни подробности за семейството, така че насочвайте удостоверенията към възможно най-малко хора, съхранявайте ги отделно от личните досиета, както изисква ADA за медицинските досиета на служителите, и обучете одобряващите да потвърждават само допустимостта — никога да не разпространяват основните подробности.

Още няколко дизайнерски решения отделят издръжливите планове от крехките:

• Задайте минимуми и максимуми. Много работодатели изискват дарителите да запазят резервен баланс (например 40 часа) и ограничават индивидуалните дарения на година, което не позволява на един щедър служител да дари отпуск, който самият той ще му трябва.
• Координирайте с други обезщетения. Решете предварително как банковият отпуск взаимодейства с работните защити по FMLA, периодите на изчакване за краткосрочна инвалидност, обезщетенията за трудови злополуки и всяка щатска програма за платен семеен или медицински отпуск. Паралелното им провеждане, където законът позволява, обикновено разтяга всяко обезщетение най-далеч.
• Прилагайте правилата последователно. Нищо не отравя банка за отпуск по-бързо от одобряването на гранична молба на един популярен служител след отказ на друг. Писмени критерии, стандартен формуляр за кандидатстване и едни и същи оценители за всеки случай поддържат програмата — и профила ви за риск от дискриминация — защитими.

Счетоводната страна: Банката за отпуск е движещо се задължение​

Всеки час натрупан PTO във вашия баланс е задължение — заплата, която дължите, но все още не сте платили. Планът за споделяне на отпуск движи части от това задължение между служители и през периоди на заплащане, а небрежното проследяване превръща програма за добрина в бъркотия за съгласуване.

Направете правилно три осчетоводявания. Първо, когато дарител отстъпи часове, намалете задължението за натрупан отпуск на този служител без да записвате събитие за заплащане или разход за заплата — никой не е бил платен; часовете просто са се преместили във фонда на банката. Второ, когато получателят изтегли банкови часове, запишете обикновен разход за заплата и свързаните задължения за осигуровки точно както бихте направили за всеки платен отпуск, кодирани към специален тип доход, така че W-2 на дарителя да остане чист. Трето, когато излишните часове се върнат на дарителите, възстановете балансите им на натрупване; не позволявайте върнатите часове да се изпарят в несъгласувана корекция.

Съгласувайте банката така, както бихте направили касичка за дребни разходи: часове влизащи, часове излизащи, часове върнати и оставащият баланс на фонда трябва да се връзват всеки период на заплащане. Пазете документацията за одобрение зад всяко изплащане — молбата, определянето на нуждата, препратката към медицинското удостоверение — защото това досие е това, което доказва на одитор години по-късно, че всяко плащане е отговаряло на квалифициращите правила на плана. Ако счетоводството ви живее в обикновен текст, специален набор от сметки за банката за отпуск прави цялата следа прегледуема в едно търсене в дневника; документацията описва структурирането на сметките за заплати и отпуск, така че всяко от тези движения да остане видимо, вместо да се разтвори в един непрозрачен ред за заплати.

Създаване на план, преди някой да се нуждае от него​

Най-лошото време да напишете политика за споделяне на отпуск е седмицата, в която някой се нуждае от нея. Най-доброто време е това тримесечие, когато можете да мислите ясно за дизайна, вместо да импровизирате под емоционален натиск. Солиден контролен списък за настройка:

1. Приемете писмен план, обхващащ и двете направления, които искате — медицинска спешност, голямо бедствие или и двете — с дефиниции, копирани близо до Rev. Rul. 90-29 и Notice 2006-59.
2. Създайте механиката на банката: формуляри за дарение с език за доброволно съгласие, минимуми и максимуми, баланс на фонда, който системата за заплати проследява отделно от индивидуалните натрупвания.
3. Изградете пакета за кандидатстване: формуляр за заявка, удостоверение за медицинска спешност или декларация за въздействие от бедствието, роли на оценителите, критерии за одобрение и график за съхранение на документите.
4. Конфигурирайте заплатите със специален код за доходи за банков отпуск, удържане, насочено към получателя, и отчитане в W-2, тествано преди първото реално изплащане.
5. Координирайте картата на обезщетенията: как банковият отпуск се комбинира с FMLA, инвалидност, обезщетения за трудови злополуки и щатските програми за платен отпуск.
6. Комуникирайте веднъж, ясно: едностранично обяснение, казващо на служителите, че банката съществува, какво се квалифицира, че дарителите не могат да избират получатели, и че даренията са доброволни и неотменими, след като бъдат използвани.
7. Преглеждайте ежегодно: потвърдете, че текстът на плана все още съответства на текущите указания на IRS, одитирайте баланса на банката и проверете дали неизползваните часове са обработени съгласно плана.

Преминете през този списък и следващата криза се превръща в административна рутина вместо в паника: молбата пристига, оценителите проверяват, заплатите я кодират правилно, и щедростта на дарителя му струва точно това, което е възнамерявал да даде — отпускът, а не изненадваща данъчна сметка отгоре.

Пазете счетоводството си ясно, докато екипът ви се грижи един за друг​

Планът за споделяне на отпуск е един от онези редки политики, които са едновременно добрина и проект за съответствие: състраданието е в идеята, но защитата за вашите дарители живее изцяло в документацията, кодирането на заплатите и съгласуваните баланси за отпуск зад нея. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.