Държавни програми за PFML през 2026 г.: Ръководство за работодатели в множество щати относно удръжките, частните планове и кредита по Раздел 45S

Един дистанционно нает служител в Орегон може да включи работодател със седалище в Масачузетс в регистрация за Платен отпуск в Орегон (Paid Leave Oregon), което изисква 1,00% удръжка от заплатата, разпределена 60/40 между работодателя и служителя, и тримесечен цикъл на подаване на декларации към Департамента по заетостта на Орегон — всичко това задействано от едно писмо с предложение за работа. Към май 2026 г. шестнадесет юрисдикции в САЩ управляват задължителни застрахователни програми за платен отпуск по семейни и медицински причини (PFML), всяка със собствен процент на вноските, осигурителен праг, таван на обезщетенията, изключения за частни планове и код за отчитане във формуляр W-2. Обхватът на съответствието се е удвоил приблизително за три години, а само през 2026 г. бяха добавени нови активни обезщетения в Минесота, Мейн и Делауеър, докато премиите във Вашингтон се увеличиха с 23%.

Ето практическото ръководство, от което се нуждаят работодателите в няколко щати: кои щати изискват удръжки през 2026 г., как да се откажете чрез частни планове, как PFML се координира с FMLA и ADA, и как новопостоянният федерален кредит по Раздел 45S взаимодейства с щатските мандати.

Общ преглед на пейзажа на PFML за 2026 г.

Шестнадесет юрисдикции вече изискват вноски от служители или работодатели в администриран от щат фонд за семейни и медицински отпуски (или приемат одобрен частен еквивалент). Процентите на вноските и таваните на обезщетенията се променят ежегодно въз основа на средната седмична заплата във всеки щат, облагаемата база за социално осигуряване или нуждите от финансиране на програмата.

Активни програми за PFML по щати (2026 г.)

Програмата FAMLI на Мериленд беше планирана за вноски от 01.07.2026 г., но беше отложена — настоящите насоки на агенцията сочат към начало на вноските от 01.01.2027 г. и начало на обезщетенията от 01.01.2028 г. Проверете последния бюлетин на FAMLI отдела на Министерството на труда в Мериленд, преди да конфигурирате пейрола. Върмонт предлага изцяло доброволен застрахователен продукт VT-FMLI чрез The Hartford, а не щатска програма с удръжки от заплатите. Илинойс продължава да дебатира законопроект за PFML, но няма задължителна програма през 2026 г.

Какво се промени през 2026 г.

• Платеният отпуск в Минесота влезе в сила на 1 януари 2026 г. — първият нов щатски PFML, стартиращ през 2026 г. Вноските и обезщетенията започнаха от първия ден; първото тримесечно плащане беше дължимо на 30 април.
• Обезщетенията за платен отпуск в Делауеър стартираха на 1 януари 2026 г., след една година натрупване на резерви чрез вноски през 2025 г.
• Исковете за обезщетения по PFML в Мейн започнаха на 1 май 2026 г., също след една година предварителни вноски.
• PFML във Вашингтон скочи от 0.92% на 1.13% на 1 януари — относително увеличение на премията с 23%, което изненада някои доставчици на пейрол услуги.
• FAMLI в Колорадо добави задължително 12-седмично обезщетение за интензивно отделение за новородени (NICU), което всеки одобрен частен план трябва да отрази при подновяване.
• Калифорния премахна тавана на заплатите за SDI съгласно SB 951 (в сила от 2024 г., но максималното обезщетение се покачи отново през 2026 г. до $1,765 на седмица).

Как всъщност работи удържането на вноските

Всяка щатска PFML програма следва приблизително същия четиристепенен поток за работодателя, но детайлите по регистрация, плащане и отчитане варират достатъчно, за да объркат обработката на заплатите, ако приемете, че процесът на един щат е приложим за друг.

Стъпка 1: Регистрирайте се преди първото плащане на заплата

Повечето щати изискват регистрация веднага щом имате дори един служител в щат — а не след достигане на определен брой персонал. Порталите, които трябва да знаете:

• Калифорния: e-Services for Business (EDD)
• Ню Йорк: Покритие чрез NYSIF или оторизиран частен превозвач
• Масачузетс: MassTaxConnect → DFML
• Вашингтон: SecureAccess Washington (SAW) → ESD
• Орегон: Frances Online
• Колорадо: MyFAMLI+
• Минесота: Minnesota Paid Leave Employer Portal
• Мейн: Maine Paid Leave Portal
• Делауеър: LaborFirst портал
• Мериленд: Maryland Tax Connect (когато започнат вноските)
• Вашингтон, окръг Колумбия: Office of Paid Family Leave чрез DOES

Стъпка 2: Удържане на дела на служителя за всеки платежен период

Делът на служителя се удържа от брутното възнаграждение и е след данъчно облагане — федералният данък върху доходите, FICA и FUTA все още се прилагат върху тези средства, така че удръжката намалява сумата за получаване, но се появява в Клетка 1 на W-2.

Стъпка 3: Превеждане на сумите на тримесечие (в повечето случаи)

Калифорния е изключение с месечно или тримесечно превеждане в зависимост от задълженията за предходната година чрез DE-9/DE-9C. Ню Джърси отчита чрез WR-30. Всички останали щати работят на база календарен тримесечен цикъл, като декларацията се подава до края на месеца, следващ приключването на тримесечието.

Стъпка 4: Отчитане в Клетка 14 на W-2 с правилния етикет

Погрешно етикетираните записи в Клетка 14 нарушават работата на софтуера за щатски данъци на страната на служителите всеки януари. Кодовете, които са от значение:

• CASDI — Калифорния
• NYPFL — Ню Йорк
• MAPFML — Масачузетс
• WAPFML — Вашингтон (само делът на служителя)
• ORPFML — Орегон (служител 0,6%; не включвайте дела на работодателя от 0,4%)
• COFAMLI — Колорадо
• MNPFML — Минесота (включете както дела на служителя, така и всяко „поемане“ от работодателя)
• CTPL — Кънектикът
• DEPFL — Делауеър
• MEPFML — Мейн

Отказ: Изключение за частен план

Повечето щати с PFML позволяват на работодателите да заменят щатската програма с напълно застрахован или самоосигурен частен план, който предоставя равни или по-добри обезщетения. Застрахователи като Unum, MetLife, Lincoln, Sun Life, The Hartford, Guardian, Prudential, Standard, ShelterPoint и Reliance Matrix предлагат одобрени PFML полици, които обединяват заместване на заплатата, проследяване на FMLA и администриране на периодични отпуски с кратковременна и дългосрочна неработоспособност.

Къде са налични частни планове

Правилото за еквивалентно обезщетение е последователно във всички щати: частният план трябва да съответства на или да надвишава всяко щатско обезщетение (седмичен таван, продължителност, причини за отпуск) при цена за служителя, която не е по-висока от тази на щатската програма. Самозастраховането обикновено е разрешено, но изисква гаранционна облигация — обикновено равна на една година от прогнозните обезщетения — за защита на исковете на служителите, ако работодателят изпадне в несъстоятелност.

Капанът при частните планове е прозорецът за подновяване. Масачузетс, Колорадо, Орегон и Делауеър изискват от работодателите да потвърдят, че техният план все още отговаря на ежегодно актуализираното максимално седмично обезщетение в щатa. Ако вашият план за 2025 г. е ограничавал обезщетенията до $1,200, а щатът е вдигнал тавана си на $1,230, вашето изключение за частен план може да бъде отменено при подновяването.

Координация между щатите за дистанционни служители

Когато служител разпределя времето си между различни щати — или работи напълно дистанционно от щат, в който работодателят няма други дейности — кой PFML се прилага? Почти всеки щат е приел каскадата за локализация на услугите на Министерството на труда на САЩ (DOL), същият четирифакторен тест, използван за покритието на застраховката за безработица (SUTA):

1. Локализация — Извършва ли се работата изцяло или предимно в един щат, като работата извън щата е само инцидентна?
2. База на операциите — Къде е мястото, от което служителят работи редовно (домашен офис, обект на работодателя, на който той се отчита рутинно)?
3. Място на управление или контрол — Откъде се ръководи работата?
4. Щат на пребиваване — Последен критерий при равенство.

Напълно дистанционен служител, живеещ в Орегон и работещ за компания със седалище в Масачузетс, е локализиран в Орегон — прилага се Paid Leave Oregon, а не MA PFML. Служител, който разделя времето си 60% в Ню Йорк и 40% в Ню Джърси, е локализиран в Ню Йорк съгласно правилото за базата на операциите. За служител, работещ в множество щати без ясен основен щат, се приема щатът на седалището на работодателя чрез реципрочното споразумение за покритие на DOL.

Рискът, който повечето работодатели в множество щати пропускат: служител, който се премества в средата на тримесечието, променя покритието на PFML в началото на следващото тримесечие. Вашата ведомост за заплати трябва едновременно да преустанови удръжките в стария щат и да ги започне в новия, а регистрациите ви в щатите се нуждаят от актуализация преди края на тримесечието, за да се избегнат както двойни удръжки, така и пропуски в покритието.

Координиране на PFML с FMLA, ADA и PWFA

Щатският PFML осигурява платено заместване на доходите. Законът за семейни и медицински отпуски (FMLA) осигурява неплатена защита на работното място. Законът за американците с увреждания (ADA) изисква разумни улеснения, които могат да включват неплатен отпуск. Законът за справедливост към бременните служители (PWFA) добавя специфични улеснения при бременност. Тези закони обхващат различни аспекти и действат по различни оси.

Прилагайте FMLA едновременно с PFML — писмено

Когато отпускът отговаря на изискванията както за FMLA, така и за щатския PFML, всеки щат позволява те да се ползват едновременно — но само ако работодателят обозначи отпуска като FMLA писмено в началото. Ако пропуснете това обозначаване, служителят може да натрупа 12 седмици неплатен FMLA върху щатския платен отпуск, удвоявайки отсъствието със защитено работно място до над 24 седмици. Уведомлението за обозначаване се изпраща на служителя в рамките на пет работни дни след получаване на предизвестието за отпуск чрез стандартен формуляр (формуляр DOL WH-381 плюс специфични за щатите известия).

Защитата на работното място не е същото като компенсацията на заплатата

Вашингтон поясни за 2026 г., че защитата на работното място по PFML се прилага за работодатели с 25 или повече служители и 180 дни стаж — което е различно от праговете на FMLA за 50 служители, 1250 часа и 12 месеца. Служителят може да има право на щатски PFML със запазено работно място, дори когато не отговаря на условията за федерален FMLA. Здравните осигуровки трябва да продължат да се изплащат през периодите на PFML със защитено работно място.

ADA и PWFA са отделни категории

Служител, завръщащ се от дванадесет седмици едновременен PFML/FMLA, все още може да има право на допълнителен неплатен отпуск като адаптиране по ADA, ако увреждането продължава. По същия начин PWFA може да изисква промени в графика, по-лека работа или почивки, които PFML не покрива. Не третирайте изчерпания PFML като изчерпано задължение.

Данъчен кредит за работодатели по раздел 45S — вече постоянен

Законът "One Big Beautiful Bill Act" (OBBBA) направи федералния Данъчен кредит за работодатели по раздел 45S за платен семеен и медицински отпуск постоянен за данъчни години, започващи след 31 декември 2025 г., и го разшири по три съществени начина.

Подобренията за 2026 г.

1. Променлив процент на кредита: 12,5% от квалифицираните заплати, когато работодателят плаща поне 50% от нормалното възнаграждение на служителя по време на отпуска, като се увеличава с 0,25 процентни пункта за всеки процентен пункт над 50%, с таван от 25%, когато работодателят плаща 100% от заплатите.
2. Метод, базиран на премиите (нов): Работодателите могат да изберат да ползват кредита върху платените застрахователни премии за PFML — дори ако нито един служител не е ползвал квалифициран отпуск през годината. Това е голяма промяна за работодателите, поддържащи самостоятелни застрахователни полици за PFML.
3. Шестмесечно изискване за стаж: Допустимите служители трябва да са били наети поне шест месеца (намалено от дванадесет), при условие че работодателят съответно разшири правото на ползване на отпуск.

Правилото срещу двойно ползване

Заплатите, които задължително трябва да се изплащат по щатска или местна програма за PFML, са изключени от базата за кредит по §45S. Не можете да претендирате за кредита върху заплатите, които PFML в Масачузетс, Ню Йорк или Вашингтон вече изискват. Кредитът възнаграждава доброволния платен отпуск над изискванията на щатите: доплащане на компенсацията на заплатата, удължаване на продължителността над щатските лимити или покриване на служители в щати без никаква програма за PFML.

За да се класира, работодателят трябва да поддържа писмена политика за PFML, предоставяща на квалифицираните служители на пълен работен ден поне две седмици платен семеен/медицински отпуск годишно при не по-малко от 50% от нормалното възнаграждение, пропорционално за служители на непълен работен ден. Подайте Формуляр 8994 заедно с данъчната декларация на корпорацията или дружеството.

Чести грешки на работодателите

След три години наблюдение на въвеждането на щатските програми за PFML, едни и същи грешки при спазването на правилата се появяват при различни работодатели:

1. Пропускане на регистрация за един-единствен отдалечен служител. Повечето щати изискват регистрация от първия ден на заетостта, а не след преминаване на праг за брой служители. Един служител в Колорадо изисква регистрация за CO FAMLI, дори ако сте стартъп от двама души, базиран в Тексас.
2. Прилагане на ставката от 1,30% за SDI на Калифорния върху заплати извън Калифорния. Ставката на EDD се прилага само за заплати, локализирани в Калифорния. Системите за ТРЗ, мигрирани от конфигурации само за Калифорния, често разпространяват тази ставка към отдалечени служители по погрешка.
3. Пропускане на срока за подаване на частен план. Масачузетс, Ню Джърси, Колорадо, Орегон и Делауеър изискват одобрение преди тримесечието, в което частният план влиза в сила. Пропуснатият краен срок налага още едно тримесечие на вноски към щатския фонд — и нов цикъл на подновяване по-късно.
4. Неуспех при писменото обозначаване на FMLA като едновременен. Липсата на писмено обозначаване означава, че служителят може да натрупа федералния FMLA върху щатския PFML.
5. Грешно кодиране на Клетка 14 във формуляр W-2. Смесването на частите на служителя и работодателя в грешна комбинация (Минесота изисква и двете; Орегон изисква само частта на служителя) проваля щатските данъчни декларации на служителите всеки януари.
6. Забравяне на скока на ставката във Вашингтон за 2026 г. Премията се увеличи от 0,92% на 1,13%. Системите за ТРЗ, които не са въвели новата ставка на 1.1.2026 г., са удържали по-малко суми през цялата година.
7. Третиране на Мериленд като активен през 2026 г. Вноските в Мериленд бяха отложени за 1.1.2027 г. Някои доставчици на ТРЗ започнаха погрешно удържане на 1.7.2026 г.
8. Двойно ползване по Раздел 45S. Претендиране на федералния кредит върху заплати, които вече са задължителни според щатския PFML. Инструкциите за Формуляр 8994 изрично забраняват това и проверка от IRS ще го разкрие.
9. Неследене на периодичния отпуск на малки интервали. Вашингтон, Масачузетс и Минесота позволяват отпуск на интервали от едва четири часа. Проследяването само на пълни дни нарушава наредбата и излага работодателя на искове за неизплатени заплати.
10. Допускане на таваните на обезщетенията по частния план да изостанат от щатските тавани. Годишните актуализации на щатските тавани изискват актуализации на лимитите на частните планове при следващото подновяване, в противен случай освобождаването може да бъде отменено.

Изграждане на система за съответствие с PFML в няколко щата

Административната тежест при управлението на съвместими удръжки за платен отпуск по семейни и медицински причини (PFML), частни планове и федерални данъчни кредити в десетки щати се облекчава чрез няколко практически навика:

• Поддържайте матрица по щати, която се актуализира всеки януари с новата ставка, осигурителния праг, максималното обезщетение, датата за подновяване на частния план и кода за W-2. Повечето доставчици на услуги за обработка на заплати поддържат собствени таблици, но винаги проверявайте данните в съответната щатска агенция, вместо да се доверявате сляпо на доставчика.
• Обозначавайте всеки служител с основен щат по месторабота във вашата HRIS система и го преразглеждайте винаги, когато служителят се премести, промени постоянния си адрес или промени процента от времето, през което работи в различните щати.
• Разделете кодовете за заплати за удръжки по PFML, така че тримесечното равняване, отчитането в клетка 14 на W-2 и изчисленията на кредити по Раздел 45S да могат да се извличат поотделно и чисто от една и съща главна книга.
• Планирайте в календара си прозорците за подновяване на частни планове за всеки щат, в който сте избрали този вариант. Пропускането на подновяване в Масачузетс или Колорадо ви принуждава да се върнете към държавното превеждане на средства за поне едно тримесечие.
• Проследявайте класификациите по FMLA в единна система — в идеалния случай чрез същия застраховател или външен администратор, който управлява вашия частен план за PFML — така че едновременното определяне на отпуска да се случва автоматично при отваряне на иск за PFML.

Разглеждането на PFML единствено като функция на обработката на заплати е най-голямата причина за пропуски в съответствието. Този процес се намира в пресечната точка на заплатите, администрирането на отпуските, придобивките, федералните данъчни кредити и щатското трудово законодателство, като интеграцията му изисква изрично разпределена отговорност.

Поддържайте финансите си организирани с нарастването на изискванията за PFML

С разрастването на вашия бизнес в различни щати, финансовата страна на съответствието с PFML — удръжки от заплати, вноски от работодателя, премии по частни планове и равняване на кредити по Раздел 45S — генерира нарастващ обем от счетоводни записвания, които изискват ясни и подлежащи на одит записи. Beancount.io предлага счетоводство в текстов формат, което ви осигурява пълна прозрачност и контрол на версиите върху всяко осчетоводяване на заплати и изчисление на данъчен кредит — без „черни кутии“, без зависимост от конкретен доставчик и с лесно равняване спрямо декларациите в щатските агенции. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в текстов формат.