Отчетен план на IRS: Пълно ръководство за собственици на малък бизнес

Вашият служител току-що подаде отчет за разходите за командировка. Възстановявате му 800 долара. Достатъчно просто — освен че без подходящ план за отчетни разходи (accountable plan), тези 800 долара вече са облагаем доход, подлежат на данъци върху заплатите и потенциално предизвикват проверка от страна на IRS. Всичко това заради един липсващ документ.

Планът за отчетни разходи на IRS е един от най-недостатъчно използваните инструменти във финансите на малкия бизнес. Не е сложен, но залозите при евентуална грешка са високи. Това ръководство обяснява точно какво представлява планът за отчетни разходи, как да го настроите правилно и защо това може да спести на вашия бизнес хиляди долари годишно.

Какво представлява планът за отчетни разходи на IRS?

Планът за отчетни разходи е писмена бизнес политика, която урежда как вашата компания възстановява разходите на служителите — включително на собствениците-служители — за разходи, свързани с работата. Когато са правилно структурирани и спазвани, тези възстановявания са:

• Необлагаеми за служителите — не се включват в заплатите или доходите по форма W-2
• Освободени от данъци върху заплатите (осигуровки) — без социално осигуряване, здравно осигуряване или федерален данък за безработица
• Напълно признати за разход за бизнеса — третират се като обикновен бизнес разход

IRS третира възстановяванията по план за отчетни разходи като транзитно преминаване на бизнес средства, а не като възнаграждение. Тази разлика е от решаващо значение.

Без план за отчетни разходи всяко възстановяване на разходи, което правите — дори за легитимни бизнес разходи — се класифицира като плащания по неотчетен план (non-accountable plan). Те се превръщат в облагаеми заплати. Ще дължите данъци върху заплатите (осигуровки). Вашите служители ще дължат данък върху доходите. А данъчните облекчения за вашия бизнес могат да намалеят или да изчезнат.

Кой има нужда от план за отчетни разходи?

Всеки бизнес, който възстановява на служителите си разходи, направени с лични средства, трябва да има план за отчетни разходи. Това включва:

• S корпорации — особено собственици-акционери, които работят в бизнеса
• C корпорации — всяка компания със служители, които правят бизнес разходи
• Партньорства — когато на съдружниците се възстановяват бизнес разходи
• LLC, облагани като корпорации — предмет на същите правила

Едноличните търговци и LLC с един собственик, облагани като еднолични търговци, по принцип нямат нужда от планове за отчетни разходи, тъй като те отчитат бизнес разходите директно в Приложение C (Schedule C). Но в момента, в който имате служители или оперирате чрез корпоративна структура, правилата се променят.

Защо собствениците на S Corp трябва да обърнат специално внимание

Собствениците на S корпорации, които са и служители, получават специфична полза от плановете за отчетни разходи. Тъй като собствениците на S Corp не могат да приспадат невъзстановени бизнес разходи в личните си данъчни декларации (правило, което се промени съгласно Закона за данъчни облекчения и работни места от 2017 г.), възстановяването на тези разходи чрез план за отчетни разходи е един от малкото начини за получаване на данъчното облекчение.

Прост пример: ако управлявате своята S Corp от домашен офис, който заема 15% от площта на дома ви, и годишните ви разходи за жилище са 24 000 долара (лихви по ипотека, комунални услуги, застраховка, ремонти), вашата S Corp може да ви възстанови 3600 долара необлагаемо. Без план за отчетни разходи вие поемате този разход лично, без право на данъчно облекчение.

Трите изисквания за план за отчетни разходи

IRS определя три условия, които трябва да бъдат изпълнени едновременно. Пропуснете дори едно от тях и вашият план губи своя данъчно преференциален статут.

1. Бизнес връзка

Разходът трябва да бъде пряко свързан с изпълнението на услуги като служител на бизнеса. Личните разходи никога не са допустими — дори частично, освен ако няма реална бизнес част, която може да бъде ясно отделена и документирана.

Допустимите разходи включват:

• Бизнес пътувания (самолетни билети, хотели, транспорт)
• Храна с клиенти или по време на бизнес пътуване
• Разходи за домашен офис (за служители, работещи от вкъщи)
• Използване на превозно средство за бизнес цели
• Материали, инструменти и оборудване, свързани с работата
• Професионално развитие и такси за лицензиране
• Служебен телефон и интернет (частта за бизнес употреба)

Недопустими съгласно план за отчетни разходи:

• Развлечения и отдих (премахнати като разход след 2017 г.)
• Разходи за пътуване до работното място (от дома до постоянното работно място)
• Чисто лични разходи

2. Адекватно отчитане в разумен срок

Служителите трябва да обосноват всеки разход с документация — касови бележки, фактури или други записи — предоставени в разумен период от време. IRS дефинира това като в рамките на 60 дни от възникването или плащането на разхода.

Вашият план трябва да изисква:

• Дата на разхода
• Платената сума
• Бизнес целта
• За хранения и пътувания: кой е присъствал и какви са бизнес отношенията
• Касови бележки за разходи над 75 долара (прагът на IRS, въпреки че много планове ги изискват за всички суми)

Цифровите записи са напълно приемливи. Снимки на бележки, съхранявани в счетоводен софтуер, имейл потвърждения и електронни банкови извлечения са валидни — стига записите да са надеждни и достъпни.

3. Връщане на превишените възстановявания

Ако бизнесът авансира пари за предвидени разходи, всяка неизползвана част трябва да бъде върната в рамките на 120 дни от предоставянето на аванса. Планове, които издават периодични извлечения, показващи превишени аванси, отговарят на това изискване, когато служителите върнат превишението в рамките на 120 дни от получаване на извлечението.

При директни възстановявания (където служителят плаща първо и след това му се възстановяват парите), това изискване обикновено не е проблем. То става актуално, когато авансирате пари в брой за пътуване или предоставяте дневни пари (per diem).

Как да съставите отчетен план за разходите

Съставянето на отчетен план (accountable plan) е по-лесно, отколкото очаквате. IRS (Данъчната служба на САЩ) не изисква да подавате формуляри или да получавате одобрение. Имате нужда само от писмена политика и последователно спазване на правилата.

Стъпка 1: Изготвяне на писмен план

Вашият отчетен план трябва да бъде официален документ, който включва:

• Списък с категориите възстановими разходи — бъдете конкретни относно това какво е допустимо
• Срок за подаване — посочете 60-дневния прозорец за подаване на отчети за разходите
• Изискуема документация — какви касови бележки или документи трябва да представят служителите
• Процедура за връщане на излишни аванси — и 120-дневния краен срок
• Методи за изчисление — особено за възстановяване на разходи за домашен офис или превозни средства
• Процедури за одобрение — кой преглежда и одобрява отчетите за разходите

За малкия бизнес документ от една до две страници обикновено е достатъчен. Не се нуждаете от юридически жаргон — обикновен език, описващ вашите процедури, е напълно подходящ.

Стъпка 2: Създаване на шаблон за отчет за разходите

Предоставете на служителите стандартизиран формуляр (или дигитален шаблон) за подаване на разходи. Един добър отчет за разходите съдържа:

• Име на служителя и отдел
• Дата(и) на разхода
• Описание и бизнес цел
• Сума
• Приложена касова бележка (да/не)
• Подпис на служителя

Много малки предприятия използват шаблони на електронни таблици или приложения за управление на разходите като Expensify, Ramp или дори обикновен Google Form.

Стъпка 3: Установяване на работен процес за възстановяване на разходи

Дефинирайте точно как работи възстановяването на сумите:

• Колко често се обработват разходите? (Седмично, на две седмици, месечно?)
• Кой преглежда и одобрява отчетите?
• Как се изплащат одобрените разходи? (Отделен чек, директен депозит, добавяне към заплатата?)

Методът на плащане е важен за воденето на отчетност, но възстановяванията могат да се плащат отделно от редовната заплата — всъщност поддържането им отделно прави вашите записи по-ясни.

Стъпка 4: Постоянно прилагане и контрол

Отчетният план работи само ако действително се спазва. IRS може да дисквалифицира даден план, ако практическата реалност не съответства на писмената политика. Това означава:

• Прилагайте последователно 60-дневния срок за подаване
• Действително изисквайте и преглеждайте касовите бележки
• Връщайте излишните аванси в рамките на 120 дни
• Не възстановявайте лични разходи

Последователността е разликата между защитима политика и проблем със спазването на правилата.

Отчетен план срещу неотчетен план: Цифрите

Финансовата разлика е значителна. Да разгледаме служител, който прави 5 000 долара служебни разходи годишно.

С отчетен план:

• Служителят получава 5 000 долара възстановяване
• Служителят дължи 0 долара данък върху доходите върху възстановената сума
• Работодателят плаща 0 долара осигурителни вноски върху възстановената сума
• Бизнесът приспада 5 000 долара като бизнес разход

Без отчетен план:

• Служителят получава 5 000 долара, които сега се класифицират като заплата
• Служителят дължи данък върху доходите върху тези 5 000 долара (потенциално 1 100 – 1 850 долара в зависимост от данъчната група)
• Работодателят дължи осигуровки: приблизително 382 долара за осигурителни вноски за сметка на работодателя (FICA)
• Бизнесът все още приспада 5 000 долара, но вече като възнаграждение, а не като възстановяване на разходи

Служителят се оказва с 1 100 – 1 850 долара по-зле. Работодателят плаща допълнително ~$382 в данъци и осигуровки. За петима служители с подобни профили на разходите, това са над 2 000 долара излишни осигуровки на година — преди да се вземе предвид тежестта за самите служители.

Чести грешки, които трябва да се избягват

Липса на писмена форма

Устната политика не е отчетен план. Ако не можете да представите писмен документ, описващ вашите процедури за възстановяване, IRS ще третира вашите плащания като неотчетни. Запишете го.

Позволяване на служителите да подават разходите си със закъснение

Ако вашият план изисква подаване в 60-дневен срок, но вие рутинно приемате отчети за разходи на три месеца без въпроси, вашият план губи достоверност. IRS следи действителната практика, а не само документа за политиката.

Възстановяване на 100% от разходите със смесено предназначение

Личен мобилен телефон, използван на 70% за бизнес, трябва да бъде възстановен само на 70%. Възстановяването на пълната сума без документация за процента на служебно ползване размива границата между бизнес и лични нужди — и може да привлече вниманието на проверяващите.

Пропускане на документация за малки суми

IRS изисква касови бележки за разходи над 75 долара, но много работодатели пропускат документацията дори за по-малки покупки. Въпреки че прагът от 75 долара е федерална насока, по-строгите навици за документиране във всички аспекти намаляват риска при одит.

Предоставяне на твърде големи аванси в брой

Големите аванси, които не са свързани с конкретни очаквани разходи, могат да изглеждат като възнаграждение, а не като аванс за разходи. Поддържайте авансите пропорционални на очаквания разход и осигурете своевременно отчитане.

Фактори при одит от IRS

Отчетните планове са област, която IRS следи отблизо, особено за дружества с малък брой съдружници и S-корпорации, където собственикът е и служител. Предупредителните сигнали включват:

• Големи, чести възстановявания без съответната документация
• Възстановявания на разходи, които изглеждат лични (луксозни пътувания, спа услуги)
• Собственици на S-корпорации, които възстановяват разходи на самите себе си без официален процес на одобрение
• Планове, които съществуват само на хартия, но не се спазват в действителност

Най-добрата защита е последователното спазване на правилата и чистите записи. Ако всеки отчет за разходите е подаден навреме, подкрепен с касови бележки и одобрен чрез дефиниран процес, вашият план ще издържи на всяка проверка.

Дневни пари като алтернатива на разписките

За пътни разходи IRS позволява на фирмите да използват федерални ставки за дневни пари вместо проследяване на действителните разходи. Когато използвате одобрените от IRS ставки за дневни пари, служителите получават фиксирана дневна надбавка за храна и нощувки, без да е необходимо да представят отделни разписки за тези категории.

Ставките за дневни пари варират според местоположението и се актуализират ежегодно от Администрацията на общите служби (GSA). Използването на дневни пари значително опростява администрацията — без разписки за храна, без щателна проверка на хотелски сметки — като същевременно остава в пълно съответствие с правилата за отчетни планове.

Поддържайте финансите си организирани от първия ден

Когато управлявате служители и обработвате възстановяване на бизнес разходи, наличието на ясни финансови записи е от съществено значение за съответствието с нормативните изисквания и за вашето спокойствие. Проследяването на това кои възстановявания са обработени, кои изчакват и как разходите се разпределят към вашите бизнес категории е точно онзи вид счетоводство, който се отплаща по време на данъчния сезон.

Beancount.io предлага текстово счетоводство, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни — всяка трансакция подлежи на одит, контрол на версиите и е лесна за преглед. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към текстово счетоводство за по-чисти и по-надеждни записи.