10 чести грешки при подаване на данъци за малкия бизнес (и как да ги избегнете)

IRS обработва над 150 милиона индивидуални и бизнес данъчни декларации всяка година и изненадващ брой от тях съдържат грешки. За собствениците на малък бизнес дори малка грешка в данъчната декларация може да доведе до санкции, забавяне на възстановяването на суми или да предизвика одит. Тъй като IRS одитира между 1% и 2,5% от декларациите на малкия бизнес годишно — и се очаква този брой да нарасне с новото финансиране и технологии — правилното подаване от първия път никога не е било по-важно.

Ето десетте най-чести грешки при подаване на данъци, които малките предприятия допускат, и практически стъпки за избягване на всяка една от тях.

1. Пропускане на крайните срокове за подаване и плащане

Звучи очевидно, но закъснялото подаване остава една от най-честите — и най-скъпите — грешки, които малките фирми допускат. Санкцията за неподаване в срок е 5% от неплатените данъци на месец, до 25% от общата ви данъчна сметка. Санкцията за неплащане добавя още 0,5% на месец върху това.

Много собственици на фирми също така бъркат удължаването на срока за подаване с удължаване на срока за плащане. Подаването на Формуляр 4868 (за еднолични търговци) или Формуляр 7004 (за партньорства и корпорации) ви дава допълнително време за подаване на документите, но не удължава крайния срок за плащане. Все още сте длъжни да изчислите и платите данъчното си задължение до първоначалната крайна дата.

Как да го избегнете: Задайте напомняния в календара поне 30 дни преди всеки данъчен краен срок. Ако се нуждаете от удължаване, изчислете консервативно данъчното си задължение и го платете до първоначалната крайна дата, за да избегнете санкции и лихви.

2. Неточно отчитане (занижаване) на доходите

IRS получава копия от всеки формуляр W-2, 1099-NEC, 1099-K и 1099-MISC, издаден на вашия бизнес. Техните автоматизирани системи за съпоставяне сравняват това, което отчитате, с това, което са докладвали платците. Когато числата не съвпадат, ще получите известие CP2000 — и потенциално ще дължите допълнителни данъци плюс 20% санкция за неточност.

Тази грешка често се случва неволно. Фрийлансър забравя за малък формуляр 1099 от началото на годината или търговец пренебрегва доход по 1099-K от платежен процесор. Дори няколкостотин долара неотчетен доход могат да задействат известие от IRS.

Как да го избегнете: Поддържайте текущ списък на всички източници на доходи през цялата година. Преди подаване на декларацията, засечете вашите записи с всеки 1099 и W-2, който получите. Ако някой формуляр липсва, свържете се с платеца — IRS вече разполага с тяхното копие.

3. Недоплащане на тримесечни прогнозни данъци

Ако очаквате да дължите повече от 1000 долара федерални данъци за годината, IRS изисква от вас да правите тримесечни вноски за прогнозни данъци. Пропускането на тези плащания или подценяването им води до санкции за недоплащане, изчислени на тримесечна база.

Много собственици на бизнес за първи път не осъзнават, че съществува такова изискване, докато не се сблъскат с голяма данъчна сметка — плюс санкции — в момента на подаване.

Как да го избегнете: Използвайте формуляр на IRS 1040-ES, за да изчислите тримесечните си плащания. Сигурен метод (safe harbor) е да платите поне 100% от данъчното си задължение за предходната година (110%, ако коригираният ви брутен доход е надвишил 150 000 долара). Отбележете тримесечните крайни срокове в календара си: 15 април, 15 юни, 15 септември и 15 януари на следващата година.

4. Погрешна класификация на работниците

Класифицирането на служители като независими изпълнители е една от най-строго проверяваните области при прилагането на данъчното законодателство. Разликата е важна, тъй като работодателите трябва да удържат данък върху доходите, да плащат данъци за социално и здравно осигуряване (Social Security и Medicare) и да плащат данъци за безработица за служителите — но не и за изпълнителите.

IRS използва многофакторен тест, базиран на поведенчески контрол, финансов контрол и вида на взаимоотношенията. Ако вие определяте как, кога и къде работи някой, той вероятно е служител, независимо какво пише в договора ви. Погрешното класифициране може да доведе до плащане на забавени данъци, санкции и лихви за всички погрешно класифицирани работници.

Как да го избегнете: Прегледайте насоките на IRS в Публикация 15-A за всеки работник. Когато класификацията е неясна, подайте Формуляр SS-8, за да поискате решение от IRS. Когато се съмнявате, по-добре класифицирайте някого като служител.

5. Смесване на лични и бизнес разходи

Признаването на лични разходи като бизнес разходи е основен повод за одит. Честите нарушения включват лични хранения, представени като бизнес разходи за развлечение, личен пробег на превозно средство, записан като бизнес пътуване, и домашни разходи, приспаднати без да отговарят на изискването за изключително ползване.

Дори неволното смесване създава проблеми. Когато личните и бизнес трансакциите минават през една и съща банкова сметка, става трудно да се докаже кои разходи са били действително свързани с бизнеса, ако IRS поиска проверка.

Как да го избегнете: Поддържайте отделни банкови сметки и кредитни карти за вашия бизнес. Използвайте специализирана система, за да категоризирате всяка трансакция в момента на нейното извършване — а не месеци по-късно, когато спомените са избледнели. За разходите за превозни средства поддържайте актуален дневник на пробега с дати, дестинации и бизнес цели.

6. Неправомерно заявяване на данъчни облекчения

Малките предприятия често допускат грешки при приспадането на разходи, като или заявяват прекомерни суми, на които нямат право, или използват закръглени числа вместо действителните цифри. IRS (Данъчната служба на САЩ) маркира декларации с разходи, които са непропорционално високи спрямо отчетения доход — особено в категории като храна, пътувания и разходи за домашен офис.

Използването на закръглени числа (заявяване на точно 5000 долара за офис консумативи вместо 4847 долара) също е предупредителен сигнал, тъй като предполага прогнозни оценки, а не действителни записи.

Как да го избегнете: Приспадайте само разходи, които можете да докажете с касови бележки, фактури или банкови извлечения. Използвайте точните цифри от вашите записи. За храна и развлечения документирайте бизнес целта, присъстващите и връзката с вашия бизнес за всеки отделен разход.

7. Пропускане на често пренебрегвани данъчни облекчения

Докато прекомерното заявяване на разходи ви носи неприятности, недостатъчното заявяване означава, че плащате повече данъци, отколкото дължите. Много собственици на малък бизнес пропускат легитимни облекчения просто защото не знаят, че те съществуват.

Често пренебрегваните облекчения включват:

• Такси за администриране на пенсионни планове — Отделно от самите вноски, таксите за откриване и поддържане на Solo 401(k) или SEP-IRA са признати бизнес разходи.
• Лоши дългове — Ако използвате принципа на начисляването и не можете да съберете вземания от клиенти, можете да приспаднете несъбираемата сума.
• Застрахователни премии за бизнеса — Включително професионална отговорност, прекъсване на стопанската дейност и кибер застраховка.
• Професионално развитие — Курсове, сертификати, книги и конференции, свързани с вашия бизнес.
• Банкови такси и такси за обработка — Такси за обработка на кредитни карти, такси за търговски сметки и такси за банково обслужване на бизнеса.
• Абонаменти за софтуер — Счетоводен софтуер, инструменти за управление на проекти и други бизнес приложения.

Как да го избегнете: Прегледайте списъка на IRS за признати бизнес разходи в Публикация 535 преди подаване. Обмислете работата с данъчен професионалист, който разбира специфичните за вашата индустрия облекчения.

8. Грешки в информационните декларации (формуляри W-2 и 1099)

Ако имате служители или плащате на изпълнители повече от 600 долара, трябва да издадете W-2 или 1099 до 31 януари. Прости грешки — сгрешени имена, неправилни номера на социални осигуровки или несъответстващи суми на възнагражденията — могат да доведат до глоби, вариращи от 60 долара на формуляр (ако са коригирани в рамките на 30 дни) до 310 долара на формуляр за забавено подаване, като максималните глоби достигат 1 261 000 долара за големи предприятия и 630 500 долара за малки фирми.

Как да го избегнете: Изисквайте формуляри W-9 от всеки изпълнител, преди да направите първото плащане. Проверявайте номерата на социалните осигуровки и идентификационните номера на работодателя (EIN) спрямо наличната информация. Използвайте софтуер за ТРЗ, който автоматично генерира и подава тези формуляри, за да намалите ръчните грешки.

9. Игнориране на щатските и местните данъчни задължения

Федералните данъци получават най-голямо внимание, но щатските и местните задължения често спъват много малки предприятия. Изискванията за събиране на данък върху продажбите (sales tax) се разшириха значително след решението на Върховния съд от 2018 г. по делото South Dakota v. Wayfair, което позволява на щатите да изискват събиране на данък върху продажбите от продавачи извън щата, които отговарят на определени прагове.

Много малки предприятия също така пренебрегват авансовите данъчни плащания на щатско ниво, франчайз данъците и местните бизнес данъци. Всеки щат има свои собствени правила, срокове и санкции.

Как да го избегнете: Проучете данъчните си задължения във всеки щат, където имате "икономическа свързаност" (economic nexus) — което означава, че продавате продукти или услуги на клиенти в този щат над определен праг. Обмислете използването на софтуер за автоматизация на данъка върху продажбите, ако продавате в множество щати. Подавайте всички щатски и местни декларации в съответните им срокове, които може да се различават от федералните.

10. Лошо водене на отчетност

Почти всяка друга грешка в този списък може да бъде проследена до неадекватна отчетност. Без организирани и точни финансови записи не можете да отчетете доходите правилно, да докажете разходите си или да отговорите ефективно на проверка от IRS.

IRS изисква да съхранявате бизнес документацията си поне три години от датата на подаване на декларацията — или седем години, ако сте декларирали загуба от лоши дългове или обезценени ценни книжа. На практика съхраняването на записи за период от седем години осигурява добър буфер за повечето ситуации.

Как да го избегнете: Внедрете счетоводна система от първия ден. Записвайте трансакциите в момента на тяхното извършване, вместо да се опитвате да реконструирате дейността за месеци назад преди крайния срок. Съхранявайте цифрови копия на всички касови бележки и фактури в организирана система. Равнявайте счетоводните си книги ежемесечно, за да откривате несъответствията навреме.

Какво да правите, ако вече сте допуснали грешка

Ако откриете грешка в подадена по-рано декларация, подайте коригираща декларация чрез формуляр 1040-X (за физически лица и еднолични търговци) или съответния формуляр за вашия тип юридическо лице. IRS обикновено не санкционира данъкоплатци, които доброволно коригират грешки, а подаването на корекция е много по-добър вариант от това да чакате IRS да открие проблема.

За недостатъчно внесени авансови данъци често можете да намалите глобите, като наваксате с плащанията възможно най-скоро. Глобата се изчислява ежедневно, така че всеки ден е от значение.

Опростете подаването на данъчни декларации с по-добро счетоводство

Най-добрата защита срещу грешки при подаване на данъчни декларации е поддържането на точни и актуални финансови записи през цялата година. Когато счетоводството ви е организирано, данъчният сезон се превръща в събиране на информация, с която вече разполагате — а не в трескаво възстановяване на трансакции за цяла година.

Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст (plain-text accounting), което ви осигурява пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни. Всяка трансакция е проследима, подлежи на контрол на версиите и е готова за одит — така че когато настъпи данъчният сезон, вие сте подготвени. Започнете безплатно и премахнете стреса от подаването на данъчни декларации.