10 häufige Fehler bei der Steuererklärung für Kleinunternehmen (und wie man sie vermeidet)
Die IRS bearbeitet jährlich über 150 Millionen Steuererklärungen von Privatpersonen und Unternehmen, und eine überraschende Anzahl davon enthält Fehler. Für Kleinunternehmer kann selbst ein kleiner Fehler in der Steuererklärung zu Strafen führen, Rückerstattungen verzögern oder eine Betriebsprüfung nach sich ziehen. Da die IRS jährlich zwischen 1 % und 2,5 % der Steuererklärungen von Kleinunternehmen prüft – eine Zahl, die mit neuen Mitteln und Technologien voraussichtlich steigen wird –, war es noch nie so wichtig wie heute, die Einreichung beim ersten Mal korrekt durchzuführen.
Hier sind die zehn häufigsten Steuerfehler, die Kleinunternehmen machen, und praktische Schritte, um jeden einzelnen davon zu vermeiden.
1. Verpassen von Einreichungs- und Zahlungsfristen
Es klingt offensichtlich, aber die verspätete Einreichung bleibt einer der häufigsten – und teuersten – Fehler, die Kleinunternehmen machen. Die Strafe für die Nichtabgabe beträgt 5 % der nicht gezahlten Steuern pro Monat, bis zu einem Höchstsatz von 25 % Ihrer gesamten Steuerschuld. Die Strafe für die Nichtzahlung fügt dem Ganzen weitere 0,5 % pro Monat hinzu.
Viele Geschäftsinhaber verwechseln zudem Fristverlängerungen für die Einreichung mit Fristverlängerungen für die Zahlung. Das Einreichen des Formulars 4868 (für Einzelunternehmer) oder des Formulars 7004 (für Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften) verschafft Ihnen zwar mehr Zeit für den Papierkram, verlängert jedoch nicht Ihre Zahlungsfrist. Sie sind weiterhin verpflichtet, Ihre Steuerschuld zu schätzen und bis zum ursprünglichen Fälligkeitsdatum zu begleichen.
Wie man es vermeidet: Richten Sie Kalendererinnerungen mindestens 30 Tage vor jeder Steuerfrist ein. Wenn Sie eine Verlängerung benötigen, schätzen Sie Ihre Steuerschuld konservativ und zahlen Sie diese bis zum ursprünglichen Fälligkeitsdatum, um Strafen und Zinsen zu vermeiden.
2. Untererfassung von Einkommen
Die IRS erhält Kopien jedes W-2, 1099-NEC, 1099-K und 1099-MISC, das für Ihr Unternehmen ausgestellt wurde. Deren automatisierte Abgleichsysteme vergleichen das, was Sie melden, mit dem, was die Zahler gemeldet haben. Wenn die Zahlen nicht übereinstimmen, erhalten Sie eine CP2000-Mitteilung – und schulden potenziell zusätzliche Steuern plus eine genauigkeitsbezogene Strafe von 20 %.
Dieser Fehler geschieht oft unbeabsichtigt. Ein Freelancer vergisst ein kleines 1099-Formular vom Jahresanfang, oder ein Einzelhändler übersieht 1099-K-Einnahmen von einem Zahlungsabwickler. Sogar ein paar hundert Dollar an nicht gemeldetem Einkommen können eine IRS-Mitteilung auslösen.
Wie man es vermeidet: Führen Sie das ganze Jahr über eine laufende Liste aller Einkommensquellen. Gleichen Sie vor der Einreichung Ihre Unterlagen mit jedem 1099- und W-2-Formular ab, das Sie erhalten. Wenn ein Formular fehlt, kontaktieren Sie den Zahler – die IRS hat bereits ihre Kopie.
3. Unterzahlung von vierteljährlichen Steuervorauszahlungen
Wenn Sie erwarten, für das Jahr mehr als 1.000 $ an Bundessteuern zu schulden, verlangt die IRS von Ihnen vierteljährliche geschätzte Steuervorauszahlungen. Das Versäumen dieser Zahlungen oder deren Unterschätzung führt zu Unterzahlungsstrafen, die auf einer vierteljährlichen Basis berechnet werden.
Viele angehende Geschäftsinhaber realisieren diese Anforderung erst, wenn sie bei der Steuererklärung mit einer hohen Steuerrechnung – plus Strafen – konfrontiert werden.
Wie man es vermeidet: Verwenden Sie das IRS-Formular 1040-ES, um Ihre vierteljährlichen Zahlungen zu berechnen. Eine sichere Methode (Safe Harbor) besteht darin, mindestens 100 % der Steuerschuld des Vorjahres zu zahlen (110 %, wenn Ihr bereinigtes Bruttoeinkommen 150.000 $ überstieg). Markieren Sie die vierteljährlichen Fristen in Ihrem Kalender: 15. April, 15. Juni, 15. September und 15. Januar des folgenden Jahres.
4. Falsche Einstufung von Mitarbeitern
Die Einstufung von Mitarbeitern als freie Mitarbeiter (Independent Contractors) ist einer der am stärksten geprüften Bereiche bei der Steuerfahndung. Die Unterscheidung ist wichtig, da Arbeitgeber für Mitarbeiter Einkommensteuer einbehalten sowie Sozialversicherungs-, Medicare- und Arbeitslosensteuern zahlen müssen – jedoch nicht für Auftragnehmer.
Die IRS verwendet einen Multi-Faktoren-Test, der auf Verhaltenskontrolle, finanzieller Kontrolle und der Art der Beziehung basiert. Wenn Sie bestimmen, wie, wann und wo jemand arbeitet, handelt es sich wahrscheinlich um einen Angestellten, unabhängig davon, was in Ihrem Vertrag steht. Eine falsche Einstufung kann zu Steuernachzahlungen, Strafen und Zinsen für alle falsch eingestuften Mitarbeiter führen.
Wie man es vermeidet: Überprüfen Sie die IRS-Richtlinien in der Publikation 15-A für jeden Mitarbeiter. Wenn die Einstufung unklar ist, reichen Sie das Formular SS-8 ein, um eine Feststellung durch die IRS zu beantragen. Im Zweifelsfall sollten Sie jemanden eher als Angestellten einstufen.
5. Vermischen von privaten und geschäftlichen Ausgaben
Der Abzug privater Ausgaben als Geschäftskosten ist ein Hauptauslöser für Betriebsprüfungen. Häufige Fehlerquellen sind private Mahlzeiten, die als geschäftliche Bewirtung deklariert werden, private Fahrzeugkilometer, die als Geschäftsreisen verbucht werden, und häusliche Ausgaben, die abgezogen werden, ohne die Anforderung der ausschließlichen Nutzung zu erfüllen.
Selbst unbeabsichtigtes Vermischen schafft Probleme. Wenn private und geschäftliche Transaktionen über dasselbe Bankkonto laufen, wird es schwierig zu beweisen, welche Ausgaben tatsächlich geschäftlich bedingt waren, falls die IRS nachfragt.
Wie man es vermeidet: Führen Sie getrennte Bankkonten und Kreditkarten für Ihr Unternehmen. Verwenden Sie ein spezielles System, um jede Transaktion sofort zu kategorisieren – nicht erst Monate später, wenn die Erinnerung verblasst ist. Führen Sie für Fahrzeugkosten ein zeitnahes Fahrtenbuch mit Daten, Zielen und geschäftlichen Zwecken.
6. Geltendmachung unzulässiger Abzüge
Kleine Unternehmen machen häufig Fehler bei Abzügen, indem sie entweder Ausgaben geltend machen, auf die sie keinen Anspruch haben, oder gerundete Beträge anstelle der tatsächlichen Zahlen verwenden. Der IRS markiert Steuererklärungen mit Abzügen, die im Verhältnis zum gemeldeten Einkommen unverhältnismäßig hoch sind – insbesondere in Kategorien wie Verpflegung, Reisekosten und Homeoffice-Ausgaben.
Die Verwendung von runden Zahlen (z. B. die Angabe von exakt 5.000 ) ist ebenfalls ein Warnsignal, da dies eher auf Schätzungen als auf tatsächliche Aufzeichnungen hindeutet.
Wie man es vermeidet: Setzen Sie nur Ausgaben ab, die Sie durch Quittungen, Rechnungen oder Bankauszüge belegen können. Verwenden Sie die exakten Zahlen aus Ihren Unterlagen. Dokumentieren Sie bei Bewirtungskosten und Unterhaltung für jede Ausgabe den geschäftlichen Zweck, die Teilnehmer und die Beziehung zu Ihrem Unternehmen.
7. Übersehen häufiger steuerlich absetzbarer Ausgaben
Während die Geltendmachung zu hoher Beträge Ärger einbringt, bedeutet die Geltendmachung zu niedriger Beträge, dass Sie mehr Steuern zahlen, als Sie schulden. Viele Kleinunternehmer lassen rechtmäßige Abzüge aus, einfach weil sie nicht wissen, dass diese existieren.
Häufig übersehene Abzüge sind:
- Verwaltungsgebühren für Altersvorsorgepläne — Unabhängig von den Beiträgen selbst sind die Gebühren für die Einrichtung und Führung eines Solo 401(k) oder SEP-IRA abzugsfähige Geschäftsausgaben.
- Forderungsausfälle — Wenn Sie die periodengerechte Buchführung (Accrual Accounting) verwenden und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen nicht eintreiben können, können Sie den uneinbringlichen Betrag absetzen.
- Prämien für Geschäftsversicherungen — Einschließlich Berufshaftpflicht-, Betriebsunterbrechungs- und Cyber-Versicherungen.
- Berufliche Weiterbildung — Kurse, Zertifizierungen, Bücher und Konferenzen mit Bezug zu Ihrem Unternehmen.
- Bank- und Bearbeitungsgebühren — Kreditkartengebühren, Gebühren für Händlerkonten und Bankgebühren für Geschäftskonten.
- Software-Abonnements — Buchhaltungssoftware, Projektmanagement-Tools und andere Geschäftsanwendungen.
Wie man es vermeidet: Überprüfen Sie vor der Einreichung die IRS-Liste der abzugsfähigen Geschäftsausgaben in der Publikation 535. Ziehen Sie die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater in Betracht, der die spezifischen Abzugsmöglichkeiten Ihrer Branche kennt.
8. Fehler bei Informationserklärungen (W-2 und 1099)
Wenn Sie Angestellte haben oder Auftragnehmern mehr als 600 pro Formular (bei Korrektur innerhalb von 30 Tagen) bis zu 310 für Großunternehmen und 630.500 $ für Kleinunternehmen.
Wie man es vermeidet: Fordern Sie von jedem Auftragnehmer ein W-9-Formular an, bevor Sie die erste Zahlung leisten. Vergleichen Sie Sozialversicherungsnummern und EINs mit den vorliegenden Unterlagen. Verwenden Sie eine Lohnabrechnungssoftware, die diese Formulare automatisch erstellt und einreicht, um manuelle Fehler zu reduzieren.
9. Missachtung staatlicher und lokaler Steuerverpflichtungen
Bundessteuern erhalten die meiste Aufmerksamkeit, aber staatliche und lokale Verpflichtungen bringen viele kleine Unternehmen zu Fall. Die Anforderungen an die Erhebung der Umsatzsteuer (Sales Tax) haben sich seit dem Urteil des Obersten Gerichtshofs in South Dakota gegen Wayfair im Jahr 2018 erheblich ausgeweitet. Dieses erlaubt es den Bundesstaaten, die Erhebung der Umsatzsteuer von Verkäufern außerhalb des Bundesstaates zu verlangen, die bestimmte Schwellenwerte erreichen.
Viele kleine Unternehmen übersehen auch geschätzte Steuerzahlungen auf Bundesstaatsebene, Franchise-Steuern und lokale Gewerbesteuern. Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Regeln, Fristen und Strafen.
Wie man es vermeidet: Informieren Sie sich über Ihre Steuerverpflichtungen in jedem Bundesstaat, in dem Sie einen wirtschaftlichen Nexus haben – das heißt, wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen an Kunden in diesem Bundesstaat über einem bestimmten Schwellenwert verkaufen. Erwägen Sie den Einsatz von Software zur Automatisierung der Umsatzsteuer, wenn Sie in mehreren Bundesstaaten verkaufen. Reichen Sie alle staatlichen und lokalen Erklärungen innerhalb der jeweiligen Fristen ein, die von den Bundesfristen abweichen können.
10. Mangelhafte Buchführung
Fast jeder andere Fehler auf dieser Liste lässt sich auf eine unzureichende Buchführung zurückführen. Ohne organisierte, genaue Finanzunterlagen können Sie Einkünfte nicht korrekt melden, Abzüge nicht belegen oder nicht effektiv auf eine Anfrage des IRS reagieren.
Der IRS verlangt, dass Sie Geschäftsunterlagen mindestens drei Jahre ab dem Datum der Einreichung der Steuererklärung aufbewahren – oder sieben Jahre, wenn Sie einen Verlust aus uneinbringlichen Forderungen oder wertlosen Wertpapieren geltend gemacht haben. In der Praxis bietet die siebenjährige Aufbewahrung von Unterlagen für die meisten Situationen einen sicheren Puffer.
Wie man es vermeidet: Implementieren Sie vom ersten Tag an ein Buchhaltungssystem. Erfassen Sie Transaktionen zeitnah, anstatt zu versuchen, die Aktivitäten von Monaten kurz vor einem Termin zu rekonstruieren. Speichern Sie digitale Kopien aller Quittungen und Rechnungen in einem organisierten System. Gleichen Sie Ihre Bücher monatlich ab, um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.
Was zu tun ist, wenn Sie bereits einen Fehler gemacht haben
Wenn Sie einen Fehler in einer bereits eingereichten Steuererklärung entdecken, reichen Sie eine berichtigte Erklärung mit dem Formular 1040-X (für Einzelpersonen und Einzelunternehmer) oder dem entsprechenden Formular für Ihre Unternehmensform ein. Der IRS bestraft Steuerzahler in der Regel nicht, die Fehler freiwillig korrigieren, und die Einreichung einer Berichtigung ist weit besser, als darauf zu warten, dass der IRS das Problem entdeckt.
Bei Unterzahlungen der geschätzten Steuer können Sie Strafen oft verringern, indem Sie die Zahlungen so schnell wie möglich nachholen. Die Strafe wird täglich berechnet, daher zählt jeder Tag.
Vereinfachen Sie Ihre Steuererklärung durch eine bessere Buchführung
Der beste Schutz gegen Fehler bei der Steuererklärung ist das Führen präziser und aktueller Finanzunterlagen über das gesamte Jahr hinweg. Wenn Ihre Bücher ordentlich geführt sind, wird die Steuerzeit lediglich zu einer Zusammenstellung bereits vorhandener Informationen – statt zu einer hektischen Suche, um ein ganzes Jahr an Transaktionen zu rekonstruieren.
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