10 errors habituals en la declaració d'impostos de les petites empreses (i com evitar-los)
L'IRS processa més de 150 milions de declaracions d'impostos d'individus i empreses cada any, i un nombre sorprenent d'aquestes conté errors. Per als propietaris de petites empreses, fins i tot un error menor en una declaració d'impostos pot desencadenar sancions, endarrerir devolucions o provocar una auditoria. Amb l'IRS auditant entre l'1% i el 2,5% de les declaracions de petites empreses anualment —i es preveu que aquesta xifra augmenti amb el nou finançament i tecnologia—, fer la declaració correctament a la primera mai ha estat tan important.
Aquí teniu els deu errors més comuns en la declaració d'impostos que cometen les petites empreses i els passos pràctics per evitar cadascun d'ells.
1. No complir els terminis de presentació i pagament
Sembla obvi, però la presentació tardana continua sent un dels errors més freqüents —i més cars— que cometen les petites empreses. La sanció per no presentar la declaració és del 5% dels impostos no pagats per mes, fins a un 25% de la vostra factura fiscal total. La sanció per falta de pagament hi afegeix un altre 0,5% mensual addicional.
Molts propietaris d'empreses també confonen les pròrrogues de presentació amb les pròrrogues de pagament. Presentar el Formulari 4868 (per a empresaris individuals) o el Formulari 7004 (per a societats i corporacions) us dóna temps addicional per lliurar la documentació, però no amplia el termini per pagar. Se us continua exigint que estimeu i pagueu el vostre deute tributari abans de la data de venciment original.
Com evitar-ho: Configureu recordatoris al calendari almenys 30 dies abans de cada termini fiscal. Si necessiteu una pròrroga, estimeu el vostre deute tributari de manera conservadora i pagueu-lo abans de la data de venciment original per evitar sancions i interessos.
2. No declarar tots els ingressos
L'IRS rep còpies de cada W-2, 1099-NEC, 1099-K i 1099-MISC emès a la vostra empresa. Els seus sistemes de conciliació automatitzats comparen el que declareu amb el que han informat els pagadors. Quan les xifres no coincideixen, rebreu un avís CP2000 i, potencialment, deureu impostos addicionals més una sanció del 20% per falta d'exactitud.
Aquest error sovint passa sense voler. Un professional autònom s'oblida d'un petit 1099 de principis d'any, o un minorista passa per alt els ingressos del formulari 1099-K d'un processador de pagaments. Fins i tot uns pocs centenars de dòlars d'ingressos no declarats poden activar un avís de l'IRS.
Com evitar-ho: Manteniu una llista actualitzada de totes les fonts d'ingressos durant tot l'any. Abans de fer la declaració, compareu els vostres registres amb cada 1099 i W-2 que rebeu. Si falta un formulari, contacteu amb el pagador; l'IRS encara en té la seva còpia.
3. No pagar suficients impostos estimats trimestrals
Si preveieu que deureu més de 1.000 $ en impostos federals durant l'any, l'IRS us exigeix que feu pagaments trimestrals d'impostos estimats. No realitzar aquests pagaments o subestimar-los comporta sancions per pagament insuficient, calculades trimestralment.
Molts propietaris d'empreses novells no s'adonen que aquest requisit existeix fins que es troben amb una factura fiscal elevada —més sancions— en el moment de la declaració.
Com evitar-ho: Utilitzeu el Formulari 1040-ES de l'IRS per calcular els vostres pagaments trimestrals. Un mètode segur és pagar almenys el 100% del deute tributari de l'any anterior (el 110% si els vostres ingressos bruts ajustats van superar els 150.000 $). Marqueu els terminis trimestrals al vostre calendari: 15 d'abril, 15 de juny, 15 de setembre i 15 de gener de l'any següent.
4. Classificació errònia dels treballadors
Classificar els empleats com a contractistes independents és una de les àrees més vigilades en l'aplicació de la llei fiscal. La distinció és important perquè els ocupadors han de retenir l'impost sobre la renda, pagar els impostos de la Seguretat Social i Medicare, i pagar els impostos d'atur pels empleats, però no pels contractistes.
L'IRS utilitza una prova de diversos factors basada en el control del comportament, el control financer i el tipus de relació. Si dirigiu com, quan i on treballa algú, és probable que sigui un empleat independentment del que digui el vostre contracte. Fer-ho malament pot comportar impostos endarrerits, sancions i interessos per tots els treballadors classificats erròniament.
Com evitar-ho: Reviseu les directrius de l'IRS a la Publicació 15-A per a cada treballador. Quan la classificació no estigui clara, presenteu el Formulari SS-8 per sol·licitar una determinació de l'IRS. En cas de dubte, opteu per classificar algú com a empleat.
5. Barrejar despeses personals i empresarials
Deduir despeses personals com a costos empresarials és un dels principals activadors d'auditories. Els infractors comuns inclouen els àpats personals reclamats com a entreteniment empresarial, el quilometratge del vehicle personal registrat com a viatge de negocis i les despeses de la llar deduïdes sense complir el requisit d'ús exclusiu.
Fins i tot la barreja involuntària crea problemes. Quan les transaccions personals i empresarials flueixen pel mateix compte bancari, es torna difícil demostrar quines despeses eren realment relacionades amb el negoci si l'IRS ho demana.
Com evitar-ho: Manteniu comptes bancaris i targetes de crèdit separats per a la vostra empresa. Utilitzeu un sistema dedicat per categoritzar cada transacció a mesura que es produeix, no mesos després, quan els records s'han esvaït. Per a les despeses de vehicles, porteu un registre de quilometratge contemporani amb dates, destinacions i propòsits comercials.
6. Reclamació de deduccions incorrectes
Les petites empreses solen cometre errors amb les deduccions, ja sigui reclamant de més per despeses a les quals no tenen dret o utilitzant números rodons en lloc de xifres reals. L'IRS marca les declaracions amb deduccions que són desproporcionadament altes en relació amb els ingressos declarats—especialment en categories com àpats, viatges i despeses de despatx a casa.
L'ús de números rodons (reclamar exactament 5.000 ) també és un senyal d'alerta, ja que suggereix estimacions en lloc de registres reals.
Com evitar-ho: Només deduïu les despeses que pugueu justificar amb rebuts, factures o extractes bancaris. Utilitzeu xifres exactes dels vostres registres. Per als àpats i l'entreteniment, documenteu l'objectiu empresarial, els assistents i la relació amb el vostre negoci per a cada despesa.
7. Omissió de deduccions habituals que es passen per alt
Mentre que reclamar de més us pot portar problemes, reclamar de menys significa que esteu pagant més impostos dels que us corresponen. Molts propietaris de petites empreses perden deduccions legítimes simplement perquè no saben que existeixen.
Les deduccions que se solen passar per alt inclouen:
- Comissions d'administració de plans de jubilació — A banda de les contribucions mateixes, les comissions per configurar i mantenir un Solo 401(k) o un SEP-IRA són despeses comercials deduïbles.
- Deutes incobrables — Si utilitzeu la comptabilitat de meritació i no podeu cobrar els comptes a cobrar, podeu deduir l'import incobrable.
- Primes d'assegurances de negoci — Incloent la responsabilitat civil professional, la interrupció del negoci i la ciberassegurança.
- Desenvolupament professional — Cursos, certificacions, llibres i conferències relacionats amb el vostre negoci.
- Comissions bancàries i de processament — Comissions de processament de targetes de crèdit, comissions de comptes comercials i càrrecs bancaris d'empresa.
- Subscripcions de programari — Programari de comptabilitat, eines de gestió de projectes i altres aplicacions empresarials.
Com evitar-ho: Reviseu la llista de l'IRS de despeses comercials deduïbles a la Publicació 535 abans de presentar la declaració. Considereu la possibilitat de treballar amb un professional fiscal que entengui les deduccions específiques del vostre sector.
8. Errors en les declaracions d'informació (W-2 i 1099)
Si teniu empleats o pagueu a contractistes més de 600 $, heu d'emetre els formularis W-2 o 1099 abans del 31 de gener. Els errors senzills—noms mal escrits, números de la Seguretat Social incorrectes o imports salarials que no coincideixen—poden comportar sancions que van des de 60 per formulari per presentacions tardanes, amb sancions màximes que arriben als 1.261.000 per a les petites.
Com evitar-ho: Recolliu els formularis W-9 de cada contractista abans de realitzar el primer pagament. Verifiqueu els números de la Seguretat Social i els EIN amb la informació arxivada. Utilitzeu un programari de nòmines que generi i presenti automàticament aquests formularis per reduir els errors manuals.
9. Ignorar les obligacions tributàries estatals i locals
Els impostos federals reben la major part de l'atenció, però les obligacions estatals i locals fan ensopegar moltes petites empreses. Els requisits de recaptació de l'impost sobre les vendes s'han ampliat significativament des de la sentència del Tribunal Suprem de 2018 en el cas South Dakota v. Wayfair, que permet als estats exigir la recaptació de l'impost sobre les vendes als venedors de fora de l'estat que assoleixin determinats llindars.
Moltes petites empreses també passen per alt els pagaments d'impostos estimats a nivell estatal, els impostos de franquícia i els impostos comercials locals. Cada estat té les seves pròpies regles, terminis i sancions.
Com evitar-ho: Investigueu les vostres obligacions tributàries a cada estat on tingueu un nexe econòmic—és a dir, on veneu productes o serveis a clients d'aquest estat per sobre d'un llindar determinat. Considereu l'ús de programari d'automatització de l'impost sobre les vendes si veneu en diversos estats. Presenteu totes les declaracions estatals i locals en els seus respectius terminis, que poden diferir dels terminis federals.
10. Manteniment deficient dels registres
Gairebé tots els altres errors d'aquesta llista es remunten a un manteniment de registres inadequat. Sense registres financers organitzats i precisos, no podeu declarar els ingressos correctament, justificar les deduccions ni respondre eficaçment a una consulta de l'IRS.
L'IRS requereix que conserveu els registres comercials durant almenys tres anys des de la data en què vau presentar la declaració—o set anys si vau reclamar una pèrdua per deute incobrable o valors sense valor. A la pràctica, conservar els registres durant set anys proporciona un marge de seguretat còmode per a la majoria de situacions.
Com evitar-ho: Implementeu un sistema de comptabilitat des del primer dia. Registreu les transaccions a mesura que es produeixin en lloc d'intentar reconstruir mesos d'activitat abans d'una data límit. Guardeu còpies digitals de tots els rebuts i factures en un sistema organitzat. Concilieu els vostres llibres mensualment per detectar discrepàncies d'hora.
Què fer si ja heu comès un error
Si descobriu un error en una declaració presentada anteriorment, presenteu una declaració esmenada utilitzant el formulari 1040-X (per a persones físiques i empresaris individuals) o el formulari corresponent per a la vostra entitat empresarial. L'IRS generalment no penalitza els contribuents que corregeixen voluntàriament els errors, i presentar una esmena és molt millor que esperar que l'IRS descobreixi el problema.
En el cas de pagaments insuficients de l'impost estimat, sovint podeu reduir les sancions posant-vos al dia amb els pagaments tan aviat com sigui possible. La sanció es calcula diàriament, així que cada dia compta.
Simplifica la teva declaració d'impostos amb una millor comptabilitat
La millor defensa contra els errors en la declaració d'impostos és mantenir uns registres financers precisos i actualitzats durant tot l'any. Quan els teus llibres comptables estan organitzats, la temporada d'impostos es converteix en una qüestió de recopilar informació que ja tens, i no en una carrera frenètica per reconstruir un any de transaccions.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et proporciona una transparència i un control totals sobre les teves dades financeres. Cada transacció és traçable, controlada per versions i està preparada per a auditories; així, quan arriba la temporada d'impostos, estàs preparat. Comença de franc i elimina l'estrès de la declaració d'impostos.
