Интелигентни стратегии за намаляване на разходите, които няма да навредят на вашия бизнес

Всеки собственик на малък бизнес познава притискането: растящи разходи от една страна и конкурентен натиск от друга. Инстинктът в трудни моменти често е да се съкращават разходите навсякъде, където е възможно. Но ето какво отличава процъфтяващия бизнес от този, който се бори за оцеляване — интелигентното намаляване на разходите защитава това, което прави бизнеса ви ценен, като същевременно елиминира истинските загуби.

Според данни от индустрията, бизнесите, които подхождат стратегически към намаляването на разходите, могат да спестят 10-30% от оперативните разходи, без да жертват качеството или потенциала за растеж. Ключът се крие в това да знаете къде да съкращавате и къде да инвестирате.

Това ръководство ще ви преведе през доказани стратегии, които успешните собственици на малък бизнес използват, за да намалят разходите, като същевременно поддържат — а често и подобряват — своята дейност.

Започнете с одит на разходите

Преди да правите каквито и да е съкращения, ви е необходима ясна картина на това къде отиват парите ви. Много собственици на бизнес са изненадани да открият, че плащат за услуги, които вече не използват, или за абонаменти, чиято цена тихомълком се е повишила.

Как да проведете ефективен одит на разходите

Прегледайте всяко периодично плащане. Извадете извлечения от банкови сметки и кредитни карти за три до шест месеца. Потърсете абонаменти, софтуерни лицензи и автоматични подновявания. Може да откриете дублиращи се услуги — като например плащане едновременно за Zoom и Google Meet — или инструменти, които са имали смисъл преди две години, но вече не отговарят на вашия работен процес.

Категоризирайте разходите си. Групирайте разходите в категории като технологии, помещения, персонал, маркетинг и консумативи. Това разкрива кои области консумират най-голямата част от вашия бюджет и къде съкращенията биха имали най-голям ефект.

Поставяйте под въпрос всеки разход. За всеки ред от списъка попитайте: Това директно ли подпомага генерирането на приходи? Можем ли да постигнем същия резултат за по-малко пари? Какво би се случило, ако напълно премахнем това?

Много бизнеси установяват, че само одитът на разходите — преди прилагането на каквито и да е промени — идентифицира 5-15% спестявания от излишни услуги и пренебрегнати загуби.

Преговаряйте с продавачи и доставчици

Ако не сте преразглеждали договорите си с доставчици наскоро, вероятно плащате повече от необходимото. Доставчиците очакват преговори, а лоялните клиенти често имат повече влияние, отколкото осъзнават.

Ефективни тактики за преговори

Вземете конкурентни оферти. Преди всяко подновяване получете поне две или три оферти от конкурентни доставчици. Дори ако предпочитате настоящия си доставчик, познаването на пазарната цена засилва позицията ви при преговорите.

Предложете нещо в замяна. Доставчиците са по-склонни към намаляване на цените, когато получават стойност в замяна. Помислете за предлагане на:

• По-дълги договорни ангажименти за по-ниски цени
• Предплащане в замяна на отстъпки
• Консолидирано закупуване на множество продуктови линии
• Препоръки към други бизнеси

Фокусирайте се върху повече от просто цената. Сроковете на плащане могат да бъдат толкова ценни, колкото и намаленията на цените. Удължаването на сроковете на плащане от нето-30 на нето-60 подобрява вашия паричен поток, без да струва много на доставчика. Можете също така да договорите безплатна доставка, удължени гаранции или приоритетна поддръжка.

Не приемайте първата оферта. Отнасяйте се към преговорите с доставчиците като към всяка друга бизнес транзакция. Първоначалната оферта обикновено оставя място за движение.

За текущи отношения с доставчици, помислете за прилагане на годишни прегледи на разходите. Формален процес, който всяка година изследва цените, условията и алтернативите, предотвратява тихото нарастване на разходите.

Намалете разходите за енергия и комунални услуги

Малките предприятия в САЩ харчат средно по 1500 долара на месец за енергийни разходи. Според Министерството на енергетиката на САЩ, интелигентните мерки за ефективност могат да намалят тези сметки с до 30% — потенциално 5400 долара или повече годишно за типичен малък бизнес.

Бързи победи за пестене на енергия

Преминете към LED осветление. Светодиодите използват 75% по-малко енергия от крушките с нажежаема жичка и издържат 25 пъти по-дълго. Първоначалните разходи се изплащат за месеци чрез по-ниски сметки за електричество и намалени разходи за подмяна.

Програмирайте термостатите си. Отоплението и охлаждането съставляват приблизително 40% от потреблението на електроенергия в търговските обекти. Програмируемите термостати, които намаляват отоплението или охлаждането по време на часовете, когато помещенията са празни, могат да намалят разходите за ОВК (HVAC) с 10% годишно. Интелигентните термостати отиват още по-далеч, като изучават моделите на използване и се настройват автоматично.

Управлявайте офис оборудването. Компютрите, принтерите и другата електроника консумират енергия дори в режим на готовност. Настройването на оборудването да "заспива" след кратки периоди на неактивност може да намали консумацията на енергия с до 70%. Интелигентните разклонители, които прекъсват захранването на неактивни устройства, предлагат лесно решение.

Поискайте енергиен одит. Много компании за комунални услуги предлагат безплатни или евтини енергийни одити, които идентифицират специфични възможности за спестяване. Професионалните одити обикновено струват около 440 долара, но могат да генерират препоръки, които спестяват хиляди годишно.

По-дългосрочни инвестиции

Подобрете изолацията и уплътняването. Течовете на въздух през стени, прозорци и врати принуждават ОВК системите да работят по-усилено. Уплътняването на тези течове е една от инвестициите в ефективност с най-бърза възвращаемост.

Търсете по-добри тарифи. На либерализираните енергийни пазари можете да сравнявате доставчиците и потенциално да намерите по-ниски тарифи. Дори на регулираните пазари, различните тарифни структури могат по-добре да отговарят на вашите модели на потребление.

Прегърнете дистанционната и гъвкава работа

Преминаването към дистанционна и хибридна работа предлага реални спестявания на разходи за компаниите, които са готови да се адаптират. Намаляването или премахването на нуждите от офис пространство може да спести значителни суми от наем, комунални услуги, застраховки и офис консумативи.

Изчисляване на спестяванията

Проучванията показват, че компаниите могат да спестят над 10 000 долара годишно на служител, който работи дистанционно на пълен работен ден. Дори хибридните модели — със служители в офиса два или три дни в седмицата — могат да ви позволят да се преместите в по-малко и по-евтино пространство.

Освен наема, дистанционната работа намалява разходите за:

• Комунални услуги и поддръжка на помещенията
• Офис мебели и оборудване
• Субсидии за паркинг и пътуване до работното място
• Консумативи за кухнята и закуски
• Почистване и хигиенни услуги

Ефективно организиране на дистанционната работа

Спестяването на разходи се реализира само ако дистанционната работа не вреди на продуктивността или корпоративната култура. Успешните компании, работещи предимно дистанционно, инвестират в:

Инструменти за комуникация. Качествената видеоконферентна връзка, чат платформите и софтуерът за управление на проекти поддържат разпределените екипи свързани и координирани.

Ясни очаквания. Документираните процеси и измеримите резултати помагат на дистанционните служители да останат продуктивни без постоянен надзор.

Целенасочено изграждане на култура. Редовните екипни срещи, виртуалните социални събития и случайните лични срещи поддържат връзките, които правят екипите ефективни.

Консолидирайте софтуера и технологиите

Средният малък бизнес използва десетки софтуерни инструменти, много от които с припокриващи се функции. Тази фрагментация увеличава разходите директно чрез абонаментни такси и индиректно чрез сложността на управлението на множество системи.

Одит на вашия софтуерен стек

Направете списък на всеки софтуерен инструмент, за който вашият бизнес плаща. За всеки от тях документирайте:

• Месечна или годишна цена
• Основно предназначение
• Колко души действително го използват
• С какво се интегрира
• Дали алтернативи биха могли да служат за същата цел

Вероятно ще откриете възможности за консолидация. Например, един инструмент за управление на проекти може да включва проследяване на времето, елиминирайки нуждата от отделно приложение за тази цел. Платформа за комуникация „всичко в едно“ може да замени отделни инструменти за чат, видео и споделяне на файлове.

Внимавайте за „пълзящите“ абонаменти

Софтуерните абонаменти имат свойството да се натрупват. Инструмент, приет за един проект, се превръща в постоянен разход. Новите служители добавят лицензи, без да се оценява необходимостта от тях. Цените се повишават тихо при всяко подновяване.

Борете се с неконтролираното нарастване на абонаментите чрез:

• Изискване на одобрение за нови покупки на софтуер
• Провеждане на тримесечни прегледи на активните абонаменти
• Анулиране на пробни периоди, преди да се превърнат в платени планове
• Договаряне на годишни договори за инструменти, от които определено се нуждаете

Приоритизирайте задържането на служителите

Загубата на служител е скъпа. Според изследване на SHRM, преките разходи за наемане на заместник възлизат средно на около 4 700 долара — и това е преди да се вземат предвид загубената продуктивност по време на вакантното място, времето за обучение на новия служител и тежестта върху останалите членове на екипа.

Когато включите всички тези разходи, замяната на служител често струва от половината до два пъти годишната му заплата. Това прави задържането една от най-ефективните ви стратегии за намаляване на разходите.

Задържане без големи увеличения на заплатите

Не е задължително да харчите повече от конкурентите, за да задържите добрите хора. Изследванията последователно показват, че служителите ценят:

Възможности за растеж. Обучението, новите отговорности и кариерното развитие често са по-важни от минималните увеличения на заплатата. Инвестирането в уменията на вашия екип подобрява както задържането, така и способностите на фирмата.

Гъвкавост. Възможностите за дистанционна работа, гъвкавото работно време и разбирането към личните ангажименти струват малко, но оказват значително влияние върху това как служителите се чувстват на работа.

Признание и култура. Признаването на добре свършената работа, насърчаването на връзките в екипа и създаването на положителна работна среда не изискват големи бюджети.

Ясна комуникация. Служителите, които разбират накъде се е насочила компанията и как те се вписват в това бъдеще, е по-вероятно да останат ангажирани и отдадени.

Сметката е проста: изразходването на няколко хиляди долара за инициативи за задържане струва далеч по-малко от десетките хиляди, необходими за замяна на напускащ служител.

Аутсорсвайте стратегически

Не всяка функция трябва да се изпълнява вътре в компанията. Аутсорсингът (външното възлагане) може да намали разходите, като същевременно подобри качеството на задачите извън вашата основна експертиза.

Подходящи кандидати за аутсорсинг

Административни функции. Обработката на заплати (payroll), администрирането на обезщетения и счетоводството често струват по-малко, когато се поемат от специалисти, които могат да разпределят фиксираните си разходи между много клиенти.

Специализирана експертиза. Юридическата подкрепа, счетоводството и ИТ поддръжката често са по-рентабилни, когато са аутсорснати, отколкото когато се поддържа вътрешен персонал — особено за по-малки предприятия, които нямат нужда от пълно работно време.

Променливо работно натоварване. Функции като графичен дизайн, писане на съдържание или обслужване на клиенти, които имат непредсказуемо търсене, могат да бъдат по-ефективно възложени на външни изпълнители, плащайки само за това, което ви е необходимо.

Капани на аутсорсинга, които трябва да избягвате

Не аутсорсвайте основната си компетентност. Всичко, което прави бизнеса ви ценен за клиентите, трябва да остане под вашия пряк контрол.

Оценявайте общата цена, а не само почасовата ставка. По-евтините доставчици често изискват повече време за управление и допускат повече грешки. Изчислете реалната цена, включително вашето време и евентуалната преработка.

Поддържайте видимост. Аутсорсингът не означава отказ от отговорност. Установете ясни показатели, редовни проверки и стандарти за качество за всяка външно възложена функция.

Фокусирайте се върху задържането на клиенти

Придобиването на нов клиент струва от пет до седем пъти повече, отколкото запазването на съществуващ. Въпреки това много фирми насочват ресурсите си предимно към придобиване, докато инвестират недостатъчно в задържането.

Стратегии за задържане, които се отплащат

Подобрете процеса на въвеждане (onboarding). Клиентите, които разбират как да извлекат стойност от вашия продукт или услуга, са по-склонни да останат. Инвестирайте в ясна документация, проактивна поддръжка и показатели за ранен успех.

Реагирайте бързо и ефективно. Бързото и полезно обслужване на клиенти изгражда лоялност. Клиентите, чиито проблеми са разрешени ефективно, често стават по-лоялни от тези, които никога не са имали проблеми.

Поддържайте контакт. Редовната комуникация — бюлетини, периодични проверки, образователно съдържание — поддържа бизнеса ви в съзнанието на клиентите и предоставя възможности за демонстриране на стойност.

Искайте обратна връзка. Клиентите, които се чувстват чути, са по-склонни да останат. Редовните анкети или разговори ви помагат да идентифицирате и разрешите проблемите, преди те да доведат до отлив на клиенти (churn).

Дори малките подобрения в процентите на задържане се натрупват с времето чрез повишена жизнена стойност на клиента (customer lifetime value).

Използвайте нискобюджетни маркетингови стратегии

Маркетинговите бюджети често биват съкращавани първи при усилия за намаляване на разходите, но пълното спиране на придобиването на клиенти може да бъде по-лошо от прекомерните разходи за него. Вместо това се насочете към маркетингови канали, които предлагат висока възвръщаемост без големи инвестиции.

Маркетингови подходи с висока възвръщаемост (ROI)

Маркетинг чрез съдържание. Образователни публикации в блогове, видеоклипове и ръководства, които отговарят на въпросите на вашите клиенти, могат да генерират трафик и потенциални клиенти (leads) месеци или години след създаването им.

Имейл маркетинг. Имейлът остава един от най-рентабилните маркетингови канали с високи нива на конверсия и минимални разходи за контакт.

Програми за препоръки. Систематичното искане на препоръки от доволни клиенти струва малко, но генерира висококачествени потенциални клиенти.

Присъствие в социалните мрежи. Органичното присъствие в социалните мрежи — споделяне на ценно съдържание, ангажиране с вашата общност и изграждане на взаимоотношения — изисква време, но минимални преки разходи.

Местни партньорства. Сътрудничеството с допълващи се бизнеси за споделяне на аудитории може да разшири обхвата без разходи за реклама.

Превърнете управлението на разходите в постоянен процес

Най-успешните усилия за намаляване на разходите не са еднократни проекти, а постоянни дисциплини. Вграждането на редовни прегледи и непрекъснато подобрение във вашите операции предотвратява повторното нарастване на разходите.

Установете редовни прегледи

Месечен преглед на разходите. Кратките месечни прегледи на разходите помагат за ранното улавяне на проблеми, преди те да се натрупат.

Тримесечна оценка на доставчиците. Всяко тримесечие оценявайте едно или две основни партньорства с доставчици за потенциални спестявания или алтернативи.

Годишно преструктуриране на бюджета. Вместо просто да коригирате миналогодишния бюджет с определен процент, периодично изграждайте бюджета си от нулата, обосновавайки всеки разход.

Създайте култура на осъзнатост към разходите

Когато всеки в организацията мисли за разходите, спестяванията се умножават. Насърчавайте служителите да предлагат идеи за спестяване. Обмислете споделянето на финансови резултати, за да може екипът да разбере как разходите влияят на бизнеса. Празнувайте успешните инициативи за намаляване на разходите.

Съкращавайте стратегически, а не повсеместно

Най-важният принцип при намаляването на разходите: защитавайте това, което носи стойност за вашия бизнес. Съкращаването на разходи, които пряко подпомагат генерирането на приходи, често струва повече, отколкото спестява.

Вместо повсеместни съкращения, оценявайте всеки разход въз основа на неговата връзка със стойността за клиента и приходите. Някои области заслужават повишени инвестиции дори по време на съкращаване на разходите, ако стимулират растеж. Други трябва да бъдат значително намалени или премахнати, ако не допринасят за успеха на вашия бизнес.

Стратегическото управление на разходите не се състои в това да харчите по-малко за всичко — става въпрос за разумно харчене за нещата, които имат значение.

Поддържайте финансите си организирани от първия ден

Докато прилагате тези стратегии за намаляване на разходите, ясната финансова видимост става от съществено значение. Не можете да управлявате това, което не можете да измерите, и не можете да идентифицирате пилеенето без точни записи за това накъде текат парите.

Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст (plain-text accounting), което ви осигурява пълна прозрачност върху вашите финанси. С записи под контрол на версиите и без „черни кутии“, вие винаги знаете точно къде отиват парите ви — което улеснява забелязването на възможности за спестяване и проверката дали усилията ви за намаляване на разходите работят. Започнете безплатно и поемете контрола върху бизнес финансите си.