Estratègies intel·ligents de reducció de costos que no perjudicaran el teu negoci
Cada propietari de petita empresa coneix la pressió: l'augment dels costos d'una banda i la pressió competitiva de l'altra. L'instint quan les coses van mal dades sol ser retallar despeses on sigui possible. Però aquí està el que separa les empreses pròsperes de les que tenen dificultats: la reducció intel·ligent de costos protegeix el que fa que el teu negoci sigui valuós alhora que elimina el malbaratament real.
Segons dades del sector, les empreses que adopten un enfocament estratègic per a la reducció de costos poden estalviar entre un 10 i un 30% en despeses operatives sense sacrificar la qualitat o el potencial de creixement. La clau resideix a saber on retallar i on invertir.
Aquesta guia et condueix a través d'estratègies contrastades que els propietaris d'èxit de petites empreses utilitzen per reduir costos mantenint —i sovint millorant— les seves operacions.
Comença amb una auditoria de despeses
Abans de fer qualsevol retallada, necessites una imatge clara de cap a on van realment els teus diners. Molts propietaris de negocis es sorprenen al descobrir que estan pagant per serveis que ja no utilitzen o subscripcions que han augmentat de preu silenciosament.
Com realitzar una auditoria de despeses eficaç
Revisa cada càrrec recurrent. Reuneix els extractes bancaris i de targetes de crèdit dels últims tres a sis mesos. Busca subscripcions, llicències de programari i renovacions automàtiques. Pots trobar serveis duplicats —com pagar per Zoom i Google Meet alhora— o eines que tenien sentit fa dos anys però que ja no s'ajusten al teu flux de treball.
Categoritza les teves despeses. Agrupa la despesa en categories com tecnologia, instal·lacions, personal, màrqueting i subministraments. Això revela quines àrees consumeixen la part més gran del teu pressupost i on les retallades podrien tenir el major impacte.
Qüestiona cada despesa. Per a cada partida, pregunta't: Dona suport directament a la generació d'ingressos? Podríem aconseguir el mateix resultat per menys? Què passaria si l'eliminéssim completament?
Moltes empreses descobreixen que només una auditoria de despeses —abans d'implementar cap canvi— identifica un estalvi del 5 al 15% provinent de serveis redundants i malbarataments passats per alt.
Negocia amb venedors i proveïdors
Si no has renegociat els teus contractes amb proveïdors recentment, és probable que estiguis pagant més del necessari. Els proveïdors esperen negociacions, i els clients fidels sovint tenen més força de la que creuen.
Tàctiques de negociació eficaces
Obté pressupostos competitius. Abans de qualsevol renovació, obté almenys dos o tres pressupostos de proveïdors de la competència. Encara que prefereixis el teu proveïdor actual, conèixer el preu de mercat reforça la teva posició negociadora.
Ofereix alguna cosa a canvi. Els proveïdors són més receptius a les reduccions de preu quan reben valor a canvi. Considera oferir:
- Compromisos de contracte més llargs a canvi de tarifes més baixes
- Pagament anticipat a canvi de descomptes
- Compres consolidades a través de múltiples línies de productes
- Referències a altres empreses
Centra't més enllà del preu. Les condicions de pagament poden ser tan valuoses com les reduccions de preu. Estendre les condicions de pagament de net a 30 dies a net a 60 millora el teu flux de caixa sense costar gaire al proveïdor. També podries negociar l'enviament gratuït, garanties ampliades o suport prioritari.
No acceptis la primera oferta. Tracta les negociacions amb proveïdors com qualsevol altra transacció comercial. El pressupost inicial sol tenir marge de moviment.
Per a les relacions contínues amb proveïdors, considera implementar revisions anuals de costos. Un procés formal que examini preus, condicions i alternatives cada any evita que els costos s'incrementin silenciosament.
Redueix els costos d'energia i subministraments
Les petites empreses dels EUA gasten una mitjana de 1.500 o més anuals per a una petita empresa típica.
Guanys ràpids per estalviar energia
Actualitza a il·luminació LED. Els LED consumeixen un 75% menys d'energia que les bombetes incandescents i duren 25 vegades més. El cost inicial s'amortitza en pocs mesos mitjançant factures d'electricitat més baixes i menors despeses de substitució.
Programa els teus termòstats. La calefacció i la refrigeració representen aproximadament el 40% de l'ús d'electricitat comercial. Els termòstats programables que redueixen la calefacció o la refrigeració durant les hores en què no hi ha ningú poden retallar els costos de climatització en un 10% anual. Els termòstats intel·ligents van més enllà aprenent els patrons d'ús i ajustant-se automàticament.
Gestiona l'equipament de l'oficina. Els ordinadors, impressores i altres aparells electrònics consumeixen energia fins i tot en mode d'espera. Configurar l'equipament per entrar en mode de repòs després de períodes curts d'inactivitat pot reduir l'ús d'energia fins a un 70%. Les regletes intel·ligents que tallen l'alimentació als dispositius inactius ofereixen una solució fàcil.
Sol·licita una auditoria energètica. Moltes companyies de serveis públics ofereixen auditories energètiques gratuïtes o de baix cost que identifiquen oportunitats específiques d'estalvi. Les auditories professionals solen costar uns 440 $, però poden generar recomanacions que estalviïn milers d'euros anualment.
Inversions a llarg termini
Millora l'aïllament i el segellat de l'aire. Les fugues d'aire a través de parets, finestres i portes obliguen els sistemes de climatització a treballar més. Segellar aquestes fugues és una de les inversions en eficiència amb el retorn més ràpid.
Busca millors tarifes. En els mercats d'energia desregulats, pots comparar proveïdors i potencialment trobar tarifes més baixes. Fins i tot en mercats regulats, diferents estructures tarifàries podrien ajustar-se millor als teus patrons de consum.
Adoptar el treball remot i flexible
El canvi cap al treball remot i híbrid ofereix un estalvi de costos real per a les empreses disposades a adaptar-se. Reduir o eliminar els requisits d'espai d'oficina pot estalviar substancialment en lloguer, subministraments, assegurances i material d'oficina.
Càlcul de l'estalvi
Les investigacions indiquen que les empreses poden estalviar més de 10.000 dòlars l'any per empleat que treballa a distància a temps complet. Fins i tot els acords híbrids —amb empleats a l'oficina dos o tres dies a la setmana— poden permetre reduir la mida a un espai més petit i econòmic.
Més enllà del lloguer, els acords remots redueixen els costos de:
- Subministraments i manteniment de les instal·lacions
- Mobiliari i equipament d'oficina
- Subvencions d'aparcament i desplaçaments
- Articles per a la sala de descans i aperitius
- Serveis de neteja i manteniment
Com fer que el treball remot sigui efectiu
L'estalvi de costos només es materialitza si el treball remot no perjudica la productivitat ni la cultura. Les empreses amb èxit basades en el treball remot inverteixen en:
Eines de comunicació. La videoconferència de qualitat, les plataformes de xat i el programari de gestió de projectes mantenen els equips distribuïts connectats i alineats.
Expectatives clares. Els processos documentats i els resultats mesurables ajuden els treballadors remots a mantenir-se productius sense una supervisió constant.
Construcció deliberada de la cultura. Les reunions d'equip regulars, els esdeveniments socials virtuals i les trobades presencials ocasionals mantenen les connexions que fan que els equips siguin efectius.
Consolidar el programari i la tecnologia
La petita empresa mitjana utilitza dotzenes d'eines de programari, moltes amb funcions que se superposen. Aquesta fragmentació augmenta els costos directament mitjançant les quotes de subscripció i indirectament a través de la complexitat de gestionar múltiples sistemes.
Auditeu la vostra pila de programari
Llisteu cada eina de programari per la qual paga la vostra empresa. Per a cadascuna, documenteu:
- Cost mensual o anual
- Propòsit principal
- Quanta gent la utilitza realment
- Amb què s'integra
- Si hi ha alternatives que puguin servir per al mateix propòsit
És probable que trobeu oportunitats de consolidació. Per exemple, una eina de gestió de projectes podria incloure el seguiment del temps, eliminant la necessitat d'una aplicació de seguiment del temps independent. Una plataforma de comunicació integral podria substituir eines separades per a xat, vídeo i compartició de fitxers.
Atenció a l'acumulació de subscripcions
Les subscripcions de programari tenen una tendència a acumular-se. Una eina adoptada per a un projecte es converteix en una despesa permanent. Les noves incorporacions afegeixen llicències sense avaluar-ne la necessitat. Els preus augmenten silenciosament a cada renovació.
Combateu l'acumulació de subscripcions:
- Requerint aprovació per a noves compres de programari
- Realitzant revisions trimestrals de les subscripcions actives
- Cancel·lant les proves abans que es converteixin en plans de pagament
- Negociant contractes anuals per a les eines que realment necessiteu
Prioritzar la retenció d'empleats
Perdre un empleat és car. Segons la investigació de SHRM, el cost directe de contractar un substitut és de mitjana d'uns 4.700 dòlars, i això és abans de comptabilitzar la pèrdua de productivitat durant la vacant, el temps de formació per al nou empleat i la càrrega sobre els membres restants de l'equip.
Quan es tenen en compte tots aquests costos, substituir un empleat sovint costa entre la meitat i el doble del seu salari anual. Això fa que la retenció sigui una de les vostres estratègies de reducció de costos més efectives.
Retenció sense grans augments
No cal necessàriament gastar més que els competidors per mantenir la bona gent. La investigació mostra constantment que els empleats valoren:
Oportunitats de creixement. La formació, les noves responsabilitats i el desenvolupament de la carrera professional sovint importen més que els augments salarials marginals. Invertir en les habilitats del vostre equip millora tant la retenció com la capacitat.
Flexibilitat. Les opcions de treball remot, els horaris flexibles i la comprensió de les obligacions personals costen poc, però impacten significativament en com se senten els empleats respecte a la seva feina.
Reconeixement i cultura. Reconèixer la bona feina, fomentar la connexió de l'equip i crear un entorn de treball positiu no requereixen grans pressupostos.
Comunicació clara. Els empleats que entenen cap a on va l'empresa i com encaixen en aquest futur tenen més probabilitats de mantenir-se compromesos i implicats.
Els càlculs són senzills: gastar uns quants milers de dòlars en iniciatives de retenció costa molt menys que les desenes de milers necessàries per substituir un empleat que marxa.
Externalitzar de manera estratègica
No totes les funcions s'han de realitzar internament. L'externalització pot reduir els costos alhora que millora la qualitat de les tasques fora de la vostra competència principal.
Bons candidats per a l'externalització
Funcions administratives. El processament de nòmines, l'administració de beneficis i la comptabilitat sovint costen menys quan són gestionats per especialistes que poden repartir els seus costos fixos entre molts clients.
Expertesa especialitzada. El suport legal, comptable i informàtic són sovint més rendibles quan s'externalitzen que quan es disposa de personal intern, especialment per a empreses petites que no necessiten atenció a temps complet.
Càrregues de treball variables. Les funcions com el disseny gràfic, la redacció de continguts o el servei al client que tenen una demanda impredictible es poden externalitzar de manera més eficient, pagant només pel que necessiteu.
Errors de l'externalització a evitar
No externalitzeu la vostra competència principal. Qualsevol cosa que faci que el vostre negoci sigui valuós per als clients ha de romandre sota el vostre control directe.
Avalueu el cost total, no només la tarifa horària. Els proveïdors més barats sovint requereixen més temps de gestió i produeixen més errors. Calculeu el cost real incloent el vostre temps i qualsevol correcció.
Mantingueu la visibilitat. Externalitzar no significa abdicar de la responsabilitat. Establiu mètriques clares, controls periòdics i estàndards de qualitat per a qualsevol funció externalitzada.
Centreu-vos en la retenció de clients
Adquirir un client nou costa de cinc a set vegades més que mantenir-ne un de ja existent. Malgrat això, moltes empreses centren els seus recursos principalment en l'adquisició mentre inverteixen poc en la retenció.
Estratègies de retenció que donen resultats
Milloreu l'acollida (onboarding). Els clients que entenen com obtenir valor del vostre producte o servei tenen més probabilitats de quedar-se. Invertiu en documentació clara, suport proactiu i indicadors d'èxit primerenc.
Responeu de manera ràpida i eficaç. Un servei d'atenció al client ràpid i útil genera fidelitat. Els clients que veuen resolts els seus problemes de manera eficient sovint es tornen més lleials que aquells que mai han tingut cap problema.
Mantingueu el contacte. La comunicació regular —butlletins, seguiments, contingut educatiu— manté la vostra empresa present i ofereix oportunitats per demostrar valor.
Demaneu opinions. Els clients que se senten escoltats tenen més probabilitats de quedar-se. Les enquestes o converses periòdiques us ajuden a identificar i abordar problemes abans que provoquin la baixa dels clients.
Fins i tot les petites millores en les taxes de retenció es multipliquen amb el temps a través de l'augment del valor de vida del client.
Utilitzeu estratègies de màrqueting de baix cost
Els pressupostos de màrqueting solen ser els primers a ser retallats durant els esforços de reducció de costos, però reduir completament l'adquisició de clients pot ser pitjor que gastar-hi massa. En lloc d'això, opteu per canals de màrqueting que ofereixin bons rendiments sense grans inversions.
Enfocaments de màrqueting amb un alt ROI
Màrqueting de continguts. Les publicacions educatives al blog, els vídeos i les guies que responen a les preguntes dels vostres clients poden generar trànsit i contactes durant mesos o anys després de la seva creació.
Màrqueting per correu electrònic. El correu electrònic continua sent un dels canals de màrqueting més rendibles, amb altes taxes de conversió i un cost mínim per contacte.
Programes de referits. Demanar sistemàticament referències als clients satisfets costa poc però produeix contactes d'alta qualitat.
Presència a les xarxes socials. Les xarxes socials orgàniques —compartir contingut valuós, interactuar amb la comunitat i establir relacions— requereixen temps però una despesa directa mínima.
Aliances locals. Col·laborar amb empreses complementàries per compartir audiències pot ampliar l'abast sense costos publicitaris.
Feu que la gestió de costos sigui continua
Els esforços de reducció de costos més exitosos no són projectes puntuals, sinó disciplines contínues. Incorporar revisions periòdiques i millores constants a les vostres operacions evita que els costos tornin a pujar.
Establiu revisions periòdiques
Revisió mensual de despeses. Les revisions mensuals breus de les despeses ajuden a detectar problemes d'hora abans que s'agreugin.
Avaluació trimestral de proveïdors. Cada trimestre, avalueu una o dues relacions importants amb proveïdors per trobar possibles estalvis o alternatives.
Reconstrucció anual del pressupost. En lloc d'ajustar simplement el pressupost de l'any passat en un percentatge, reconstruïu periòdicament el pressupost des de zero, justificant cada despesa.
Creeu una cultura conscient dels costos
Quan tothom a l'organització pensa en els costos, els estalvis es multipliquen. Animeu els empleats a suggerir idees d'estalvi de costos. Considereu compartir els resultats financers perquè l'equip entengui com afecten les despeses al negoci. Celebreu les iniciatives reeixides de reducció de costos.
Retalleu estratègicament, no de manera generalitzada
El principi més important en la reducció de costos: protegiu el que genera valor per al vostre negoci. Retallar despeses que donen suport directe a la generació d'ingressos sovint costa més del que estalvia.
En lloc de retallades generalitzades, avalueu cada despesa en funció de la seva connexió amb el valor per al client i els ingressos. Algunes àrees mereixen una major inversió fins i tot durant els esforços de reducció de costos si impulsen el creixement. Altres s'haurien de reduir significativament o eliminar si no contribueixen a l'èxit del vostre negoci.
La gestió estratègica dels costos no consisteix a gastar menys en tot, sinó a gastar amb seny en allò que realment importa.
Mantingueu les vostres finances organitzades des del primer dia
A mesura que implementeu aquestes estratègies de reducció de costos, la visibilitat financera clara esdevé essencial. No podeu gestionar el que no podeu mesurar, i no podeu identificar malbarataments sense registres precisos d'on van els diners.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència total sobre les vostres finances. Amb registres amb control de versions i sense caixes negres, sempre sabreu exactament on van els vostres diners, cosa que facilita la detecció d'oportunitats d'estalvi i la verificació que els vostres esforços de reducció de costos estan funcionant. Comenceu gratis i preneu el control de les finances del vostre negoci.
