Inteligentné stratégie znižovania nákladov, ktoré nepoškodia vaše podnikanie

Každý majiteľ malého podniku pozná ten tlak: rastúce náklady na jednej strane, konkurenčný tlak na strane druhej. Inštinktom v ťažkých časoch je často okresávať výdavky všade, kde sa dá. Ale práve to odlišuje prosperujúce podniky od tých, ktoré zápasia o prežitie – inteligentné znižovanie nákladov chráni to, čo robí váš podnik hodnotným, a zároveň eliminuje skutočné plytvanie.

Podľa priemyselných údajov môžu podniky, ktoré pristupujú k znižovaniu nákladov strategicky, ušetriť 10 – 30 % prevádzkových nákladov bez toho, aby obetovali kvalitu alebo potenciál rastu. Kľúč spočíva v tom, vedieť, kde šetriť a kde investovať.

Táto príručka vás prevedie osvedčenými stratégiami, ktoré úspešní majitelia malých podnikov používajú na zníženie nákladov pri zachovaní – a často aj zlepšení – ich prevádzky.

Začnite auditom výdavkov

Predtým, ako urobíte akékoľvek škrty, potrebujete jasný obraz o tom, kam vaše peniaze skutočne odchádzajú. Mnohí majitelia firiem sú prekvapení, keď zistia, že platia za služby, ktoré už nevyužívajú, alebo za predplatné, ktorého cena sa potichu zvýšila.

Ako vykonať efektívny audit výdavkov

Skontrolujte každý opakujúci sa poplatok. Vytiahnite si výpisy z bankových a kreditných kariet za tri až šesť mesiacov. Hľadajte predplatné, softvérové licencie a automatické obnovy. Môžete nájsť duplicitné služby – napríklad platenie za Zoom aj Google Meet – alebo nástroje, ktoré mali zmysel pred dvoma rokmi, ale už nevyhovujú vášmu pracovnému postupu.

Kategorizujte svoje výdavky. Rozdeľte výdavky do kategórií, ako sú technológie, priestory, personál, marketing a zásoby. To odhalí, ktoré oblasti spotrebúvajú najväčšiu časť vášho rozpočtu a kde by škrty mohli mať najväčší dopad.

Spochybnite každý výdavok. Pri každej položke sa opýtajte: Podporuje to priamo generovanie výnosov? Mohli by sme dosiahnuť rovnaký výsledok za menej? Čo by sa stalo, keby sme to úplne zrušili?

Mnohé podniky zisťujú, že samotný audit výdavkov – ešte pred zavedením akýchkoľvek zmien – identifikuje 5 – 15 % úspor z nadbytočných služieb a prehliadaného plytvania.

Vyjednávajte s dodávateľmi

Ak ste v poslednom čase neprejednali svoje zmluvy s dodávateľmi, pravdepodobne platíte viac, než je potrebné. Dodávatelia očakávajú vyjednávanie a lojálni zákazníci majú často väčší vplyv, než si uvedomujú.

Efektívne taktiky vyjednávania

Získajte konkurenčné ponuky. Pred každým obnovením zmluvy získajte aspoň dve alebo tri ponuky od konkurenčných dodávateľov. Aj keď preferujete svojho súčasného poskytovateľa, znalosť trhovej ceny posilňuje vašu vyjednávaciu pozíciu.

Ponúknite niečo na oplátku. Dodávatelia sú prístupnejší k znižovaniu cien, keď za to dostanú protihodnotu. Zvážte ponuku:

• Dlhších zmluvných záväzkov výmenou za nižšie sadzby
• Platbu vopred výmenou za zľavy
• Konsolidovaný nákup viacerých produktových línií
• Odporúčania iným podnikom

Zamerajte sa na viac než len na cenu. Platobné podmienky môžu byť rovnako cenné ako zníženie cien. Predĺženie platobných lehôt z net-30 na net-60 zlepší váš cash flow bez toho, aby to dodávateľa stálo veľa. Môžete tiež vyjednať dopravu zdarma, predĺženú záruku alebo prioritnú podporu.

Neprijímajte prvú ponuku. K vyjednávaniu s dodávateľmi pristupujte ako k akejkoľvek inej obchodnej transakcii. V počiatočnej ponuke je zvyčajne priestor na pohyb.

V prípade prebiehajúcich dodávateľských vzťahov zvážte zavedenie každoročných kontrol nákladov. Formálny proces, ktorý každý rok skúma ceny, podmienky a alternatívy, zabraňuje nenápadnému zvyšovaniu nákladov.

Znížte náklady na energiu a služby

Malé podniky v USA vynakladajú na náklady na energiu v priemere 1 500 USD mesačne. Podľa Ministerstva energetiky USA môžu inteligentné opatrenia na zvýšenie efektívnosti znížiť tieto účty až o 30 % – čo pre typický malý podnik predstavuje potenciálne 5 400 USD alebo viac ročne.

Rýchle spôsoby, ako ušetriť energiu

Prejdite na LED osvetlenie. LED žiarovky spotrebujú o 75 % menej energie ako klasické žiarovky a vydržia 25-krát dlhšie. Počiatočné náklady sa vrátia v priebehu niekoľkých mesiacov vďaka nižším účtom za elektrinu a nižším nákladom na výmenu.

Naprogramujte si termostaty. Vykurovanie a chladenie predstavujú zhruba 40 % spotreby elektriny v komerčných priestoroch. Programovateľné termostaty, ktoré obmedzujú vykurovanie alebo chladenie počas hodín, keď sú priestory prázdne, môžu znížiť náklady na HVAC o 10 % ročne. Inteligentné termostaty idú ešte ďalej tým, že sa učia vzorce používania a automaticky sa prispôsobujú.

Spravujte kancelársku techniku. Počítače, tlačiarne a iná elektronika spotrebúvajú energiu aj v pohotovostnom režime. Nastavenie zariadení do režimu spánku po krátkom čase nečinnosti môže znížiť spotrebu energie až o 70 %. Inteligentné predlžovacie káble, ktoré prerušia napájanie nečinných zariadení, ponúkajú jednoduché riešenie.

Požiadajte o energetický audit. Mnohé energetické spoločnosti ponúkajú bezplatné alebo lacné energetické audity, ktoré identifikujú konkrétne možnosti úspor. Profesionálne audity zvyčajne stoja približne 440 USD, ale môžu vygenerovať odporúčania, ktoré ušetria tisíce ročne.

Dlhodobejšie investície

Zlepšite izoláciu a utesnenie. Úniky vzduchu cez steny, okná a dvere nútia systémy HVAC pracovať intenzívnejšie. Utesnenie týchto únikov je jednou z investícií do efektívnosti s najrýchlejšou návratnosťou.

Hľadajte lepšie sadzby. Na deregulovaných energetických trhoch môžete porovnávať poskytovateľov a potenciálne nájsť nižšie sadzby. Dokonca aj na regulovaných trhoch môžu rôzne štruktúry sadzieb lepšie zodpovedať vašim vzorcom spotreby.

Osvojte si prácu na diaľku a flexibilitu

Prechod na prácu na diaľku a hybridný model ponúka reálne úspory nákladov pre firmy, ktoré sú ochotné sa prispôsobiť. Zníženie alebo úplné odstránenie požiadaviek na kancelárske priestory môže výrazne ušetriť na nájomnom, energiách, poistení a kancelárskych potrebách.

Výpočet úspor

Výskumy naznačujú, že firmy môžu ušetriť viac ako 10 000 USD ročne na jedného zamestnanca, ktorý pracuje plne na diaľku. Dokonca aj hybridné usporiadania — so zamestnancami v kancelárii dva alebo tri dni v týždni — vám môžu umožniť presunúť sa do menších a lacnejších priestorov.

Okrem nájomného znižujú opatrenia spojené s prácou na diaľku náklady na:

• Energie a údržbu priestorov
• Kancelársky nábytok a vybavenie
• Dotácie na parkovanie a dochádzanie
• Zásoby do kuchynky a občerstvenie
• Upratovacie a údržbárske služby

Zefektívnenie práce na diaľku

Úspory nákladov sa prejavia len vtedy, ak práca na diaľku nepoškodí produktivitu alebo firemnú kultúru. Úspešné spoločnosti s prioritou práce na diaľku investujú do:

Komunikačných nástrojov. Kvalitné videokonferencie, chatovacie platformy a softvér na správu projektov udržiavajú distribuované tímy prepojené a zosúladené.

Jasných očakávaní. Dokumentované procesy a merateľné výsledky pomáhajú pracovníkom na diaľku zostať produktívnymi aj bez neustáleho dohľadu.

Cieľavedomého budovania kultúry. Pravidelné tímové stretnutia, virtuálne spoločenské podujatia a občasné osobné stretnutia udržiavajú väzby, vďaka ktorým sú tímy efektívne.

Konsolidujte softvér a technológie

Priemerný malý podnik využíva desiatky softvérových nástrojov, pričom mnohé z nich majú prekrývajúce sa funkcie. Táto fragmentácia zvyšuje náklady priamo prostredníctvom poplatkov za predplatné a nepriamo prostredníctvom zložitosti správy viacerých systémov.

Auditujte svoj softvérový balík

Urobte si zoznam každého softvérového nástroja, za ktorý vaša firma platí. Pri každom z nich zdokumentujte:

• Mesačné alebo ročné náklady
• Hlavný účel
• Koľko ľudí ho skutočne používa
• S čím sa integruje
• Či by rovnaký účel mohli splniť alternatívy

Pravdepodobne nájdete príležitosti na konsolidáciu. Napríklad nástroj na správu projektov môže zahŕňať sledovanie času, čím odpadá potreba samostatnej aplikácie na sledovanie času. Komunikačná platforma „všetko v jednom“ môže nahradiť samostatné nástroje pre chat, video a zdieľanie súborov.

Pozor na nekontrolovaný nárast predplatného

Softvérové predplatné majú tendenciu sa hromadiť. Nástroj prijatý pre jeden projekt sa stane trvalým výdavkom. Noví zamestnanci pridávajú licencie bez vyhodnotenia ich nevyhnutnosti. Ceny sa pri každom obnovení nenápadne zvyšujú.

Bojujte proti nekontrolovanému nárastu predplatného takto:

• Vyžadujte schválenie nových nákupov softvéru
• Vykonávajte štvrťročné revízie aktívnych predplatných
• Zrušte skúšobné verzie skôr, ako sa zmenia na platené programy
• Vyjednajte ročné zmluvy pre nástroje, ktoré určite potrebujete

Prioritizujte udržanie zamestnancov

Strata zamestnanca je drahá. Podľa výskumu SHRM dosahujú priame náklady na nábor náhrady v priemere okolo 4 700 USD — a to ešte pred započítaním straty produktivity počas neobsadeného miesta, času na zaškolenie nového zamestnanca a záťaže pre zostávajúcich členov tímu.

Keď započítate všetky tieto náklady, nahradenie zamestnanca často stojí polovicu až dvojnásobok jeho ročného platu. To robí z udržania zamestnancov jednu z vašich najúčinnejších stratégií znižovania nákladov.

Udržanie zamestnancov bez výrazného zvyšovania platov

Nemusíte nevyhnutne preplácať konkurentov, aby ste si udržali šikovných ľudí. Výskumy konzistentne ukazujú, že zamestnanci oceňujú:

Príležitosti na rast. Školenia, nové zodpovednosti a kariérny rozvoj majú často väčší význam ako marginálne zvýšenie platu. Investovanie do zručností vášho tímu zlepšuje retenciu aj schopnosti.

Flexibilitu. Možnosti práce na diaľku, flexibilná pracovná doba a pochopenie osobných povinností stoja málo, ale výrazne ovplyvňujú to, ako zamestnanci vnímajú svoju prácu.

Uznanie a kultúru. Uznanie dobre odvedenej práce, podpora tímového prepojenia a vytváranie pozitívneho pracovného prostredia si nevyžadujú veľké rozpočty.

Jasnú komunikáciu. Zamestnanci, ktorí rozumejú tomu, kam firma smeruje a ako do tejto budúcnosti zapadajú, majú väčšiu tendenciu zostať angažovaní a oddaní.

Matematika je jednoduchá: vynaloženie niekoľkých tisíc dolárov na iniciatívy na udržanie zamestnancov stojí oveľa menej ako desiatky tisíc potrebné na nahradenie odchádzajúceho pracovníka.

Outsourcing vykonávajte strategicky

Nie každá funkcia musí byť vykonávaná interne. Outsourcing môže znížiť náklady a zároveň zvýšiť kvalitu úloh, ktoré sú mimo vašej hlavnej expertízy.

Vhodní kandidáti na outsourcing

Administratívne funkcie. Spracovanie miezd, správa benefitov a účtovníctvo stoja často menej, ak ich vykonávajú špecialisti, ktorí môžu rozdeliť svoje fixné náklady medzi mnohých klientov.

Špecializované odborné znalosti. Právna podpora, účtovníctvo a IT podpora sú často nákladovo efektívnejšie pri outsourcingu než pri internom obsadení — najmä pre menšie firmy, ktoré nepotrebujú pozornosť na plný úväzok.

Variabilné pracovné zaťaženie. Funkcie ako grafický dizajn, písanie obsahu alebo zákaznícky servis, ktoré majú nepredvídateľný dopyt, sa dajú efektívnejšie zabezpečiť externe, pričom platíte len za to, čo potrebujete.

Nástrahy outsourcingu, ktorým sa treba vyhnúť

Neoutsourcujte svoju kľúčovú kompetenciu. To, čo robí vašu firmu hodnotnou pre zákazníkov, by malo zostať pod vašou priamou kontrolou.

Vyhodnocujte celkové náklady, nielen hodinovú sadzbu. Lacnejší poskytovatelia často vyžadujú viac času na riadenie a robia viac chýb. Vypočítajte si skutočné náklady vrátane vášho času a akýchkoľvek opráv.

Udržujte si prehľad. Outsourcing neznamená vzdanie sa zodpovednosti. Stanovte si jasné metriky, pravidelné kontroly a štandardy kvality pre každú outsourcovanú funkciu.

Zamerajte sa na udržanie si zákazníkov

Získanie nového zákazníka stojí päť až sedemkrát viac ako udržanie si existujúceho. Napriek tomu sa mnohé podniky zameriavajú predovšetkým na akvizíciu, pričom do retencie investujú nedostatočne.

Stratégie udržania si zákazníkov, ktoré sa vyplatia

Zlepšite onboarding. Zákazníci, ktorí rozumejú tomu, ako získať hodnotu z vášho produktu alebo služby, pri vás pravdepodobne ostanú dlhšie. Investujte do jasnej dokumentácie, proaktívnej podpory a indikátorov skorého úspechu.

Reagujte rýchlo a efektívne. Rýchly a nápomocný zákaznícky servis buduje lojalitu. Zákazníci, ktorých problémy sú vyriešené efektívne, sa často stávajú lojálnejšími než tí, ktorí nikdy žiadne problémy nemali.

Zostaňte v kontakte. Pravidelná komunikácia — newslettre, kontrolné stretnutia, vzdelávací obsah — udržiava váš podnik v povedomí a poskytuje príležitosti na preukázanie hodnoty.

Požiadajte o spätnú väzbu. Zákazníci, ktorí majú pocit, že ich hlas je vypočutý, s väčšou pravdepodobnosťou zostanú. Pravidelné prieskumy alebo rozhovory vám pomôžu identifikovať a vyriešiť problémy skôr, než povedú k odchodu zákazníkov (churn).

Aj malé zlepšenia v miere retencie sa časom znásobujú prostredníctvom zvýšenej celoživotnej hodnoty zákazníka.

Využívajte nízkonákladové marketingové stratégie

Marketingové rozpočty sa pri znižovaní nákladov často škrtajú ako prvé, ale úplné zastavenie akvizície zákazníkov môže byť horšie ako nadmerné míňanie na ňu. Namiesto toho sa presuňte k marketingovým kanálom, ktoré ponúkajú silnú návratnosť bez veľkých investícií.

Marketingové prístupy s vysokou návratnosťou investícií

Obsahový marketing. Vzdelávacie blogové príspevky, videá a príručky, ktoré odpovedajú na otázky vašich zákazníkov, môžu generovať návštevnosť a potenciálnych klientov (leads) mesiace či roky po ich vytvorení.

E-mailový marketing. E-mail zostáva jedným z najefektívnejších marketingových kanálov s vysokou mierou konverzie a minimálnymi nákladmi na kontakt.

Odporúčacie programy. Systematické žiadanie spokojných zákazníkov o odporúčania stojí málo, ale prináša vysokokvalitných potenciálnych klientov.

Prítomnosť na sociálnych sieťach. Organické sociálne médiá — zdieľanie hodnotného obsahu, komunikácia s komunitou a budovanie vzťahov — si vyžadujú čas, ale minimálne priame výdavky.

Lokálne partnerstvá. Spolupráca s komplementárnymi firmami za účelom zdieľania publika môže rozšíriť dosah bez nákladov na reklamu.

Urobte z riadenia nákladov nepretržitý proces

Najúspešnejšie snahy o znižovanie nákladov nie sú jednorazové projekty, ale dlhodobé disciplíny. Zavedenie pravidelných kontrol a neustáleho zlepšovania do vašich procesov zabráni tomu, aby náklady opäť nenápadne rástli.

Zaveďte pravidelné kontroly

Mesačný prehľad výdavkov. Krátke mesačné kontroly výdavkov pomáhajú zachytiť problémy včas, skôr než narastú.

Štvrťročné hodnotenie dodávateľov. Každý štvrťrok vyhodnoťte jeden alebo dva dôležité vzťahy s dodávateľmi z hľadiska možných úspor alebo alternatív.

Každoročná prestavba rozpočtu. Namiesto prostého upravovania minuloročného rozpočtu o určité percento pravidelne zostavujte rozpočet nanovo „na zelenej lúke“ a odôvodňujte každý výdavok.

Vytvorte kultúru zameranú na náklady

Keď o nákladoch premýšľa každý v organizácii, úspory sa znásobujú. Povzbudzujte zamestnancov k navrhovaniu nápadov na úsporu nákladov. Zvážte zdieľanie finančných výsledkov, aby tím pochopil, ako výdavky ovplyvňujú podnikanie. Oslavujte úspešné iniciatívy na zníženie nákladov.

Škrtajte strategicky, nie plošne

Najdôležitejší princíp pri znižovaní nákladov: chráňte to, čo tvorí hodnotu pre vaše podnikanie. Krátenie výdavkov, ktoré priamo podporujú generovanie príjmov, často stojí viac, než sa ním ušetrí.

Namiesto plošných škrtov vyhodnoťte každý výdavok na základe jeho prepojenia s hodnotou pre zákazníka a príjmami. Niektoré oblasti si zaslúžia zvýšené investície aj počas snáh o znižovanie nákladov, ak poháňajú rast. Iné by mali byť výrazne obmedzené alebo eliminované, ak neprispievajú k úspechu vášho podnikania.

Strategické riadenie nákladov nie je o tom míňať menej na všetko — je o rozumnom investovaní do toho, na čom záleží.

Udržujte si poriadok vo financiách od prvého dňa

Pri implementácii týchto stratégií znižovania nákladov sa jasná finančná viditeľnosť stáva nevyhnutnou. Nemôžete riadiť to, čo nemôžete merať, a nemôžete identifikovať plytvanie bez presných záznamov o tom, kam prúdia peniaze.

Beancount.io poskytuje nástroje na plain-text účtovníctvo, ktoré vám prinesú úplnú transparentnosť vašich financií. Vďaka záznamom spravovaným systémom na správu verzií a bez „čiernych skriniek“ vždy presne viete, kam odchádzajú vaše peniaze — čo uľahčuje hľadanie príležitostí na úsporu a overovanie efektivity vašich snáh o znižovanie nákladov. Začnite zadarmo a prevezmite kontrolu nad svojimi firemnými financiami.