Счетоводство на кафене: Пълно финансово ръководство за собственици на кафенета

Средностатистическото кафене работи с марж на печалбата от едва 4% — което означава, че една единствена счетоводна грешка може да заличи труда на цяла седмица. Въпреки това, много собственици на кафенета отварят врати без ясно разбиране за финансовите специфики, характерни за техния бранш.

От проследяването на нетрайни стокови наличности до управлението на бакшишите и навигирането през сезонните колебания, счетоводството на кафене изисква прецизност, която надхвърля основното бизнес счетоводство. Добрата новина? С правилните системи можете да превърнете вашите финанси от източник на стрес в мощен инструмент за разрастване на бизнеса.

Това ръководство обхваща всичко, което трябва да знаете за управлението на финансите на вашето кафене — от основни счетоводни практики до данъчни облекчения, които може би пропускате.

Защо счетоводството на кафене е различно

Управлението на кафене включва финансови съображения, които значително се различават от другите бизнеси в търговията на дребно. Разбирането на тези уникални предизвикателства е първата стъпка към изграждането на устойчив бизнес.

Сложност на нетрайните стокови наличности

За разлика от магазин за дрехи или железария, вашият основен инвентар има срок на годност. Млякото се разваля, сладкишите изсъхват, а дори и кафето на зърна губи свежестта си с течение на времето. Това създава постоянен баланс между поддържането на достатъчно наличности за задоволяване на търсенето и минимизирането на брака.

Ефективното проследяване на инвентара означава повече от просто броене на това, което е по рафтовете — то изисква мониторинг на нивата на разваляне, проследяване на безплатни продукти (като мостри или награди за лоялност) и разбиране на сезонните модели на търсене. Без подходящи системи, бракуваният инвентар може значително да изкриви изчисленията на разходите и маржовете на печалба.

Голям обем трансакции с ниска стойност

Кафенетата обработват десетки или дори стотици малки трансакции дневно. Лате за 5 лева тук, сладкиш за 3 лева там — поотделно те изглеждат незначителни, но колективно те формират жизнената сила на вашия бизнес. Този модел на трансакции с голям обем създава уникални предизвикателства при воденето на отчетност:

• Работата с пари в брой става по-сложна
• Таксите за обработка на банкови карти се натрупват по-бързо
• Малките несъответствия могат да бъдат по-трудни за откриване
• Ежедневното засичане (реконсилация) става задължително

Отчитане на бакшиши и съответствие

Данъчните служби имат специфични разпоредби относно отчитането на доходите от бакшиши и кафенетата попадат директно в обхвата на тези изисквания. Независимо дали вашите баристи получават бакшиши чрез кутия, картови плащания или и двете, вие носите отговорност за точното им отчитане. Неспазването на изискванията може да доведе до санкции, докато правилното управление гарантира, че вашите служители получават пълните си осигурителни права.

Сезонни колебания в приходите

Топлите напитки се продават повече през зимата; студените кафета доминират през лятото. Много кафенета също така виждат сутрешни пикове, които далеч надвишават следобедния трафик. Тези предвидими модели влияят на всичко — от решенията за персонала до покупките на инвентар — и вашето счетоводство трябва да улавя тези вариации, за да информира вземането на интелигентни бизнес решения.

Основни финансови документи, от които се нуждае всяко кафене

Преди да преминем към ежедневните практики, нека установим основните финансови документи, които трябва да поддържате.

Отчет за приходите и разходите (ОПР)

Вашият ОПР показва приходите, разходите и печалбата за определен период. За кафенетата този документ разкрива дали операциите ви са устойчиви и къде може би губите пари. Преглеждайте го най-малко веднъж месечно — ежеседмично, ако сте във фаза на растеж или преструктуриране.

Ключови показатели, които трябва да следите в ОПР:

• Марж на брутната печалба: Бенчмаркът за индустрията е 75-80% за напитките
• Процент на разходите за труд: Целете се към 25-35% от продажбите
• Процент на наема: Стремете се към по-малко от 15% от приходите
• Процент на разходите за храна: Поддържайте себестойността на продадените стоки (COGS) около 25-30% за повечето кафенета

Счетоводен баланс

Докато ОПР показва представянето във времето, вашият баланс предоставя моментна снимка на финансовото състояние във всеки един момент. Той изброява какво притежавате (активи като оборудване, инвентар и парични средства), какво дължите (пасиви като заеми и задължения към доставчици) и вашия собствен капитал в бизнеса.

Отчет за паричните потоци

Паричният поток е особено критичен за кафенетата поради ежедневното боравене с пари в брой. Вашият отчет за паричните потоци проследява движението на пари навътре и навън, като ви помага да предвидите недостиг и да планирате големи разходи като подмяна на оборудване.

Ежедневни счетоводни задачи за собственици на кафенета

Последователните ежедневни навици предотвратяват превръщането на малките проблеми в големи трудности.

Записване на всички трансакции

Всяка продажба, разход и плащане се нуждаят от документация. Вашата POS система трябва автоматично да улавя продажбите, но ще ви трябват процеси за:

• Засичане на касовия апарат
• Обработка на партиди от кредитни карти
• Разходи от касата за дребни нужди
• Плащания към доставчици
• Възстановяване на разходи на служители

Засичане на касовата наличност

В края на всяка смяна или ден пребройте парите си в брой и ги сравнете с това, което вашата POS система казва, че трябва да има там. Малки отклонения се случват, но постоянните липси показват проблем — независимо дали става въпрос за кражба, неправилно връщане на ресто или грешки при записване на трансакциите.

Проследявайте бакшишите отделно

Поддържайте отделен запис за всички приходи от бакшиши, независимо дали са в брой или електронни. Това ви защитава по време на одити и гарантира точно данъчно отчитане за вашите служители.

Документирайте използването на инвентара

Отбелязвайте всеки инвентар, който е изхвърлен поради разваляне, даден като мостри или използван за храна на служителите. Това „свиване“ (фира) пряко влияе върху изчисленията на себестойността на продадените стоки.

Седмични и месечни счетоводни практики

Седмични задачи

Преглед на задълженията към доставчици (Accounts Payable): Знайте кои сметки предстои да бъдат платени и се уверете, че имате пари в брой, за да ги покриете.

Анализирайте тенденциите в продажбите: Сравнете тази седмица със същата седмица миналата година. Имате ли възходяща или низходяща тенденция?

Проверявайте нивата на инвентара: Правете поръчки въз основа на действителни данни за потреблението, а не на предположения.

Преглед на разходите за труд: Увеличиха ли се извънредните часове? Имате ли твърде много персонал в слабите периоди?

Месечни задачи

Равняване на всички банкови сметки: Сравнете всяка трансакция във вашите книги с банковите си извлечения.

Генериране на финансови отчети: Изгответе вашия отчет за приходите и разходите (P&L), баланс и отчет за паричните потоци.

Преглед на вземанията от клиенти (Accounts Receivable): Ако предлагате сметки на местни фирми, проследете просрочените плащания.

Анализирайте рентабилността по продукти: Кои напитки и храни генерират най-голяма печалба? Кои ви дърпат назад?

Подаване на изискуемите данъчни плащания: Данъците върху заплатите, данъците върху продажбите и прогнозните данъци върху доходите имат крайни срокове.

Чести счетоводни грешки в кафенетата, които да избягвате

Смесване на лични и бизнес финанси

Това е грешка номер едно, която правят новите собственици на кафенета. Използването на вашата бизнес сметка за лични разходи – или обратното – създава счетоводен кошмар и може да има сериозни данъчни последици. Отворете специална бизнес сметка и я използвайте изключително за бизнес трансакции.

Игнориране на малките ежедневни разходи

Онова ходене до магазина за спешно мляко за $15, бакшишът от $8 за шофьора на доставката, таксата за паркиране от $20 за среща с доставчик – тези малки разходи в брой се натрупват. Без да ги документирате, вие надценявате печалбите си и потенциално пропускате легитимни данъчни облекчения.

Твърде ниски цени в менюто

Много собственици на кафенета определят цени въз основа на това, което таксуват конкурентите, вместо да изчисляват действителните си разходи. Вземете предвид не само съставките, но и труда, режийните разходи, отпадъците и целевия ви марж на печалба. Правилният анализ на разходите често разкрива, че популярни артикули всъщност носят загуби.

Пренебрегване на фирата на инвентара

Ако не проследявате развалянето и отпадъците, вашите изчисления за себестойността на продадените стоки са неточни. Това води до неправилни маржове на печалба и лоши решения за ценообразуване. Внедрете проста система за ежедневно записване на изхвърления инвентар.

Пропускане на месечното равняване

Изкушаващо е да оставите равняването на заден план, когато сте заети, но грешките се натрупват с времето. Едно малко несъответствие през януари се превръща в голямо главоболие до декември. Планирайте равняването като задължителна месечна задача.

Неправилно отчитане на бакшишите

Неточното отчитане на бакшишите на служителите може да доведе до наказания от данъчните органи и да лиши служителите ви от подходящи социалноосигурителни права. Внедрете ясна система за документиране на всички бакшиши и осигурете съответствие с федералните и държавните изисквания.

Данъчни облекчения, които собствениците на кафенета често пропускат

Максимизирането на вашите облекчения намалява данъчната ви тежест по законен път. Ето някои често пренебрегвани облекчения за кафенета:

Амортизация на оборудването

Вашата еспресо машина, мелнички, хладилни агрегати и мебели могат да бъдат амортизирани през полезния им живот. Еспресо машина за $10 000 може да донесе $2 000 годишно под формата на амортизационни отчисления за период от пет години. Използвайте формуляр 4562 на IRS (или съответния местен документ), за да отчетете амортизацията.

Ремонти и поддръжка

Поправянето на течащия кран, обслужването на вашата еспресо машина или ремонтът на счупен стол – тези разходи за поддръжка са напълно подлежащи на приспадане през годината, в която са направени.

Обучение на служители

Разходите за обучение на баристи, включително материали и заплати, платени по време на обучението, подлежат на приспадане. Това включва сертификати за безопасност на храните и специализирани курсове за приготвяне на кафе.

Униформи и брандиране

Престилките, тениските и друго брандирано облекло, предоставено на служителите, подлежат на приспадане, както и разходите за пране, ако вие се занимавате с почистването.

Професионални услуги

Таксите, платени на счетоводители, одитори, адвокати и бизнес консултанти, са напълно подлежащи на приспадане. Това включва и разходите за абонаменти за счетоводен софтуер.

Маркетинг и реклама

Рекламите в социалните медии, отпечатаните менюта, разходите за програми за лоялност и промоционалните материали се квалифицират като бизнес разходи.

Бизнес застраховка

Премиите за обща отговорност, застраховка на имущество, обезщетения на работниците и отговорност за продукта са подлежащи на приспадане.

Лихви по бизнес кредити

Ако сте финансирали оборудването си, покупките на техника или оборотния си капитал, лихвената част от вашите плащания подлежи на приспадане.

Екологични инициативи

Инвестициите в енергийно ефективно оборудване, устойчиви опаковки или други екологични подобрения могат да се квалифицират за данъчни облекчения или кредити.

Настройване на вашия Сметкоплан

Добре организираният сметкоплан прави проследяването и отчитането много по-лесни. Ето една препоръчителна структура за кафенета:

Сметки за приходи

• Кафе и еспресо напитки
• Чай и други напитки
• Хранителни продукти (сладкиши, сандвичи и др.)
• Продажба на стоки
• Приходи от кетъринг
• Продажби на карти за подарък

Себестойност на продадените стоки

• Кафе на зърна и консумативи
• Мляко и млечни продукти
• Съставки за храна
• Опаковки и консумативи за еднократна употреба
• Разходи за стоки

Оперативни разходи

• Заплати и осигуровки
• Наем и битови сметки
• Поддръжка на оборудването
• Маркетинг и реклама
• Застраховки
• Професионални услуги
• Материали и дребен инвентар
• Такси за обработка на кредитни карти
• Лицензи и разрешителни

Активи

• Парични средства и банкови сметки
• Наличности
• Оборудване
• Подобрения на наети активи
• Предплатени разходи

Пасиви

• Задължения към доставчици
• Задължения по заеми
• ДДС за плащане
• Данъци върху заплатите за плащане
• Приходи за бъдещи периоди (карти за подарък)

Технологични инструменти за счетоводство на кафене

Интеграция с ПОС системи

Изберете ПОС система (POS), която се интегрира с вашия счетоводен софтуер. Тази автоматизация елиминира ръчното въвеждане на данни, намалява грешките и осигурява видимост на продажбите в реално време. Популярни опции включват Square, Toast и Clover, като всички те предлагат счетоводни интеграции.

Счетоводен софтуер

Облачно базираният счетоводен софтуер осигурява достъпност отвсякъде и автоматични резервни копия. Търсете функции като автоматично извличане на банкови извлечения, проследяване на инвентара и управление на заплатите. За кафенетата интеграцията с ПОС системата е особено ценна.

Управление на наличностите

Специализираните инструменти за управление на инвентара помагат за проследяване на бързоразвалящи се стоки, определяне на точки за повторна поръчка и изчисляване на процента на фирата. Някои ПОС системи включват тази функционалност; други изискват отделни приложения.

Проследяване на работното време

Точното проследяване на времето предотвратява грешки при изчисляване на заплатите и помага за анализиране на разходите за труд. Много ПОС системи включват основни функции за отчитане на времето или можете да използвате специализирани приложения, които се интегрират с вашия доставчик на услуги за ТРЗ.

Кога да наемете професионална помощ

Въпреки че много собственици на кафенета започват, като сами водят счетоводството си, идва момент, в който професионалната помощ е оправдана:

• Прекарвате повече от 5 часа седмично в счетоводство: Времето ви е по-ценно, ако е насочено към управлението на бизнеса.
• Допуснали сте скъпоструващи грешки: Грешки в данъчните декларации или прогнозите за паричните потоци са сигнал, че е време за експертна помощ.
• Разраствате се: Отварянето на допълнителни обекти увеличава сложността експоненциално.
• Търсите финансиране: Кредиторите очакват професионално подготвени финансови отчети.
• Не сте сигурни дали сте печеливши: Ако не можете да отговорите уверено на този въпрос, имате нужда от помощ.

Счетоводителят може да се занимава с ежедневното водене на документацията, докато дипломиран експерт-счетоводител (CPA) осигурява стратегическо данъчно планиране и гарантира съответствие с нормативната уредба. Много собственици на кафенета установяват, че наемането на счетоводител през първите две-три години помага за изграждането на добри навици и системи.

Ключови показатели за ефективност (KPI) за проследяване

Освен основните финансови отчети, следете тези KPI, за да разберете състоянието на вашето кафене:

• Средна стойност на трансакцията: Клиентите купуват ли повече или по-малко с течение на времето?
• Трансакции на час труд: Колко продуктивен е вашият екип?
• Оборот на наличностите: Колко бързо се изчерпват стоките на склад?
• Процент на фирата: Каква част от инвентара се изхвърля?
• Разходи за придобиване на клиент: Колко средства за маркетинг се харчат за привличането на всеки нов клиент?
• Жизнена стойност на клиента: Колко харчи средният клиент през периода на взаимоотношенията си с вас?

Поддържайте финансите на вашето кафене в отлична форма

Управляването на успешно кафене изисква повече от страхотно кафе и приятелско обслужване – то изисква финансова дисциплина и внимание към детайла. Тънките маржове в тази индустрия оставят малко място за счетоводни грешки, но с подходящите системи можете да поддържате ясна видимост върху състоянието на вашия бизнес и да вземате информирани решения за растеж.

Beancount.io предлага счетоводство в текстови формат (plain-text accounting), което дава на собствениците на кафенета пълна прозрачност и контрол върху техните финансови данни. Проследявайте разходите за инвентар, наблюдавайте маржовете на печалба и поддържайте записи, готови за одит – всичко това във формат с контрол на версиите и готов за работа с изкуствен интелект. Започнете безплатно и вижте защо собствениците на бизнес преминават към счетоводство в текстови формат за по-ясни финансови анализи.