Как да наваксате счетоводството на малкия си бизнес: Ръководство стъпка по стъпка

Ако сте собственик на малък бизнес, който е изостанал със счетоводството, не сте сами. Между управлението на операциите, обслужването на клиентите и разрастването на бизнеса ви, воденето на финансови записи често попада в дъното на списъка с приоритети. Но наваксването с книгите ви не трябва да е непосилно. Ето едно практическо ръководство, което да ви помогне да се върнете в правилния път.

Защо наваксването е важно

Преди да се потопим в това как да го направите, нека да разгледаме защо това е от решаващо значение. Точното, актуално счетоводство не е само за спазване на данъчните изисквания - въпреки че това със сигурност е важно. Подредените книги ви помагат да:

• Вземате информирани бизнес решения въз основа на реални финансови данни
• Идентифицирате проблемите с паричните потоци, преди да станат критични
• Максимизирате приспаданията, когато настъпи данъчният сезон
• Отговаряте на условията за заеми или привличате инвеститори, ако имате нужда от капитал
• Откривате тенденции в приходите и разходите
• Намалите стреса и да избегнете трескавостта в последния момент

Стъпка 1: Оценете щетите

Започнете с определяне на това колко точно сте изостанали. Съберете всички финансови документи, които можете да намерите:

• Банкови извлечения и извлечения по кредитни карти
• Фактури, изпратени до клиенти
• Сметки и разписки от доставчици
• Ведомости за заплати
• Документи за заеми
• Всяка предишна счетоводна работа, която сте завършили

Създайте проста времева линия, показваща кои месеци се нуждаят от внимание. Това ви дава ясна представа за предстоящата задача и ви помага да приоритизирате.

Стъпка 2: Организирайте документите си

Създайте система за архивиране - дигитална или физическа - която има смисъл за вашия бизнес. Обмислете организиране по:

• Месец и година
• Вид транзакция (приходи, разходи, заплати)
• Категория (офис консумативи, пътувания, комунални услуги)

Много собственици на бизнес намират успех с проста структура на папки на компютъра си или в облачно хранилище, с подпапки за всеки месец. Ключът е в последователността - каквато и система да изберете, придържайте се към нея за в бъдеще.

Стъпка 3: Първо съгласувайте банковите сметки

Започнете със съгласуване на банковите сметки, тъй като то осигурява основата за всичко останало. За всеки месец, с който сте изостанали:

1. Съпоставете транзакциите от банковото извлечение с вашите разписки и фактури
2. Идентифицирайте и категоризирайте всяка транзакция
3. Маркирайте всички несъответствия или липсваща документация
4. Запишете крайния баланс

Съгласуването на банковите сметки ви помага да хванете грешки, да идентифицирате измамни такси и да гарантирате, че работите с точни данни. Това е досадна работа, но е от съществено значение.

Стъпка 4: Записвайте приходите и разходите

След като банковите ви сметки са съгласувани, систематично записвайте всички приходи и разходи. За всяка транзакция:

• Въведете датата
• Запишете сумата
• Присвоете я към подходящата категория
• Добавете кратко описание
• Прикачете или посочете подкрепящия документ

Бъдете последователни с категоризацията си. Използването на едни и същи категории всеки месец улеснява проследяването на тенденциите и изготвянето на финансови отчети.

Стъпка 5: Обработвайте вземанията и задълженията

Не забравяйте за парите, които ви дължат или парите, които дължите:

Вземания: Прегледайте всички неплатени клиентски фактури. Актуализирайте записите си, за да покажете кои са платени, кои са просрочени и кои все още са в очакване.

Задължения: Избройте всички неплатени сметки от доставчици. Приоритизирайте ги по дата на падеж, за да избегнете такси за закъснение и да поддържате добри отношения с доставчиците.

Стъпка 6: Прегледайте и категоризирайте правилно

Правилната категоризация е от решаващо значение за данъчното време. Често срещаните категории включват:

• Офис разходи
• Маркетинг и реклама
• Професионални услуги
• Пътувания и храна
• Разходи за превозни средства
• Домашен офис (ако е приложимо)
• Себестойност на продадените стоки

Когато се съмнявате как да категоризирате нещо, направете си бележка и се консултирайте с данъчен специалист по-късно. По-добре е да маркирате съмнителни елементи, отколкото да гадаете неправилно.

Стъпка 7: Генерирайте финансови отчети

След като наваксате, създайте основни финансови отчети:

Отчет за приходите (печалба и загуба): Показва вашите приходи, разходи и нетна печалба за определен период. Това ви казва дали вашият бизнес е печеливш.

Баланс: Показва вашите активи, пасиви и собствен капитал към определен момент. Това показва цялостното ви финансово състояние.

Тези отчети ви помагат да разберете финансовото здраве на вашия бизнес и са от съществено значение за подготовката на данъци, заявленията за заеми и стратегическото планиране.

Стъпка 8: Внедрете системи, за да сте в крак с времето

Наваксването е само половината от битката - да сте в крак с времето е също толкова важно. Обмислете тези стратегии:

• Планирайте седмично време за счетоводство: Отделете 1-2 часа всяка седмица, за да въвеждате транзакции и да архивирате документи. Последователността предотвратява забавянето.

• Преминете към дигитално: Използвайте приложения за сканиране на разписки и свържете банковите си сметки със счетоводен софтуер, за да автоматизирате въвеждането на данни.

• Създайте контролен списък: Разработете месечен контролен списък за счетоводство, за да сте сигурни, че изпълнявате всички необходими задачи.

• Задайте напомняния: Използвайте календарни сигнали за важни крайни срокове като тримесечни данъчни плащания, подаване на ведомости за заплати и проследяване на фактури.

Кога да обмислите професионална помощ

Понякога подходът „направи си сам“ не е осъществим. Обмислете наемане на помощ, ако:

• Изостанали сте с повече от 6 месеца
• Вашият бизнес има сложни транзакции (инвентар, множество потоци от приходи и т.н.)
• Изправени сте пред одит или трябва да кандидатствате за финансиране
• Задачата влияе на психичното ви здраве или отнема време от дейности, генериращи приходи
• Постоянно изоставате въпреки най-добрите си усилия

Професионалните счетоводители често могат да наваксат месеци забавяне много по-бързо от зает собственик на бизнес и гарантират, че всичко е точно и съвместимо.

Предимството на новото начало

След като наваксате, ще изпитате незабавни ползи:

• Намалено безпокойство: Ще знаете точно къде се намира вашият бизнес във финансово отношение
• По-добро вземане на решения: Данните в реално време ви помагат да вземате информирани решения относно ценообразуването, наемането и инвестициите
• Данъчна готовност: Когато настъпи данъчният сезон, ще бъдете подготвени, а не паникьосани
• Професионална надеждност: Подредените книги ви правят по-привлекателни за кредитори, инвеститори и потенциални купувачи

Продължавайки напред

Не забравяйте, че всеки успешен собственик на бизнес се е сблъсквал със счетоводни предизвикателства. Това, което отличава процъфтяващите бизнеси от борещите се, не е съвършенството - това е желанието да се върнете в правилния път, когато нещата се изплъзнат.

Започнете с един месец. Наваксайте го напълно, съгласувайте го и го категоризирайте. След това преминете към следващия. Преди да се усетите, ще бъдете актуални и можете да преместите фокуса си върху поддържането на книгите си, вместо постоянно да наваксвате.

Вашият бизнес заслужава точни финансови записи и, което е по-важно, вие заслужавате спокойствието, което идва с познаването на точното състояние на вашия бизнес. Направете първата стъпка днес и не забравяйте: най-доброто време да наваксате счетоводството си беше вчера. Второто най-добро време е точно сега.

---

Търсите още финансови съвети за малък бизнес? Разгледайте нашите други ресурси за управление на паричните потоци, данъчно планиране и финансово прогнозиране, за да помогнете на бизнеса си да процъфтява.