如何赶上你的小企业簿记：一步一步的指南
如果你是一个小企业主，并且在簿记方面落后了，你并不孤单。在管理运营、服务客户和发展业务之间，财务记录保存常常被放在优先事项的最后。但是，赶上你的账簿并不一定不堪重负。这是一个实用的指南，可以帮助你重回正轨。
为什么赶上很重要
在深入探讨如何操作之前，让我们先讨论一下为什么这至关重要。准确、最新的簿记不仅仅是为了税务合规——尽管这当然很重要。清晰的账簿可以帮助你：
- 根据真实的财务数据做出明智的业务决策
- 在现金流问题变得严重之前发现它们
- 在报税季到来时最大程度地增加扣除额
- 如果你需要资金，有资格获得贷款或吸引投资者
- 发现收入和支出的趋势
- 减轻压力并避免最后一刻 的仓促
步骤 1：评估损失
首先弄清楚你到底落后了多少。收集你能找到的所有财务文件：
- 银行和信用卡对账单
- 发送给客户的发票
- 来自供应商的账单和收据
- 工资记录
- 贷款文件
- 你已完成的任何先前的簿记工作
创建一个简单的时间表，显示哪些月份需要关注。这可以让你清楚地了解未来的任务，并帮助你确定优先级。
步骤 2：整理你的文件
创建一个对你的业务有意义的归档系统——数字的或物理的。考虑按以下方式组织：
- 月份和年份
- 交易类型（收入、支出、工资）
- 类别（办公用品、差旅、水电费）
许多企业主发现使用计算机或云存储上的简单文件夹结构很成功，每个月都有子文件夹。关键是一致性——无论你选择什么系统，都要坚持下去。
步骤 3：首先核对银行账户
从银行对账开始，因为它为其他一切奠定了基础。对于你落后的每个月：
- 将银行对账单交易与你的收据和发票进行匹配
- 识别并分类每笔交易
- 标记任何差异或缺失的文件
- 记录期末余额
银行对账可以帮助你发现错误、识别欺诈性收费，并确保你正在使用准确的数据。这是一项乏味的工作，但至关重要。
步骤 4：记录收入和支出
一旦你的银行账户已对账，系统地记录所有收入和支出。对于每笔交易：
- 输入日期
- 记录金额
- 将其分配到适当的类别
- 添加简短描述
- 附加或引用支持文件
对你的分类保持一致。每月使用相同的类别可以更轻松地跟踪趋势和准备财务报告。
步骤 5：处理应收账款和应付账款
不要忘记你被欠的钱或你欠的钱：
应收账款： 查看所有未付客户发票。更新你的记录以显示哪些已付款，哪些已逾期以及哪些仍在待处理中。
应付账款： 列出所有未付供应商账单。按到期日对其进行优先级排序，以避免滞纳金并保持良好的供应商关系。
步骤 6：审查并正确分类
正确的分类对于报税时间至关重要。常见类别包括：
- 办公费用
- 营销和广告
- 专业服务
- 差旅和餐饮
- 车辆费用
- 家庭办公室（如果适用）
- 销售成本
如果不确定如何对某事物进行分类，请记下并稍后咨询税务专业人士。标记有问题的项目总比错误地猜测要好。
步骤 7：生成财务报表
一旦你赶上了，创建基本的财务报表：
利润表（损益表）： 显示你在特定时期的收入、支出和净收入。这会告诉你你的业务是否盈利。
资产负债表： 显示你在特定时间点的资产、负债和权益。这显示了你的整体财务状况。
这些报告可以帮助你了解企业的财务健康状况，并且对于税务准备、贷款申请和战略规划至关重要。
步骤 8：实施系统以保持最新状态
赶上只完成了一半的战斗——保持最新状态同样重要。考虑以下策略：
-
安排每周的簿记时间： 每周抽出 1-2 个小时 来输入交易和归档文件。一致性可以防止积压。
-
数字化： 使用收据扫描应用程序并将你的银行帐户连接到会计软件以自动执行数据输入。
-
创建一个清单： 制定一个每月簿记清单，以确保你完成所有必要的任务。
-
设置提醒： 使用日历提醒来提醒重要的截止日期，例如季度税款、工资单申报和发票跟进。
何时考虑专业帮助
有时，DIY 方法是不可行的。如果出现以下情况，请考虑雇用帮助：
- 你落后了 6 个月以上
- 你的业务有复杂的交易（库存、多种收入来源等）
- 你面临审计或需要申请融资
- 这项任务正在影响你的心理健康或占用产生收入的活动的时间
- 尽管你尽了最大努力，但你仍然经常落后
专业的簿记员通常可以比忙碌的企业主更快地赶上数月的积压工作，并且他们可以确保一切都是准确和合规的。
全新的开始优势
一旦你赶上了，你将立即体验到好处：
- 减轻焦虑： 你会确切地知道你的业务在财务上的状况
- 更好的决策： 实时数据可帮助你做出有关定价、招聘和投资的明智选择
- 税务准备： 当报税季到来时，你将做好准备而不是惊慌失措
- 专业信誉： 清晰的账簿使你对贷款人、投资者和潜在买家更具吸引力
前进
请记住，每个成功的企业主都面临着簿记挑战。将蓬勃发展的企业与苦苦挣扎的企业区分开来的不是完美，而是在事情出错时愿意回到正轨。
从一个月开始。使其完全赶上、对账和分类。然后移到下一个。在你意识到之前，你将是最新的，你可以将注意力转移到维护你的账簿而不是不断地玩赶超游戏。
你的业务应该拥有准确的财务记录，更重要的是，你应该拥有确切了解你的业务状况所带来的安心。今天迈出第一步，并记住：赶上你的簿记的最佳时间是昨天。第二个最佳时间就是现在。
寻找更多小企业财务建议？查看我们关于现金流管理、税务规划和财务预测的其他资源，以帮助你的企业蓬勃发展。
