راهنمای گام به گام برای جبران عقب ماندگی در حسابداری کسب و کارهای کوچک
اگر صاحب یک کسب و کار کوچک هستید که از حسابداری عقب افتاده اید، تنها نیستید. بین مدیریت عملیات، خدمت رسانی به مشتریان و توسعه کسب و کار خود، نگهداری سوابق مالی اغلب در انتهای لیست اولویت ها قرار می گیرد. اما جبران عقب ماندگی در حساب ها نباید طاقت فرسا باشد. در اینجا یک راهنمای عملی برای کمک به شما برای بازگشت به مسیر اصلی ارائه شده است.
چرا جبران عقب ماندگی مهم است
قبل از پرداختن به چگونگی انجام این کار، بیایید به این موضوع بپردازیم که چرا این موضوع بسیار مهم است. حسابداری دقیق و به روز تنها مربوط به رعایت قوانین مالیاتی نیست - اگرچه این موضوع قطعا مهم است. حساب های پاک به شما کمک می کنند:
- تصمیمات تجاری آگاهانه بر اساس داده های مالی واقعی بگیرید
- مشکلات جریان نقدی را قبل از بحرانی شدن شناسایی کنید
- هنگام رسیدن فصل مالیات، کسورات را به حداکثر برسانید
- در صورت نیاز به سرمایه، برای وام واجد شرایط شوید یا سرمایه گذاران را جذب کنید
- روندها را در درآمد و هزینه ها شناسایی کنید
- استرس را کاهش دهید و از تلاش های دقیقه نودی اجتناب کنید
مرحله 1: ارزیابی خسارت
با یافتن میزان عقب ماندگی خود شروع کنید. تمام اسناد مالی را که می توانید پیدا کنید جمع آوری کنید:
- صورت حساب های بانکی و کارت های اعتباری
- فاکتورهای ارسال شده به مشتریان
- صورت حساب ها و رسیدهای فروشندگان
- سوابق حقوق و دستمزد
- اسناد وام
- هر گونه کار حسابداری قبلی که انجام داده اید
یک جدول زمانی ساده ایجاد کنید که نشان دهد کدام ماه ها نیاز به توجه دارند. این به شما یک تصویر واضح از وظیفه پیش رو می دهد و به شما کمک می کند تا اولویت بندی کنید.
مرحله 2: سازماندهی اسناد خود
یک سیستم بایگانی - دیجیتال یا فیزیکی - ایجاد کنید که برای کسب و کار شما منطقی باشد. در نظر بگیرید که بر اساس موارد زیر سازماندهی کنید:
- ماه و سال
- نوع تراکنش (درآمد، هزینه، حقوق و دستمزد)
- دسته بندی (لوازم اداری، مسافرت، خدمات رفاهی)
بسیاری از صاحبان مشاغل با یک ساختار پوشه ساده در رایانه یا فضای ذخیره سازی ابری خود، با زیر پوشه هایی برای هر ماه، به موفقیت می رسند. نکته کلیدی ثبات است - هر سیستمی را که انتخاب می کنید، به آن پایبند باشید.
مرحله 3: ابتدا حساب های بانکی را مغایرت گیری کنید
با مغایرت گیری بانکی شروع کنید، زیرا این کار پایه و اساس همه چیز را فراهم می کند. برای هر ماهی که عقب هستید:
- تراکنش های صورت حساب بانکی را با رسیدها و فاکتورهای خود مطابقت دهید
- هر تراکنش را شناسایی و دسته بندی کنید
- هر گونه مغایرت یا اسناد گم شده را علامت بزنید
- مانده پایانی را ثبت کنید
مغایرت گیری بانکی به شما کمک می کند تا اشتباهات را پیدا کنید، اتهامات متقلبانه را شناسایی کنید و اطمینان حاصل کنید که با داده های دقیق کار می کنید. این کار خسته کننده ای است، اما ضروری است.
مرحله 4: ثبت درآمد و هزینه ها
هنگامی که حساب های بانکی شما مغایرت گیری شد، به طور سیستماتیک تمام درآمدها و هزینه ها را ثبت کنید. برای هر تراکنش:
- تاریخ را وارد کنید
- مبلغ را ثبت کنید
- آن را به دسته مناسب اختصاص دهید
- یک توضیح مختصر اضافه کنید
- سند پشتیبان را پیوست یا به آن ارجاع دهید
در دسته بندی خود ثابت قدم باشید. استفاده از دسته بندی های مشابه در هر ماه، ردیابی روندها و تهیه گزارش های مالی را آسان تر می کند.
مرحله 5: رسیدگی به حساب های دریافتنی و پرداختنی
پول هایی را که به شما بدهکار هستند یا پول هایی را که بدهکار هستید فراموش نکنید:
حساب های دریافتنی: تمام فاکتورهای پرداخت نشده مشتری را بررسی کنید. سوابق خود را به روز کنید تا نشان دهید کدام یک پرداخت شده اند، کدام یک معوق هستند و کدام یک هنوز در انتظار هستند.
حساب های پرداختنی: لیستی از تمام صورت حساب های پرداخت نشده فروشنده تهیه کنید. آنها را بر اساس تاریخ سررسید اولویت بندی کنید تا از هزینه های دیرکرد جلوگیری کنید و روابط خوبی با فروشندگان حفظ کنید.
مرحله 6: بررسی و دسته بندی صحیح
دست ه بندی مناسب برای زمان مالیات بسیار مهم است. دسته بندی های رایج عبارتند از:
- هزینه های اداری
- بازاریابی و تبلیغات
- خدمات حرفه ای
- مسافرت و غذا
- هزینه های خودرو
- دفتر کار خانگی (در صورت وجود)
- بهای تمام شده کالای فروخته شده
هنگامی که در مورد نحوه دسته بندی چیزی شک دارید، یادداشتی بردارید و بعداً با یک متخصص مالیات مشورت کنید. بهتر است موارد مشکوک را علامت گذاری کنید تا اینکه نادرست حدس بزنید.
مرحله 7: تولید صورت های مالی
هنگامی که عقب ماندگی خود را جبران کردید، صورت های مالی اساسی ایجاد کنید:
صورت سود و زیان: درآمد، هزینه ها و سود خالص شما را برای یک دوره خاص نشان می دهد. این به شما می گوید که آیا کسب و کار شما سودآور است یا خیر.
ترازنامه: دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام شما را در یک نقطه خاص از زمان نشان می دهد. این وضعیت کلی مالی شما را نشان می دهد.
این گزارش ها به شما کمک می کنند تا سلامت مالی کسب و کار خود را درک کنید و برای تهیه مالیات، درخواست های وام و برنامه ریزی استراتژیک ضروری هستند.
مرحله 8: پیاده سازی سیستم ها برای به روز ماندن
جبران عقب ماندگی تنها نیمی از راه است - به روز ماندن به همان اندازه مهم است. این استراتژی ها را در نظر بگیرید:
-
زمان حسابداری هفتگی را برنامه ریزی کنید: هر هفته 1 تا 2 ساعت را برای وارد کردن تراکنش ها و بایگانی اسناد اختصاص دهید. ثبات از ایجاد عقب ماندگی جلوگیری می کند.
-
دیجیتالی شوید: از برنامه های اسکن رسید استفاده کنید و حساب های بانکی خود را به نرم افزار حسابداری متصل کنید تا ورود داده ها را خودکار کنید.
-
یک چک لیست ایجاد کنید: یک چک لیست حسابداری ماهانه ایجاد کنید تا اطمینان حاصل کنید که تمام وظایف لازم را انجام می دهید.
-
تنظیم یادآور: از هشدارهای تقویم برای مهلت های مهم مانند پرداخت های مالیات فصلی، ثبت نام حقوق و دستمزد و پیگیری فاکتورها استفاده کنید.
چه زمانی باید کمک حرفه ای در نظر بگیرید
گاهی اوقات رویکرد DIY امکان پذیر نیست. در موارد زیر کمک گرفتن را در نظر بگیرید:
- بیش از 6 ماه عقب هستید
- کسب و کار شما تراکنش های پیچیده ای دارد (موجودی کالا، جریان های درآمدی متعدد و غیره)
- با یک ممیزی روبرو هستید یا نیاز به درخواست برای تامین مالی دارید
- این وظیفه بر سلامت روان شما تأثیر می گذارد یا زمان را از فعالیت های درآمدزا می گیرد
- علیرغم بهترین تلاش های خود، به طور مداوم عقب می افتید
حسابداران حرفه ای اغلب می توانند ماه ها عقب ماندگی را بسیار سریعتر از یک صاحب کسب و کار پرمشغله جبران کنند و اطمینان حاصل کنند که همه چیز دقیق و مطابق با قوانین است.
مزیت شروع تازه
هنگامی که عقب ماندگی خود را جبران کردید، مزایای فوری را تجربه خواهید کرد:
- کاهش اضطراب: دقیقاً می دانید که کسب و کار شما از نظر مالی در چه وضعیتی قرار دارد
- تصمیم گیری بهتر: داده های بلادرنگ به شما کمک می کنند تا در مورد قیمت گذاری، استخدام و سرمایه گذاری انتخاب های آگاهانه تری داشته باشید
- آمادگی مالیاتی: هنگامی که فصل مالیات فرا می رسد، به جای وحشت زده شدن، آماده خواهید بود
- اعتبار حرفه ای: حساب های پاک شما را برای وام دهندگان، سرمایه گذاران و خریداران بالقوه جذاب تر می کند
به جلو حرکت کنید
به یاد داشته باشید، هر صاحب کسب و کار موفقی با چالش های حسابداری روبرو بوده است. آنچه که کسب و کارهای موفق را از کسب و کارهای در حال تقلا متمایز می کند، کمال نیست - بلکه تمایل به بازگشت به مسیر اصلی در هنگام لغزش است.
با یک ماه شروع کنید. آن را به طور کامل جبران کنید، مغایرت گیری کنید و دسته بندی کنید. سپس به ماه بعد بروید. قبل از اینکه متوجه شوید، به روز خواهید شد و می توانید تمرکز خود را به حفظ حساب های خود معطوف کنید تا اینکه دائماً در حال جبران عقب ماندگی باشید.
کسب و کار شما شایسته سوابق مالی دقیق است و مهمتر از آن، شما شایسته آرامش ی هستید که با دانستن دقیق وضعیت کسب و کارتان به دست می آورید. اولین قدم را امروز بردارید و به یاد داشته باشید: بهترین زمان برای جبران عقب ماندگی در حسابداری شما دیروز بود. دومین زمان مناسب همین حالا است.
به دنبال مشاوره مالی بیشتر برای کسب و کارهای کوچک هستید؟ سایر منابع ما را در مورد مدیریت جریان نقدی، برنامه ریزی مالیاتی و پیش بینی مالی بررسی کنید تا به کسب و کار خود کمک کنید.
