Управление на баскетболна организация с нестопанска цел: Ръководство за финансово управление за организации, ръководени от мисия

Когато управлявате баскетболно министерство или организация с нестопанска цел, сърцето ви е на правилното място — искате да повлияете на животи, да бъдете ментори на младежи и да използвате силата на спорта, за да трансформирате общности. Но между организирането на лагери, координирането на доброволци и измерването на вашето социално въздействие, финансовото управление често остава на заден план. Това е грешка, която може да ви струва възможности за финансиране, проблеми със съответствието и дори статута ви на организация с нестопанска цел.

Работейки с десетки спортни организации с нестопанска цел през годините, съм виждал едни и същи финансови предизвикателства да се повтарят многократно. Позволете ми да споделя какво съм научил за поддържането на финансовото здраве на вашата баскетболна организация, докато оставате фокусирани върху мисията си.

Уникалните финансови предизвикателства на баскетболните организации с нестопанска цел

Баскетболните министерства и младежки организации са изправени пред специфичен набор от финансови препятствия, които се различават от традиционните организации с нестопанска цел. Вие се занимавате със:

Сезонни колебания на приходите: Регистрациите за лагери се покачват през лятото, таксите за турнири идват на вълни, а даренията често се концентрират около края на годината. Това създава предизвикателства с паричния поток, които могат да ви оставят да се борите да платите за оборудване или наем на съоръжения през по-бавните месеци.

Множество потоци от приходи: Между индивидуалните дарения, корпоративните спонсорства, таксите за регистрация, продажбите на стоки, таксите за участие в турнири и финансирането с безвъзмездни средства, вие жонглирате с множество източници на доходи — всеки с различни данъчни последици и изисквания за отчитане.

Програмно-специфични разходи: Всеки лагер, клиника или турнир има свой собствен бюджет. Трябва да проследявате разходите за всяка програма, за да разберете кои инициативи са устойчиви и кои източват ресурси.

Дарения в натура: Тези дарени баскетболни топки, фланелки или безплатно време на корта са ценни, но се нуждаят от подходяща документация за вашите счетоводни книги и заявления за безвъзмездни средства.

Създаване на вашата финансова основа

Преди да можете да управлявате ефективно финансите си, трябва да имате правилната структура. Ето как изглежда това:

Сметкоплан, който работи за спортни организации

Вашият сметкоплан трябва да отразява как всъщност работят баскетболните организации с нестопанска цел. Обмислете тези категории:

Сметките за приходи трябва да разграничават ограничени и неограничени средства. Създайте отделни сметки за такси за програми (лагери, клиники, лиги), дарения (индивидуални, корпоративни, фондации), безвъзмездни средства, събития за набиране на средства и продажби на стоки.

Категориите разходи трябва да отделят разходите за програми от административните разходи и разходите за набиране на средства. За разходите за програми създайте подсметки за всяка основна програмна област, за да можете да проследявате рентабилността. Включете позиции за оборудване и консумативи, наем на съоръжения, плащания към треньори и съдии, застраховки, пътни разходи и такси за турнири.

Функционално разпределение е от решаващо значение, тъй като безвъзмездните средства и дарителите искат да видят колко от парите им отиват директно за програми спрямо общите разходи. Формуляр 990 на IRS изисква това разбиване, така че го вградете във вашата система от първия ден.

Избор на правилния счетоводен метод

Повечето баскетболни организации с нестопанска цел трябва да използват счетоводство на база на начисление, а не касова основа, особено след като привличате над 100 000 долара годишно или търсите големи безвъзмездни средства. Ето защо: безвъзмездните средства често изискват да признаете приходите, когато ги спечелите (когато доставите програмата), а не когато парите постъпят във вашата сметка. Регистрациите за лагери, платени през април за юни програми, трябва да бъдат записани като отсрочени приходи, след което да бъдат признати като доход, когато лагерът действително се проведе.

Счетоводството на база начисление дава по-вярна картина на вашето финансово здраве. То показва ангажиментите, които сте поели (задължения към доставчици), и парите, които ви дължат (вземания от клиенти), които касовото счетоводство пропуска изцяло.

Управление на паричния поток в сезонна организация

Паричният поток е номер едно убиец на младежки спортни организации с нестопанска цел. Можете да бъдете технически печеливши на хартия, докато нямате пари да платите на треньорите следващия месец. Ето как да избегнете този капан:

Създайте паричен резерв: Вашата цел трябва да бъде три до шест месеца оперативни разходи в банката. Знам, че звучи невъзможно, когато тепърва започвате, но започнете с цел от един месец и изграждайте оттам. Отделете 10-15% от неограничените дарения специално за този резерв.

Създайте 12-месечна прогноза за паричния поток: Начертайте кога парите идват и кога излизат. Ако знаете, че юни до август са вашите големи месеци на приходи от летни лагери, можете да планирате съответно. Може би планирате покупките на оборудване през месеците с висок паричен поток, а не когато балансът ви е нисък.

Създайте кредитна линия: Преди да ви потрябва. Банките са много по-склонни да отпуснат кредит, когато не се нуждаете от него отчаяно, отколкото когато сте изправени пред криза. Кредитната линия може да изглади тези пропуски между момента, в който правите разходи, и момента, в който пристигнат таксите за регистрация.

Фактурирайте незабавно и проследявайте: За корпоративни спонсори и безвъзмездни средства, изпращайте фактури незабавно, когато плащанията са дължими. Проследявайте закъснелите плащания след 15 дни. Това месечно спонсорство от 1000 долара от местния бизнес не помага, ако пристигне 90 дни по-късно.

Управление и отчитане на безвъзмездни средства

Безвъзмездните средства често са жизнената сила на баскетболните организации с нестопанска цел, но те идват със своите условия. Объркайте управлението на безвъзмездните средства и ще загубите текущото финансиране — и ще навредите на шансовете си за бъдещи награди.

Проследявайте внимателно ограничените средства: Когато фондация ви даде 10 000 долара специално за вашия летен баскетболен лагер, не можете да използвате тези пари за общи оперативни разходи. Създайте отделни сметки или използвайте счетоводство на фондове, за да гарантирате, че ограничените дарения остават ограничени.

Документирайте всичко: Запазете разписки, правете снимки на събития, събирайте препоръки, проследявайте посещаемостта и поддържайте записи на участниците. Отчетите за безвъзмездни средства изискват доказателство, че сте похарчили пари, както е обещано, и сте постигнали посочените резултати.

Разберете графика на безвъзмездните средства: Някои безвъзмездни средства са на базата на възстановяване, което означава, че първо харчите собствените си пари, след което подавате заявление за възстановяване. Други предоставят средства предварително. Разберете с кой тип си имате работа, преди да се ангажирате, защото безвъзмездните средства за възстановяване създават натиск върху паричния поток.

Вградете отчитането на безвъзмездни средства в календара си: Ако безвъзмездното средство изисква тримесечни отчети, настройте напомняния за събиране на данни в средата на тримесечието, за да не се борите в крайния срок. Късните или непълни отчети могат да предизвикат връщане на безвъзмездни средства или да ви дисквалифицират от бъдещо финансиране.

Анализ на рентабилността на програмите

Не всяка програма, която вашата организация провежда, ще бъде — или трябва да бъде — печеливша. Вашите инициативи за обществено обслужване може да работят на загуба, субсидирани от печеливши лагери или турнири. Но трябва да знаете кое какво е.

Изчислете пълните разходи за всяка програма: Включете не само преките разходи като баскетболни топки и наем на зала, но и разпределените общи разходи като застраховка, административно време и маркетинг. Ако вашият летен лагер обслужва 50 деца, каква е истинската цена за участник?

Проследявайте приходите по програма: По същия начин, знайте какво носи всяка програма. Не гледайте само таксите за регистрация — включете специфични за програмата дарения, спонсорства и продажби на стоки, свързани с тази програма.

Сравнете с вашата мисия: Програма, която губи пари, не е непременно лоша. Вашата безплатна клиника за необслужвани младежи може да бъде вашата програма с най-голямо въздействие, дори ако струва пари. Ключът е да вземате информирани решения. Можете ли да съберете средства специално за тази програма? Трябва ли да я намалите? Или е толкова критична за мисията, че печелившите програми трябва да я субсидират?

Определете реалистични цени: Много лидери на организации с нестопанска цел таксуват по-малко, защото искат програмите да бъдат достъпни. Това е похвално, но не е устойчиво, ако губите пари за всеки участник. Обмислете многостепенен модел на ценообразуване: пълна цена за семейства, които могат да си го позволят, намалени цени за нуждаещите се и стипендии за тези, които не могат да платят нищо.

Управление на дарения и отношения с дарители

Индивидуалните дарители често осигуряват неограниченото финансиране, което поддържа вашата организация гъвкава и здрава. Но управлението на дарители изисква умишлени системи.

Издавайте разписки незабавно: Дарителите се нуждаят от разписки за данъчни цели, а бързите разписки ви карат да изглеждате професионално. Настройте автоматизирано генериране на разписки, ако е възможно.

Проследявайте историята на дарителите: Знайте кой какво е дал, кога и за каква цел. Това помага при управлението (да благодарите по подходящ начин) и бъдещите искания (знаете техния капацитет за даване и интереси).

Сегментирайте вашите дарители: Големите дарители се нуждаят от различна комуникация от малките дарители. Доброволците, които също даряват, трябва да бъдат признати и за двете вноски. Корпоративните спонсори искат видимост и маркетингови ползи, които индивидуалните дарители не искат.

Редовно отчитайте въздействието: Не чакайте до края на годината, за да кажете на дарителите какво са постигнали парите им. Изпращайте тримесечни актуализации със снимки, истории и данни за засегнатите деца, доставените програми и обслужваните общности. Дарителите, които се чувстват свързани с вашето въздействие, даряват отново.

Обработка на такси за регистрация и плащане

Таксите за регистрация за лагери, клиники и лиги представляват значителни приходи за повечето баскетболни организации с нестопанска цел. Управлявайте това добре и ще имате предвидим доход. Справете се зле и ще се сблъскате с недостиг на пари и ядосани родители.

Използвайте онлайн системи за регистрация: Хартиените формуляри и чекове са отживели времето си и създават административни кошмари. Онлайн регистрацията чрез платформи, които се интегрират с вашата счетоводна система, намалява грешките при въвеждане на данни и ускорява събирането на пари.

Разберете таксите за обработка: Таксите за обработка на кредитни карти обикновено са 2,5-3,5% от сумите на транзакциите. Или вградете това в ценообразуването си, или поемете разходите. Някои платформи ви позволяват да прехвърлите таксата на участниците (като незадължително допълнение), което може да помогне за компенсиране на разходите, като същевременно поддържате по-ниски базови цени.

Създайте ясни политики за възстановяване на суми: Преди да отворите регистрацията, решете вашата политика за възстановяване и я съобщете ясно. Ще предлагате ли пълно възстановяване до определена дата? Частично възстановяване? Кредити към бъдещи програми? Наличието на това в писмен вид предотвратява спорове по-късно.

Създайте планове за плащане: Не всяко семейство може да плати 300 долара предварително за летен лагер. Предлагането на планове за плащане (може би с малка такса за обработка) увеличава достъпността. Просто се уверете, че имате система за проследяване кой какво е платил и изпращате напомняния за предстоящи вноски.

Съображения в края на годината

Краят на вашата финансова година (често 31 декември за организации с нестопанска цел) носи специални изисквания, които засягат съответствието и репутацията на вашата организация.

Формуляр 990 на IRS: Ако брутните ви приходи надвишават 50 000 долара, трябва да подадете формуляр 990 (или 990-EZ, ако са под 200 000 долара). Този формуляр е публичен, което означава, че дарителите и организациите за наблюдение ще го проучат. Късните или липсващи 990 могат да ви струват статута ви на освободени от данъци.

Потвърждения на дарители: Всички дарения над 250 долара изискват писмено потвърждение от вашата организация. За дарения под 250 долара дарителите могат да използват собствените си записи, но все пак трябва да изпращате разписки като най-добра практика.

Финансови отчети: Подгответе финансови отчети в края на годината, включително отчет за финансовото състояние (баланс), отчет за дейностите (отчет за приходите) и отчет за паричните потоци. Те са необходими за заявления за безвъзмездни средства и помагат на вашия борд да разбере организационното здраве.

Изисквания за одит: Някои държави изискват одити за организации с нестопанска цел над определени прагове на приходи. Дори и да не се изисква, големите организации, предоставящи безвъзмездни средства, често искат одитирани финансови отчети. Планирайте предварително, защото одитите отнемат време и струват пари.

Застраховане и управление на риска

Баскетболът включва физическа активност, което означава риск от нараняване. Подходящата застраховка предпазва вашата организация от съдебни дела, които биха могли да я затворят.

Обща застраховка гражданска отговорност: Покрива наранявания на участници и щети на съоръжения. Това не подлежи на обсъждане. Ако дете си счупи ръката във вашия лагер и родителите съдят, имате нужда от покритие.

Застраховка за директори и служители: Предпазва членовете на борда и ръководителите от лична отговорност за организационни решения. Добрите членове на борда няма да служат без тази защита.

Професионална отговорност: Ако наемате треньори или обучители, обмислете покритие за професионална отговорност в случай, че някой твърди, че небрежните инструкции са довели до нараняване.

Обезщетение на работниците: Изисква се в повечето държави, ако имате служители. Дори платените треньори и съдии може да се нуждаят от покритие в зависимост от тяхната класификация на заетост.

Бюджетиране за застраховка: Не третирайте застраховката като незадължителен разход, който да пропуснете, когато парите са малко. Вградете я в бюджета си като фиксиран разход. Пазарувайте ежегодно за по-добри цени, но не жертвайте покритието, за да спестите пари.

Изграждане на финансово устойчива организация

Финансовата устойчивост не се случва случайно. Тя изисква умишлена стратегия и дисциплина.

Диверсифицирайте потоците от приходи: Не зависете твърде много от нито един източник. Ако 80% от вашите приходи идват от един голям дарител или безвъзмездна помощ, вие сте уязвими. Стремете се към комбинация от индивидуални дарения, корпоративни спонсорства, спечелени приходи (такси за програми) и безвъзмездни средства.

Създайте възможности за спечелени приходи: Можете ли да наемете оборудването си на други организации? Да провеждате платени турнири? Да продавате стоки с марката? Спечелените приходи са неограничени и по-надеждни от безвъзмездните средства.

Инвестирайте в набиране на средства: Много организации с нестопанска цел харчат недостатъчно за набиране на средства, защото се чувстват виновни, че харчат пари на дарители за "общи разходи". Но професионалното набиране на средства генерира възвръщаемост. Ако харченето на 1000 долара за събитие за набиране на средства носи 10 000 долара дарения, това е чудесна инвестиция.

Изградете взаимоотношения с местни бизнеси: Корпоративните спонсорства могат да осигурят постоянен годишен доход. Предложете стойност в замяна: поставяне на лого, споменаване на събития, възможности за доброволчество. Накарайте спонсорите да се почувстват като партньори във вашата мисия.

Планирайте за растеж: Ако искате да обслужвате повече деца, имате нужда от повече ресурси. Растежът изисква инвестиции в инфраструктура — персонал, системи, оборудване. Планирайте го финансово, вместо да се борите да сте в крак.

Кога да потърсите професионална помощ

В определен момент управлението на финансите на вашата организация с нестопанска цел става твърде сложно за добронамерени доброволци. Ето кога да обмислите професионална помощ:

Постоянно изоставате със счетоводството: Ако винаги играете наваксване, това е знак, че имате нужда от помощ. Навременната финансова информация е от съществено значение за вземането на добри решения.

Отчитането на безвъзмездни средства страда: Липсващите отчети за безвъзмездни средства или подаването на непълна информация излага на риск финансирането. Професионалната помощ гарантира съответствие.

Приближавате се до шест цифри в приходите: Сложността на счетоводството на организации с нестопанска цел се увеличава значително с нарастването ви. Това, което е работило при 30 000 долара годишни приходи, няма да работи при 300 000 долара.

Членовете на борда нямат финансова експертиза: Ако вашият ковчежник е претоварен или членовете на борда не могат да тълкуват финансови отчети, привлечете професионалист, който да създаде системи и да обучи доброволци.

Наемате служители: Ведомостта за заплати добавя значителни изисквания за съответствие. Професионалната помощ гарантира, че се справяте правилно с данъците, обезщетенията и отчитането.

Вашата мисия е на първо място — но финансите я правят възможна

Ето истината, която казвам на всеки основател на баскетболно министерство: вашата мисия е да промените животи чрез баскетбола. Но лошото финансово управление ще сложи край на вашата мисия по-бързо от всичко друго.

Не е необходимо да ставате финансов експерт. Трябва да внедрите солидни системи, да проследявате внимателно парите и да вземате информирани решения въз основа на точна финансова информация. Децата, които обслужвате, заслужават организация, която ще бъде там за тях не само тази година, но и за години напред.

Силното финансово управление не е общ разход — това е основата, която прави всичко останало възможно. Всеки долар, който проследявате внимателно, всяка безвъзмездна помощ, за която отчитате задълбочено, всеки дарител, който управлявате добре, увеличава способността ви да служите. Вашата общност се нуждае от това, което изграждате. Осигурете ѝ финансовата стабилност, за да издържи.

---

Търсите още ресурси за управление на вашата спортна организация с нестопанска цел? Разгледайте Националния съвет на организациите с нестопанска цел (councilofnonprofits.org) и Фонда за финансиране на организации с нестопанска цел (nff.org) за инструменти и обучение, специфични за организации, ръководени от мисия.