你给新员工一部公司手机，或者每月报销他们已有个人套餐的85美元。不管哪种方式，有人用那部手机给客户打电话——也在通勤时给朋友发短信、刷地图、听音乐。这里有一个问题，悄悄决定了这些钱是否会作为应税工资出现在W-2表格上：手机是否主要是出于非补偿性商业原因提供的？
如果这个说法听起来像税法里的套话，那它恰恰是所有事情的关键。搞对了，整个安排——无论是商业使用还是个人使用——都可以免税，而且无需通话记录。搞错了，你的“手机津贴”就只是换了个更好听名字的工资，需要缴纳所得税预扣、社会保障税、医疗保险税和失业税。家庭互联网报销则要遵守更严格的规则。本指南将带你了解IRS的框架、小企业提供手机的三种常见方式、互联网的不同之处，以及保持一切免税所需的文书工作。
背景故事：为什么手机曾经是记录保存的噩梦
2010年之前，手机在税法第280F节下属于“列明财产”——与乘用车和曾经被归入此类的计算机相同。列明财产有一个令人讨厌的推定：个人使用要纳税，除非员工用充分记录证明是商业使用。理论上，每个持有公司手机的员工都应该记日志，区分商业通话和个人通话，而个人部分就是工资。
当然，没人这么做。国会最终在2010年的《小企业就业法》中承认了现实，将手机从2009年12月31日之后开始的纳税年度的列明财产定义中移除。IRS随后发布了Notice 2011-72，这份指导至今仍然有效：
- 雇主提供的手机的商业使用属于工作条件附加福利，可从员工收入中排除——与员工工作需要的工作笔记本电脑属于同一类别。
- 同一部手机的个人使用属于de minimis附加福利，同样可以排除。
- 无需任何记录。 IRS明确表示，不会要求提供商业与个人使用的日志来授予这种待遇。
这种减免很慷慨，但附有条件。一切都取决于手机是否主要是出于非补偿性商业原因提供的。过不了这个测试，你就回到了应税领域。
关键说法：“主要出于非补偿性商业原因”
IRS认为，当存在超越支付员工工资的实质性商业原因时，这个测试就算通过。指导中的经典例子包括：
- 雇主需要员工随时待命，以应对与工作相关的紧急情况。
- 员工需要在外出时与客户交谈。
- 员工在出差、在工地或远离办公桌时需要能被联系到。
指导同样明确说明了什么不通过测试。如果手机是为了提升士气或好感、吸引潜在员工、或提供额外补偿——或者它替代了员工本应获得的工资的一部分——那么手机就不算主要出于非补偿性原因提供。
对于大多数拥有外勤人员、随叫随到员工、销售员或任何不在办公桌旁工作的人的小企业来说，这个测试很容易满足。危险区域是那些每个人都坐在固定电话旁边的办公室，那里的“商务手机”实际上是用政策语言包装的福利。要诚实地面对你所处的情况，因为其余的税务处理都源于此。
提供手机的三种方式，按税务简便性排序
1. 公司拥有的手机：最干净的选择
当你购买手机、直接支付运营商账单，并把设备交给真正工作需要它的员工时，你就获得了Notice 2011-72的全部好处。商业使用是免税的工作条件附加福利，不可避免的个人使用作为de minimis附加福利也免税，没有人需要记通话日志。什么都不用上W-2。
这是指导文件所针对的安排，也是在数字可行时应该选择的方式。它唯一的实际成本是管理性的——管理一批设备和套餐——这就是为什么非常小的企业通常更喜欢第二种选择。
2. 报销个人手机：遵循小企业备忘录则免税
大多数小企业不想管理设备车队。他们让员工使用个人手机并报销费用。IRS恰恰预料到了这一点：在发布Notice 2011-72的同时，其小企业/自雇部门发布了检查指导，告诉审计员对个人手机现金报销适用类似的方法。
在这种方法下，当你要求员工出于工作使用个人手机——且该要求主要是出于非补偿性商业原因——你可以将合理手机套餐费用的报销视为非应税。三个边界很重要：
- 仅限于合理。 报销合理套餐的费用没问题；报销异常或过高的费用则不行。如果员工每周只打几次工作电话，却报销整个220美元的家庭套餐，这会引发质疑。一个常见的可辩护做法是报销账单的固定百分比，或一个与基本商务套餐成本挂钩的固定金额。
- 有要求，而非可选。 这个备忘录的逻辑基于员工被要求出于商业目的使用个人手机。一份书面政策说明谁必须携带手机以及为什么，能把随意的习惯变成有记录的要求。
- 不是工资替代品。 如果“报销”实际上是薪酬包装的一部分——无论有没有手机费用，每月都支付相同金额，并代替加薪——审查员会将其视为工资。
3. 每月固定津贴，无任何文书：通常只是工资
每月随工资一起支付的固定75美元“连通性津贴”，从不与实际账单核对，是这个领域最常见的错误。在没有实质证明（员工确实产生了该费用）的情况下，这笔款项不符合下文描述的accountable plan规则，全部金额都是应税工资，需要在W-2表格上报告。
这并不意味着固定金额被禁止。如果员工定期证明相关费用（例如每季度提交运营商账单），且金额不超过他们实际花费的数额，固定的每月报销仍然可以免税。你不能做的是盲目支付并称其为报销。形式取决于文书：没有收据，就没有免税待遇。
家庭互联网要遵守更严格的规则
这就是陷阱：雇主以为慷慨的手机规则也适用于家庭互联网。其实不然。Notice 2011-72涵盖手机和类似的电信设备——不包括员工家里的宽带账单。
互联网报销完全受accountable plan规则约束。这意味着只有账单的商业部分可以免税，而且只有在员工提供证明的情况下。在实践中：
- 基于收据报销商业份额没问题。 员工提交互联网账单，你报销有记录的商业百分比，这笔款项在accountable plan下是免税的。
- 没有证明的固定互联网津贴就是工资。 每月60美元的“在家办公津贴”如果没人把它与实际账单挂钩，那就是纯补偿。
- 选一个合理的分配比例并坚持使用。 IRS没有公布的百分比。全职在家办公的远程员工可能可以证明50%；每周在办公室三天的混合办公员工则能证明更少。记录方法——在家工作的天数、商业使用小时数——并一致地应用它。
还有一个边界：一些雇主记得疫情期间远程办公设备享有的优惠待遇，但这并不创造普遍的互联网排除条款。每一美元仍然需要商业关联和背后的收据。
Accountable Plan：你的三道防线盾牌
对于公司自有手机安全港以外的一切——个人手机报销、互联网、家庭办公费用——第62(c)节下的accountable plan是让报销不进入W-2的方式。它只有三个要求：
- 商业关联。 报销必须是为了员工为你提供服务时产生的费用。你不能报销以前工作的费用或没有工作关联的个人费用。
- 在合理时间内提供证明。 员工必须说明每笔费用的金额、日期、地点和商业目的。法规认可费用发生后60天为合理时间。运营商账单、收据和简短的费用报告很容易满足这一要求。
- 归还超额部分。 超过实际花费的任何预付款必须在合理时间内归还——120天是监管安全港。
三个要求中任何一个不满足，这个计划就是非accountable的：计划下的所有报销都成为需要预扣的应税工资。这是一个全有或全无的悬崖，这就是为什么书面计划很重要。把政策写下来，列明什么可以报销以及限额是多少，要求带有收据的费用报告，并执行最后期限。《Journal of Accountancy》对小企业的长期建议是在问题出现之前启动或审查计划，而不是在检查期间重建——这个建议值得采纳，因为审计员打电话那一周才写的计划骗不了任何人。
自雇人士？你玩的是不同的游戏
如果你是独资经营者、自由职业者或单一成员LLC的所有者，accountable plan不适用于你——你不能像员工一样给自己报销。相反，你直接在Schedule C上作为普通且必要的商业费用扣除你的手机和互联网费用的商业百分比。
操作很简单，但完全取决于你：
- 分离商业部分。 如果你的每月100美元手机账单大约有70%是客户电话、工地协调和商业应用，那么70美元可扣除，30美元是个人费用。估算必须合理且有依据——一条关于你如何得出这个百分比的同期笔记，胜过在报税时凭空想出的数字。
- 保留基础账单。 在检查中，账单证明总费用，你的记录证明分配比例。从申报日起至少保留三年。
- 互联网遵循同样的逻辑。 按商业使用比例分配——一个整天开视频会议的家庭开发者可以证明远大于每周只在家查看两次电子邮件的人的比例。
- 第二条线路简化一切。 一个专用的商业号码或独立的商业互联网连接，可以把分配练习变成干净的100%扣除。对许多企业主来说，这种简单性值得每月额外的费用。
拥有超过2%所有权的合伙人和S公司所有者应与他们的税务准备者确认细节，因为附加福利规则对所有者和普通员工的适用方式不同——但核心原则不变：记录商业关联，只扣除商业部分。
你的州可能不管怎样都会迫使你这么做
联邦税法告诉你报销何时是免税的。州劳动法可能告诉你必须首先报销。加利福尼亚州的《劳动法》第2802条要求雇主赔偿工人的所有必要商业支出，加州法院已将其解读为：只要员工必须出于工作使用个人手机，就要支付个人手机账单的合理百分比——即使在无限量套餐上，工作电话没有给员工带来额外成本。伊利诺伊州仿照加州制定了其费用报销法规，越来越多的州，包括哥伦比亚特区，都施加了类似的义务。
实际结果是：在这些州，“我们不报销手机”不是政策，而是责任。而且伊利诺伊州明确允许雇主通过一份有明确金额和程序的书面报销政策来履行这一义务——这是把政策写下来的又一个理由。即使没有适用法规，一份清晰、写明谁被覆盖、什么可以报销、需要什么文件以及如何提交的书面政策，也能在纠纷开始前解决90%的问题。
五个把免税变成应税的错误
支付没人证明的固定津贴。 第一大错误。没有收据和accountable plan，你的津贴就是工资。通过按计划收集运营商或ISP账单并核对付款来修复它。
报销整个家庭套餐。 当报销明显超过任何合理的商业成本时，超出部分看起来就像补偿。把报销上限设在与实际商业使用挂钩的合理水平。
把手机福利承诺为补偿。 如果录用通知书把手机或津贴描述为薪酬包的一部分或代替薪水，你就在自己的书面文件中破坏了“非补偿性”要求。把它描述为满足商业需求的商业工具。
以为互联网享受手机的待遇。 它不享受。互联网每次都需要accountable plan、商业百分比分配和收据。
不记账。 凭记忆支付的报销、凭回忆四舍五入、没有记录在任何地方的报销，在检查中无法辩护，在自己的财务报表中也不可见。每笔付款都应追溯到费用报告、收据和账目条目。
像对待税务记录一样追踪报销
本文中的每笔报销都同时是一个税务立场和一个簿记条目。当手机和互联网付款流经专用的电信或员工报销账户——每一笔都关联到费用报告和收据——两件好事同时发生：你的损益表显示真实运营成本，而不是一团混杂的转账；审查员看到的是一个有记录的accountable plan，而不是无法解释的流出。如果你需要证明一整年付款背后的商业关联，分类账加上附带的报告就是全部辩护。对于那些想要一个可以像代码一样搜索、比较和备份的追踪轨迹的团队，使用像Beancount.io这样的纯文本会计工具，可以把每笔报销、账户和支持性备注放在一个版本控制的位置，而像Fava这样的仪表板可以一眼看到按员工和按类别的总额。
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