把十二个月的手机账单和十二个月的家庭网络加起来，大多数个体经营者每年要面对2000到4000美元的开支。如果你用那部手机和那个网络来经营你的业务——客户电话、报价、开票、邮件、视频会议、云软件——其中相当一部分钱是普通的商业费用，税法允许你抵扣它。关键在于“一部分”这个词：你只能抵扣商业使用比例，你必须能够证明它，而最常见的处理这个抵扣的方式，也是最容易在税务审查中失去它的方式。以下是如何正确处理。
支配这两项抵扣的唯一规则
你的手机和家庭网络与其他所有商业费用遵循相同的基本测试：成本必须是你行业或业务的普通且必要的。一部你用来与客户通话的手机，以及一个你用来发送发票和进行视频通话的网络连接，都轻松满足这个标准。
但两者都是典型的混合用途费用——部分商业、部分个人——而混合用途费用必须进行分摊。如果你手机使用量的60%是商业用途，你就抵扣账单的60%。个人那40%永远不可抵扣，无论你如何标注。本指南的一切都源于这一个理念：诚实地计算出商业使用比例，记录你是如何得出的，然后抵扣那个金额。
你的手机：可抵扣，但几乎从不是100%
首先说关于证明的好消息。手机曾经是“列明财产”，这一类别带有繁琐且严格的记录要求。国会在2010年的《小企业就业法案》中将手机从该类别中移除（美国国税局随后发布了第2011-72号通知），这意味着你不再需要旧规则所要求的同步式里程日志类证明。标准的商业记录——账单加合理的比例依据——就足够了。
现在说更重要的警告：一部你随身携带的手机不是100%的商业手机。 抵扣仅限于商业使用部分，而你在一部同时存放家庭照片、个人短信和社交媒体应用的手机上申报整100%的抵扣，正是那种容易招致质询的记录。只有两条通向全额抵扣的干净路径：
- 专门用于商业的第二部手机。 一条没有个人使用的专属商业线路可以全额抵扣——服务和设备都一样。
- 不适用于你的雇主式安排。 如果雇主出于商业原因提供手机，其价值可以作为工作条件附加福利从员工收入中排除。作为老板，你的路径是下面描述的附表C抵扣，而不是这条规则。
如果你只有一部手机用于所有事情，选择一个可辩护的比例并抵扣那个比例。一位整天接客户电话的自由职业者可能定在70%或80%；一位手机主要用于个人事项、偶尔处理商务邮件的顾问可能定在30%。数字本身不如你能解释它这一事实重要。
一个相关的陷阱：家里的第一根固定电话线永远不可抵扣。 税法明确不允许抵扣通向住宅的第一根有线线路的基本本地服务费，即使你大量用于商业。该线路上的商业长途费用是可抵扣的，而专门为商业安装的第二条线路可以全额抵扣——但线路一的基本费用仍然是个人性质的。
你的家庭网络：同样的分摊，但无需专用测试
家庭网络遵循相同的分摊再抵扣逻辑，与家庭办公室抵扣有一个重要区别：连接本身没有专用要求。 家庭办公室规则要求一个房间必须定期且专门用于商业，才能从那表格中流出任何一分钱的租金或公用事业费。你的网络账单没有这样的测试。你不需要专门仅限商业的连接来抵扣你现有连接的商业部分。
这使得网络比办公室更简单，但分摊仍然必须合理。想想连接在家庭中的实际使用方式：用于视频会议和云端工作的小时数对比晚间流媒体和游戏，或者为商业而存在的设备比例。一整天在家工作的个体经营者通常比一天工作后在沙发上查看邮件的人支持更高的比例。无论哪种方式，在设定数字时写下理由——现在写的一句话笔记胜过两年后重新构建的记忆。
如果你在表格8829上申报家庭办公室抵扣，保持网络处理的一致性：许多老板直接将网络的商业使用比例作为公用事业费抵扣，而不将其纳入家庭办公室计算，这样同一笔钱永远不会被计算两次。
三种设定你能辩护的比例的方法
你不需要记录每一天每一分钟的使用情况。你需要一个合理、一致应用且书面记录的方法。以下任何一种都有效：
1. 代表性月份抽样法
每季度选择一个典型月份。在那个月份里，查看逐项列出的电话账单，标记商业与个人通话，或统计商业数据使用量占总使用量的比例。将四个样本平均成一个年度比例。保存标记过的账单或每个样本的简短摘要。这是最强的方法，因为它基于你运营商自己的记录。
2. 通话和数据日志审查法
如果你每个月的使用量稳定，对一个代表性月份做一次练习，然后每年或在你的业务发生重大变化时——新的业务线、孩子暑假在家改变了家庭流媒体习惯、新增了一条线路——重新检查一次。在你的记录中注明审查日期，这样比例就不会显得过时。
3. 基于时间的估算，并有记录
如果逐项日志不现实（例如，固定费率的无限套餐几乎没有明细），就从已记录的实际数据中估算：从日历和通话记录中得出的商业通话小时数、工作日占总天数的比例，或测试周内商业应用消耗的数据份额。“大约60%，因为大多数日子”是一个猜测；“60%，基于3月通话记录审查显示96次拨出电话中有58次与客户相关，取整”是一种方法。写一句话把你那种变成第二种。
无论你选择哪种方法，每年都要将三样东西与你的税务文件放在一起：年度账单（或年终摘要）、显示比例计算的表格，以及描述方法的一段话。那个文件夹是抵扣能在质询中存活下来与不能存活下来的全部区别。
别忘硬件
月度服务只是抵扣的一半。连接你的设备和装备也计入：
- 手机、路由器、调制解调器、信号放大器、耳机、充电器、手机壳。 商业使用比例同样适用于设备，与适用于服务一样。
- 小额费用通常可以直接费用化。 大多数个体经营者可以使用最低限额安全港选择（对于没有经审计财务报表的企业，每项物品最高2500美元）在购买当年扣除手机或路由器的商业部分，而不是折旧。你在及时提交的申报表上附带一份声明来作出选择——你的税务软件或申报者会处理具体操作。
- 较贵的设置会进行折旧。 如果设备超过安全港限额，或者你倾向于折旧，将其商业部分在其回收期内折旧。无论哪种方式，个人使用比例永远不会通过设备之门悄悄溜回来。
抵扣在你的申报表上的位置
对于独资经营者或单一成员有限责任公司申报附表C，电话和网络服务通常以商业使用金额落在第25行（公用事业费）——所以一份每年1800美元的电话账单，60%的商业使用，变成1800美元的条目。你在安全港下费用化的设备通常作为“最低限额安全港”进入第27a行（其他费用），或者如果你折旧则进入折旧行；跟随你软件的提示或你的申报者的指引。合伙企业、S公司、C公司在它们自己的申报表上报告同类费用，而自己公司的员工通常需要一笔可报销计划下的报销，而不是个人抵扣——在假设之前值得与你的申报者谈谈。
两条边界说明，以免这里误导你。第一，W-2员工：国会从2018年开始暂停了对未报销员工费用的抵扣，因此如果你唯一的收入是工资，你通常不能自行抵扣电话和网络费用——本指南是为个体经营者撰写的，员工应改为寻求雇主的报销。第二，报销是双向的：任何你的业务已经免税报销给你的部分不能再被抵扣。只抵扣真正自掏腰包的部分。
让老板们失去这个抵扣的五个错误
在混合用途手机上申报100%。 最常见的一个错误，也是最难辩护的。除非设备真正仅限商业用途，否则按比例抵扣。
抵扣第一条家庭固定电话。 线路一的基本本地服务是法定不可抵扣的。改为抵扣商业长途电话和任何第二条商业线路。
完全不保留记录。 放宽的证明规则取消了旧的列明财产制度；它们并没有取消对证据的需求。账单加比例表格加方法说明就是整个工作——跳过它会把一个合法的抵扣变成一个无法证明的抵扣。
账单在别人名下且没有纸质记录。 手机挂在配偶的家庭套餐上，或者网络由合伙人支付，仍然可以支持你实际支付部分的抵扣——但前提是你能证明支付和商业用途。保留显示你支付的银行或信用卡对账单，连同使用记录。
设定一次比例后永远冻结。 你靠电话整天拓展业务的年份里70%的分配比例，可能在你雇佣销售人员后几乎不再打电话的年份里成为虚构。每年重新审视这个数字；一个不再匹配你生活的过时比例会也破坏其他可信度高的年份。
一个30分钟的年度例行程序
每年一月把这个放进日历，抵扣基本就自己搞定了：把这一年度的账单下载到一个文件夹中，运行一次代表性月份样本（或确认去年的仍然适用），更新比例工作表，记录任何购买或停用的设备，并将文件包与申报表一起归档。每年一次，30分钟，保护一个价值数百美元的抵扣——这正是那种在你申报表的每一行上都能带来复利的小纪律。
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