你刚雇了第一位在俄亥俄州工作的员工。你的薪资服务商设置了联邦和俄亥俄州预扣，标记为"完成"，然后你就继续忙别的了。没人提到RITA。没人提到20天规则。十八个月后，你收到一封来自一个你从未听说过的税务征收机构的通知，向你追缴你从未预扣的税款，外加罚款和利息——而这笔责任是雇主的，不是员工的。
这就是地方预扣陷阱，小雇主经常栽在这里。美国各地有数千个市、县和学区征收自己的所得税或薪资税，而在大多数地方，法律要求雇主——也就是你——进行预扣、缴纳和对账。你的薪资软件会乐意计算你配置的任何内容。但是向每个地方征收机构注册、了解每个辖区的规则，并在员工搬家或混合办公时保持跟进，这是任何软件都不会自动为你做的工作。本指南带你了解给小企业制造最多麻烦的四个系统——俄亥俄、宾夕法尼亚、纽约市和扬克斯——外加其他地方税制的快速概览、地方税如何出现在W-2上，以及导致征收通知的五个错误。
令人不安的事实：地方预扣是你的工作，不是软件的工作
地方薪资税没有全国性系统。每个允许征收的州都建立了自己的架构：有时州通过常规预扣申报表来管理地方税，有时由区域性征收机构管理，有时每个城市都自己运营，有自己的表格、截止日期和罚款规则。薪资服务商只有在你在该征收机构注册为雇主并将每个员工映射到正确的地区代码后，才能代表你缴款。跳过这个设置步骤，钱就永远不会流动——而责任会在你的公司名下悄悄累积。
这种风险很容易被低估，因为税率看起来很小：这里1%，那里半个百分点。但地方征收机构像国税局一样收取罚款和利息，而"我的软件没做"不是辩护理由。解决办法不风光但便宜：了解哪些地方税适用于每个工作地点和每个员工的居住地，向涉及的每个征收机构注册，并对账你预扣的金额与每个征收机构收到的金额。从下面的四大系统开始。
俄亥俄：600多个城市、两大征收机构和20天倒计时
俄亥俄拥有全国最复杂的市政所得税系统。600多个市政当局征收劳动所得税，通常为合格工资的1%到3%，许多学区还在此基础上征收自己的所得税（这些由州通过常规俄亥俄申报表管理，至少它们集中在一个地方）。
征收分三路。两个区域性机构——地区所得税局（RITA）和中央征收局（CCA）——共同为数百个成员市政当局征收。最大的城市，如哥伦布和辛辛那提，自行直接管理税收。因此，一个员工很容易在三个不同的征收机构产生申报义务：他们工作的城市、他们居住的城市，可能还有一个学区。
移动和混合办公员工的20天规则
俄亥俄的标志性复杂之处是20天规则。当主要工作地点在俄亥俄一个市政当局的员工在另一个俄亥俄市政当局提供服务时，你在新地点的前20天继续按主要工作地点预扣——然后你必须切换到实际工作所在的市政当局进行预扣。对于混合办公和居家办公的日子，这意味着要逐日跟踪每个员工的工作地点，并按每个市政当局运行一个20天倒计时。
有一条宽限规则：俄亥俄免除非常小的雇主——上一年度总收入低于50万美元的雇主——为其基地以外的市政当局预扣的义务。如果你符合条件，就利用这个例外；如果你已经超出了这个规模，你需要一种跟踪地点的习惯，因为20天计数会按员工和市政当局重置并累积。
注册、申报频率和年度对账
在RITA、CCA或每个有预扣义务的自征城市注册为雇主——注册是按征收机构，不是按员工。申报频率取决于你的金额：如果上一个日历年度预扣了2400美元或以上，或上一个日历季度任意一个月超过200美元，你按月申报和缴纳，截止日期为次月15日。低于这个标准，按季度申报。然后是年度对账——RITA的Form 17是典型例子——截止日期为2月最后一天，将每份W-2与所有已缴金额进行匹配。对待这个2月截止日期要像对待你的联邦W-3一样严肃：这是征收机构用来发现你遗漏内容的文件。
宾夕法尼亚：预扣较高税率，向一个征收机构缴款
宾州通过2008年的Act 32改革了地方征收，由此产生的系统比俄亥俄简单，但有很多自己的陷阱。几乎所有市政当局都征收劳动所得税（EIT），通常约为1%，而雇主的核心规则可以概括为一句话：预扣员工居住地的税率和员工工作地的税率中较高者。
然后你将所有款项缴纳给工作所在县指定的唯一税务征收机构——最著名的是Keystone Collections Group和Berkheimer，以及匹兹堡地区的Jordan Tax Service。该征收机构将资金分配给员工的居住市政当局。你不是向每个城镇分别付款；每个工作县只有一个征收机构接收所有款项。
PSD代码和重要的新员工表格
整个系统的关键点是政治分区（PSD）代码——一个标识员工居住市政当局的六位数字。它告诉征收机构把钱送到哪里。向每位新员工收集居住地认证表（并在员工搬家时再次收集），并在薪资记录中保留PSD代码。错误的PSD代码意味着钱进了错误的城镇账户，而员工的居住市政当局会来追讨其份额——预扣责任在雇主身上。
按季度缴款，并提交年度雇主对账表，通常截止于2月底。有两件事在这个系统之外，经常让新手措手不及：费城完全在Act 32之外运营自己的城市工资税，居民和非居民税率不同，每年7月1日调整——如果你有人在费城工作，那是第二次注册和另一套申报表。此外，许多市政当局还征收地方服务税，每名工人每年最高52美元，年收入低于12000美元的工人有低收入豁免——金额虽小，但也是需要预扣和缴纳的一个独立项目。另外给远程团队提个醒：在宾州没有实体的州外雇主不需要预扣宾州地方税，但你应该书面告知员工，这样他们可以自己按季度预估缴税，而不是在报税时才发现缺口。
纽约：纽约市仅限居民，扬克斯双向征收
纽约是个友好的案例——州通过常规预扣系统管理纽约市和扬克斯的地方税，所以没有需要注册的独立征收机构。复杂之处全在谁欠什么，而这个国家最常见的多州错误就在这里。
纽约市的个人所得税——按税级约为3.1%到3.9%——仅适用于城市居民。来自新泽西、康涅狄格或纽约州北部的通勤者，无论在曼哈顿工作多少天，都欠零纽约市税。然而，雇主们通常为每个在曼哈顿有工作地点的员工预扣纽约市税，给非居民提供了一笔无息贷款给这座城市，他们之后必须在州税申报表中收回。如果你有员工在纽约市工作但住在市外，请确认你的薪资设置在城市税目的上将居住地和工作地点区分开来。
扬克斯则是另一条路：它双向征税。居民支付相当于其州税负债16.75%的附加费，非居民对在该市工作所得的工资支付0.5%的收入税。文书工作通过两份州表格进行——居住在州内或市内的员工填写IT-2104预扣证书，而在扬克斯（或州内任何地方）工作的非居民填写Form IT-2104.1，即非居民身份和分配证书，声明其服务在应税辖区内的执行百分比。如果该百分比或其居民身份发生变化，员工必须在10天内通知你，而混合办公让这条10天规则比以往更容易被触发。
地图的其余部分：快速概览
还有十几个州有地方薪资税，在跨州招聘之前值得了解。密歇根的24个征税城市向居民收取1%到2.4%，向非居民收取一半，每个城市自行管理自己的税，只有底特律由州政府处理。印第安纳的县级税约为1.6%到3%，由员工1月1日的居住县（非居民为其主要工作地点）决定，通过基于员工Form WH-4县级证书的州预扣来征收。特拉华州威尔明顿对劳动所得征收1.25%的雇主预扣。新泽西的纽瓦克和泽西城征收1%的雇主支付薪资税——成本完全由你承担，员工没有任何申报表。阿拉巴马州的市政和县职业税对居民和非居民均为0.5%到3%，由雇主预扣和缴纳。俄勒冈在某些市县叠加了交通区和薪资税，还有全州性的交通税。而堪萨斯，谢天谢地，只有一种地方无形资产税，完全不涉及预扣。
这些单独来看都不难。难点在于每一个都是单独的注册、单独的表格、单独的日历——并且每在一个新地方雇一个人，它们就成倍增加。
W-2第18–20栏：年终地方税的落脚点
以上所有内容最终汇聚在W-2表格的三个小栏中：第18栏（地方工资）、第19栏（预扣地方税）和第20栏（地区名称）。每份W-2副本只能容纳一个地区，所以一个住在宾州一个城镇、在另一个城镇工作、又在俄亥俄待了一部分时间的员工会收到多页W-2——这是正常的，不是错误，值得在一月之前向员工解释清楚，这样你的收件箱在报税季才不会爆掉。
第20栏的内容有时看起来很神秘。在宾州Act 32下，该栏可能显示征收机构代码而不是城镇名称，而费城的预扣仍然显示为费城。在俄亥俄，地区应反映在20天规则下实际预扣税款的所在地，这可能与员工现在的居住地不同。当员工问为什么他们的W-2显示一个他们几乎不记得工作过的城市时，答案通常是这些机制之一——而拥有每个工资周期的工作地点记录来证明这一点，是把五分钟的答复和一场通信审计区分开来的关键。
会产生征收通知的五个错误
第一，从未向地方征收机构注册。薪资软件在你持有RITA、Keystone、Berkheimer或CCA的雇主账户之前，无法代表你向他们缴款——"软件处理税务"涵盖联邦和州，不包括它从未听说过的征收机构。第二，为不欠纽约市税的非居民通勤者预扣纽约市税；这是多州薪资中最常见的地方预扣错误。第三，忘记扬克斯对该市工作收入征收的0.5%非居民收入税——税率小，责任真实，适用于仅仅在那里工作的人。第四，无视俄亥俄对混合办公员工的20天规则，全年100%按办公室城市预扣；员工的居住城市会发现收入缺口并相应追缴。第五，把地方合规当作员工的问题，跳过年度对账——预扣责任、罚款和利息都记在雇主头上，而2月的对账正是每个征收机构检查你工作的方法。
让地方负债在你的账本中保持可见
防止这一切的会计纪律很简单：将每项地方义务作为独立的负债来跟踪。为每个征收机构设置单独的薪资税应付账户——RITA预扣、Keystone EIT、费城工资税、扬克斯非居民税——而不是把一切都合并到一个"应付薪资税"余额中。每月像对账银行账户那样将每个账户与征收机构的对账单对账；与征收机构记录产生偏差的余额是地区代码配置错误或漏注册的早期预警。并将输入数据——PSD代码、俄亥俄工作地点天数、IT-2104.1分配百分比——附在每个工资周期的薪资记录上。当两年后征收机构的通知到达，询问某个季度为什么缺额时，这些记录就是你的全部防线。
从发薪第一天起就理清每个辖区
跨城市和县界招聘应该是一个增长里程碑，而不是合规考古项目的开始。为你预扣的每项地方税维护清晰、独立的记录，就是把可怕的征收通知变成例行查询的关键。Beancount.io提供纯文本会计，让你对自己的财务数据拥有完全的透明度和控制力——每项地方负债都可见、可版本控制，并随时可供分析。免费开始使用，看看为什么开发者和财务专业人士正在转向纯文本会计。
