在俄勒冈州雇用一名远程员工，就可能使一家总部位于马萨诸塞州的雇主必须注册“俄勒冈带薪假”（Paid Leave Oregon）。这涉及 1.00% 的薪资扣款（雇员与雇主按 60/40 比例分摊），以及向俄勒冈州就业部门进行季度申报——这一切仅由一封入职信触发。截至 2026 年 5 月，美国已有 16 个司法管辖区实施强制性带薪家事与医疗假（PFML）保险计划，每个计划都有自己的费率、工资基数、给付上限、私人计划豁免及 W-2 申报代码。合规范围在三年内几乎翻了一番，仅 2026 年一年，明尼苏达州、缅因州和特拉华州就增加了新的生效福利，同时华盛顿州的保费上涨了 23%。
以下是多州雇主需要的实操指南：2026 年哪些州要求代扣代缴、如何通过私人计划退出、PFML 如何与 FMLA（家事与医疗假法）和 ADA（美国残疾人法案）协调，以及新永久化的 Section 45S 联邦税收抵免如何与各州强制令相互作用。
2026 年 PFML 概览
目前有 16 个司法管辖区要求雇员或雇主向州管理的家事与医疗假基金缴纳费用（或接受经批准的同等私人计划）。缴费率和给付上限每年根据各州的平均周工资、社会保障税工资基数或计划资金需求进行调整。
2026 年各州生效的 PFML 计划
| 司法管辖区 | 2026 年综合费率 | 雇员/雇主比例 | 2026 年工资基数 | 最高每周给付 |
|---|---|---|---|---|
| 加利福尼亚州 (SDI + PFL) | 1.30% | 100% 雇员 | 无上限 | $1,765 |
| 纽约州 (PFL) | 0.432% | 100% 雇员 | NYSAWW (上限 $411.91/年) | $1,228.53 |
| 新泽西州 (TDB + FLI) | 0.19% + 0.23% EE; ER 0.10–0.75% TDB | 比例分配 | 雇员 $171,100 / 雇主 $44,800 | $1,119 |
| 罗得岛州 (TDI + TCI) | 1.10% | 100% 雇员 | $100,000 | $1,103 (带受抚养人最高 $1,489) |
| 华盛顿州 | 1.13% | 71.43% EE / 28.57% ER | $184,500 | 约 $1,733 |
| 马萨诸塞州 | 0.88% (大型); 0.46% (小型) | 雇主医疗部分 ≥0.42%; 雇员最高 0.46%; 家事部分 100% EE | $184,500 | $1,230.39 |
| 康涅狄格州 | 0.50% | 100% 雇员 | $184,500 | $1,016.40 |
| 俄勒冈州 | 1.00% | 60% EE / 40% ER (25人以上雇主) | $184,500 | 约 $1,636 |
| 科罗拉多州 | 0.88% | 50/50 (≥10 名雇主) | $176,100 | $1,381.45 |
| 特拉华州 | 0.80% | 默认 50/50 | $184,500 | $900 |
| 明尼苏达州 | 0.88% (小型为 0.66%) | 雇主 ≥50% | $185,000 | 约 $1,438 |
| 缅因州 | 1.00% (大型); 0.50% (小型) | 雇主最多可从雇员扣除 0.50% | $184,500 | 基于公式计算 |
| 华盛顿特区 | 0.75% | 100% 雇主 | 无 | $1,190 |
马里兰州的 FAMLI 计划原定于 2026 年 7 月 1 日开始缴费，但已被推迟——目前的机构指南指向 2027 年 1 月 1 日开始缴费，2028 年 1 月 1 日开始发放福利。在配置薪资系统前，请核实马里兰州劳工部 FAMLI 分部的最新公告。佛蒙特州通过 The Hartford 提供完全自愿的 VT-FMLI 保险产品，而非通过工资扣款的州强制计划。伊利诺伊州继续就 PFML 法案进行辩论，但 2026 年尚无强制性计划。
2026 年的变化
- 明尼苏达州带薪假于 2026 年 1 月 1 日上线 —— 这是 2026 年启动的首个新州级 PFML。缴费和给付均在首日开启；第一季度汇缴于 4 月 30 日截止。
- 特拉华州带薪假给付于 2026 年 1 月 1 日开启，此前已通过 2025 年的缴费建立了一年的储备金。
- 缅因州 PFML 给付申请于 2026 年 5 月 1 日开始，同样是在一年的提前缴费之后。
- 华盛顿州 PFML 费率从 0.92% 跃升至 1.13% —— 1 月 1 日生效的 23% 相对涨幅让一些薪资服务商措手不及。
- 科罗拉多州 FAMLI 增加了强制性的 12 周 NICU（新生儿重症监护）福利，所有获批的私人计划在续期时必须包含此项。
- 加利福尼亚州取消了 SDI 的工资上限（根据 SB 951 法案，自 2024 年起生效，但 2026 年最高给付额再次攀升至每周 $1,765）。
保费代扣代缴的实际运作流程
每个州的 PFML 计划大致遵循相同的四个雇主步骤，但在注册、汇缴和申报的细节上存在差异，如果假设一个州的流程适用于另一个州，可能会导致薪资处理出错。
第 1 步：在首个发薪日前注册
大多数州要求只要在该州有一名受保雇员就必须立即注册，而非达到某个员工人数门槛。需要了解的门户网站：
- 加利福尼亚州：e-Services for Business (EDD)
- 纽约州：通过 NYSIF 或授权的私人承保商投保
- 马萨诸塞州：MassTaxConnect → DFML
- 华盛顿州：SecureAccess Washington (SAW) → ESD
- 俄勒冈州：Frances Online
- 科罗拉多州：MyFAMLI+
- 明尼苏达州：明尼苏达带薪假雇主门户 (Minnesota Paid Leave Employer Portal)
- 缅因州：缅因带薪假门户 (Maine Paid Leave Portal)
- 特拉华州：LaborFirst 门户
- 马里兰州：Maryland Tax Connect（待缴费开始时）
- 华盛顿特区：通过 DOES 的带薪家事假办公室 (Office of Paid Family Leave)
第 2 步：在每个工资周期扣缴员工份额
员工份额从总工资中扣除，且属于税后项目——联邦所得税、FICA 和 FUTA 仍然适用于这些资金，因此该项扣除会减少实发工资，但会出现在 W-2 表单的第 1 栏中。
第 3 步：按季度缴纳（通常情况下）
加利福尼亚州是个例外，它根据上一年度的欠缴责任通过 DE-9/DE-9C 进行按月或按季度缴纳。新泽西州通过 WR-30 进行报告。其他所有州均采用日历季度周期，申报表应在季度结束后的次月底前提交。
第 4 步：在 W-2 表单第 14 栏使用正确的标签进行报告
错误标记的第 14 栏条目每年一月都会导致员工端的州税软件出错。关键代码如下：
- CASDI — 加利福尼亚州
- NYPFL — 纽约州
- MAPFML — 马萨诸塞州
- WAPFML — 华盛顿州（仅限员工份额）
- ORPFML — 俄勒冈州（员工 0.6%；不要包含 0.4% 的雇主份额）
- COFAMLI — 科罗拉多州
- MNPFML — 明尼苏达州（包括员工份额和任何雇主“代缴”部分）
- CTPL — 康涅狄格州
- DEPFL — 特拉华州
- MEPFML — 缅因州
选择退出：私有计划豁免
大多数设有 PFML 的州允许雇主使用提供同等或更好福利的全额保险或自我保险的私有计划来替代州级计划。Unum、MetLife、Lincoln、Sun Life、The Hartford、Guardian、Prudential、Standard、ShelterPoint 和 Reliance Matrix 等承保机构均销售经批准的 PFML 保单，这些保单将工资替代、FMLA 追踪以及间歇性休假管理与短期和长期残疾保险捆绑在一起。
私有计划适用的州
| 州 | 是否允许私有计划？ | 审批周期 |
|---|---|---|
| 加利福尼亚州 | 是（自愿计划） | EDD 审查；按季度 |
| 纽约州 | 是（通常为 NYSIF 或保险承保机构） | 年度保单 |
| 新泽西州 | 是 | 任何季度的第一天生效；每年续保 |
| 罗德岛州 | 否 | — |
| 华盛顿州 | 是（自愿计划） | 下一季度开始时生效；有效期 3 年 |
| 马萨诸塞州 | 是 | 按季度申请；每年续保 |
| 康涅狄格州 | 是（需经多数员工投票） | 年度 |
| 俄勒冈州 | 是（等效计划） | 前 3 年每年重新申请，之后每三年一次；250 美元费用 |
| 科罗拉多州 | 是（保险或自筹资金） | 初步审查；2026 年后必须匹配 12 周 NICU 福利 |
| 特拉华州 | 是 | 9 月 1 日 / 12 月 1 日申请窗口 |
| 明尼苏达州 | 是（保险或自我保险） | 计划生效前审批 |
| 缅因州 | 是（替代计划） | 计划生效前审批 |
| 马里兰州 | 是（推出后） | 待定 |
| 华盛顿特区 | 否 | — |
等效福利规则在各州是一致的：私有计划必须匹配或超过州级计划的每一项福利（每周上限、持续时间、休假理由），且员工承担的费用不得高于州级计划的收费。通常允许自我保险，但需要提供保证保险（Surety Bond）——通常等于一年估计福利的金额——以便在雇主无力偿债时保护员工的理赔。
私有计划的陷阱在于续保窗口。马萨诸塞州、科罗拉多州、俄勒冈州和特拉华州都要求雇主确认其计划仍符合州政府每年更新的最高每周福利标准。如果你 2025 年的计划福利上限为 1,200 美元，而州政府将其上限提高到 1,230 美元，你的私有计划豁免可能会在续保时被撤销。
远程员工的多州协调
当员工在多个州之间分配工作时间，或者在雇主没有其他业务的州完全远程工作时，适用哪种 PFML？几乎每个州都采用了美国劳工部的服务本地化 (localization of services) 级联测试，即用于失业保险 (SUTA) 覆盖范围的四因素测试：
- 本地化 (Localization) — 工作是全部或主要在一个州完成，而州外工作仅是附带的吗？
- 业务基地 (Base of operations) — 员工定期工作的地点在哪里（家庭办公室、例行报告的雇主场所）？
- 指挥或控制地 (Place of direction or control) — 工作是在哪里受指派的？
- 居住州 (State of residence) — 最后的决胜因素。
一名居住在俄勒冈州、为总部位于马萨诸塞州的公司工作的全职远程员工，其工作地点被本地化到俄勒冈州——适用俄勒冈州带薪休假（Paid Leave Oregon），不适用马萨诸塞州 PFML。根据业务基地规则，一名在纽约州工作 60% 且在新泽西州工作 40% 的员工被本地化到纽约州。对于真正的多州员工且没有明确的主要工作州，则通过劳工部的互惠覆盖安排默认划归到雇主总部所在地州。
大多数多州雇主忽视的风险是：在季度中旬搬迁的员工会在下一季度开始时更改 PFML 覆盖范围。你的工资单系统需要同时停止旧州的扣缴并开始新州的扣缴，并且你的州注册需要在季度末之前更新，以避免重复扣缴和保障空白。
协调 PFML 与 FMLA、ADA 和 PWFA
州级 PFML 提供有薪工资替代。联邦《家庭与医疗假法案》(FMLA) 提供无薪职位保护。《美国残疾人法案》(ADA) 要求提供合理便利 (Reasonable accommodation)，其中可以包括无薪假。《孕妇员工公平法案》(PWFA) 增加了针对怀孕的特定调整。这些法律涵盖的内容不同，且在不同的维度上运行。
书面指定 FMLA 与 PFML 并行执行
当请假同时符合 FMLA 和州 PFML 的资格时，所有州都允许两者并行执行——但前提是雇主在开始时以书面形式将其指定为 FMLA。如果跳过此指定，员工可以将 12 周的无薪 FMLA 叠加在州带薪请假之上，从而使受职位保护的缺勤时间翻倍至 24 周以上。指定通知应在收到请假通知后的五个工作日内，通过标准表格（劳工部 WH-381 表格及州特定通知）送达员工。
职位保护不等于工资替代
华盛顿州明确，到 2026 年，PFML 职位保护将扩大到拥有 25 名以上员工且服务满 180 天的雇主——这与 FMLA 的 50 名员工、1,250 小时、12 个月的阈值不同。即使员工不符合联邦 FMLA 的资格，也可能有资格享受州职位保护的 PFML。在 PFML 职位保护期间，医疗福利必须继续。
ADA 和 PWFA 是独立的范畴
在结束 12 周的 PFML/FMLA 并行请假后，如果残疾情况持续存在，员工仍可能有权根据 ADA 获得额外的无薪请假作为合理调适。同样，PWFA 可能要求 PFML 未涵盖的时间表调整、轻体力劳动或休息时间调适。不要将耗尽的 PFML 视为耗尽了所有义务。
第 45S 条雇主抵免额——现已永久化
《大美法案》(One Big Beautiful Bill Act, OBBBA) 使联邦针对带薪家事与医疗请假的第 45S 条雇主抵免额在 2025 年 12 月 31 日之后开始的纳税年度永久化，并从三个重要方面进行了扩展。
2026 年的增强功能
- 阶梯式抵免率：当雇主支付至少 50% 的员工正常工资时，抵免率为合规工资的 12.5%；支付比例每超过 50% 一个百分点，抵免率增加 0.25 个百分点；当雇主支付 100% 工资时，抵免率上限为 25%。
- 基于保费的方法（新增）：雇主可以选择根据已支付的 PFML 保险费申请抵免——即使该年度没有员工请符合条件的假。对于维持独立受保 PFML 政策的雇主来说，这是一个重大变化。
- 六个月服务要求：合规员工必须已受雇至少六个月（从十二个月下调），前提是雇主相应地延长了请假资格。
禁止重复获利规则
根据州或地方强制性 PFML 计划要求支付的工资被排除在 §45S 抵免基数之外。你不能就马萨诸塞州 PFML、纽约州 PFL 或华盛顿州 PFML 已经强制要求的工资申请抵免。该抵免旨在奖励超出州强制要求的自愿带薪请假：补足工资替代额、延长超过州上限的期限，或覆盖完全没有 PFML 计划的州的员工。
为了符合资格，雇主必须维持一份书面的 PFML 政策，每年为合规的全职员工提供至少两周的带薪家事/医疗假，工资不低于正常工资的 50%，兼职员工按比例计算。在提交公司或合伙企业申报表时需附上 8994 表格。
常见的雇主错误
在观察了三年的各州 PFML 实施情况后，各雇主普遍存在以下合规错误：
- 漏掉对单一远程员工的注册。 大多数州要求在雇佣第一天就进行注册，而不是在达到人数门槛之后。即使你是一家位于德克萨斯州的 2 人初创公司，只要有一名科罗拉多州员工，就会触发 CO FAMLI 注册。
- 将加利福尼亚州 1.30% 的 SDI 费率应用于非加州工资。 EDD 费率仅适用于归属地为加利福尼亚的工资。从仅限加州配置迁移的工资系统经常会意外地将此费率应用到远程员工身上。
- 错过私人计划备案窗口。 马萨诸塞州、新泽西州、科罗拉多州、俄勒冈州和特拉华州都要求在私人计划生效的季度之前获得批准。错过截止日期将迫使雇主多支付一个季度的州缴款——并推迟后续的更新周期。
- 未能以书面形式指定 FMLA 并行。 没有书面指定意味着员工可以将联邦 FMLA 叠加在州 PFML 之上。
- W-2 第 14 栏代码错误。 混淆员工和雇主部分的组合方式（明尼苏达州要求两者都填；俄勒冈州仅要求员工部分）会在每年一月破坏员工的州税务申报。
- 忘记华盛顿州 2026 年的费率跳升。 保费从 0.92% 上升到 1.13%。未能在 2026 年 1 月 1 日采用新费率的工资系统整年都在欠额预扣。
- 将马里兰州视为 2026 年上线。 马里兰州的缴款已推迟到 2027 年 1 月 1 日。一些工资单供应商错误地从 2026 年 7 月 1 日开始预扣。
- 第 45S 条重复获利。 对州 PFML 已经强制要求的工资申请联邦抵免。8994 表格说明明确禁止这样做，IRS 的审计将会发现这一点。
- 未按较小增量跟踪间歇性请假。 华盛顿州、马萨诸塞州和明尼苏达州允许以小至四小时为单位请假。仅按整天跟踪违反了规定，并使雇主面临补薪索赔。
- 任由私人计划的福利上限落后于州上限。 每年的州上限更新要求在下次更新时调整私人计划上限，否则豁免资格可能会被撤销。
构建多州 PFML 合规体系
在十几个州运行合规的 PFML 代扣、私人计划和联邦税收抵免申请，其管理负担可以通过以下几个实用习惯来减轻：
- 维护一份各州对比矩阵，每年 1 月更新最新的费率、工资基数、最高福利金、私人计划续订日期和 W-2 代码。大多数薪酬服务商都有自己的表格，但应以州政府机构的核对结果为准，而非盲目信任供应商。
- 在 HRIS 系统中为每位员工标记主要工作州，并在员工搬迁、更改永久地址或跨州工作时间比例发生变化时重新评估。
- 为 PFML 扣款设置独立的工资代码，以便季度对账、W-2 表格 Box 14 报告和 Section 45S 抵免计算都能从同一个总账中清晰提取数据。
- 记录所有已选择退出州计划的州的私人计划续订窗口。错过马萨诸塞州 (MA) 或科罗拉多州 (CO) 的续订将迫使你至少在一个季度内重新向州政府缴纳费用。
- 在单一系统中跟踪 FMLA 认定 —— 理想情况下是负责你 PFML 私人计划的同一承保商或第三方管理机构 —— 这样当 PFML 索赔开始时，可以自动进行同步认定。
将 PFML 仅视为工资单职能是合规失败的最大原因。它处于薪资管理、假勤管理、福利、联邦税收抵免和州劳工法的交汇点，这种整合需要明确的负责人。
在 PFML 合规需求增长时保持财务井然有序
随着业务跨州扩展，PFML 合规的财务方面 —— 工资扣款、雇主配比贡献、私人计划保费以及 Section 45S 抵免对账 —— 会产生越来越多的记账凭证，这些凭证需要清晰、可审计的记录。Beancount.io 提供纯文本会计功能，为你提供每笔工资分录和税收抵免计算的完整透明度和版本控制 —— 无黑箱，无供应商锁定，并可轻松与州政府机构的回执进行对账。免费开始使用，了解为什么开发者和财务专业人士正在转向纯文本会计。