你终于做到了——你完成了第一次招聘。录用通知已签署，W-4和I-9表格放在某个文件夹里，工资单也已（基本）设置完毕。然而，新工作关系开始三周后，一个你从未意识到的倒计时已经结束了。
每个州都要求雇主向州新员工名册报告每位新员工，通常是在雇用日期后的20天内。这适用于你的第一位员工、适用于重新雇用，在某些州甚至适用于独立承包商。错过这一点，你的州可以按每位员工对你罚款。以下是该规则的要求、多州雇主如何简化它，以及如何将其纳入招聘清单，让它不再被遗漏。
什么是新员工报告（以及它为什么存在）
新员工报告可追溯到1996年的《个人责任与工作机会协调法案》，该联邦福利改革法律在《社会保障法》第453A条中设立了这一要求。每位雇主——任何规模的私人企业、非营利组织、家庭雇主和政府机构——都必须向员工工作的州报告每位新员工的基本信息。
各州将这些报告输入其州新员工名册，进而输入国家新员工名册。其主要目的是儿童抚养费执行：新员工记录会与州和联邦层面的儿童抚养案件进行匹配，以便在父母开始新工作时快速发布或更新抚养令。同一数据帮助机构减少欺诈性失业保险和工伤赔偿索赔。
这也是为什么这一义务与员工是否拖欠抚养费无关。你报告所有人，匹配在政府端进行。
20天规则，准确来说
联邦核心时间规则很简单：在雇用员工日期后不超过20天内报告。各州实施细节，但全国范围内结构一致：
- “雇用日期”指的是开始有偿工作的第一天，不是录用通知被接受或背景调查通过的日子。倒计时从员工开始赚取工资时启动。
- 你报告六个核心数据点：员工的姓名、地址、社会安全号码和雇用日期，加上你的企业名称、地址和联邦雇主识别号（FEIN）。大多数州在联邦最低要求基础上要求额外数据，所以申报前请查看你州的表格。
- 电子申报者每月报告两次。 如果你以磁性或电子方式传输报告，联邦法律允许你批量提交——但批次之间必须间隔12至16天，这大约相当于每月两次。纸质申报者每次雇用需遵守直接的20天截止日期。
- 短期员工仍然要报告。 如果员工在报告前辞职或被解雇，你仍然需要提交报告。义务在雇用时就产生，而不是基于某个最短任期。
重新雇用也算
返回工作的员工是一个常见陷阱。许多州明确要求报告重新雇用——例如，加州要求对分离至少60天后重新雇用的任何人提交新报告，时间在新开始日期后20天内。每年带同一班组回来的季节性企业应把每个季度的开始日期视为新的报告事件，并确认其运营每个州的门槛。
如何实际提交报告
每个州运营自己的州新员工名册，有自己的门户、表格和文件格式。联邦儿童抚养执行办公室发布州报告选项目录，让你找到适合自己的方式。实际上，首次雇主有三条路径：
- 你州的在线门户。 每个州通过网站接受报告，大多数也接受邮寄或传真。对于员工数量不多的单州雇主，这是默认选择。
- 你的工资单服务提供商。 大多数工资单服务提供新员工报告作为功能或附加项——但不要假设你的服务有。登录确认该功能已启用，并确认它覆盖你有员工的每个州。 “我们运行工资单”和“我们提交新员工报告”是两种不同的服务。
- 批量电子申报。 较大雇主直接传输文件。如果你走这条路，记住每月两次的节奏：提交之间间隔必须超过12天且少于16天。
无论你选择哪条路径，关键纪律是在第一天捕捉数据。如果你的入职包一起收集W-4、I-9和州预扣表格，将新员工报告字段添加到同一包中，这样第三周就不必再追索任何东西。
多州雇主有捷径（需要文书工作）
如果你在两个或更多州有员工，默认规则是向每位员工工作的州报告。这可能意味着注册多个州名册并学习多个门户。
替代方案是单一州选项：以电子方式传输报告的多州雇主可以指定一个州——一个它有员工的州——并将所有新员工报告发送到那里。但指定是正式的，不是随意的。你必须：
- 在联邦儿童抚养执行办公室注册为多州雇主，提供你的FEIN、公司名称和地址，以及你指定的州。
- 书面通知卫生与公众服务部部长你选择的州（注册过程涵盖这一点）。
- 以电子方式向该州申报，按其时间表和格式。
直到指定文件归档且你实际上以电子方式向指定州传输，你仍然受每个工作州自身要求的约束。在新州进行远程招聘是典型失败点：员工开始工作，没人更新报告设置，20天倒计时在一个你忘记有业务关联的州结束。将此决定与你的多州工资税设置配对——当你注册一个新州的预扣税时，也检查它的新员工名册。
别忘了独立承包商（在某些州）
联邦新员工报告仅覆盖员工。但少数州将并行义务扩展到独立承包商，触发条件与员工规则不同：
- 加州要求企业在支付独立承包商600美元或以上，或在一个日历年内进入600美元或以上合同（以先到者为准）后20天内报告，使用独立承包商报告表（DE 542）。该义务通常跟踪你会提交1099-NEC或1099-MISC表格的工人。
- 纽约州要求报告某些独立承包商，迟报、漏报或不完整报告每位承包商罚款20美元。
如果你依赖自由职业者，检查你接触他们的每个州（不仅仅是办公室所在地）的承包商报告规则。并将分类问题分开：将工人报告为承包商并不会使其成为承包商。错误分类在联邦和州法律下承担更大得多、独立的罚款。
如果你跳过它会怎样
各州可选择处罚不合规行为，联邦法律限制这些罚款：普通失败每位新员工不超过25美元，当失败源于雇主与员工之间合谋不报告（或提交虚假或不完整报告）时，升至每位员工500美元。各州也可根据自身法律施加非金钱民事处罚。
每位25美元听起来微不足道，直到你乘以从未报告的招聘潮——季节性招聘40名未报告员工，是四位数风险敞口，且你的州还会增加自身后果。更重要的是，不报告是一个信号，首先让新雇主进入机构的视野。
首次雇主常犯的6个错误
- 在错误日期启动倒计时。 录用通知日期和背景调查完成日期不重要。有偿工作第一天启动20天。
- 忘记重新雇用。 季节性回调、回流员工和裁员后召回都需要在有再雇规则的州提交新报告。
- 假设工资单提供商处理它。 许多会，有些额外收费，几乎没有一个会在你确认工作州之前默认启用。以书面形式验证。
- 将远程招聘视为“没什么大不了”。 一个在另一个州工作的员工就在那里创造报告义务。远程招聘清单需要州注册步骤，而不只是发货一台笔记本电脑。
- 忽略承包商规则。 在加州和纽约等州，你的1099名册有自己的20天倒计时，在不同表格上运行。
- 不保留证据。 像保存工资税收据一样保存每次申报的确认书。如果两年后州质疑空白，“门户肯定吞了它”不是辩护。
将其纳入招聘清单
新员工报告应属于与W-4、I-9、州预扣证书和工伤赔偿分类相同的单页入职清单。添加它的边际成本为零：数据已经在包里，申报只需几分钟。花费金钱的是混乱——在通知到来后，从Slack消息和工资存根中重建开始日期。
小型雇主的实用设置如下：一个单一入职包在第一天捕捉所有报告字段，每个开始日期后第14天设置日历提醒作为工资单提供商申报的后备，保存每次提交的确认书，以及每年一次审查你员工或承包商所在各州。当员工人数跨入第二个州时，有意识地做出单一州指定决定，而不是漂向多门户混乱。
保持对此类义务的最新了解主要是记录问题。清晰、完整的雇佣记录——谁开始、在哪里工作、提交了什么、何时提交——将每一项招聘合规任务从火警演习变成例行公事。像对待账本一样认真保存这些记录，增长就永远不必意味着混乱。
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