Виберіть дату переходу, експортуйте оборотно-сальдову відомість QuickBooks за день до неї та відкрийте свій журнал Beancount за допомогою одного pad і одного balance для кожного рахунку балансу. Коли bea check проходить успішно, а сальдо власного капіталу збігається з QuickBooks, вашу бухгалтерію перенесено. Усе після дати переходу записується в Beancount.
Цей посібник працює як для QuickBooks Online, так і для QuickBooks Desktop. Він не залежить від імпортера QuickBooks, оскільки жоден з них не постачається разом з Beancount. Спочатку ви переносите залишки, а потім вирішуєте, скільки історії взяти із собою.
Якщо ви ще вирішуєте, чи переходити, спочатку прочитайте Beancount vs QuickBooks.
1. Визначте дату переходу та те, що зберігаєте
Виберіть перший день фінансового року, наприклад 2026-01-01. Межа року залишає один податковий рік в одній системі. Це також означає, що ваш перший звіт про прибутки та збитки в Beancount починається з нуля.
Вирішіть зараз, скільки історії має містити Beancount:
- Лише залишки. Відкрийте на дату переходу та зберігайте звіти QuickBooks як архів для попередніх років. Це найшвидший шлях, і решта цього посібника передбачає саме його.
- Річні підсумки. Додайте по одному підсумковому запису за кожен минулий рік з оборотно-сальдової відомості кожного року. Тоді ваші багаторічні звіти працюватимуть у Beancount.
- Повна історія транзакцій. Конвертуйте експорт Головної книги за допомогою скрипту. Це найбільше роботи, і розділ 5 пояснює, що це передбачає.
Завершіть звірку кожного банківського та карткового рахунку в QuickBooks до дня перед датою переходу. Незвірений залишок переносить свою помилку в ваш новий журнал.
2. Експорт з QuickBooks
Вам потрібні три звіти, усі станом на день перед датою переходу (2025-12-31 у цьому посібнику):
| Звіт | Що він дає |
|---|---|
| Список рахунків (Account List) | Назва та тип кожного рахунку для зіставлення на кроці 3 |
| Оборотно-сальдова відомість (Trial Balance) | Кінцевий залишок кожного рахунку, який стає вашими початковими залишками |
| Головна книга (General Ledger) | Кожна транзакція для історії та вашого архіву |
QuickBooks Online. Перейдіть до Reports, потім Standard reports і відкрийте кожен звіт за назвою. Виберіть Export/Print, потім Export to Excel. Список рахунків — це звіт про план рахунків. Інструмент Export data у розділі Settings, у стовпці Tools, експортує набір звітів і списків як файли Excel в одному zip-файлі. Intuit документує обидва шляхи в Export your QuickBooks Online data.
Ці експорти QuickBooks Online — це файли Excel. Відкрийте кожен у табличному редакторі та збережіть копію у CSV, якщо його читатиме скрипт.
Вкладення експортуються окремо. У QuickBooks Online перейдіть до Settings, потім Attachments, виберіть файли та виберіть Batch actions, а потім Export. Зберігайте zip разом зі своїм архівом.
QuickBooks Desktop. У Windows відкрийте кожен звіт з Reports, потім Reports Center. Виберіть Excel, потім Create New Worksheet. Наступне вікно може зберегти робочу книгу Excel або файл CSV безпосередньо, як описано в Export reports as Excel workbooks. Desktop також може експортувати списки, включно з планом рахунків, як файл IIF: File, потім Utilities, потім Export, потім Lists to IIF Files. Експорт IIF охоплює лише списки. Intuit зазначає, що ви можете імпортувати транзакції, але не можете їх експортувати, як пояснено в Export, import, and edit IIF files.
Зберігайте оригінальні експорти незмінними. Вони — ваші докази, якщо згодом виникнуть питання щодо якоїсь цифри.
3. Зіставте рахунки з ієрархією Beancount
Beancount має п'ять кореневих рахунків. Кожен тип рахунку QuickBooks потрапляє під один з них:
| Тип рахунку QuickBooks | Рахунок Beancount |
|---|---|
| Bank | Assets:Bank:Checking, Assets:Bank:Savings |
| Accounts receivable (A/R) | Assets:AccountsReceivable |
| Other Current Assets, Fixed Assets | Assets:Prepaid:…, Assets:Equipment:… |
| Credit Card | Liabilities:CreditCard:Visa |
| Accounts payable (A/P), Other Current Liabilities | Liabilities:AccountsPayable, Liabilities:SalesTax |
| Long Term Liabilities | Liabilities:Loans:… |
| Equity, Retained Earnings, Opening Balance Equity | Equity:Opening-Balances |
| Income, Other Income | Income:Sales, Income:Interest |
| Cost of Goods Sold | Expenses:COGS:… |
| Expenses, Other Expense | Expenses:Rent, Expenses:Software |
Назви рахунків починаються з великої літери та не містять пробілів, тому "Office Supplies" стає Expenses:Office-Supplies. Субрахунки QuickBooks стають глибшими сегментами, як-от Expenses:Vehicle:Fuel.
Retained Earnings і Opening Balance Equity згортаються в один рахунок Equity:Opening-Balances. Beancount обчислює прибуток поточного року з ваших рахунків доходів і витрат, тому окремий рахунок нерозподіленого прибутку не потрібно переносити.
4. Відкрийте журнал на дату переходу
Ця прикладна компанія має оборотно-сальдову відомість із чотирьох рядків на 2025-12-31. Рядки доходів і витрат уже згорнуті в Retained Earnings. QuickBooks Online робить те саме, коли починається новий фінансовий рік, як описано в View retained earnings account details.
| Рахунок | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Checking | 12,450.00 | |
| Accounts Receivable (A/R) | 3,200.00 | |
| Visa credit card | 1,875.40 | |
| Retained Earnings | 13,774.60 | |
| Разом | 15,650.00 | 15,650.00 |
Збережіть це як main.bean:
option "operating_currency" "USD"
2025-12-31 open Assets:Bank:Checking USD
2025-12-31 open Assets:AccountsReceivable USD
2025-12-31 open Liabilities:CreditCard:Visa USD
2025-12-31 open Equity:Opening-Balances USD
; Opening balances from the QuickBooks Trial Balance as of 2025-12-31
2025-12-31 pad Assets:Bank:Checking Equity:Opening-Balances
2025-12-31 pad Assets:AccountsReceivable Equity:Opening-Balances
2025-12-31 pad Liabilities:CreditCard:Visa Equity:Opening-Balances
2026-01-01 balance Assets:Bank:Checking 12450.00 USD
2026-01-01 balance Assets:AccountsReceivable 3200.00 USD
2026-01-01 balance Liabilities:CreditCard:Visa -1875.40 USD
2026-01-01 balance Equity:Opening-Balances -13774.60 USDКожен pad просить Beancount вставити запис, який робить наступне твердження balance істинним. Балансувальна сторона кожного pad іде до Equity:Opening-Balances. Твердження balance перевіряється на початку своєї дати, тому pad датовані днем перед датою переходу.
Дебети стають додатними числами, а кредити — від'ємними. Ось чому залишок Visa становить -1875.40 USD.
Останній рядок — це звірка. Власний капітал має дорівнювати -13774.60 USD, кредиту Retained Earnings. Неправильно введена цифра активу чи зобов'язання змінює балансувальний власний капітал, і це твердження не проходить.
Для реальної компанії додайте один open, один pad і один balance для кожного рахунку балансу з оборотно-сальдової відомості. Розділіть A/R і A/P на один субрахунок на кожного клієнта чи постачальника, якщо ви відстежуєте відкриті рахунки за назвами.
5. Перенесіть історію
Після дати переходу записуйте нову діяльність у Beancount. Банківські та карткові виписки — основне джерело. Конвертуйте експорт банківського CSV у браузері за допомогою конвертера CSV у Beancount або скористайтеся посібником з імпорту банківських виписок для командного рядка.
Минулі роки необов'язкові. Не існує імпорту з експорту Головної книги QuickBooks в один клік. Перенесення цієї історії — це крок зі скриптом або ручним зіставленням:
- Збережіть експорт Головної книги як CSV.
- Згрупуйте його рядки в транзакції за датою та номером транзакції.
- Перейменуйте кожен рахунок згідно зі зіставленням з кроку 3.
- Запишіть кожну групу як транзакцію Beancount, проводки якої в сумі дають нуль.
Якщо ви переносите історію, відкрийте рахунки на початку цієї історії, а не на дату переходу. Потім збережіть твердження balance на 2026-01-01. Вони доводять, що конвертована історія приводить до тих самих залишків, які повідомляв QuickBooks.
6. Перевірте за QuickBooks
Перевірте журнал, потім виведіть список усіх залишків:
bea --file main.bean check
bea --file main.bean query "SELECT account, sum(position) GROUP BY account ORDER BY account"bea check не повідомляє про помилки. Запит повертає чотири рядки: Assets:AccountsReceivable на 3200.00 USD, Assets:Bank:Checking на 12450.00 USD, Equity:Opening-Balances на -13774.60 USD і Liabilities:CreditCard:Visa на -1875.40 USD. Порівняйте кожен рядок з оборотно-сальдовою відомістю QuickBooks рядок за рядком, з кредитами як від'ємними числами.
Вперше працюєте з командним рядком? Встановіть bea з швидкого старту CLI.
7. Що не переноситься
Міграція журналу переносить бухгалтерські залишки та історію. Вона не переносить операції, які QuickBooks виконує навколо них:
- Рахунки та посилання для оплати. Відкриті рахунки залишаються як залишки A/R. Відтепер користуйтеся окремим сервісом виставлення рахунків.
- Зарплата. Виплати, податкові форми та записи працівників залишаються у вашого постачальника послуг із зарплати.
- Податкові декларації з продажу. Beancount записує зобов'язання. Подання залишається окремим завданням.
- Вкладення. Квитанції та документи експортуються в окремому zip-файлі, а не у звітах.
- Правила банківських каналів та історія звірки. Відтворіть категоризацію як правила імпорту.
Сторінка порівняння каже це прямо: не вибирайте Beancount, виходячи з припущення, що кілька плагінів відтворять увесь операційний комплекс QuickBooks. Вибирайте його, коли сам журнал є вашою довготривалою системою обліку.
Ведете малий бізнес на Beancount? Дивіться Beancount.io для малого бізнесу — розміщені журнали, Bank Sync і співпраця з бухгалтером.