12 дописів з тегом "бухгалтерія"

Електронні перекази коштів (EFT) тихо рухають більшість грошей у сучасному бізнесі. Оренда, зарплата, виплати клієнтам і навіть відшкодування витрат дедалі частіше проходять через цифрові мережі, а не паперові чеки. Така швидкість і зручність формують нові вимоги до обліку: потрібно відстежувати гроші до, під час і після того, як вони виходять із банку.

Цей посібник пояснює, як працюють ключові мережі EFT, на що звертати увагу у графіку розрахунків та як змоделювати увесь процес у Beancount, щоб головна книга завжди відображала реальний стан грошових коштів.

Що таке платіж EFT?​

Електронний переказ коштів — це будь-який рух грошей між банківськими рахунками, який здійснюється цифровими повідомленнями, а не готівкою чи паперовими інструментами. До нього належать дебети й кредити ACH, банківські перекази, операції з дебетовими картками, p2p-платежі, сервіси миттєвих виплат тощо. Замість фізичного доручення відправник наказує банку надіслати або отримати кошти через спільну мережу.

Головний обліковий висновок: час ініціювання EFT, дата появи в банківській виписці та дата визнання коштів контрагентом часто не збігаються. Потрібно фіксувати намір, кошти «в дорозі» та остаточне зарахування, щоб підтримувати достовірні залишки.

Популярні мережі EFT для малого бізнесу​

• ACH (Automated Clearing House). Пакетні перекази з розрахунком за один-три робочі дні. Зручно для зарплат, рахунків постачальників і регулярних списань завдяки прогнозованим комісіям.
• Same Day ACH. Прискорений варіант, що також проходить через NACHA, але зараховує кошти у той самий день, якщо платіж подано до дедлайну. Корисно для термінових виправлень зарплати чи швидких платежів постачальникам.
• Банківські перекази (wire). Розрахунки в режимі реального часу з вищими комісіями, які застосовують для великих, термінових або міжнародних угод.
• Мережі дебетових і віртуальних карток. Операції без фізичної картки та виплати з платформ (Stripe, PayPal, маркетплейси) зрештою проходять як EFT, хоча між ними стоїть картковий процесор.
• Сервіси миттєвих виплат. Надають негайний переказ на дебетову картку або рахунок за допомогою RTP чи push-to-card. Комісії вищі, але це цінно для гіг-працівників і екстрених виплат.
• Платіжні посилання банк-до-банку. API відкритого банкінгу та RTP дозволяють клієнтам одноразово списати кошти з рахунку з миттєвим підтвердженням і фінальністю.

Як EFT проходить шлях від запуску до зарахування​

1. Авторизація. Ви (або ваша платформа) отримуєте згоду клієнта чи постачальника та зберігаєте банківські реквізити або токенізовані дані.
2. Відправлення. Ваш банк або платіжний провайдер формує пакет інструкцій і надсилає його у відповідну мережу (ACH, RTP, SWIFT тощо).
3. Обробка мережею. Мережа перевіряє транзакцію, відстежує санкційні ризики або помилки та планує розрахунок.
4. Зарахування. Кошти переміщуються між фінансовими установами-учасниками. Банк спершу відображає суму як «очікувану», а після завершення — як проведену.
5. Сповіщення та звірка. Виписки, вебхуки чи CSV-експорти підтверджують остаточні суми та пов’язані комісії або чарджбеки.

Головна книга повинна відтворювати цю хронологію. Використовуйте допоміжні рахунки (clearing або «недепоновані кошти»), доки гроші в дорозі, щоб не завищити і не занизити залишок готівки.

Відображення операцій EFT у Beancount​

Надходження від клієнтів через ACH​

Коли платформа перераховує виплати за картками або ACH, комісії зазвичай утримуються до надходження коштів у банк. Зафіксуйте валовий продаж, комісії та чисті гроші однією проводкою:

2025-09-03 * "Stripe Payout" "Карткові продажі за серпень"
  Assets:Bank:Operating                4,850.00 USD
  Expenses:Fees:PaymentProcessors        150.00 USD
  Income:Sales                        -5,000.00 USD

Якщо виплата день перебуває у статусі «pending», додайте проміжний рахунок:

2025-09-03 * "Stripe Payout" "Карткові продажі за серпень"
  Assets:Clearing:Stripe               4,850.00 USD
  Expenses:Fees:PaymentProcessors        150.00 USD
  Income:Sales                        -5,000.00 USD

2025-09-04 * "Stripe Payout Settlement"
  Assets:Bank:Operating               -4,850.00 USD
  Assets:Clearing:Stripe               4,850.00 USD

Платежі постачальникам через ACH або wire​

Розділіть дату затвердження і дату банківського відображення, щоб бачити грошові зобов’язання:

2025-09-05 * "ACH Payment" "Оплата Greenline Supplies"
  Expenses:CostOfGoodsSold             1,920.00 USD
  Assets:Clearing:OutboundACH         -1,920.00 USD

2025-09-06 * "ACH Settlement" "Greenline Supplies"
  Assets:Clearing:OutboundACH          1,920.00 USD
  Assets:Bank:Operating               -1,920.00 USD

Для банківських переказів використовуйте окремий clearing-рахунок, щоб окремо відобразити комісію:

2025-09-07 * "Wire Fee"
  Expenses:Fees:Bank                     25.00 USD
  Assets:Bank:Operating                 -25.00 USD

Зарплатні перекази​

Провайдери зарплат часто списують одну суму за чисту зарплату та податки. Розбийте проводку, щоб зобов’язання нівелювалися під час зарахування EFT:

2025-09-10 * "Payroll Funding" "Вересневий цикл"
  Expenses:Payroll:Wages             18,500.00 USD
  Expenses:Payroll:Taxes              4,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:TaxesPayable   -4,200.00 USD
  Assets:Clearing:Payroll           -18,500.00 USD

2025-09-11 * "Payroll Settlement"
  Assets:Clearing:Payroll            18,500.00 USD
  Assets:Bank:Operating            -18,500.00 USD

Чекліст для звірки EFT​

• Звіряйте кожен платіж чи списання з датою у банківській виписці, а не лише з звітом процесора.
• Переконайтеся, що clearing-рахунки повертаються до нуля; залишки сигналізують про завислі операції.
• Фіксуйте комісії шлюзів, чарджбеки й сторно в тому періоді, коли вони трапилися.
• Зберігайте номер підтвердження процесора як метадані (txn_id або eft_id) для аудиторського сліду.
• Плануйте регулярні перевірки повернень ACH (коди R01–R85), щоб швидко повторно запускати платежі.

Контроль та автоматизація​

• Налаштуйте імпорт банківських стрічок так, щоб EFT-транзакції понад поріг позначалися та вимагали повторного перегляду.
• Використовуйте директиви balance у Beancount, щоб забезпечити очікувані залишки на clearing-рахунках наприкінці місяця.
• Додавайте YAML-метадані з часом обробки (settlement_days: 2) та моделюйте сценарії грошових потоків у Fava чи аналітиці.
• Експортуйте журнали NACHA або події процесора в систему контролю версій, щоб мати незмінну історію поза банківським порталом.

Часті запитання​

Чи безпечні платежі EFT? Вони ґрунтуються на зашифрованих міжбанківських повідомленнях і регульованих мережах. Ваші внутрішні контролі — наприклад, подвійне схвалення нових отримувачів — є головним захистом.

Як швидко проходять EFT? ACH зазвичай закривається за T+1 або T+2, банківські перекази — того ж дня, а миттєві сервіси завершують операції за секунди, якщо обидва банки підтримують rail. Записуйте точну дату відображення, щоб уникнути часових розбіжностей.

Чи потрібні спеціальні рахунки в Beancount для EFT? Не обов’язково, але clearing-рахунки допомагають помітити затримки та звірити складні виплати. Сприймайте їх як буфер, що відтворює платіжну мережу.

Прозоре відображення EFT у Beancount дає вам миттєве бачення оборотного капіталу. Завдяки точним проводкам ви прогнозуєте грошові потоки, швидше відповідаєте клієнтам і закриваєте період без нескінченних пошуків у банківських порталах.

Вибір процесора кредитних карток — це частково математика, частково операції. Правильний партнер спрощує ваш робочий процес, тоді як неправильний може повільно виснажувати ваші прибутки через приховані комісії та створювати нічні кошмари в бухгалтерії. Комісії за транзакції, терміни виплат, витрати на обладнання, контракти та якість експорту даних — все це впливає на ваш кінцевий результат та ваш бухгалтерський робочий процес. Цей посібник виділяє популярні американські варіанти на 2025 рік і додає поради, сумісні з Beancount, щоб ви могли підтримувати свою головну книгу в чистоті з першого дня.

Усі миттєві знімки цін нижче є опублікованими американськими тарифами станом на вересень 2025 року і можуть варіюватися залежно від плану, галузі та обсягу транзакцій. Завжди підтверджуйте поточні ціни на офіційному сайті постачальника.

Як вибирати: Швидкий каркас​

Перш ніж заглиблюватися у назви брендів, використовуйте цей каркас для звуження вашого пошуку. Унікальний профіль транзакцій вашого бізнесу є найважливішим фактором.

• Мікс транзакцій

  • Переважно особисто, низький середній чек: Ваш пріоритет — швидкість і простота в точці продажу. Віддавайте перевагу простим POS-системам з фіксованою ставкою, таким як Square, Zettle, Clover або Chase.
  • Переважно онлайн/SaaS або багатокраїнні: Вам потрібні надійні API, міжнародні методи оплати та інструменти, дружні до розробників. Розгляньте Stripe, Adyen або Braintree.
  • $30k–$100k+ щомісячний обсяг зі стабільним міксом: При такому масштабі ціноутворення з фіксованою ставкою стає дорогим. Час розглянути моделі interchange-plus (Helcim, Dharma) або членство (Stax, Payment Depot) для зниження вашої ефективної ставки.

• Загальна вартість володіння (TCO) Не дивіться лише на рекламований відсоток. Розрахуйте вашу ефективну ставку, поєднавши відсоткову комісію, фіксовану комісію за цент за транзакцію, щомісячні комісії за рахунок, витрати на обладнання та потенційні комісії за повернення платежів. Це дасть вам реальну картину ваших витрат.

• Частота виплат Як швидко вам потрібні ваші гроші? Графік депозиту на наступний день проти дводенного ковзного вікна (T+2) може значно вплинути на ваші прогнози грошового потоку. Ми розглянемо, як моделювати це в Beancount нижче.

• Прив'язка Уникайте довгострокових контрактів з високими комісіями за дострокове розірвання (ETF). Шукайте щомісячне виставлення рахунків і, критично, можливість легко експортувати дані про ваші транзакції через CSV або API. Ваші дані належать вам; не дозволяйте процесору тримати їх як заручників.

Короткий список: Для кого це найкраще​

Stripe — Найкраще для онлайн-перших і платформ​

Stripe — золотий стандарт для інтернет-бізнесу. Його відмінні API, попередньо побудовані компоненти Checkout і Link, надійне управління підписками та глобальна підтримка методів оплати роблять його неймовірно універсальним. Для фізичних продажів його лінійка обладнання Terminal інтегрується безшовно.

• Миттєвий знімок цін: Онлайн-транзакції зазвичай 2.9% + 30¢ (внутрішні). Особисті платежі через Terminal становлять 2.7% + 5¢. Міжнародні картки та конвертація валют можуть спричинити доплати.
• Виплати: Працює за налаштовуваним ковзним графіком. Більшість американських підприємств бачать кошти доступними на основі T+2 (два робочих дні після транзакції).

Square — Найкращий готовий POS для нових магазинів​

Square відмінний у швидкому запуску нових роздрібних і сервісних підприємств. З безкоштовною та інтуїтивною POS-програмою, простою лінійкою обладнання та швидким впровадженням, це фаворит для кафе, бутиків і постачальників послуг.

• Миттєвий знімок цін: Особисто це 2.6% + 15¢, онлайн це 2.9% + 30¢, набране вручну це 3.5% + 15¢, а рахунки становлять 3.3% + 30¢.
• Виплати: Стандартні перекази наступного робочого дня безкоштовні. Для термінових грошових потреб доступні миттєві або ті ж день перекази за додаткову комісію 1.75%.

PayPal Zettle — Найкращий мобільний POS для "мікро-торговців"​

Ідеально підходить для продавців на фермерських ринках, спливаючих магазинах або конвенціях. Zettle пропонує недороге вхідне обладнання, яке плавно інтегрується з ширшою екосистемою PayPal, полегшуючи управління коштами разом з вашими онлайн-продажами PayPal.

• Миттєвий знімок цін: Особисті карткові транзакції становлять 2.29% + 9¢. Набрані вручну, рахункові та онлайн-транзакції мають окремі тарифи.

Braintree (від PayPal) — Найкраще для PayPal/Venmo + картки під одним API​

Braintree — це орієнтована на розробників платформа, яка дозволяє підприємствам приймати кредитні картки, PayPal, Venmo та інші цифрові гаманці через єдину інтеграцію. Це сильний вибір для сайтів електронної комерції, які хочуть запропонувати клієнтам широкий спектр варіантів оплати.

• Миттєвий знімок цін: Стандартна ставка для карток і більшості цифрових гаманців становить 2.89% + 29¢. Venmo часто становить 3.49% + 49¢. Доступні знижки для неприбуткових організацій і індивідуальне ціноутворення для високооб'ємних підприємств.

Helcim — Найкращий прозорий Interchange-Plus зі знижками за обсяг​

Helcim пропонує ціноутворення interchange-plus без щомісячної комісії, роблячи його доступним варіантом для підприємств, що переходять від моделей з фіксованою ставкою. Його ціни автоматично стають дешевшими зі збільшенням обсягу вашої обробки, з чіткими рівнями, опублікованими на його сайті.

• Миттєвий знімок цін: Маржі зазвичай становлять близько Interchange + 0.40% + 8¢ (картка присутня) і Interchange + 0.50% + 25¢ (картка відсутня), зі зменшуваними маржами при вищих обсягах.

Dharma Merchant Services — Найкращий малий до середнього B2B Interchange-Plus​

Dharma відомий своїм справедливим ціноутворенням interchange-plus і відмінною підтримкою, з фокусом на B2B-транзакції. Він допомагає підприємствам кваліфікуватися для нижчих ставок обробки Рівня 2 і Рівня 3, що може призвести до значної економії на транзакціях корпоративних карток.

• Миттєвий знімок цін: Картка присутня — це IC + 0.15% + 8¢, а електронна комерція — IC + 0.20% + 11¢, плюс скромна щомісячна комісія.

Stax — Найкраще ціноутворення підписки (членства) при вищих обсягах​

Stax використовує модель членства: ви платите фіксовану щомісячну комісію за підписку і натомість отримуєте доступ до прямих ставок interchange з "0% націнкою". Це може бути надзвичайно економічно ефективно, коли ваш щомісячний обсяг стане достатньо високим, щоб виправдати вартість підписки.

• Миттєвий знімок цін: Плани починаються з $99/місяць, з рівнями, заснованими на річному обсязі обробки.

Payment Depot — Альтернатива членства для зниження витрат на обробку​

Подібно до Stax, Payment Depot пропонує ставки interchange-plus під моделлю членства. Він позиціонує себе як спосіб для підприємств отримати доступ до оптових ставок обробки без відсоткових націнок, з акцентом на відсутність довгострокових контрактів або комісій за дострокове розірвання.

• Миттєвий знімок цін: Ціноутворення IC+ в стилі членства. Плани зазвичай надаються через індивідуальну пропозицію.

Shopify Payments — Найкраще, якщо ви вже працюєте на Shopify​

Якщо ваш бізнес працює на Shopify, використання Shopify Payments очевидне. Він тісно інтегрований з вашим магазином, надає відмінні інструменти аналізу шахрайства та забезпечує висококонвертуючу касу Shop Pay. Використання стороннього шлюзу на Shopify спричиняє додаткові комісії.

• Миттєвий знімок цін: Ставки прив'язані до вашого плану Shopify. Онлайн-комісії варіюються від ~2.5% до 2.9% + 30¢, тоді як особисті ставки становлять близько 2.4% до 2.6% + 10¢ на вищих рівнях.

Toast — Найкраще все-в-одному для ресторанів​

Toast спеціально побудований для харчової та напійної індустрії. Його платформа поєднує міцне обладнання ресторанної якості з програмним забезпеченням для кухонних систем відображення (KDS), онлайн-замовлень, інвентарю та навіть доповнень до зарплати.

• Миттєвий знімок цін: План pay-as-you-go доступний за ~3.09%–3.69% + 15¢. Якщо ви платите за обладнання наперед, ставки можуть бути такими низькими, як 2.49% + 15¢ (картка присутня) і 3.50% + 15¢ (картка відсутня).

Clover (Fiserv) — Найкраща різноманітність POS-обладнання (роздрібна торгівля/послуги)​

Clover пропонує одну з найширших ліній обладнання в галузі, від мобільного Go і Flex до прилавкового Mini і Station. Ця різноманітність робить його гнучким вибором для роздрібних магазинів і сервісних підприємств, які потребують специфічного форм-фактора.

• Миттєвий знімок цін: Ставки широко варіюються залежно від плану та пристрою, але особисті ставки зазвичай рекламуються від 2.6% + 10¢.

Lightspeed Payments — Найкращий середньоринковий роздрібний POS з глибоким інвентарем​

Lightspeed — це електростанція для роздрібних підприємств зі складними потребами інвентаря. Його інтегрована платіжна система працює безшовно з його передовими POS-функціями, надаючи уніфіковану платформу для продажів і управління запасами.

• Миттєвий знімок цін: Часто цитована американська еталонна ставка становить ~2.6% + 10¢ для особисто і ~2.9% + 30¢ для транзакцій картка-відсутня.

Authorize.Net — Найкращий автономний шлюз (принесіть свій власний торговий рахунок)​

Довготривале та довірене ім'я, Authorize.Net — це платіжний шлюз, який з'єднує ваш веб-сайт з вашим торговим рахунком. Це для підприємств, які вже домовилися про прямий торговий рахунок з банком-еквайрером і просто потребують технологічного рівня для обробки онлайн-платежів.

• Миттєвий знімок цін: Все-в-одному: $25/місяць + 2.9$25/місяць + 10¢ за транзакцію, плюс невелика щоденна пакетна комісія.

Chase Payment Solutions — Найкращий банківський інтегрований POS і швидкі депозити​

Для підприємств, які банкують з Chase, їхні платіжні рішення пропонують переконливу перевагу: потенціал для депозитів того ж дня на комерційний поточний рахунок Chase без додаткових витрат. Ця тісна інтеграція спрощує управління грошовим потоком.

• Миттєвий знімок цін: Картка присутня — це 2.6% + 10¢, тоді як набрані вручну продажі та платіжні посилання становлять 3.5% + 10¢.

Beancount: Моделюйте ваші виплати та комісії чисто​

Бухгалтерія простого тексту сяє, коли ви можете точно моделювати реальні фінансові потоки. Для платіжних процесорів ключем є використання "клірингового рахунку" для відстеження грошей з моменту продажу до їх надходження до вашого банку. Це зберігає ваші валові цифри доходів і робить звірку тривіальною.

Приклад плану рахунків:

Assets:Bank:Operating
Assets:Processors:Stripe      ; Кліринговий рахунок для кожного процесора
Income:Sales
Expenses:ProcessingFees
Liabilities:SalesTax:Payable

Модель A: Процесори "Чистого депозиту" (більшість з фіксованою ставкою)​

Більшість процесорів групують ваші продажі, віднімають свої комісії та депонують чисту суму. Ваше завдання — спочатку записати валовий продаж, потім врахувати депозит і комісію. Продаж $100 з комісією$2.90 стає:

2025-09-08 * "Онлайн замовлення #8421"
  Assets:Processors:Stripe               100.00 USD
  Income:Sales                          -100.00 USD

2025-09-09 * "Виплата Stripe"
  Assets:Bank:Operating                   97.10 USD
  Expenses:ProcessingFees                  2.90 USD
  Assets:Processors:Stripe               -100.00 USD

Чому ця модель суттєва: Вона правильно записує $100 в `Income:Sales` і$2.90 в Expenses:ProcessingFees. Це критично для аналізу ваших справжніх валових доходів і саме те, що вам потрібно для звірки ваших книг з формою 1099-K процесора в кінці року.

Модель B: "Щоденний пакет" з порядковими комісіями​

Деякі POS-системи (як Toast або Clover) покажуть один великий депозит за денні продажі, з комісіями, відрахованими як окремі порядкові елементи в їх звіті. Принцип той же: збалансуйте кліринговий рахунок до нуля.

2025-09-08 * "Пакет Toast — магазин #1"
  Assets:Bank:Operating                  1,943.55 USD
  Expenses:ProcessingFees                   56.45 USD
  Assets:Processors:Toast               -2,000.00 USD

Модель C: Ціноутворення "Членства" (Stax/Payment Depot)​

Для моделей членства щомісячна підписка є окремою операційною витратою. Ви записуєте її прямо, тоді як набагато менші комісії за транзакцію обробляються з використанням Моделі A або B.

2025-09-01 * "Підписка Stax"
  Expenses:ProcessingFees                  99.00 USD
  Assets:Bank:Operating                   -99.00 USD

Поради з імпорту та звірки​

• Один кліринговий рахунок на процесор: Створіть Assets:Processors:Stripe, Assets:Processors:Square тощо. Якщо у вас є кілька локацій, розгляньте Assets:Processors:Toast:Store1 для ізоляції активності.
• Пам'ятайте про частоту виплат: Продаж у п'ятницю може не досягти вашого банку до вівторка. Ця затримка — ось чому кліринговий рахунок так важливий для точних прогнозів грошового потоку.
• Автоматизуйте ваш імпорт: Кожен постачальник пропонує CSV-експорт. Напишіть прості Python-скрипти або використовуйте функціональність імпортера Fava для співставлення стовпців (дата, валова сума, комісії, чистий депозит) з транзакціями Beancount.
• Правильно обробляйте податок з продажів: Податок з продажів не є доходом. Відділіть його до Liabilities:SalesTax:Payable під час продажу. Більшість POS-звітів надають цей розподіл.
• Швидко записуйте повернення платежів: Коли відбувається повернення платежу, процесор дебетує ваш рахунок. Запишіть реверс в Income:Sales на суму продажу та окремий запис в Expenses:ProcessingFees за комісію за повернення платежу.

Швидкий порівняльний знімок​

Який повинен вибрати користувач Beancount?​

• Для найпростішого налаштування з щоденними автовиплатами: Почніть з Square або Zettle. Їх звіти чисті та легкі для імпорту.
• Для роботи розробника, підписок або кількох методів оплати: Stripe або Braintree — ваш найкращий вибір через їх потужні API.
• Якщо ви обробляєте ≥$30k/місяць зі стабільним міксом карток: Час робити математику. Порівняйте ціни Helcim (IC+) проти Stax/Payment Depot (членство), щоб розрахувати вашу справжню ефективну ставку.
• Для ресторанного POS: Порівняйте Toast і Clover/Lightspeed, звертаючи уважну увагу на умови контракту та фінансування обладнання.
• Якщо ви вже на Shopify: Використовуйте Shopify Payments, щоб уникнути оплати додаткових комісій шлюзу.
• Для депозитів того ж дня на ваш операційний рахунок: Chase QuickAccept, пов'язаний з комерційним поточним рахунком Chase, є явним переможцем.

Фінальний чеклист Beancount​

• Створіть клірингові рахунки Assets:Processors:* для кожного процесора та локації.
• Завжди записуйте валові продажі та окремі комісії, навіть якщо ваш банківський депозит є чистою сумою.
• Співставляйте дати виплат і ID пакетів з CSV-звіту процесора з транзакціями вашого клірингового рахунку.
• Автоматизуйте ваш робочий процес, написавши невеликі імпортери для співставлення CSV-стовпців з записами Beancount.
• Щотижня переглядайте повернення платежів і публікуйте реверс і комісію в день їх дебетування процесором.

Перетворіть безладну головну книгу на спокійний, впевнений у готівці бізнес за 30 днів—використовуючи бухгалтерію у простому тексті.

TL;DR​

• Відокремте, спростіть та заблокуйте ваші книги зі стрункою схемою рахунків, послідовними імпортами та автоматизованими перевірками балансу.
• Покажіть важливе—собівартість, загальні витрати, готівкові резерви—через швидкі звіти bean-query.
• Уберіть шум (невикористані підписки, дублювальні інструменти) та кодифікуйте хороші звички (щотижневе узгодження, щомісячне закриття, прикріплені чеки).
• Зробіть податковий сезон нудним зберігаючи виписки, чеки та баланси перевіряємими в одному місці.

Чому "Детокс"?​

Фінансовий безлад у малому бізнесі не просто неохайний—він дорогий. Він приховує марнотратні витрати, затемнює вашу справжню прибутковість і перетворює податковий сезон на шалену скарбничку. Фінансовий детокс це сфокусований, 30-денний перезапуск: ви визначаете, що рухає (та протікає) гроші, усуваєте складність, а потім інституціоналізуєте прості, повторювані рутини для підтримання чистоти.

Beancount це ідеальний інструмент для цього, оскільки він прозорий, скриптовий та перевіряємий. На відміну від програмного забезпечення "чорна скринька", головна книга у простому тексті означає, що кожне число пояснюване. Кожна перевірка та баланс можуть бути автоматизовані за допомогою директив та запитів, створюючи систему самоаудиту, яка примушує до ясності. Цей посібник проведе вас через чотиритижневий план для досягнення саме цього.

Тиждень 0 — Встановіть вашу базову лінію​

Перш ніж ви зможете прибрати, вам потрібна міцна основа. Цей тиждень про визначення структури вашого фінансового світу.

Створіть стрункий план рахунків​

Ваш план рахунків це скелет вашої фінансової системи. Мета тут мінімалізм. Не створюйте рахунок для кожної можливої витрати, яку ви могли б мати. Почніть з основного, що ви використовуєте сьогодні; ви завжди можете додати більше пізніше. Захаращений план рахунків заохочує неправильну категоризацію та робить високорівневий аналіз важким.

Ось проста, ефективна відправна точка:

; Основні сутності
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking           USD
2025-01-01 open Assets:Bank:Savings            USD
2025-01-01 open Liabilities:CreditCard:Business USD
2025-01-01 open Income:Sales
2025-01-01 open Expenses:COGS
2025-01-01 open Expenses:Overhead:Rent
2025-01-01 open Expenses:Overhead:Utilities
2025-01-01 open Expenses:SaaS
2025-01-01 open Equity:Opening-Balances

Заблокуйте баланси, які ви можете перевірити​

Найпотужнішою функцією бухгалтерії у простому тексті є здатність стверджувати реальність. Директива balance каже Beancount: "На цю дату цей рахунок мав рівно таку суму грошей." Якщо це не так, Beancount викине помилку. Це ваша основна страхова сітка.

При початку роботи використовуйте pad у поєднанні з balance для ініціалізації ваших рахунків з банківської виписки. Директива pad створює транзакцію, яка змушує рахунок до правильного початкового балансу, проводячи різницю на рахунок власного капіталу.

; Ініціалізувати з виписок
2025-01-01 pad     Assets:Bank:Checking      Equity:Opening-Balances
2025-01-01 balance Assets:Bank:Checking      12345.67 USD

Слово застереження: Використовуйте pad економно. Це для чистого початку, а не для маскування повторюваних помилок узгодження.

Тиждень 1 — Відокремте та спростіть потоки​

Зі структурою на місці настав час прояснити, як гроші рухаються через ваш бізнес.

Тримайте Бізнес ≠ Особисте​

Це золоте правило фінансів малого бізнесу. Змішування коштів це рецепт для плутанини та податкових головних болів.

• Ведіть один виділений бізнес банківський рахунок та одну бізнес кредитну картку.
• Відображайте це відокремлення у вашій головній книзі: Assets:Bank:Business:Checking, Liabilities:CreditCard:Business.
• Якщо ви платите собі, проводьте це як розподіл до Equity:Owner-Draws. Ніколи не категоризуйте особисті витрати безпосередньо з бізнес рахунків.

Стандартизуйте категорії постачальників​

Платите за AWS, Google Cloud та Vercel? Не створюйте три окремі рахунки. Зіставте їх всі з однією логічною категорією як Expenses:Cloud. Уникайте створення мікро-рахунків, які ви насправді не будете аналізувати. Мета побачити шаблони, а не відстежити кожного окремого постачальника з власним рахунком.

Тиждень 2 — Автоматизуйте входи та чеки​

Ручне введення даних повільне, схильне до помилок та нестійке. Цей тиждень про побудову машини для надійного живлення вашої головної книги.

Побудуйте безпроблемний шлях імпорту​

Фреймворк імпорту Beancount дозволяє вам навчити його, як читати CSV або OFX файли з вашого банку та автоматично генерувати транзакції. Інвестуйте час на налаштування цього один раз, і ви заощадите сотні годин довготермінові. Тримайте ваші правила імпорту під контролем версій (як Git), щоб ваша система була повторюваною та архівованою.

• Почніть з офіційного посібника Beancount Importing External Data.
• Для більш інтерактивного робочого процесу розгляньте інструмент як beancount-import, який надає веб-інтерфейс для напівавтоматичного зіставлення.
• Багато користувачів покладаються на вбудовані ingest або новіші beangulp фреймворки для побудови своїх кастомних імпортерів. Виберіть один і тримайтесь його для послідовності.

Прикріплюйте документи туди, де вони належать​

Транзакція без чеку це необґрунтоване твердження. Beancount та його веб-інтерфейс Fava роблять тривіальним зв'язування вихідних документів з записами, створюючи непохитний аудиторський слід.

У вас є два відмінні варіанти:

1. Папка документів + Директива: Зберігайте всі ваші чеки та виписки у виділеній папці. Потім зв'яжіть файл з транзакцією, використовуючи директиву document.
2. Перетягування у Fava: Просто перетягніть PDF або файл зображення на транзакцію в інтерфейсі Fava. Fava автоматично зберігає файл та вставляє правильну директиву document у ваш файл головної книги.

; У вашому головному файлі головної книги скажіть Fava, де живуть ваші документи
option "documents" "/home/acme/docs"

; Зв'яжіть чек з конкретною проводкою транзакції
2025-08-07 * "Figma" "Monthly Subscription"
  Assets:CreditCard:Business    -12.00 USD
  Expenses:SaaS                 12.00 USD
    document: "receipts/figma-2025-08-07.pdf"

Тиждень 3 — Побачте правду (Швидкі запити, які ви будете перевикористовувати)​

Ваша головна книга тепер чиста та наповнена даними. Час ставити їй важливі питання. Запустіть інструмент командного рядка bean-query для миттєвих відповідей.

1) Де мої гроші?​

Отримайте швидкий знімок ваших ліквідних активів.

bean-query business.beancount 'BALANCES FROM year = 2025 AND (account ~ "Assets:Bank" OR account ~ "Liabilities:CreditCard")'

Це дає вам миттєвий, реальночасовий вигляд вашої готівкової позиції без входу в багато банківських порталів.

2) На що я витрачаю на загальні витрати проти собівартості?​

Зрозумійте, куди ваші гроші справді йдуть. Витрачаєте ви більше на неосновні загальні витрати чи на витрати, безпосередньо пов'язані з доставкою вашого продукту (Собівартість проданих товарів)?

SELECT
  account,
  units(sum(position))
WHERE
  account ~ "^Expenses:(Overhead|COGS)" AND year = 2025
GROUP BY
  account
ORDER BY
  account

Цей запит відокремлює ваші основні операційні витрати від вашого адміністративного тягаря, критичне розуміння для прибутковості.

3) Які підписки виглядають "зомбі"?​

Знайдіть повторювані, дрібні витрати, які часто літають під радаром. Ці "зомбі" підписки можуть виснажувати ваш грошовий потік.

SELECT
  payee,
  COUNT(*) AS num_transactions,
  SUM(number) AS total_spent
WHERE
  account ~ "^Expenses:SaaS" AND date >= '2025-01-01'
GROUP BY
  payee
ORDER BY
  num_transactions DESC,
  total_spent DESC

Цей запит миттєво розкриває постачальників, яким ви часто платите. Якщо ви бачите одного, якого не пізнаєте або більше не потребуєте, час скасувати.

Тиждень 4 — Приберіть та заблокуйте систему​

Останній тиждень про побудову звичок та огорож, які тримають ваші фінанси чистими назавжди.

Поставте прості бюджети на місце​

Fava може читати директиви budget з вашої головної книги та показувати корисні індикатори прогресу у своїх звітах, показуючи вам, чи ви на правильному шляху. Це забезпечує м'яке, постійне нагадування про ваші цілі витрат.

; Обмежте SaaS витрати до $100 на місяць
2025-01-01 custom "budget" Expenses:SaaS "monthly" 100.00 USD

Встановіть їх для ключових категорій змінних витрат як програмне забезпечення, реклама чи підрядники, щоб помічати дрейф до того, як це стане проблемою.

Закривайте місяць, щоразу​

Встановіть простий, не підлягаючий обговоренню процес щомісячного закриття:

1. Узгоджуйте: Для кожного банківського та кредитного картового рахунку додайте твердження balance, що відповідає кінцевому числу на вашій місячній виписці.
2. Прикріплюйте: Прикріпіть саму PDF виписку до запису balance, використовуючи директиву document.
3. Звітуйте: Запустіть ваші три збережені запити (готівка, загальні витрати/собівартість, підписки) та вставте виходи в коротку нотатку щомісячного огляду.

Твердження балансу це автоматичний тригер. Якщо ваша головна книга не відповідає банківській виписці, Beancount викине помилку, точно говорячи вам, де шукати розбіжність.

Зробіть податковий сезон нудним (у хорошому сенсі)​

Дотримуючись цієї системи, ви трансформуєте податкову підготовку з кризи в просту звітну вправу.

• Чеки прикріплені до транзакцій, тому немає шаленого пошуку. У Fava ви на один клік від вихідного документа для будь-яких витрат.
• Податково релевантні елементи можуть бути позначені (напр., #tax-deductible), дозволяючи вам отримати чистий звіт з bean-query для вашого бухгалтера.
• Річні баланси заблоковані та верифіковані з твердженнями balance, даючи вам та вашому підготувальнику впевненість у числах.

30-денний чек-лист (Роздрукуйте це)​

• День 1–3
  • Створіть мінімальний план рахунків.
  • Додайте pad + balance для кожного банку/картки, використовуючи останні виписки.
• День 4–10
  • Налаштуйте один імпорт пайплайн і закомітьте ваші правила в контроль версій.
  • Заповніть 90 днів транзакцій; запустіть перший знімок BALANCES.
• День 11–15
  • Стандартизуйте постачальників до їх відповідних рахунків (SaaS, Cloud, Доставка, тощо).
  • Прикріпіть PDF виписки для узгоджених періодів; підтвердіть, що вони з'являються у Fava.
• День 16–20
  • Запустіть запит загальні витрати проти собівартості; виправте будь-які неправильно категоризовані елементи.
  • Запустіть запит частоти підписок; скасуйте або об'єднайте невикористовувані сервіси.
• День 21–25
  • Додайте один або два бюджетні ліміти для ключових змінних витрат через custom "budget".
  • Збережіть ваші три найважливіші команди bean-query у скрипт для легкого перевикористання.
• День 26–30
  • Узгодьте всі рахунки з твердженнями balance кінця місяця.
  • Напишіть коротку нотатку "щомісячного закриття", підсумовуючи ключові числа та посилаючись на документи.

Загальні фрагменти, які ви будете перевикористовувати​

Чиста проводка витрат

2025-08-05 * "Figma" "Pro plan"
  Expenses:SaaS               12.00 USD
  Assets:Bank:Checking       -12.00 USD

Твердження балансу з виписки

2025-09-01 balance Assets:Bank:Checking  8423.17 USD

Бюджетна огорожа для оренди

2025-01-01 custom "budget" Expenses:Overhead:Rent "monthly" 2500.00 USD

Тримайте це просто, тримайте це скриптованим​

Філософія фінансового детоксу на основі Beancount проста:

• Скриптуйте те, що повторюєте: Автоматизуйте імпорти та звітність.
• Нехай твердження гучно провалюються: Вони ваші страхові рейки, а не незручність.
• Віддавайте перевагу менш численним, ясніщим рахункам над досконалою, гранульованою категоризацією.

Прийміть ці звички, і ваш бізнес буде працювати на тугих петлях зворотного зв'язку: видимість готівки щодня, дрейф витрат видимий щотижня, та справді нудний кінець року. Це ясність та контроль, які цей детокс розроблений для доставки.

Посилання та додаткове читання​

• Beancount Query Language (beancount)
• Importing External Data with Beancount (beancount)
• Fava Budgets (custom "budget" …) (Fava)
• Documents & document Directive (beancount, Fava)
• Balance and Pad Directives (beancount)

Цей допис тільки для освітніх цілей і не є податковою чи юридичною консультацією.

Якщо ваш реєстр зберігається у простому тексті, закриття місяця може бути і швидким, і аудиторським. Процес не повинен бути хаотичним бігом по електронних таблицях і калькуляторах. Цей посібник викладає чистий, повторюваний процес, адаптований для Beancount та його веб‑інтерфейсу Fava, побудований навколо балансних тверджень, розумного імпорту та легковагових перевірок.

Ось контрольний список для безболісного закриття:

1. Зберіть виписки та імпортуйте всі необроблені транзакції.
2. Нормалізуйте отримувачів, описи та метадані.
3. Звірте кожен готівковий, банківський та кредитний рахунок за допомогою тверджень balance.
4. Перевірте відповідність переказів та переміщень між рахунками.
5. Оновіть ціни інвестицій та перевірте їх оцінки.
6. Прикріпіть або вкажіть джерела документів (квитанції, рахунки) у вашому реєстрі.
7. Запустіть запити та панелі інструментів для перевірки прибутків і збитків та варіацій.
8. Відобразіть нарахування та коригування за потреби.
9. Валідуйте реєстр за допомогою автоматизованих перевірок.
10. Закомітьте, позначте тегом та заархівуйте місяць.

1. Встановіть базові правила (і використовуйте їх повторно)​

Для швидкого та безпомилкового закриття важливо мати чіткі параметри. Автоматичне застосування правил забезпечує послідовність і зменшує ризик помилок.

Порада: Розглядайте ваш файл параметрів як «інфраструктуру». Зміна його може вплинути на спосіб обчислення ваших цифр. Версіонуйте його обережно у Git.

2. Імпортуйте все — і більше ніколи не вводьте вручну​

Автоматизація імпорту даних — це найбільше прискорення процесу закриття книг. Використовуйте потужні інструменти імпорту Beancount та імпортери, створені спільнотою, щоб отримати банківські виписки, CSV/OFX файли кредитних карток, дані брокерських рахунків та звіти про зарплату.

Мета — імпорт однією командою, який генерує збалансовані проводки, які потрібно лише переглянути та закомітити. Це усуває ручне введення даних, головне джерело помилок і затримок.

3. Нормалізуйте отримувачів та метадані заздалегідь​

Чисті дані — це надійні дані. Стандартизуйте отримувачів, опис та теги під час процесу імпорту, щоб ваші пошуки, правила та звіти залишалися точними місяць за місяцем.

Система плагінів Beancount дозволяє додавати легковагові трансформації та валідації під час завантаження файлів. Це ідеально підходить для впровадження власних перевірок узгодженості або використання вбудованого плагіну noduplicates для позначення повторюваних транзакцій до того, як вони стануть проблемою.

4. Звірка за допомогою тверджень balance​

Для кожного рахунку, який має виписку (поточний, ощадний, кредитні картки), використовуйте директиву balance у Beancount, щоб задекларувати закривний баланс. Цей простий рядок перетворює звірку з ручної перевірки оком у точний, автоматизований тест.

2025-08-31 balance Assets:Cash  1234.56 USD

Оскільки баланси перевіряються на початку дня, найзручніше використовувати перший день наступного місяця для виписки за кінець місяця. Якщо розрахований Beancount баланс не збігається з вашим твердженням, ви отримаєте точну помилку та дату для початку розслідування. Завжди спочатку виправляйте джерело правди (ваші транзакції); не «примушуйте» звірку.

5. Перевірте відповідність міжрахункових переказів​

Переконайтеся, що кожен переказ відображається з обох сторін транзакції. Наприклад, платіж з вашого поточного рахунку на кредитну картку має бути відображений в обох рахунках. Невідповідність переказів — поширене джерело проблем зі звіркою.

Використовуйте директиву pad лише для встановлення історичних початкових балансів під час першого налаштування рахунку. Це інструмент налаштування, а не підпора для виправлення різниць у закритті місяця.

6. Перевірте позиції та ціни інвестицій​

Щоб отримати точний огляд вашого чистого капіталу, потрібні актуальні ринкові вартості ваших інвестицій та іноземних валют. Використовуйте директиву price у Beancount, щоб зафіксувати ці значення на дату вашого закриття.

2025-08-31 price AAPL  150.00 USD

Багато інструментів можуть автоматично отримувати ці ціни для вас. Після їх оновлення запустіть знову ваш баланс або звіти про чистий капітал, щоб побачити зміни оцінки.

7. Прикріпіть квитанції та вихідні документи​

Зберігайте чистий аудиторський слід, пов’язуючи транзакції з їхніми вихідними документами. Використовуйте параметр documents у вашому головному файлі Beancount, щоб вказати шлях до архіву квитанцій та рахунків.

2025-08-15 transaction "Coffee shop"
    expense:food  5.00 USD
    documents: "receipts/2025-08-15.coffee.pdf"

Якщо ви називаєте файли за датою (наприклад, 2025-08-13.vendor.receipt.pdf), Beancount і Fava можуть автоматично їх виявляти та зв’язувати, що дозволяє одним кліком відкрити квитанцію для будь‑якої транзакції.

8. Перегляньте місяць за допомогою Fava та BQL​

Швидкий цикл зворотного зв’язку є критичним. Використовуйте Fava для візуальної інспекції ваших фінансів. Його діаграми та звіти ідеально підходять для розподілу витрат за категоріями, перевірки тенденцій доходів та швидкого виявлення аномалій.

Для більш точних перевірок використовуйте Beancount Query Language (BQL). Цей запит, наприклад, дає вам ранжований розподіл усіх витрат за серпень 2025 року:

SELECT account, SUM(position) AS total
WHERE account ~ "Expenses"
GROUP BY account
ORDER BY total DESC

9. Відобразіть нарахування та коригування​

Якщо ви користуєтеся нарахувальною бухгалтерією, записуйте ваші місячні коригування як явні, датовані транзакції. Це може включати нараховані витрати (наприклад, рахунок за комунальні послуги, який ще не отримано), амортизацію передплачених витрат або визнання доходу. Тримайте їх простими та добре задокументованими у описі, щоб їх було легко зрозуміти під час майбутніх переглядів.

10. Валідація, тегування та архівація​

Перед тим як завершити місяць, запустіть фінальну перевірку структурної цілісності:

beancount -f myfile.beancount validate

Ця команда виявить дисбаланси, посилання на рахунки, які ви ще не відкрили, та інші поширені помилки. Виправте все, що вона позначить.

Коли все буде правильним, закомітьте зміни у систему контролю версій (наприклад, Git) з чітким повідомленням і тегом, наприклад close-2025-08. Нарешті, заархівуйте ваші банківські виписки і вважайте місяць закритим.

Простий скрипт закриття, який ви можете адаптувати​

Ви можете автоматизувати більшість цих кроків за допомогою простого shell‑скрипту. Це перетворює ваше закриття у одну, повторювану команду.

#!/bin/bash
# Приклад простого скрипту закриття
beancount -f myfile.beancount import bank.csv
beancount -f myfile.beancount balance Assets:Cash 1000 USD
git add myfile.beancount
git commit -m "Month close"

Чому це працює​

Цей процес швидкий і надійний, тому що він базується на кількох ключових принципах:

• Твердження, а не око: Директива balance перетворює звірку у точну, автоматизовану перевірку.
• Детерміновані входи: Автоматизовані імпортери та нормалізовані метадані роблять ваш реєстр відтворюваним і послідовним.
• Досліджувані дані: Fava та BQL надають потужні інструменти для валідації результатів і миттєвого аналізу відхилень.
• Аудиторські зміни: Коригування — це записи у простому тексті, що полегшує їх перегляд і розуміння через місяці чи роки.

Добре закриття місяця — це в основному логістика. За допомогою Beancount ви можете перетворити його на короткий, скриптовий ритуал: імпорт, твердження, ціна, запит і коміт. Підтримуйте стабільний робочий процес, і ваше закриття залишатиметься швидким — навіть коли ваше фінансове життя стає складнішим.

Вибір, де ваша компанія зберігає — і переміщує — свої гроші, впливає на все: від комісій до видимості грошових потоків. Правильний рахунок може заощадити вам сотні доларів на комісіях, принести відсотки на нерухомих коштах і спростити бухгалтерський облік. Неправильний — постійне джерело тертя.

Хороша новина: у 2025 році у малого бізнесу є широкий вибір, від національних банків з відділеннями до сучасних банківських платформ із потужними програмними шарами. Нижче — сім видатних варіантів, кожен «найкращий для» певного типу бізнесу. Ставки та умови змінюються, тому використовуйте це як довідник і підтверджуйте деталі перед відкриттям рахунку.

TL;DR — Наші топ‑вибори за сценарієм​

• Потрібні відділення та легкі внески готівки: Chase Business Complete Banking
• Хочете інструменти великого банку та винагороди: Bank of America Business Advantage
• Максимальний APY на поточному рахунку: Bluevine Business Checking
• Для стартапу/компанії, що фінансується VC, орієнтованої на ПЗ: Mercury
• Для системи «Profit First» з конвертами та субрахунками: Relay
• Для безкомісійного, ATM‑дружнього онлайн‑банкінгу: Axos Basic Business Checking
• Для без щомісячної плати + стабільного APY в екосистемі AmEx: American Express® Business Checking

Як ми обирали ці рахунки​

Щоб знайти найкращі варіанти, ми зосередилися на функціях, які мають найбільше значення для власників малого бізнесу. Ми проаналізували загальну вартість (включаючи щомісячні комісії та способи їх скасування), доступ до готівки через відділення та банкомати, вбудовані інструменти управління грошовими потоками та можливість отримати дохід на нерухомих коштах. Ми також розглядали, наскільки кожен рахунок підходить різним бізнес‑моделям, від магазинів з великою готівкою до онлайн‑SaaS компаній.

Короткий список: детальніший огляд​

Chase Business Complete Banking — Найкращий для бізнесу з великими готівковими внесками та відділеннями​

Чому він виділяється:
Зі своєю мережею понад 5 000 відділень і 15 000 банкоматів, Chase забезпечує неперевершений особистий доступ для компаній, які часто працюють з готівкою або потребують особистого обслуговування. Стандартна щомісячна плата $15 легко скасовується при виконанні вимог, наприклад, підтриманні мінімального щоденного балансу $2 000. Унікальна функція — вбудований зчитувач карт QuickAccept, який дозволяє отримати фінансування в той же день за підходящими транзакціями, що є великим плюсом для управління щоденними грошовими потоками.

На що варто звернути увагу:
Як і у більшості традиційних банків, у Chase є тарифний план на послуги типу переказів SWIFT та надмірних готівкових внесків. Перед відкриттям рахунку перегляньте типову щомісячну активність і порівняйте її з їхньою структурою комісій, щоб уникнути несподіванок.

Bank of America Business Advantage — Найкращий для інструментів великого банку та можливості росту​

Чому він виділяється:
Bank of America пропонує багаторівневу систему, яка може розвиватися разом з вашим бізнесом. Рахунок Business Advantage Fundamentals стартує з промо‑плати $0 у перший рік (далі $16), яку можна скасувати, підтримуючи середній місячний баланс $5 000. По мірі зростання ви можете перейти на рівень Relationship, який пропонує більше безкомісійних послуг (наприклад, вхідні перекази) при вищих балансах. Усі рівні включають доступ до зручної панелі управління грошовими потоками, інтеграцію з QuickBooks та цифрову дебетову карту, яку можна одразу використовувати.

На що варто звернути увагу:
Щомісячна плата може стати тягарем, якщо ви не постійно виконуєте умови скасування. Будьте реалістичні щодо типових балансів і об’єму транзакцій, щоб залишатися у правильному рівні.

Bluevine Business Checking — Найкращий для високого APY на поточному рахунку​

Чому він виділяється:
Bluevine спростовує думку, що поточні рахунки не приносять відсотків. Клієнти, які відповідають вимогам, можуть отримати конкурентний Annual Percentage Yield (APY) у діапазоні $1.5 % – 3.7 % APY залежно від плану та виконання певних активностей. Це потужний спосіб заставити ваші операційні кошти працювати на вас. Рахунок не має щомісячних комісій і постачається з набором інструментів для платежів, включаючи ACH, перекази та інвойсинг.

На що варто звернути увагу:
Bluevine — онлайн‑платформа. Хоча ви можете вносити готівку, це робиться через сторонні мережі, такі як Allpoint+ банкомати та роздрібні точки Green Dot, які зазвичай стягують плату (наприклад, до $4.95 за внесок). Якщо ваш бізнес працює з великою кількістю фізичної готівки, ці комісії можуть зрівнятись із отриманим доходом.

Mercury — Найкращий для стартапів, які шукають сучасний фінансовий стек​

Чому він виділяється:
Mercury створений для технологічних стартапів. Це фінтех‑компанія (не банк), яка надає банківські послуги через своїх FDIC‑застрахованих партнерів‑банків. Платформа орієнтована на розробників, без щомісячних комісій, з детальними контролями користувачів та потужними API для платежів. Для компаній з великими готівковими резервами Mercury пропонує до $5 млн FDIC‑страхування через партнерські мережі та Mercury Treasury — інструмент інвестування нерухомих коштів у низькоризикові грошові ринки та T‑bill, рекламуючи до 4.26 % APY.

На що варто звернути увагу:
Mercury Treasury — інвестиційний рахунок, а не банківський, тому захищений SIPC, але підлягає ринковому ризику. Оскільки платформа працює через партнерські банки, умови міжнародних переказів і валютних операцій можуть різнитися, тому уважно читайте умови, якщо ви працюєте глобально.

Relay — Найкращий для «Profit First» конвертів, субрахунків та контролю витрат​

Чому він виділяється:
Relay розроблений для власників бізнесу, які хочуть точний контроль над фінансами. Подібно до Mercury, це фінтех‑компанія з банківськими послугами від FDIC‑застрахованого партнера‑банку. Основна перевага — можливість створювати до 20 окремих поточних рахунків для різних бюджетних категорій (за методом «Profit First») та випускати до 50 віртуальних або фізичних дебетових карток з індивідуальними лімітами. На платних планах пропонується конкурентний APY на заощадженнях, до 3.03 % APY.

На що варто звернути увагу:
Як платформа, орієнтована на ПЗ, робота з фізичною готівкою складніша, ніж у традиційного банку. Якщо ваш бізнес часто вносить готівку, переконайтеся, що процеси Relay підходять вам.

Axos Basic Business Checking — Найкращий для безкомісійного, ATM‑дружнього онлайн‑банкінгу​

Чому він виділяється:
Axos Bank пропонує по‑справжньому орієнтований на мінімізацію комісій онлайн‑банкінг. Рахунок Basic Business Checking не має щомісячних обслуговуючих зборів і не обмежує кількість транзакцій. Найпривабливіша функція — необмежене відшкодування комісій за використання банкоматів у США, що є рідкісною та цінною перевагою для онлайн‑банку, дозволяючи знімати готівку в будь‑якому банкоматі країни без штрафу.

На що варто звернути увагу:
Axos — повністю цифровий банк без фізичних відділень. Якщо вам потрібно вносити великі суми готівки або ви потребуєте особистого обслуговування касира, ймовірно, доведеться мати додатковий рахунок у традиційному банку.

American Express® Business Checking — Найкращий для без щомісячної плати + стабільного APY​

Чому він виділяється:
Для компаній, які вже працюють в екосистемі American Express, цей поточний рахунок є логічним вибором. Він не має щомісячних сервісних зборів і пропонує поважний APY (зазвичай близько 1.30 % APY у 2025 році) на залишках до $500 000. Рахунок безшовно інтегрується з картками AmEx, спрощуючи управління платежами та винагородами в одному місці.

На що варто звернути увагу:
Це онлайн‑перше рішення. Хоча воно відмінне для цифрових транзакцій, бізнеси, що працюють з великою кількістю готівки або потребують частих особистих банківських послуг, варто розглядати також локальний банк.

Швидкий вибір: підберіть рахунок під ваш бізнес​

• Для роздрібних магазинів, ресторанів і ремісників з щотижневими готівковими внесками:
  Почніть з Chase або Bank of America, які мають розгалужені мережі відділень і прості умови скасування комісій.

• Для онлайн‑бізнесів (SaaS/e‑commerce), розподілених команд або компаній з суворими політиками витрат:
  Розгляньте Mercury за його програмно‑орієнтовані контролі та Treasury‑доходи, або Relay за потужний багаторахунковий бюджетний підхід.

• Щоб заставити нерухомі кошти працювати без тертя:
  Оберіть Bluevine за високий APY на поточному балансі або Mercury Treasury для інвестування великих сум у інвестиційні фонди (з урахуванням інвестиційного ризику).

• Для частих користувачів банкоматів, які ненавидять комісії:
  Axos — очевидний переможець завдяки необмеженому відшкодуванню комісій за банкомати.

• Для компаній з інтенсивним використанням карток AmEx, які шукають простий та стабільний APY:
  American Express Business Checking — логічний і вигідний вибір.

Часті питання​

Чи є Mercury і Relay «банками»?

Ні. Обидві компанії — фінтех‑провайдери, які співпрацюють з FDIC‑застрахованими банками (наприклад, Thread Bank для Relay) для надання банківських послуг. Ваші депозити зберігаються у цих партнерських банках і можуть розподілятись по «sweep‑мережі» інших банків, що підвищує FDIC‑страхування до кількох мільйонів доларів.

Чи можна отримати відсотки на бізнес‑поточному рахунку?

Так, безумовно. Сучасні рішення вже пропонують конкурентні доходи. Наприклад, Bluevine рекламує ставки від 1.5 % до 3.7 % APY для відповідних клієнтів, а Relay пропонує APY на заощадження до 3.03 % APY у певних планах. Ці ставки змінні і залежать від ринкових умов.

Ми працюємо з великою кількістю готівки. Чи підходить онлайн‑банк?

Може, але це має свої компроміси. Очікуйте плату за кожен внесок або додаткові кроки. Наприклад, Bluevine використовує мережу Green Dot для готівкових внесків, що зазвичай супроводжується роздрібною комісією. Якщо готівка — ключовий елемент вашого бізнесу, традиційний банк з відділеннями, такий як Chase, часто простіший і економічно вигідніший.

Підсумок​

Не існує єдиного «найкращого» рахунку для малого бізнесу — є лише найкраще підходящий варіант для вашої унікальної комбінації внесків, платежів, балансів і робочих процесів. Якщо потрібне просте правило на 2025 рік:

• Розгляньте гібридний підхід: Поєднайте рахунок у відділенні (наприклад, Chase або Bank of America) для готівки та особистих потреб з рахунком, орієнтованим на ПЗ (наприклад, Mercury або Relay) для цифрового контролю та доходу.
• Регулярно переглядайте налаштування: APY, комісії та умови скасування змінюються. Швидкий огляд один‑два рази на рік допоможе залишатися в найкращому рахунку для вашого бізнесу.

Примітка щодо точності: комісії, функції, APY та доступність актуальні станом на 3 вересня 2025 р., згідно з офіційними даними постачальників. Завжди підтверджуйте поточні умови безпосередньо у фінансовій установі перед відкриттям або зміною рахунку.

Джерела (вибрані): Chase, Bank of America, Bluevine, Mercury, Relay, Axos Bank, Business Insider, American Express.

Якщо хочете, поділіться своїм розташуванням, типово‑місячним балансом, співвідношенням готівки до продажів карткою та очікуваним об’ємом переказів/ACH. Я можу підготувати індивідуальний «найкращий варіант» саме для вашого бізнесу.

Незалежно від того, чи ви керуєте підробітком з ноутбука, чи масштабуватимете швидко зростаючий стартап, у вас є кілька надійних шляхів для підтримки чистих і точних книг. Але який саме підходить саме вам? Найкраще рішення залежить від вашого бюджету, технічної комфортності та рівня контролю над фінансовими даними.

Ось чіткий гід по семи найпоширеніших варіантах бухгалтерського обліку — їхні переваги, недоліки та коли сучасне рішення, таке як Beancount.io, ідеально підходить.

1) Excel​

Це часто перша зупинка у бухгалтерському шляху завдяки простоті та універсальності.

• Для кого підходить: Будівельники та DIY‑засновники, які люблять повний контроль і вже добре орієнтуються у електронних таблицях.
• Плюси: Бар’єр входу практично нульовий, тисячі безкоштовних шаблонів доступні онлайн. Гнучкість дозволяє створювати власні фінансові моделі та відстежувати унікальні процеси, які готове ПЗ не впорається.
• Мінуси: Найбільший недолік — величезне ручне навантаження. Кожна транзакція має бути введена та звірена вручну, що забирає багато часу. Крім того, легко допустити тихі помилки у формулах або друкарські помилки без жодних захисних механізмів. Спільна робота та підтримка чіткого аудиторського сліду ускладнені без суворої дисципліни.
• Краще, якщо… вам потрібен швидкий старт без зайвих функцій для дуже простого бізнесу і ви надзвичайно педантичні.

2) Google Sheets​

Хмарний клон Excel, Google Sheets пропонує ту ж базову функціональність з колаборативним підходом.

• Для кого підходить: Команди, яким потрібні прості спільні таблиці для обліку доходів і витрат.
• Плюси: Вбудовані хмарні резервні копії та надзвичайно простий шаринг — головні переваги. Працює з будь‑якого пристрою з браузером, що зручно для мобільних команд.
• Мінуси: Страждає від тих самих фундаментальних недоліків, що й Excel: велика ручна праця та високий ризик помилок користувачів. Можуть виникнути проблеми сумісності з окремими шаблонами та додатками, орієнтованими на екосистему Microsoft.
• Краще, якщо… ваша команда вже користується Google Workspace і ви готові миритися з недоліками ручної системи.

3) QuickBooks Online​

Протягом десятиліть QuickBooks був стандартним вибором для малих підприємств, які шукають спеціалізоване бухгалтерське ПЗ.

• Для кого підходить: Малі компанії, які хочуть «класичний» досвід SMB‑програм з великою екосистемою інтеграцій.
• Плюси: Фірмова функція — банківські фіди, які автоматично імпортують транзакції з банків та карток, суттєво скорочуючи ручний ввід даних. Платформа надає широкий спектр фінансових звітів «з коробки» і підтримується великою спільнотою бухгалтерів і розробників.
• Мінуси: Хоча транзакції імпортуються автоматично, система все одно вимагає вашого щотижневого втручання для категоризації витрат і звірки рахунків. Інтерфейс може мати круту криву навчання, а вартість зростає з додатковими функціями. Найголовніше — vendor lock‑in, що ускладнює експорт історії, якщо ви колись вирішите перейти.
• Примітки та джерела: Як зазначає QuickBooks, автоматичні банківські фіди — це ядро функціоналу, проте ви залишаєтеся відповідальними за перегляд і категоризацію для точності книг.

4) Xero​

Сучасна альтернатива QuickBooks, Xero пропонує подібні можливості з акцентом на чистий дизайн і зручність користувача.

• Для кого підходить: Власники бізнесу, які віддають перевагу більш сучасному інтерфейсу, але потребують тих самих базових можливостей, що й QuickBooks Online.
• Плюси: Xero також має потужні банківські фіди та інструменти звірки, що спрощують підбір транзакцій. Чистий дизайн часто хвалять користувачі, а багато бухгалтерів добре володіють платформою.
• Мінуси: Нижчі тарифні плани можуть мати прогалини в функціях (наприклад, обмеження на рахунки‑фактури чи рахунки‑квитанції), що змушує переходити на дорожчі плани, а додатки підвищують загальну вартість. Як і у QBO, фінальна категоризація і перевірка залишаються на користувачі.
• Примітки та джерела: За словами Xero, їхні автоматичні банківські фіди підключаються до тисяч фінансових установ у світі, живлячи основні процеси звірки.

5) Бухгалтери (CPA)​

Сертифіковані публічні бухгалтери — це висококваліфіковані фінансові експерти, які надають стратегічні поради, податкове планування та послуги з дотримання нормативних вимог.

• Для кого підходить: Податкова стратегія, складні фінансові ситуації, аудити та одноразові консультації.
• Плюси: Хороший CPA дає експертні рекомендації щодо критичних рішень: структура компанії, оптимізація податків, складні бухгалтерські операції. Їхній нагляд значно знижує ризики у важливих фінансових питаннях.
• Мінуси: Найм CPA для щоденного бухгалтерського обліку є надто дорогим для більшості малих компаній. Щоб бути ефективним, вони все одно потребують від вас своєчасних і впорядкованих фінансових записів.
• Чим відрізняються від бухгалтерів? Коротко: бухгалтер записує та організовує історичні транзакції, тоді як бухгалтер і CPA інтерпретують, звітують і консультують на їхній основі. (Investopedia, Intuit)

6) Традиційні бухгалтерські службовці​

Бухгалтер‑службовець — це професіонал, відповідальний за щотижневе або щомісячне записування та звірку ваших фінансових транзакцій.

• Для кого підходить: Власники бізнесу, які хочуть мати спеціаліста, що займається щотижневим «гріндом» бухгалтерії.
• Плюси: Людський нагляд значно знижує типові помилки категоризації, які може пропустити ПЗ. Наприкінці кожного місяця вони створюють чистий набір фінансових звітів для вашого перегляду.
• Мінуси: Цей варіант дорожчий, ніж DIY‑програмне забезпечення; місячні гонорари часто стартують від кількох сотень доларів. Час підготовки звітів і відповідей залежить від доступності вашого бухгалтера.
• Реальність: Для багатьох малих компаній комбінація хорошого бухгалтера для щотижневих завдань і періодичної підтримки CPA для податків і стратегії є надійним і ефективним рішенням. (Pioneer Accounting Group)

7) Beancount.io (Plain‑Text Accounting, Supercharged)​

Сучасний підхід, що поєднує контроль електронних таблиць, автоматизацію ПЗ та точність подвійного запису.

• Для кого підходить: Розробники, фінансові професіонали та детально‑орієнтовані засновники, які вимагають точності, прозорості та автоматизації без «чорних ящиків».
• Що це: Beancount.io — платформа, побудована на відкритій методології Beancount. Увесь ваш фінансовий журнал зберігається у вигляді людсько‑читабельного plain‑text, який система трансформує у реальний час у аналітику, хостовані дашборди Fava та AI‑підтримувані робочі процеси.
• Чому команди обирають:
  • Скриптовність та аудиторність: Версіонуйте книги за допомогою Git. Кожна зміна переглядається у diff, як код.
  • Хостований UI Fava: Миттєво генеруйте звіт прибутків і збитків, баланс та інтерактивні діаграми без ручного складання звітів.
  • AI‑допомога: Прискорює категоризацію транзакцій та виявлення аномалій, залишаючи людей у процесі фінального затвердження.
  • Справжня портативність: Ваші дані — простий текстовий файл. Ви можете експортувати його в будь‑який момент. Нуль vendor lock‑in.
• Компроміси: Є крива навчання, якщо ви раніше не працювали з подвійним записом у plain‑text форматі. Підходить тим, хто цінує абсолютну точність і контроль над ілюзією «один клік» зручності.

Віддаєте перевагу чистому open‑source та самохостингу?​

Ви завжди можете запустити відкритий движок Beancount на власному комп’ютері та використовувати Fava як веб‑інтерфейс. Це надзвичайно потужно і безкоштовно, проте ви будете відповідальні за налаштування, резервні копії та інтеграції даних. Beancount.io робить це за вас.

Швидке порівняння (на перший погляд)​

Висновок​

Вибір правильного інструменту для бухгалтерського обліку залежить від розміру вашого бізнесу, бюджету, технічної підготовки та бажаного рівня контролю. Якщо ви шукаєте рішення, яке поєднує прозорість, гнучкість і потужну автоматизацію, Beancount.io — це сучасний вибір, який змінює правила гри. Попередньо оцініть свої потреби, випробуйте кілька варіантів і оберіть той, який найкраще відповідає вашій стратегії зростання.

Якщо ви керуєте бізнесом, який виставляє рахунки клієнтам, вам потрібен надійний спосіб відстежувати, хто вам винен гроші. Саме тут і вступає в гру дебіторська заборгованість (AR). Це більше, ніж просто цифра у звіті; це життєва сила вашого грошового потоку.

У цьому посібнику ми розглянемо, що таке дебіторська заборгованість, чому вона важлива і як керувати нею з точністю та ясністю за допомогою текстової системи обліку Beancount.

TL;DR​

Дебіторська заборгованість (AR) – це гроші, які клієнти винні вам за товари або послуги, які ви вже надали. Це поточний актив у вашому балансі, центральний елемент нарахувального обліку та ключовий драйвер грошового потоку вашого бізнесу. Ви можете чисто відстежувати AR у Beancount, використовуючи підрахунки клієнтів, зв’язуючи рахунки з платежами за допомогою ^links і виконуючи кілька простих запитів. Щоб виміряти швидкість стягнення, можна розрахувати AR Turnover та Days Sales Outstanding (DSO). Для управління ризиком можна використовувати резерв сумнівних боргів.

Що таке дебіторська заборгованість?​

Визначення
Дебіторська заборгованість представляє суму грошей, яку ваші клієнти повинні вашій фірмі за товари або послуги, що вже доставлені або використані, але ще не сплачені. За нарахувальним обліком ви визнаєте цей дохід у момент його зароблення, а не отримання готівки. У результаті AR відображається як поточний актив у балансі вашої компанії.

Навіщо це потрібно
Ефективне управління AR критично важливе для підтримки здорової ліквідності. Чим швидше ви стягуєте рахунки, тим коротший ваш цикл конверсії готівки – час, необхідний для перетворення інвестицій у інвентар та інші ресурси назад у готівку. Моніторяючи такі показники, як AR Turnover та Days Sales Outstanding (DSO), ви отримуєте чітке уявлення про ефективність стягнення та можете вживати заходів для її покращення.

Дебіторська заборгованість vs. Кредиторська заборгованість (однорядкове нагадування)

• AR = гроші, які вам винні (це актив).
• AP = гроші, які ви винні іншим (це зобов’язання).

Потік дебіторської заборгованості у подвійній записі​

Концептуально життєвий цикл дебіторської заборгованості виглядає так:

1. Виписування рахунку (кредитний продаж): Коли ви надсилаєте рахунок, ви збільшуєте свої активи (конкретно, Дебіторську заборгованість) і визнаєте отриманий Income.
2. Отримання готівки: Коли клієнт платить, ви збільшуєте один актив (рахунок Assets:Bank) і зменшуєте інший (Assets:AR). Чистий ефект на загальну суму активів дорівнює нулю, але ваша готівкова позиція покращується.
3. Знижки або кредитні нотатки: Якщо ви пропонуєте знижку за дострокову оплату або виписуєте кредитну нотатку, ви зменшуєте баланс AR клієнта і компенсуєте це витратами на знижку або зменшенням доходу (контр-доход).
4. Сумнівні борги: На жаль, не всі рахунки сплачуються. Щоб це врахувати, ви можете створити резерв сумнівних боргів (контр-актив, який зменшує вартість вашого AR) і відповідну витрату на сумнівні борги. Пізніше ви можете списати конкретний непогашений рахунок проти цього резерву.

Моделювання AR у Beancount​

Beancount – це текстова система подвійної запису, ідеально підходить для відстеження AR. Використання tags (починаються з #), links (починаються з ^) та SQL‑подібної мови запитів (bean-query) робить весь процес прозорим, аудиторським і скриптованим.

Пропонована структура рахунків​

Чистий план рахунків – це фундамент. Ось рекомендована структура:

Assets:AR
Assets:AR:Clients:<Name>
Assets:AR:Allowance            ; контр‑активний рахунок

Income:Sales
Income:Contra:SalesDiscounts   ; альтернатива витратному рахунку

Expenses:SalesDiscounts
Expenses:BadDebt

1. Запис кредитного продажу (виписування рахунку)​

Коли ви надсилаєте рахунок клієнту, ви реєструєте його у журналі.

2025-07-01 * "Acme Co." "Invoice 2025-045 · Web design" ^INV-2025-045 #ar #client:acme
  invoice: "2025-045"
  due: "2025-07-31"
  document: "/invoices/2025/INV-2025-045.pdf"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1200.00 USD
  Income:Sales                       -1200.00 USD

• ^INV-2025-045 link – унікальний ідентифікатор, який зв‘яже цей рахунок з майбутніми платежами.
• document: metadata допомагає Fava (веб‑інтерфейсу Beancount) відобразити клікабельне посилання безпосередньо на PDF‑рахунок.

2. Запис повної оплати​

Коли Acme Co. сплачує рахунок повністю, ви погашаєте їх дебіторську заборгованість.

2025-07-25 * "Acme Co." "Payment for INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1200.00 USD

Використання того ж ^INV-2025-045 створює чіткий аудиторський слід між рахунком і платежем.

3. Часткові платежі​

Якщо клієнт сплачує частково, процес той самий. Посилання зберігає зв’язок.

2025-07-20 * "Acme Co." "Partial payment INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                 400.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           -400.00 USD

Запит за ^INV-2025-045 покаже початковий рахунок у $1200 і цей частковий платіж у$400, залишаючи залишок $800.

4. Знижка за дострокову оплату​

Припустимо, ви пропонуєте 2 % знижку на рахунок у $1000, якщо він сплачується раніше.

2025-07-10 * "Acme Co." "2% early-payment discount on INV-2025-046" ^INV-2025-046 #ar
  Assets:Bank:Checking                 980.00 USD
  Expenses:SalesDiscounts               20.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1000.00 USD

Тут ви погашаєте повну дебіторську заборгованість у $1000, реєструєте отримані$980 і списуєте $20 як витрати на знижку. Примітка: у багатьох журналах знижки розглядаються як контр‑доход, а не як витрата. Використання витратного рахунку часто простіше для невеликих журналів. Головне – обрати один метод і дотримуватись його.

5. Податок на продаж у рахунках​

Якщо ви збираєте податок на продаж, його реєструєте як зобов’язання під час виставлення рахунку.

2025-07-01 * "Acme Co." "INV-2025-047 · Hardware + tax" ^INV-2025-047 #ar
  invoice: "2025-047"
  due: "2025-07-31"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1100.00 USD
  Income:Sales                       -1000.00 USD
  Liabilities:Tax:Sales               -100.00 USD

Ви виставили рахунок на $1100, визнали$1000 доходу і тепер винні $100 податковій інспекції.

6. Сумнівні борги (метод резерву)​

Метод резерву переважає згідно GAAP, оскільки краще співставляє витрати з доходами.

Крок 1: Оцінка та створення резерву (наприклад, в кінці року)
На підставі історичних даних ви оцінюєте, який відсоток дебіторської заборгованості може бути непогашеним.

2025-12-31 * "Allowance for doubtful accounts (2% of AR)"
  Expenses:BadDebt                     300.00 USD
  Assets:AR:Allowance                 -300.00 USD

Це створює контр‑активний рахунок (Assets:AR:Allowance), який зменшує балансову вартість вашої загальної дебіторської заборгованості.

Крок 2: Списання конкретного непогашеного рахунку
Коли ви впевнені, що рахунок не буде сплачений, ви списуєте його проти резерву.

2026-03-05 * "Write-off INV-2025-049 for Insolvent Client" ^INV-2025-049 #ar
  Assets:AR:Allowance                 1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Insolvent-Client -1200.00 USD

Зверніть увагу, що ця операція не впливає на ваші витрати; витрата вже була визнана під час створення резерву.

Мінімальні звіти та запити​

Швидкі «знімки» вашої AR можна отримати за допомогою Fava або bean-query.

Відкриті дебіторські заборгованості за клієнтом

SELECT account, SUM(position)
WHERE account   '^Assets:AR'
GROUP BY account
ORDER BY account;

Журнал операцій AR за період

JOURNAL
WHERE account   '^Assets:AR'
  AND date >= 2025-07-01 AND date < 2025-08-01;

Основні метрики AR (з формулами)​

Для цих коефіцієнтів практично використовують bean-query для експорту необхідних цифр (продажі за період, початкові/кінцеві баланси AR), а потім виконують розрахунки у електронних таблицях або скриптах. Це зберігає журнал чистим, а обчислення – явними.

Коефіцієнт обороту AR​

Показує, скільки разів за період ваш бізнес збирає середню дебіторську заборгованість. Чим вище, тим краще.

$AR\\ Turnover = \\frac{Net\\ Credit\\ Sales}{Average\\ AR}$

DSO (Days Sales Outstanding)​

Показує середню кількість днів, необхідних для отримання платежу після здійснення продажу. Чим нижче, тим краще.

$DSO = (\\frac{Accounts\\ Receivable}{Total\\ Credit\\ Sales}) \\times Number\\ of\\ Days$

Разом ці метрики інформують про ефективність перетворення рахунків у готівку.

Простий стартовий файл Beancount (копіюйте/вставляйте)​

; --- Accounts ---------------------------------------------------------------
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking           USD
1970-01-01 open Assets:AR
1970-01-01 open Assets:AR:Clients:Acme-Co
1970-01-01 open Assets:AR:Allowance
1970-01-01 open Income:Sales
1970-01-01 open Expenses:SalesDiscounts
1970-01-01 open Expenses:BadDebt
1970-01-01 open Liabilities:Tax:Sales          USD
; ---------------------------------------------------------------------------

; Приклад рахунку
2025-07-01 * "Acme Co." "Invoice 2025-045 · Web design" ^INV-2025-045 #ar
  invoice: "2025-045"
  due: "2025-07-31"
  document: "/invoices/2025/INV-2025-045.pdf"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1200.00 USD
  Income:Sales                       -1200.00 USD

; Отримана оплата
2025-07-25 * "Acme Co." "Payment INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1200.00 USD

Практичні поради для здорової AR​

• Встановіть чіткі умови: Вкажіть дату сплати, штрафи за прострочення та умови знижок у кожному рахунку.
• Зв’язуйте все: Використовуйте послідовні ^INV-... посилання, щоб з’єднувати рахунки, платежі та кредитні нотатки в один аудиторський ланцюжок.
• Прикріпляйте документи: За допомогою document: додавайте посилання на PDF‑версії рахунків, замовлень та контрактів.
• Переглядайте щомісяця: Перевіряйте звіт відкритих AR хоча б раз на місяць і зв’язуйтеся з клієнтами щодо прострочених рахунків. Слідкуйте за тенденціями AR Turnover та DSO, щоб вчасно виявляти проблеми.

Додаткова література (джерела)​

• Investopedia про основи AR та DSO
• Документація Beancount про синтаксис, links/tags та мову запитів
• Lumen Learning про методи резерву та прямого списання

Що це таке, коли це вигідно, і як це правильно змоделювати у вашій обліковій книзі (з прикладами).

⚠️ Цей посібник призначений лише для США та має освітній характер. Проконсультуйтеся з податковим фахівцем щодо вашої конкретної ситуації.

Коротко (TL;DR)​

• S-corp — це податковий статус, який ви обираєте в Податковій службі США (IRS) (за допомогою форми 2553), щоб прибутки бізнесу переходили до особистих податкових декларацій власників. Ключовою вимогою є те, що ви повинні виплачувати власникам-операторам обґрунтовану заробітну плату за формою W-2, перш ніж отримувати будь-який прибуток у вигляді дивідендів або розподілів.
• Терміни мають значення: Для існуючого бізнесу ви повинні подати документи не пізніше 15-го дня 3-го місяця податкового року, з якого ви хочете, щоб статус S-corp почав діяти. Для вибору на 2025 календарний рік, 15 березня 2025 року припадає на суботу, тому практичний кінцевий термін — наступний робочий день, понеділок, 17 березня 2025 року.
• Навіщо це робити? Основною перевагою є потенційна економія на податках на самозайнятість. Хоча ваша зарплата за формою W-2 підлягає оподаткуванню за FICA, розподіли — ні. Однак ця перевага пов'язана з додатковими витратами на нарахування зарплати, дотримання вимог та, в деяких штатах, додатковими податками на рівні юридичної особи.
• У Beancount вкрай важливо розділяти заробітну плату та розподіли. Вам потрібно буде відстежувати зобов'язання по заробітній платі, вести спеціальний облік медичного страхування для акціонерів, які володіють понад 2% компанії, та чітко реєструвати розподіли через рахунки власного капіталу.

Що таке вибір статусу S-corp?​

По суті, вибір статусу S-corp — це запит, який ви подаєте до IRS, щоб змінити спосіб оподаткування вашого бізнесу. Подаючи форму 2553, ви просите IRS оподатковувати вашу корпорацію або ТОВ (LLC) відповідно до підрозділу S Податкового кодексу США (Internal Revenue Code). Це робить ваш бізнес «транзитним» суб'єктом (pass-through entity), що означає, що його доходи, збитки, відрахування та кредити передаються безпосередньо до особистих податкових декларацій акціонерів. Це суто податкова класифікація, а не інший тип юридичної особи.

Ключові наслідки для власника-оператора​

Щойно вибір стає активним, ваша роль фундаментально розділяється на дві: тепер ви є одночасно акціонером та співробітником вашої компанії.

Це розрізнення є вирішальним. Компенсація, яку ви отримуєте за свою працю, повинна виплачуватися як заробітна плата за формою W-2, яка підлягає стандартним податкам на заробітну плату (соціальне забезпечення та Medicare). Будь-який залишковий прибуток може бути виплачений у вигляді розподілів, які зазвичай не підлягають оподаткуванню на самозайнятість. IRS наполягає на тому, щоб ви виплачували собі обґрунтовану заробітну плату за свою роботу, перш ніж отримувати будь-які розподіли.

Чи варто обирати статус S-corp?​

Вибір статусу S-corp часто варто розглянути, коли ваш бізнес генерує стабільний і значний прибуток. Загальним правилом є розгляд цього варіанту, коли ваш поточний бізнес-прибуток може з комфортом забезпечити ринкову заробітну плату для вашої ролі, і при цьому залишається достатньо коштів, щоб розподіли були вигідними після покриття всіх нових адміністративних витрат.

Точна точка беззбитковості є унікальною для вашої ситуації і залежить від кількох факторів:

• Ваша "обґрунтована зарплата": Скільки б бізнес платив комусь із вашими навичками та обов'язками у вашій галузі? Ця цифра є базовою для вашої зарплати W-2 і підлягає перевірці з боку IRS.
• Податки та збори штату: Деякі штати мають власні правила. Наприклад, Каліфорнія стягує податок у розмірі 1,5% з чистого доходу S-corp, а також мінімальний щорічний франшизний податок у розмірі $800.
• Додаткові витрати: Вам знадобиться сервіс для нарахування заробітної плати, і ви будете платити за страхування на випадок безробіття. Ваші витрати на ведення бухгалтерії та підготовку податкової звітності, ймовірно, також зростуть через додаткову складність.
• Відрахування QBI (Розділ 199A): Вибір статусу S-corp може вплинути на ваше відрахування з кваліфікованого бізнес-доходу (Qualified Business Income). Заробітна плата W-2, яку ви собі виплачуєте, може або допомогти вам отримати право на повне відрахування, або, при вищих рівнях доходу, стати обмежуючим фактором.

Вимоги та терміни​

Не кожен бізнес може стати S-corp. Ось основні вимоги:

• Це має бути вітчизняна корпорація або відповідне ТОВ (LLC).
• Вона може мати не більше 100 акціонерів.
• Вона може мати лише один клас акцій.
• Акціонерами мають бути фізичні особи, певні трасти або спадкові маєтки (тобто жодних партнерств, корпорацій або акціонерів-нерезидентів).

Коли подавати форму 2553​

Терміни є критично важливими, і правила дещо відрізняються для нових та існуючих бізнесів.

• Для нового бізнесу: Ви повинні подати документи протягом 2 місяців та 15 днів після першого дня вашого першого податкового року. Наприклад, якщо податковий рік вашого бізнесу починається 7 січня, ваш кінцевий термін — 21 березня.
• Для існуючої C-corp (або ТОВ, що оподатковується як C-corp): Ви можете подати документи в будь-який час протягом попереднього податкового року або до 15-го дня 3-го місяця року, в якому ви хочете, щоб вибір набув чинності. Якщо ця дата припадає на вихідний або святковий день, термін переноситься на наступний робочий день, згідно з положенням Розділу 7503 IRC.

Що робити, якщо ви пропустили термін? Не панікуйте. IRS надає можливість пізнього подання згідно з Процедурою доходу 2013-30. Ви часто можете подати заяву на цю пільгу протягом 3 років та 75 днів від запланованої дати набрання чинності, за умови наявності поважної причини для пізнього подання.

Обґрунтована зарплата: частина, на якій спотикаються​

Це найбільш ретельно перевіряний аспект структури S-corp. IRS дуже чітко заявляє: акціонерам-співробітникам повинна виплачуватися обґрунтована компенсація за надані ними послуги до того, як будь-які прибутки будуть отримані у вигляді розподілів.

Що означає "обґрунтована"? Немає єдиної суми. IRS та суди розглядають різноманітні фактори для визначення відповідності вашої зарплати, включаючи ваші обов'язки та відповідальність, час, який ви приділяєте роботі, ваш рівень досвіду, та скільки б платили порівнянні бізнеси за подібні послуги. Очікуйте, що IRS уважно придивиться, якщо ви платите собі дуже низьку зарплату за W-2, отримуючи при цьому великі розподіли. Це часто розглядається як тривожний сигнал про спробу ухилення від сплати податків на заробітну плату.

Медичне страхування та додаткові пільги для акціонерів з часткою >2%​

Існує спеціальне правило щодо того, як S-corps обробляють медичне страхування для акціонерів, які володіють понад 2% компанії. Якщо S-corp оплачує або відшкодовує ці страхові внески, вартість віднімається з доходу S-corp.

Однак вартість цих внесків також повинна бути включена до заробітної плати W-2 акціонера-співробітника. Хоча ця сума підлягає утриманню федерального податку на прибуток, вона звільнена від податків на соціальне забезпечення та Medicare (FICA), якщо все оформлено правильно. Ви повинні координувати свої дії з вашим постачальником послуг з нарахування зарплати, щоб забезпечити правильне відображення цих сум у вашій формі W-2.

Підводні камені на рівні штату (приклади)​

Федеральний статус S-corp не завжди автоматично переноситься на рівень штату. Завжди перевіряйте специфічні правила вашого штату.

• Каліфорнія: S-corps підлягають оподаткуванню у розмірі 1,5% від чистого доходу, отриманого в Каліфорнії. Крім того, більшість корпорацій повинні сплачувати мінімальний франшизний податок у розмірі $800 щороку (хоча для першого року існують деякі винятки).
• Нью-Йорк: Зробити федеральний вибір S-corp недостатньо. Ви також повинні подати окрему заяву на рівні штату, форму CT-6, щоб вас розглядали як Нью-Йоркську S-корпорацію. Якщо цього не зробити, вас будуть оподатковувати як стандартну C-corp на рівні штату.

Як правильно змоделювати S-corp у Beancount​

Бухгалтерія у вигляді простого тексту ідеально підходить для управління додатковою складністю S-corp. Ось як структурувати вашу облікову книгу.

Рекомендований план рахунків (стартовий)​

Ця базова структура відокремлює ваші витрати на заробітну плату від розподілів і створює рахунки зобов'язань для відстеження податків, які ви винні.

; Основний банк та доходи
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Income:Sales                      USD
1970-01-01 open Income:Other                      USD

; Витрати на зарплату та зобов'язання
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages            USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes    USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits:HealthInsurance USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FIT    USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:FICA          USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Medicare      USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:State:Withholding USD

; Власний капітал
1970-01-01 open Equity:ContributedCapital         USD
1970-01-01 open Equity:Distributions              USD
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD

Типовий розрахунок зарплати (спрощений)​

Ваш постачальник послуг з нарахування зарплати (наприклад, Gusto, ADP) спише з вашого банківського рахунку вашу чисту зарплату та загальну суму податкових зобов'язань. Ваша транзакція в Beancount повинна розбити це на валову заробітну плату, податки роботодавця та відповідні зобов'язання.

; Ця транзакція фіксує річну зарплату в $100 тис., що виплачується щомісяця.
2025-01-31 * "Gusto" "Січнева зарплата — акціонер-співробітник"
  Expenses:Payroll:Wages                   8,333.33 USD ; Валова заробітна плата
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes             637.50 USD ; FICA/Medicare з боку роботодавця
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT         -1,200.00 USD ; Утримання з працівника
  Liabilities:Payroll:FICA                  -516.67 USD ; Утримання з працівника
  Liabilities:Payroll:Medicare              -120.83 USD ; Утримання з працівника
  Assets:Bank:Checking                    -7,133.33 USD ; Чиста зарплата списана з банку

Коли ваш постачальник послуг з нарахування зарплати перерахує ці податки уряду від вашого імені, ви зареєструєте ще одну транзакцію для погашення зобов'язань.

; Це представляє собою сплату податку, здійснену вашим постачальником послуг з нарахування зарплати.
2025-02-15 * "EFTPS" "Внесок на федеральні податки із зарплати"
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT          1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:FICA                   516.67 USD
  Liabilities:Payroll:Medicare               120.83 USD
  Assets:Bank:Checking                    -1,837.50 USD ; Ця сума відповідає податковій частині списання Gusto.

Медичне страхування для акціонера з часткою >2%​

Зафіксуйте сплату страхового внеску як бізнес-витрату. Ви можете використовувати метадані, щоб нагадати собі, що це потрібно відобразити у формі W-2.

2025-02-01 * "BlueCross" "Медичне страхування акціонера (відобразити у W-2)"
  Expenses:Benefits:HealthInsurance          600.00 USD  ; w2: "true"
  Assets:Bank:Checking                      -600.00 USD

Розподіли власнику (не заробітна плата)​

Розподіли є зменшенням власного капіталу, а не бізнес-витратою. Реєструйте їх окремо від заробітної плати.

2025-03-31 * "Розподіл власнику" "Розподіл за 1 квартал"
  Equity:Distributions                    20,000.00 USD
  Assets:Bank:Checking                   -20,000.00 USD

Відстеження бази акціонера (необов'язково, але рекомендовано)​

Ваша база акціонера визначає, чи є розподіли неоподатковуваними та чи можете ви відняти бізнес-збитки у вашій особистій декларації. Хоча офіційний розрахунок проводиться у вашій податковій декларації, ви можете відстежувати приблизну оцінку в Beancount, використовуючи спеціальний підрахунок капіталу або метадані. Ви будете узгоджувати це з формою Schedule K-1, яку ви щорічно отримуєте від S-corp.

Примітка щодо відрахування QBI (Розділ 199A)​

Власники транзитних бізнесів (pass-through businesses), включаючи S-corps, можуть мати право на відрахування до 20% свого кваліфікованого бізнес-доходу (QBI). Однак для платників податків з доходом вище певного порогу це відрахування може бути обмежене сумою заробітної плати W-2, яку виплачує бізнес. Це створює складну взаємодію: виплата обґрунтованої зарплати є обов'язковою для S-corp, і ця ж зарплата може вплинути на ваше відрахування QBI — іноді допомагаючи йому, іноді обмежуючи. Це ключова сфера для моделювання з вашим податковим фахівцем.

Що змінюється в операційній діяльності після вибору?​

Перехід на S-corp додає кілька адміністративних рівнів:

• Нарахування зарплати: Ви повинні офіційно нараховувати зарплату, включаючи утримання податків, сплату податків роботодавцем, квартальну звітність та річні форми W-2.
• Подача форми 1120-S: Це щорічна податкова декларація S-корпорації. Ви також будете видавати Schedule K-1 кожному акціонеру з деталізацією його частки у фінансових результатах компанії.
• Правильне оформлення медичного страхування акціонерів: Переконайтеся, що внески для власників з часткою >2% включені до їхньої заробітної плати W-2.
• Дотримання правил штату: Слідкуйте за будь-якими необхідними виборами S-corp на рівні штату або податками на рівні юридичної особи (як у Каліфорнії та Нью-Йорку).

Поширені помилки, яких слід уникати​

• Пізній або недійсний вибір: Двічі перевірте терміни та переконайтеся, що всі необхідні акціонери підписали форму 2553. Якщо ви пропустили термін, дослідіть можливість отримання пільги згідно з Rev. Proc. 2013-30.
• Необґрунтована зарплата: Не піддавайтеся спокусі платити собі штучно занижену зарплату. Документуйте, чому ваша компенсація є обґрунтованою на основі вашої ролі та ринкових даних.
• Змішування зарплати та розподілів: Зберігайте ці транзакції чистими та окремими у вашій бухгалтерії. Розподіли — це не зарплата.
• Ігнорування вимог штату: Забуття про вибір на рівні штату або несплата податку на рівні юридичної особи може призвести до штрафів та проблем із дотриманням законодавства.

Короткий контрольний список​

• Переконайтеся, що ви відповідаєте вимогам і що потенційна економія на податках перевищує нові витрати.
• Внесіть у календар кінцевий термін подання форми 2553 (і пам'ятайте про правило вихідних/святкових днів).
• Налаштуйте сервіс для нарахування зарплати та визначте добре задокументовану, обґрунтовану зарплату.
• Плануйте отримувати розподіли лише після сплати зарплати та бізнес-витрат.
• Дослідіть та дотримуйтесь специфічних вимог вашого штату щодо подання документів та податків для S-corp.
• Оновіть вашу облікову книгу Beancount, додавши необхідні рахунки для зарплати, зобов'язань та власного капіталу акціонерів.

Стартовий шаблон Beancount для S-Corp (нейтральний)

;
; Стартовий шаблон Beancount для S-Corp (нейтральний)
; Згенеровано: 2025-08-09
; ---
; Як це використовувати:
; 1) Знайдіть "TODO" та вкажіть ваш(і) штат(и), постачальника послуг з нарахування зарплати, EIN та назви банків.
; 2) Тримайте заробітну плату та розподіли власнику окремо.
; 3) Узгодьте з вашим постачальником послуг з нарахування зарплати, щоб відобразити медичне страхування для >2% акціонера у формі W-2 (графа 1).
; 4) Видаліть або адаптуйте приклади для CA/NY, якщо ви перебуваєте в іншому штаті.
;
; Примітки:
; - Це бухгалтерський шаблон, а не податкова консультація.
; - Операційна валюта за замовчуванням - USD. Змініть за потреби.
;

option "title" "Облікова книга S-Corp"
option "operating_currency" "USD"
commodity USD

; === Рахунки (відкриті станом на 2025-01-01; змініть дати за потреби) ==================
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking                    USD  ; TODO: Перейменуйте на назву вашого банку (напр., Assets:Bank:Chase:Operating)
2025-01-01 open Assets:Bank:Savings                     USD
2025-01-01 open Assets:AccountsReceivable               USD
2025-01-01 open Assets:PrepaidExpenses                  USD

2025-01-01 open Liabilities:CreditCard:Corporate        USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FIT         USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FICA        USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:Medicare    USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FUTA        USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:State:Withholding   USD   ; TODO: Перейменуйте штат (напр., CA, NY)
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:State:Unemployment  USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Local               USD

2025-01-01 open Equity:ContributedCapital               USD
2025-01-01 open Equity:Distributions                    USD
2025-01-01 open Equity:RetainedEarnings                 USD
2025-01-01 open Equity:OpeningBalances                  USD

2025-01-01 open Income:Sales                            USD
2025-01-01 open Income:Other                            USD

2025-01-01 open Expenses:COGS                            USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:Wages                   USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:FICA      USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:Medicare  USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:FUTA      USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:State     USD
2025-01-01 open Expenses:Benefits:HealthInsurance        USD
2025-01-01 open Expenses:Benefits:HSA                    USD
2025-01-01 open Expenses:Benefits:Retirement:Match       USD
2025-01-01 open Expenses:Taxes:State:S‑Corp              USD  ; напр., податок на рівні юр. особи в CA 1,5%
2025-01-01 open Expenses:Taxes:State:Franchise           USD  ; напр., мінімальний франшизний податок у CA $800
2025-01-01 open Expenses:Professional:Payroll            USD
2025-01-01 open Expenses:Professional:Accounting         USD
2025-01-01 open Expenses:Professional:Legal              USD
2025-01-01 open Expenses:BankFees                        USD
2025-01-01 open Expenses:Software                        USD
2025-01-01 open Expenses:Office                          USD
2025-01-01 open Expenses:Meals                           USD
2025-01-01 open Expenses:Travel                          USD
2025-01-01 open Expenses:Insurance:GeneralLiability      USD

; === Приклад: Капіталізація власником =================================================
2025-01-02 * "Власник" "Початковий внесок капіталу"
  Assets:Bank:Checking                        25,000.00 USD
  Equity:ContributedCapital                  -25,000.00 USD

; === Приклад: Оплата від клієнта =====================================================
2025-01-15 * "Stripe" "Надходження від підписок за січень"
  Assets:Bank:Checking                        12,000.00 USD
  Income:Sales                               -12,000.00 USD

; === Приклад: Щомісячна зарплата (один акціонер-співробітник) ========================
; Цифри підібрані для ідеального балансу. Адаптуйте цифри FIT/Штату до вашої реальності.
; Валова зарплата: 8,333.33 | FIT працівника: 1,200.00 | Утримання штату: 300.00
; FICA працівника (6.2%): 516.67 | Medicare працівника (1.45%): 120.83
; FICA роботодавця: 516.67 | Medicare роботодавця: 120.83
; Чиста зарплата: 6,195.83
2025-01-31 * "Gusto" "Січнева зарплата — акціонер-співробітник"
  Expenses:Payroll:Wages                         8,333.33 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes:FICA              516.67 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes:Medicare          120.83 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT               -1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:FICA              -1,033.34 USD  ; працівник + роботодавець
  Liabilities:Payroll:Federal:Medicare            -241.66 USD  ; працівник + роботодавець
  Liabilities:Payroll:State:Withholding           -300.00 USD
  Assets:Bank:Checking                          -6,195.83 USD

; === Приклад: Депозити податків із зарплати (EFTPS та Штат) =================================
2025-02-15 * "EFTPS" "Федеральний депозит податків із зарплати (FIT, FICA, Medicare)"
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT                1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:FICA               1,033.34 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:Medicare             241.66 USD
  Assets:Bank:Checking                          -2,475.00 USD

2025-02-16 * "STATE DOR" "Утримання податків штату із зарплати"
  Liabilities:Payroll:State:Withholding            300.00 USD
  Assets:Bank:Checking                            -300.00 USD

; === Приклад: Медичне страхування для >2% акціонера =================================
; Узгодьте з відділом зарплати, щоб загальна річна сума внеску була включена у графу 1 W-2.
; Сам внесок тут є відрахуванням; НЕ утримуйте SS/Medicare з нього при правильному оформленні.
2025-02-01 * "BlueCross" "Медичне страхування акціонера (включення у W-2 обробляється зарплатним відділом)"
  Expenses:Benefits:HealthInsurance                600.00 USD  ; w2: "true"
  Assets:Bank:Checking                            -600.00 USD

; === Приклад: Розподіл власнику (не зарплата) =======================================
2025-03-31 * "Розподіл власнику" "Розподіл за 1 квартал"
  Equity:Distributions                         20,000.00 USD
  Assets:Bank:Checking                        -20,000.00 USD

; === Приклади для штатів (видаліть/відредагуйте, якщо не застосовується) =================================
; Мінімальний франшизний податок Каліфорнії (не завжди в перший рік; перевірте правила)
2025-04-15 * "California FTB" "Щорічний франшизний податок"
  Expenses:Taxes:State:Franchise                   800.00 USD
  Assets:Bank:Checking                            -800.00 USD

; Податок на рівні юр. особи 1.5% для S-Corp в Каліфорнії (приклад авансового платежу)
2025-06-15 * "California FTB" "Авансовий платіж податку S-Corp"
  Expenses:Taxes:State:S‑Corp                    1,500.00 USD
  Assets:Bank:Checking                          -1,500.00 USD

; Окремий вибір S-статусу в Нью-Йорку (CT-6) не має прямого впливу на книгу; примітка-заповнювач.
2025-01-05 note Equity:RetainedEarnings "Подано заяву на S-статус в NY (CT-6) — лише бухгалтерська примітка (без запису)"

; === Відстеження бази (необов'язково — позабалансова примітка) =====================================
2025-12-31 note Equity:RetainedEarnings "Розрахунок бази: +Капітал 25,000 +Дохід 60,000 −Розподіли 20,000 = Кінцева база 65,000 (узгодити з K-1)"

; === Поради щодо імпорту (CSV з Gusto/ADP) =============================================
; - Для CSV-файлів реєстру зарплати Gusto, зіставте стовпці:
;   Валова зарплата -> Expenses:Payroll:Wages
;   FIT/FICA/Medicare працівника -> Liabilities:Payroll:Federal:FIT/FICA/Medicare (від'ємне)
;   Утримання штату -> Liabilities:Payroll:State:Withholding (від'ємне)
;   FICA/Medicare/FUTA/SUTA роботодавця -> Expenses:Payroll:EmployerTaxes:* (додатне) І
;       якщо ваш CSV показує податки роботодавця як борги, відобразіть їх як Liabilities:* (від'ємне),
;       потім погасіть вашими платежами EFTPS/штату.
;   Чиста зарплата -> Assets:Bank:Checking (від'ємне, відповідає даті виплати)
; - Медичне страхування, оплачене компанією:
;   Оплата постачальнику -> Expenses:Benefits:HealthInsurance (додатне) / Банк (від'ємне);
;   переконайтеся, що зарплатний відділ включає річний внесок у графу 1 W-2 для >2% акціонера.
;
; Поради:
; - Тримайте розподіли поза рахунками зарплати.
; - Використовуйте теги, як #payroll #distribution, для фільтрації у Fava.
; - Розгляньте можливість використання окремих банківських підрахунків для податкових резервів (федеральних/штатних).

Кожна фінансова операція, яку здійснює ваш бізнес, має бути записана — і у світі обліку в простому тексті це починається з бухгалтерських проводок. Якщо ви використовуєте Beancount, розуміння бухгалтерських проводок є ключовим для створення точних, перевіряємих та чистих фінансових записів.

Цей посібник проведе вас через:

• Що таке бухгалтерська проводка
• Чому бухгалтерські проводки важливі
• Як їх писати в синтаксисі Beancount
• Як їх ефективно використовувати
• Приклади реальних транзакцій (платежі клієнтів, покупки, позики тощо)

🧾 Що таке бухгалтерська проводка в Beancount?​

У Beancount бухгалтерська проводка — це датована транзакція, записана у зручному для читання текстовому форматі. Кожен запис відповідає принципам подвійного запису — ви фіксуєте, звідки надходять гроші (кредит), і куди вони йдуть (дебет), забезпечуючи постійний баланс ваших книг.

Приклад:

2024-06-01 * "Client payment for invoice #123"
  Assets:Bank:Checking     600.00 USD
  Income:Sales

• Символ * вказує на проведену транзакцію.
• Опис надає контекст для запису.
• Assets:Bank:Checking дебетується.
• Income:Sales кредитується (значення мається на увазі).

Кожен запис зберігається у файлі .beancount — це просто текстовий файл, який ви можете версіонувати, створювати резервні копії та навіть редагувати у Vim або VSCode.

📒 Чому бухгалтерські проводки важливі​

Бухгалтерські проводки є атомарною одиницею вашої книги обліку.

Вони:

• Надходять до вашої Головної книги та Залишків на рахунках
• Формують усі звіти: Звіти про прибутки та збитки, Баланси, Звіти про рух грошових коштів
• Дозволяють відстежувати кожен долар, рядок за рядком, до його джерела

За допомогою правильних інструментів ви побачите ці транзакції, відображені в інтерфейсі користувача — категоризовані, доступні для пошуку та фільтрації. Але все починається з цього простого текстового запису.

📚 Як працює подвійний запис у Beancount​

Beancount забезпечує облік за подвійним записом. Кожна транзакція повинна бути збалансованою: загальні дебети = загальні кредити.

Швидке правило:

• Дебетуйте активи та витрати (ви отримуєте готівку або несете витрати)
• Кредитуйте доходи та зобов'язання (ви заробляєте гроші або берете на себе борг)

Приклад – Придбання офісного приладдя:

2024-06-02 * "Bought printer ink"
  Expenses:OfficeSupplies   100.00 USD
  Assets:Bank:Checking

🧠 Візуалізація записів​

Після збереження, у лівій навігаційній панелі https://beancount.io/ledger/0/income_statement/ ви побачите ...

• Перегляд журналу: Переглядайте транзакції з пошуком, тегами та фільтрацією
• Випадаючий список фільтра рахунків: Переглядайте поточні залишки та записи за рахунками
• Звіт про прибутки та збитки: Сума ваших рахунків Income:* та Expenses:*
• Баланс: Ваші активи мінус зобов'язання

Fava допомагає перетворити ваші необроблені записи Beancount на дієві звіти — без налаштування бази даних.

💡 Приклади типових бухгалтерських проводок​

✅ Ви отримуєте платіж від клієнта​

2024-06-05 * "Payment for invoice #456"
  Assets:Bank:Checking     1,200.00 USD
  Income:Consulting

Необов'язково: Якщо ви використовуєте дебіторську заборгованість:

2024-05-20 * "Invoice #456 sent"
  Assets:AccountsReceivable   1,200.00 USD
  Income:Consulting

2024-06-05 * "Payment for invoice #456"
  Assets:Bank:Checking        1,200.00 USD
  Assets:AccountsReceivable  -1,200.00 USD

🖨️ Ви купуєте офісне приладдя​

2024-06-07 * "Staples run"
  Expenses:OfficeSupplies     85.00 USD
  Assets:Bank:Checking

🏦 Ви здійснюєте платіж за позикою​

Припустимо, ви сплачуєте $1 000, з яких $200 — відсотки, а $800 — основна сума боргу:

2024-06-10 * "Loan repayment"
  Liabilities:Loan           -800.00 USD
  Expenses:LoanInterest       200.00 USD
  Assets:Bank:Checking      -1,000.00 USD

🔒 Закриття рахунків на кінець року​

Щоб «закрити книги», ви зазвичай переводите всі рахунки Income (Доходи) та Expenses (Витрати) до Equity (Власний капітал).

2024-12-31 close Income:*
2024-12-31 close Expenses:*

Або вручну:

2024-12-31 * "Close books"
  Equity:RetainedEarnings     45,000.00 USD
  Income:Consulting          -45,000.00 USD

🛠️ Коригувальні записи​

Якщо ви ведете облік за методом нарахування, вам потрібно буде додати коригувальні записи — для передоплачених витрат, нарахованих доходів тощо.

Приклад: Щомісячна підписка на програмне забезпечення за $100, оплачена щорічно

2024-01-01 * "Annual software payment"
  Assets:Prepaid             1,200.00 USD
  Assets:Bank:Checking      -1,200.00 USD

2024-01-31 * "Monthly amortization"
  Expenses:Software           100.00 USD
  Assets:Prepaid             -100.00 USD

Автоматизуйте за допомогою скриптів або доступних інструментів Beancount.

🧰 Beancount: Легкий, перевіряємий, потужний​

Beancount — це не просто інструмент для обліку, це ідея: прозора, текстова фінансова істина. Це сучасна система ведення обліку, яка є:

• Легко контролюється версіями (Git!)
• Повністю портативна (без пропрієтарної бази даних)
• Чудово підходить для розробників, фрілансерів та малого бізнесу

Готові почати?​

Почніть свій файл Beancount з:

option "title" "My Business Ledger"
option "operating_currency" "USD"

2024-01-01 open Assets:Bank:Checking USD
2024-01-01 open Income:Sales USD
2024-01-01 open Expenses:OfficeSupplies USD
2024-01-01 open Equity:OpeningBalances USD

2024-01-01 * "Initial balance"
  Assets:Bank:Checking     10,000.00 USD
  Equity:OpeningBalances

Потім завантажте свій файл за допомогою бажаного інструменту візуалізації, щоб побачити магію.

Хочете легше почати? Спробуйте шаблони, імпортери або інструменти спільноти, такі як bean-extract.

З Beancount ваші книги нарешті ваші власні — прості, скриптовані та стійкі до аудиту.

Дайте мені знати, якщо ви бажаєте завантажити версію у форматі PDF або варіанти прикладів, специфічні для малого бізнесу.

Основи бухгалтерського обліку, які ви дійсно можете зрозуміти — і контролювати​

Керування власними фінансами не обов'язково має означати електронні таблиці, стрес або дороге програмне забезпечення. Beancount надає вам мінімалістичний, аудитований та потужний спосіб ведення бухгалтерського обліку, використовуючи лише простий текст та систему подвійного запису.

Цей посібник — ваш повний вступ до приведення фінансів вашого малого бізнесу в порядок за допомогою Beancount — з реальними прикладами та покроковими інструкціями.

🧾 Що таке Beancount?​

Beancount — це система обліку у текстовому форматі з відкритим вихідним кодом, побудована на основі бухгалтерського обліку за подвійним записом. Ви записуєте свої транзакції у файли .beancount та використовуєте такі інструменти, як bean-doctor, bean-report або Fava, для аналізу та візуалізації ваших бухгалтерських книг.

Ось базова транзакція:

2025-06-01 * "Client Payment: Invoice #123"
  Assets:Bank:Business:Checking      1,200.00 USD
  Income:Consulting                 -1,200.00 USD

Він читабельний, скриптований та підтримує контроль версій — ідеально підходить для власників бізнесу, які прагнуть прозорості та контролю.

📌 Чому бухгалтерський облік важливий (і чому Beancount)​

• Він потрібен для податків
• Він потрібен для ясності
• Він потрібен для фінансування
• Він потрібен, щоб виявляти помилки на ранніх етапах

І з Beancount ви можете робити все це за допомогою лише текстового редактора та кількох інструментів.

🪜 8 кроків, щоб почати вести власний бухгалтерський облік за допомогою Beancount​

1. Розділіть бізнес- та особисті фінанси​

Відкрийте окремий бізнес-рахунок та кредитну картку. Відобразіть це в Beancount:

2025-06-01 open Assets:Bank:Business:Checking USD
2025-06-01 open Liabilities:CreditCard:Business USD

Це дозволяє підтримувати чистоту ваших бухгалтерських книг та захищає вас юридично (особливо якщо ви є ТОВ або корпорацією).

2. Використовуйте бухгалтерський облік за подвійним записом​

Кожна фінансова подія впливає на два рахунки. Beancount забезпечує цей баланс за задумом:

2025-06-05 * "Web hosting payment"
  Expenses:Hosting                  15.00 USD
  Assets:Bank:Business:Checking    -15.00 USD

Це гарантує математичну цілісність у вашому обліковому журналі.

3. Оберіть касовий метод або метод нарахування​

• Касовий метод: Записуйте доходи/витрати лише тоді, коли гроші отримані/витрачені.
• Метод нарахування: Відстежуйте зобов'язання (кредиторська/дебіторська заборгованість).

Приклад касового методу:

2025-06-10 * "Client payment received"
  Assets:Bank:Business:Checking     800.00 USD
  Income:Sales                     -800.00 USD

Приклад методу нарахування (виставлено рахунок, потім отримано платіж):

2025-06-01 * "Invoice #2001 issued"
  Assets:AccountsReceivable         800.00 USD
  Income:Sales                     -800.00 USD

2025-06-15 * "Payment received for Invoice #2001"
  Assets:Bank:Business:Checking     800.00 USD
  Assets:AccountsReceivable        -800.00 USD

4. Налаштуйте свій план рахунків​

Чітко визначте свої категорії. Мінімалістичний приклад:

2025-01-01 open Income:Sales USD
2025-01-01 open Expenses:Software USD
2025-01-01 open Expenses:Meals USD
2025-01-01 open Equity:Owner USD

Адаптуйте їх до свого бізнесу. Зберігайте послідовність та описовість.

5. Категоризуйте транзакції (за допомогою метаданих)​

Використовуйте метадані для відстеження контексту. Це допомагає з відрахуваннями, аудитами та ясністю.

2025-06-18 * "Team lunch after Q2 milestone"
  Expenses:Meals                    90.00 USD
  Assets:Bank:Business:Checking    -90.00 USD
  ; business_purpose: Q2 celebration
  ; attendees: Alice, Bob, Tian

Додайте теги або посилання на квитанції:

  ; receipt: ./receipts/2025-06-18-lunch.jpg

6. Зберігайте підтверджуючі документи​

Використовуйте Dropbox, Google Drive або папку receipts/. Потім посилайтеся на них у Beancount так:

2025-06-02 * "Domain Renewal - GoDaddy"
  Expenses:Hosting                  20.00 USD
  Assets:Bank:Business:Checking    -20.00 USD
  ; receipt: ./receipts/domain-godaddy.pdf

Аудитори та податкові фахівці будуть вам вдячні.

7. Організуйте для відрахувань​

Чітко позначайте витрати, що підлягають вирахуванню:

2025-06-03 * "Adobe Creative Cloud Subscription"
  Expenses:Software                60.00 USD
  Assets:Bank:Business:Checking   -60.00 USD
  ; deductible: true
  ; usage: 100% business

Використовуйте власні метадані або теги, такі як #deductible, для відстеження потенційних списань.

8. Зробіть це звичкою​

Створіть робочий процес. Приклад:

# Weekly bookkeeping routine
git pull origin main
bean-extract transactions.csv >> ledger.beancount
bean-doctor ledger.beancount
bean-check ledger.beancount
fava ledger.beancount

Або просто зобов'яжіться проводити "Beancount п'ятницю" та звіряти все щотижня.

💼 Зробити самостійно чи найняти допомогу?​

Ви можете зробити все самостійно за допомогою Beancount. Але навіть досвідченим користувачам слід:

• Проконсультуватися з сертифікованим бухгалтером під час налаштування
• Найняти бухгалтера під час податкового періоду, якщо потрібно
• Використовувати Fava для щомісячних звітів

Ви отримуєте всю потужність облікової системи без прив'язки до постачальника або абонентської плати.

🛠️ Рекомендовані інструменти для користувачів Beancount​

• Fava – красива веб-панель для файлів Beancount
• bean-doctor – перевірка стану вашого облікового журналу
• bean-query – запускайте SQL-подібні звіти
• beancount-import / beanie – автоматичний імпорт банківських операцій
• Система контролю версій – використовуйте Git для відстеження змін у ваших бухгалтерських книгах

✅ Фінальний приклад: Повний потік транзакцій​

2025-06-20 * "Consulting payment from Acme Inc."
  Assets:Bank:Business:Checking        3,000.00 USD
  Income:Consulting                  -3,000.00 USD
  ; invoice: 2025-06-acme
  ; project: "Backend API redesign"

2025-06-21 * "Notion Pro Plan"
  Expenses:Software                     10.00 USD
  Assets:Bank:Business:Checking        -10.00 USD
  ; purpose: project documentation
  ; receipt: ./receipts/notion-june.pdf

🎯 Підсумок​

Beancount ідеально підходить для власників малого бізнесу, які хочуть:

• Зберігати низькі витрати
• Повністю контролювати свої фінанси
• Уникати надмірності застарілого програмного забезпечення
• Використовувати прозорість та простоту текстового формату

Бажаєте завантажити стартовий шаблон .bean для вашого бізнесу? Повідомте мені тип вашого бізнесу, і я створю його спеціально для вас.